秘书学(秘书学概论老师ppt-考试重点)讲解学习.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,秘书学2013(秘书学概论老师PPT-考试重点),目录,课程介绍与学习要求,第一章 绪论,第二章 秘书职业,第三章 秘书机构,第四章 秘书职能环境,第五章 办公室管理,第六章 接待工作,第七章 安排领导工作,第八章接打电话与处理邮件,第九章 印信工作,第十章保密工作,第十一章 会务工作,第十二章 秘书工作方法,与规律,复习题,课程介绍与学习要求,一、学习目的,二、学习要求,三、参考书目,四、研讨书目,五、考核方式,一、学习目的,此课共,54,个课时，,3,个学分。,1,、掌握秘书学的基本知识。,2,、具备作为秘书的基本能力。（见教材的目录）,二、学习要求,1,、以自学为主。,2,、积极参加讨论和实践活动。,3,、务必完成每次布置的作业。,4,、严禁作业抄袭，如果被发现，平时成绩为“,0”,。,三、参考书目,（一）著作,陆瑜芳：,秘书学概论,，复旦大学出版社。,陈合宜：,秘书学,，暨南大学出版社。,向国敏：,现代秘书学与现代秘书实务,，华东师范大学出版社。,（二）期刊,1,、,秘书工作,杂志由中央办公厅秘书局主管的全国性秘书业务指导类刊物。创办于,1985,年，共出版杂志,185,期。是国内发行量最大、影响力最强的秘书类期刊。,广州大学图书馆索书号：,C931/6,秘书工作,2010,年第,1,期部分目录,把好新形势下信息工作的方向盘,在创新中实现信息工作新跃升,强举措 建机制 搭平台 提升以文辅政水平,做发公交处理工作的几点体会,值班工作“五字诀”,强化四种意识 做好值班工作,打造办公室的“文化软实力”,服务科学发展要把握“四个度”,2,、,秘书,1983,年创刊，由上海市教委主管，上海大学主办，月刊。,内容兼顾秘书工作理论、实践及教学。主要栏目有“前沿论坛”、“秘书教学”、“职业培训”、“职场导航”、“数字办公”、“文档工作”、“写作天地”等。,3,、,广东秘书工作,由广东省人民政府办公厅主办，双月刊。,主要版块栏目：秘书论坛、公文处理、应用写作、办公自动化、信息工作、督促检 查、行政管理、秘海拾贝等栏目。,四、研讨书目,（一）,杜拉升职记,（共,3,部），作者李可。,这是一部极近写实的职场小说，讲述了大学毕业生杜拉拉从进入职场、摸爬滚打历经民企、外企，并在外企曲折成长为世界,500,强企业高管的经历。主人公杜拉拉没有背景，受过较好的教育，走正规路子，靠个人奋斗获取成功。,（二）,潜伏在办公室,，作者陆琪。,作者将职场里的二十三条生存法则一一解读，加入案例和实际分析，完整地诠释职场规则。,第一章你是小人物么？,第二章你是别人的奴隶么？,第三章你和同事平等么？,第四章小心驶得万年船,第五章交流是一种武器,第六章置之死地而后生,五、考核方式,此课程属于考试课，考核方式为平时成绩占,30%,，期末成绩占,70%,。,（一）期末考核,闭卷考试，包括基础知识、案例分析、论述题等。,（二）平时考核,从下面任务中任选一项：,1,、关于秘书学的主题演讲：,演讲时间,5,分钟以内，题目自拟，参考题目如下：,“假如我是一名秘书”,“从,杜拉拉升职记,想到的”,2,、模拟会议：,以小组的方式召开模拟会议（共,2,组，每组,8,人。）,3,、秘书工作课堂模拟：,每组,2,人，共,6,组，,内容为秘书的接待工作和秘书的通讯工作。,4,、小课题研究：,对学习生活中的实际问题进行研究，每 组,2,人，共,10,组，撰写文字报告，题目可以是学校办公室的布置问题，学生机构人员设置问题，学生人际关系问题等。第,8,周上报题目。,5,、教学秘书,1,人，负责秘书学课的日常事务。,演讲的评分标准,1,、主题内容（,5,分）：主题鲜明，层次清晰，详略得当，能结合实际。