邮件使用培训PPT.ppt

IntelligentTestFixtures&SystemBU邮件系统使用培训v邮件系统的运用v邮件系统礼仪v邮件系统设置电子邮件沟通的重要性v电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式v电子邮件是企业文化的体现v企业用户电子邮件的用途主要体现为日常工作交流、传递公司的产品与服务信息、获取外界信息和展示企业形象等为何使用电子邮件？v特点条理化表达，强迫思考：口语表达对情境依赖程度高，内容不够明确，表达不够有条理。明晰责任：当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情因此无法澄清。v作用使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端需要发送邮件的情况v业务谈判，事件处理v正式工作报告，日常请示v部门之间事务往来v备忘与确认v信息发布（政策，通知）v知识推荐和问题讨论v难以简单用口头表达说明清楚的事项发送、抄送与密送，发送、抄送与密送，回复与全部回复回复与全部回复reply，回复的信息只有发件人能看到。reply all全部回复，所有在发信人列表中的人都能看到回复。而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以回应，当然如果CC的人有建议，当然可以回mail。To的人是要受理这封邮件，理应对邮件予以回应。forward转发将邮件内容转发给其他人，也可以在转发中增加自己的注释。邮件发送对象的选择（1）v工作计划的发送经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理v项目通报类的邮件主送给项目小组成员抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导v寻求跨部门支持的邮件一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级抄送给他的直接上级同时抄送本部门的直接上级同时抄送本部门的直接上级这样往往可以获得支持部门的更好的支持邮件发送对象的选择（2）v小心使用抄送（CC）/密送（BCC）功能CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也让收件人知道这种情况BCC与CC的区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人（当心接收方回复这封信！）。建议只建议只BCC给自己，作为邮件发送成功给自己，作为邮件发送成功的检验的检验。将CC人数降至最低人数降至最低，确认收信对象是否确认收信对象是否需要收到这封信需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和垃圾v“全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！邮件发送对象的选择（3）v选择邮件发送对象的时候避免以下现象非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论v你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件随便向群体邮箱发送不必要消息v邮件对不相干的人员就是垃圾v一般只有公司领导或职能部门才能向群体发送邮件提示和说明v沟通确认和反馈对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注；或请对方确认收到Email如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒v转发敏感或者机密信息要小心谨慎不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人v邮件长度邮件的阅读时间不要超过10分钟（个人建议500字以下）v回信时注意保持线索想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和回复邮件之间的关联（“线索”）一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮件邮件使用场景1v出差在外，需要向公司传递资料问题：使用qq，需要双方同时在线，使用离线传送不安全。解决：将资料作为附件传送，并在邮件正文中进行说明。邮件使用场景2v小组成员间分享与客户沟通记录问题：小组人员分散，不容易聚在同一地点。口头表达，往往缺乏条理性，丢失重要细节解决：将沟通记录进行整理，发送给小组的其他成员。邮件使用场景3v布置任务问题：面对面交流时双方都说的很尽兴，不但谈了当前的任务，还展望了未来美好的前景。分手后却不能确定对方是否已经记住了所有的要点。解决：立刻将谈话内容进行整理并发送相关人员。如果上级没有做，作为下属也要立刻按照自己的理解整理，发送上级并取得确认。邮件使用场景4v公司发布关于下发执行贷款损失准备计提标准的通知问题：如果公司领导对此通知有批示，如何处理？发布rtx不能保存，发布bbs不能立刻让全体员工看到。解决：通知用邮件发送，公司总经理在邮件的基础上全部回复，将自己的批示发送给全体员工邮件使用场景5v领导交办任务需要频繁与第三方联系问题：如果频繁的事无巨细的向领导汇报，会耽误领导时间，如果不汇报不知道什么时候领导会问，在任务的平台期，会让领导感觉自己没有努力工作。解决：与客户沟通过程中，将关键的邮件cc给领导邮件使用场景6v领导让两个人共同完成一份文档问题：如果两个人分别给领导发，领导还要合并，显然不合适。如果交给一个人合并，并发送给领导，是否有冒功之嫌？解决：由一个人将文档作为附件发送给领导，在邮件中说明是两个人共同完成的，同时，很重要的一点是要很重要的一点是要 CC给另一个人给另一个人。