有个性特点及逻辑性。,2,、语言表达（,2,分）：脱稿演讲，普通话标准，表达流畅、生动，语速适中，语调抑扬顿挫，饱含感情。,3,、仪表仪态（,1,分）：仪表端庄，表情自然，形体动作大方得体。,4,、现场感染力（,1,分）：有较强的现场感染力，能引起听者的共鸣。,5,、时间掌握（,1,分）：演讲时间为,5,分钟以内。超过规定时间酌情扣分。,项目,姓名,主题内容（,5,分）,语言表达（,2,分）,仪表仪态（,1,分）,现场感染力（,1,分）,时间掌握（,1,分）,总分（,10,分）,第一章 绪论,一、我国秘书学的发展,自,20,世纪,80,年代中后期，我国秘书学取得了较大进步。,二、秘书学的含义,秘书学就是研究,秘书工作,和,秘书活动的特征和规律,的科学。,三、秘书学的性质特点,秘书学的学科归属,秘书学属于,管理科学,的范畴，领属于,公共管理学科,。,1,、综合性,服务范围具有广泛性。,服务内涵具有多样性。,所涉及的领域、相关理论十分广泛。,2,、政治性,秘书工作的政治性体现于政策与策略，党政机关尤为突出。,3,、应用性,它不是纯粹的理论科学，其规律、原理是服务于具体的秘书工作实践的。,秘书学归纳出的方法、程序、措施都具有规范性 和可操作性。,四、秘书学与相关学科的关系,1,、秘书学与管理学,管理科学是秘书学的领属学科。,管理科学领属公共行政学、公事事业管理和企业管理学等。,2,、秘书学与领导科学,我国领导科学诞生在,20,世纪,80,年代。,领导科学是研究现代领导活动规律和领导方法的学科。,秘书工作离不开领导管理工作。,秘书学与领导科学关系密切。,3,、秘书学与文书学、档案管理学。,它们是各自独立、分野明确的学科，但又关系密切。,文书学是研究文书现象及其规律的学科。,档案学是研究档案管理及其规律的学科。,秘书学不能研究全面文书学和档案管理学。,要研究与工作密切关系的文书工作和档案工作。,4,、秘书学与其它相关学科,与公共关系学关系密切；,与社会心理学关系密切；,与大众传播学关系密切；,与行为学关系密切。,第二章 秘书职业,一、秘书的界定,二、秘书的分类,三、秘书职业的特点,你对秘书这一职业有哪些感性认识？,研读,女秘书工作,典型的一日,思考如下问题：,1,、秘书是接待员、打字员或者通讯员？,2,、苏珊是一个合格的秘书吗？为什么？,苏珊的工作内容,文书工作；,通讯工作；,会务工作；,接待工作；,财务工作；,沟通与协调工作；,档案工作；,保密工作；,办公室管理；,其他临时交办的工作。,一、秘书的界定,（一）欧美国家对秘书的界定,秘书一词源最早源自拉丁文“,Secretarius”(,可靠的职员,),。,英文演变为“,Secretary”,。,Secretary,：指书记、辅臣。,secretary:,指从事秘书工作的人。,国际职业秘书协会（,Professional Secretaries International,简称,PSI,）对秘书的定义,:,秘书应是主管人员的一位特殊助手,她,(,他,),掌握办公室工作技巧,能在没有上级过问的情况下表现出自己的,责任感,并以实际行动显示出,主动性和正确判断的能力,并且在所给予的权力范围内,作出决定,。,（二）我国对秘书的界定,1,、我国古代的秘书,秦始皇统一中国后，建立了比较完整的秘书工作体制，形成了从中央到地方的多层次的秘书队伍，主要有：,尚书：,主管文书起草、呈阅、拟办，是皇帝身边的文字秘书。,博士：,掌管史书典籍，提供咨询，是皇帝的顾问和专业秘书。,长史,：丞相府及汉代诸侯王的秘书长。,主簿：,郡守、县令的文字秘书。,记室令史：,郡县地方官的文书人员。,最早的秘书一词，出现在东汉时期，,指宫中秘书藏之书,。“,与刘向校秘书。”（汉书,刘向传）,东汉后期秘书一词也指,谶讳之书,。郑玄“遂博稽六艺,时睹秘书纬术之奥。”（,后汉书,郑玄传,）,东汉后期，秘书一词开始指朝廷中掌管图书秘籍的人的官职。“后汉图书在东观，桓帝延熹二年，始置秘书监一人。”（,文献通考,）,三国时魏国设,秘书令,，负责处理机要与文书工作。,此后历代均设,“秘书”,官职，主要负责文件与典籍工作。,总的来说，我国古代认为秘书是,掌管文书、,辅助国君或地方长官,处理政事,的、,在行政长官身边工作,的人员。,2,、我国现代对秘书的界定：,秘书，是指身处领导机构或领导者身边，以,处理信息,和,综合服务,的方式辅助领导者,实施管理,的工作人员。,秘书的主要活动范围是领导机构或领导者身边。,秘书的主要工作方式是处理信息和综合服务。,秘书工作的根本性质是辅助管理。,秘书人员的杂称：,打字员,文书,文员,前台接待员,内勤,助理,办公室主任,（三）秘书的职业化,秘书职业化就是秘书职业行为形成了完善的管理系统，有科学的管理制度保障其运行，职业性获得了社会的广泛认可。,秘书职业化的表现：,（一）职业资格认证工作的全面推开，意味着秘书职业化时代的到来；,（二）专业性组织和秘书服务机构涌现；,（三）商务秘书成为秘书队伍的主体；,（四）秘书劳动价值具有了商品意义。,二、秘书的分类,（一）从服务对象和经济支取分类,公务秘书,国家机关；,企事业单位；,社会团体；,军队。,由组织和人事部门选调；,从国家和集体财政支薪；,编制上属国家工作人员。,服务对象是集体,私人秘书,由雇主支付薪酬；,不属于国家正式编员。,为私人服务,民间社团；,中外合资；,外商独资；,民办民营；,个体私营。,（二）从业务范围宽窄分,通用秘书,国家机关；,企事业单位；,社会团体；,军队。,业务范围广；,工作内容丰富；,专业性不强；,对专业技能要求较低。,专业秘书,在某一行业工作：,企业秘书；,科技秘书；,医学秘书；,教学秘书；,新闻秘书。,业务范围狭窄；,内容较单一；,专业技术要求较高。,（三）按智能特长分类：,参谋型秘书,善于为领导出谋划策,有解决问题的能力,能够做出准确判断,提供切实可行的方案,办事型秘书,富有办事经验,能处理各项事物,公关型秘书,能够处理各种人际关系,有良好的沟通和协调能力,技术型秘书,具有某一专业领域的一技之长,从事专业性强的技术工作，如写文件、处理资料、负责会议等。,秀才型秘书,擅长写各种文稿,主要负责文稿撰写工作,综合型秘书,能应对各项工作,工作内容广且杂,（,四）从组织内部分工来分,行政秘书,一般具有较强的协调能力和组织能力；,能协助领导处理各种行政事务。,文字秘书,撰写文稿；,能协助领导处理公文事务。,机要秘书,从事机密文电处理、保管、传递工作；,负责领导办公室的保密工作；,承办领导交办的各项机密工作。,通讯秘书,负责整个单位和领导的通讯工作。,事务秘书,负责单位的日常事务性工作，如接待、值班、印信管理、车辆调度等。,生活秘书,为高级别的领导提供生活帮助和服务的秘书。,会务秘书,专门组织会议的秘书。,（五）从秘书所从事的行业来分,企业秘书,是在工商企业里辅助领导经营、管理的秘书，具有一定的经济管理知识和法律知识。,法律秘书,在各类司法机关协助领导处理法律事务的秘书。,教学秘书,在各类院校中辅助领导做好教学工作的秘书。,涉外秘书,在涉外机构工作的秘书。,三、秘书职业的特点,1,、从属性,服从领导的指挥和调遣,；,工作应围绕领导工作展开；,工作方式要受制于领导；,2,、辅助性,秘书是领导的助手，协助领导,实施管理,；,秘书的工作内容是为领导的工作学习和生活提供条件；,处理任何问题都要按照领导的意图办理。,3,、服务性,强化服务意识；,事无巨细，为领导想到；,发挥主动性，努力提高服务水平。,4,、被动性,工作围绕领导展开；,必须服从领导的指示；,不能,越职,越权,；,将领导的工作需要放在第一位。