邮件使用场景7v一年前完成的一个项目，在项目过程中与客户进行了多轮的磋商，现在有些过程及具体数据记不清了。问题：在讨论过程中，双方各执一词，由于时间比较长事件的进展过程无法追溯解决：如果在项目进行的关键时间和关键问题上都通过邮件进行了交流，此时可以通过调阅这些邮件对问题进行澄清。邮件使用场景Nv邮件系统的运用v邮件系统礼仪v邮件系统设置邮件标题邮件标题不要空标题不要空标题1 1标题要简洁标题要简洁2 2标题要真实反映邮件的重要性标题要真实反映邮件的重要性3 3一封信一个主题，不可大杂烩一封信一个主题，不可大杂烩4 4不要随便用紧急标示不要随便用紧急标示5 5标题千万不要出现错别字标题千万不要出现错别字6 6称呼语与问候称呼语与问候1、Email开头最好要有问候语。（1）邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。（2）如果对方有职务，应按职务尊称对方如“x经理”（限中文）；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x女士”称呼。（3）结尾常见的写个BestRegards，中文的写“祝您顺利”，“顺祝商祺”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。1、Email正文要简明扼要，行文通畅；2、要用论述的语气；3、复杂事件描述可用（一、（一）、1、（1）、A、a）之类的列表；4、一次邮件交待完整信息；5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用 拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态 度的体现；6、合理提示重要信息；7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述；8、正式邮件不要使用:-)等表情字符。正正 文文附附 件件1、如果邮件带有附件，请在正文里面提示收件人查看附件；2、附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的 内容，方便收件人下载后管理；3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个 附件时；4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个 文件；5、特殊格式文件，应注明打开方式，以免影响使用；6、如果附件过大（不宜超过5MB），应分割成几个小 文件分别发送。24回复的注意事项回复的注意事项1、及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后，应即刻回复对方，因为这是对他人的尊重；理想的回复时间是2小时内；如果事情复杂，无法及时确切回复，应该及时的回复说：“收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回复，等等”；如果你正在出差或休假，应设定自动回复功能。2.进行针对性回复当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。253.回复一般不少于10个字 对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。回复的注意事项回复的注意事项4.主动控制邮件的来往为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，如：“望XXX指示为盼”或“请XXX补充意见”。对于不需要回复的邮件可在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。v邮件系统的运用v邮件系统礼仪v邮件系统设置邮件客户端安装v雷鸟邮件系统是全球范围内使用最多的免费邮件客户端，许多大型企业将雷鸟系统为官方邮件工具。雷鸟系统介面简洁、绿色，免费安装。这款软件非常优秀，后台资源占用低，数据安全性高。插件丰富，用户选择余地大。邮件客户端安装v下载安装包和安装手册登录论坛，通知公告，集团邮件开通公告，或从IT部获得安装包v运行安装包v按照手册配置v邮箱配置300M邮件空间100M网络存储最大附件20M使用企业地址本v企业地址本企业地址本是系统预先配置好的邮件清单，包括企业中所有员工的地址本，也包括各个邮件组v企业地址本使用使用企业地址本可以方便的找到同事的联系方式自动回复v自动回复的使用自动回复通常在休假期间使用，如：您好：我现在正在休假，此邮件为自动回复，不能及时回复您的邮件深感抱歉。我将于2011年10月7日返回，之前的工作可以与XXX(xxx的邮件地址)负责。如需紧急处理，请电话联系：13701359134。此致 敬礼！&为避免邮件始终处在自动回复状态，建议设置起止日期。Webmail1、WebMail是邮件的补充2、Webmail可以进行用户参数设定3、避免要在公共场合使用webmailhttp:/mail.haikejin.cohttp:/ m使用技巧v添加多个账号v设置发件人名称v自动收取邮件v自动回复v在地址栏中输入中文名称v使用标签标记邮件的重要性v用主密码保护自己的隐私v使用插件企业邮箱注意事项v只能使用本人的电子邮箱，不允许合用、转借他人使用，不得将ID账号密码告知他人。v不得盗用他人邮箱，一经发现，违规员工将被追究v不得制作、查阅、复制、传播含有法律禁止的内容的电子邮件。v如利用邮箱进行违法活动者将移交司法机关。高效能人士的第八个习惯高效能人士的第八个习惯养成用邮箱的习惯！养成用邮箱的习惯！请将雷鸟养在你的启动文件夹早上上班的第一件事情：打开电脑打开企业邮箱查看邮件邮箱是工作的平台使用好邮件，遵守一些邮件沟通规范和技巧，能大大提高你的工作效率 谢谢！Collected by Alven Cheung