,秘书的工作是被动性的，但在工作方式方法上，秘书还是具有很大主动性的，,应变被动为主动，主动当好参谋和助手。,5,、全面性,要求秘书人员成为“通才”。,6,、机密性,做好保密工作，包括重要的文件资料、重要会议、重大的人事变动等。,7,、参谋性,在,1985,年，时任中共中央总书记的胡耀邦出席全国秘书长与办公厅主任会议上说：,秘书部门要充分发挥参谋助手作用,，遇事能为领导出主意、想办法、提建议、提方案,。领导同志还没有想到的事，秘书人员想到了，而且想得很周到，这就是好秘书。秘书部门不仅在具体问题上能辅助领导，而且在大政方针的决策中，也要能提供相关信息，诸如历史情况、有关文献、数据资料、权威观点、国内外各方面的看法等，乃至提供领导选择的建议或方案，便于领导做出正确的决定。,秘书的参谋作用,答领导之疑问；,纠领导之过错；,补领导之不足。,例：,杜拉拉升职记,01,忠诚源于满足,大学毕业的第四年，历经民营企业和港台企业的洗礼后，拉拉终于如愿以偿地进了通讯行业的著名美资,500,强企业,DB,，任职华南大区销售助理，月薪四千。这个岗位有点像区域销售团队的管家婆，负责区域销售数据的管理，协助大区经理监控费用，协调销售团队日常行政事务如会议安排等。工作内容琐碎，又需要良好的独立判断，哪些事情得报告，哪些事情不要去烦大区经理，遇事该和哪个部门的人沟通，都得门儿清。,要干好这个职位，需要一个手脚麻利的勤快人，责任心得强，脑子要清楚，沟通技巧要好,总之呢，要求不算低，待遇不算高。岗位能提供的好处是稳定，,所谓稳定，有两层解释：一层是变化不大的意思；另一层，是没出息没前途的意思。因为这个职位不但琐碎，从工作的内容上看，没有高附加值的部分，而且从职业发展阶梯来讲，几乎是没有继续上升的空间了，任职者天天面对的又是野心勃勃且收入不菲的销售类员工，如果不是个胸无大志的人，在这个岗位上难免痛苦。拉拉其时很吻合岗位要求，因为她不但聪明能干有责任心，而且，当时她只求在,500,强企业里谋个稳定的职位,大学毕业后头三年不如意的工作环境，让她有点心累了。,陆天明，男，长期供职于中央电视台电视剧制作中心。主要作品有长篇小说,桑那高地的太阳,、,泥日,、,苍天在上,、,大雪无痕,、,省委书记,、,黑雀群,、,高纬度战栗,，中篇小说集,啊，野麻花,，电影剧本,走出地平线,，话剧剧本,扬帆万里,、,第十七棵黑杨,，电视剧剧本,华罗庚,、,上将许世友,、,阎宝航,、,冻土带,等。,陆天明,省委书记,第四章,焦来年是贡开宸从前的秘书，,已调山南地委任副书记，,在那儿工作很出色，上下的呼声都很高，只要没什么特别的意外，他应该是常春亭的接班人。怎么突然又调回贡书记身边来了？,郭立明呢？,一连串的疑问在马扬心里闪电般地掠过。虽然一时间不可能得出什么明确的答案，但政治上极敏感的马扬从这个,重大,的人事变动中感觉出，要出什么大事了，一定的。不一会儿，门外传来一阵急促有力的脚步声。马扬立即站了起来。他听出来了，这是贡开宸的脚步声。贡开宸一进门，就向他做了个手势，让他跟他一起到里边的办公室去。,新换了个秘书？小郭呢？,坐定后，马扬问。,送省党校学习了。,贡开宸漫不经心地答道。,脑袋上的伤怎么样了？,应该没问题了吧。,别大意。,说着，贡开宸按了一下桌子下的电铃，叫来焦来年，并向焦来年介绍道，,认识不？马扬，大山子管委会主任，有名的马大胆儿。我觉得应该赐他一个外号,马大哈,才对头，糊里糊涂让人砸了一杠子，有这种人吗？哈哈。,从他对焦来年说话时的语气手势神情看，他对焦来年的信任和亲近，绝对非比寻常。,我让焦秘书收集了一点脑外伤治疗养护方面的资料，都说脑外伤术后的养护特别重要，如果养护不好，愈后一般都不乐观。马大哈主任，带回去认真学一学，千万别掉以轻心哦。,马扬从焦来年手里接过那一厚摞剪报资料，还有几本这方面的专业医疗书籍，说道：,我这不是脑外伤，只是头部略微受了一点外伤,贡开宸愣了一下，瞪他一眼，干笑着说道：,嘿嘿，天下有这号人吗？啊？头和脑有什么区别？啊？有什么区别？,马扬觉得，在科学分类上，头部和脑应该还是有区别的。但他没分辩，也知道这时候是绝对不能和贡大人抬杠的，便忙低下头去翻了翻那本剪报资料，夸奖道：,搞得很专业嘛。,贡开宸又很得意地介绍道：,焦秘书还写得一手好字。以后，大山子有什么牌匾要写，可以请他去露两手，不过，要付钱的。一个字五千，怎么样？老焦，这价码还说得过去吗？,焦秘书谦和地笑道：,嘿，我这一手臭字，怎么能上牌匾,贡开宸笑道：,你的字比我的好多了。你没瞧见，还有不少人来求我的字哩。,焦来年只是笑笑，没再说什么。他知道两位领导要谈正事了，自己不该再待在这儿了，便赶紧去替两位领导的茶杯里续满水。,陆天明,省委书记,第六章,凌晨一点多，省委大楼里出奇地宁静。他深深地陷坐在黑色高背软皮靠椅里，,已经好几个小时了,。他想找焦来年嘱咐什么，但手刚接触到电铃上，便想起一个多小时前，自己已经把他打发回家了，便自嘲般地笑了笑，撤回了按电铃的那只手。他从衣架上取下大衣，关掉室内的灯，但他刚一推门，却吓了一跳，看到黑黢黢的外屋里，有个人在惨白的台灯光下弯腰坐着。“谁？”他忙问。,“我。贡书记。”那人答道，并站起。却是焦来年！“哎，你怎么还没走啊？”贡开宸嘴里虽这么问着，心里却挺高兴。,焦来年笑笑说：“我估摸着，今天，您还会有些特别重要的事连夜要我去办的。所以，就一直在这儿熬着。您没瞧见？都快熬糊了。”,贡开宸听焦来年这么说，兴趣上来了，忙放下手里的包，搬来一把椅子，索兴在焦来年跟前坐下来，问：“焦来年，你有这么神？说说。快说说。我还有什么重大的事要你去办？”,焦来年低下头，不好意思地笑了笑，,然后，仍在他那平静的微笑掩护下，用他那不紧不慢的语调说道：“中央要调走马扬，这事，非同寻常。我,想您不会轻易罢休的。您一定会用适当的方式方法，去向有关的中央领导申诉，请求。,在这个问题上，您一定会努力挣扎到最后一分钟。只是，您不愿意，也不会把这种努力和挣扎公开化罢了,”“,说。没说完哩。继续说。”,焦秘书犹豫了一下,：“,没,没什么了,”,贡开宸却“强硬”地下令了：“说！”,焦秘书脸上那点常规的微笑突然一点一点在消失。他十分担心地,说道：“,再往下说，就纯粹是我的胡言乱语了。”“说。”“,那,那我就说了？我觉得您把宋副书记支出去参加会议，这是一着高棋。是一石两鸟，或一石多鸟之举。前一段时间，我们内部有些同志，对您把宋副书记放到大山子去担任市长和市委书记，颇有一些疑虑。包括马扬在内，都有些想不通。不管宋副书记跟大山子,前些年的问题有没有牵连，您把他放到大山子去，总有碍于清查工作的深入开展。内部甚至有人说，您这是故意在捂盖子，在保护宋副书记。对于社会上这种捂盖子一说，我是不相信的。我毕竟对您还是比较了解的。但是，我还是挺为您担心。依您的性格、信念和历来的做法，我都认为，您是不会跟这帮子祸害大山子的家伙善罢甘休的。但到底怎么解决这帮子人，我非常忐忑。一直到最近，我才忽然有些明白了，您使的可能是欲擒故纵、先扬后抑的手段。您要出台一些大举措了。这盘难下的棋，大概是到了收关阶段。,决战将临，我这个大秘书，老助手，怎么可以早早地就丢下您,，自己一个人溜之乎也，回家喝我的热稀饭、吃我的油烙饼去了呢？”说着，说着，焦秘书居然眼眶都有些湿润了。,贡开宸听到此处，心里也未免一动，感慨万端地拍了拍焦来年，但是，也只仅此而已，对焦来年所说的一切都未置可否。沉默了一会儿，他微微一笑，又问：“你觉得，我现在最想要做哪些事？”,焦来年低下头略加思考，说：“我试着猜一猜吧。一，您需要一位特别信得过的同志，为您起草一份给中央书记处的亲笔信，详述留下马扬的理由。这件事，当然不能张扬出去，否则对解决大山子和宋海峰问题都很不利；甚至还需要找一位特别可靠的同志，专程跑一趟北京，把这封信直接送到某一位中央领导手中去。二，当务之急，也就是说，今天晚上，您会去找找您的老领导、前任省委书记潘祥民同志，跟他再把您的想法切磋一下，以求最后的完善。”,贡开宸吩咐焦来年：“起草那封信的事，你办。今天晚上，你就别回家了。天亮前，把信稿起草好，放在我办公桌上，明天一早我来看,另外，你给潘书记打个电话，告诉他，今天晚睡一会儿。一会儿，我就上他家去看他。”焦来年劝道：“改明天吧。现在已经快两点了。老人家七十多了，可受不了您这种电闪雷鸣般的冲击,”,贡开宸笑笑：“那就明天吧。上午,”,“,下午吧。下午三点半，午睡以后。您自己也需要睡一会儿。”,这一回，贡开宸不让步了：“上午！修改完你那封信稿后，就去。请他老人家在家等着我。”有过一番秘书经历的焦来年自然知道这个分寸：什么事情在什么情况下可以“干预”首长一下，而什么事情在什么情况下又必须对首长绝对服从。这时候，他就服从了，说了声：“是”。,已经转身去开门的贡开宸，这时忽然回过头来了，扶着门框，定定地看着焦来年，突然感慨万千地说了这么一段话：“来年啊，我真是喜欢听你说这一声是。每一回听你说这个是，我心里都觉得特别踏实。难得的一种踏实,难得,”,最后这半句，似乎又是在自言自语。,请思考：,1,、焦来年是什么类型的秘书？,2,、焦来年为什么敢向贡书记提建议，并且能够提出很多建议呢？,3,、焦来年做了哪些参谋工作呢？为什么贡书记不仅接受，而且深受感动呢？,4,、焦来年的工作还体现了秘书职业的哪些特点？,1,、焦来年属于参谋型秘书。,2,、首先，贡书记是一位民主型的领导。这种领导凡事愿意听下属的意见，作风民主。（但是，领导毕竟是领导，不要因为他的民主，就随便向他提意见。）,其次，焦来年性格沉稳、缜密、谦和，贡书记对焦来年非常信任。,再次，焦来年了解贡书记的工作意图和工作内容。,3,、他能够给贡书记分析当前的情况；能够给贡书记提出解决问题的方法；当贡书记的决定有不合适时，他能够及时予以纠正。,他提建议非常委婉；站在贡书记的立场考虑问题；从情感上打动贡书记。,4,、焦来年的工作体现了秘书职业的从属性、辅助性、服务性特点。,结合下面这篇文章的材料谈谈秘书在工作中的被动性与主动性,的关系。,区 别,阿诺德和布鲁诺同时受雇于一家超级市场，可不久阿诺德一再被提升，而布鲁诺却还在最底层。布鲁诺埋怨总经理不公平，总经理说：“这样吧，在谈这个问题之前，是不是请你马上到集市上去，看看今天有什么卖的？”,布鲁诺很快从集市上回来了，告诉总经理：只有一个农民拉了车土豆在卖。总经理问：“一车大约有多少袋？”布鲁诺又跑去，回来说有,40,袋。总经理又问：“价格是多少？”布鲁诺再次跑到集上去问。,总经理让跑得气喘吁吁的布鲁诺休息一会，随后又叫来阿诺德，让他也到集市上去，看看今天有什么卖的。,阿诺德很快从集市上回来了，说到现在为止，只有一个农民在卖土豆，有,40,袋，价格适中，质量很好。他带回几个，让总经理看。还说，这个农民过一会还有西红柿上市，他估计这种价格的西红柿总经理大约会要，所以不仅带回了几个做样品，而且把那个农民也带来了，农民现在正在外面等总经理回话呢。,总经理深深地看了布鲁诺一眼，他什么也没说，可布鲁诺的脸已经红了。,第三章 秘书机构,一、秘书机构及其设置,二、秘书机构的功能,三、秘书团队的组建与管理,四、秘书工作绩效测评,一、秘书机构及其设置,（一）秘书机构的含义,即秘书部门，是各级各类社会组织中为领导机构和领导者,处理综合事物、辅助管理,的综合性机构。,包括办公厅、办公室，及其下属的文书、秘书、档案、机要、信访、保密等部门。,（二）秘书机构的特点,具有附属性、辅助性、综合性的特点,1,、附属性,秘书机构附属于领导机构。,省人民政府,省人民政府办公厅,市人民政府,市人民政府办公厅（室）,大型公司,公司办公室,2,、综合性,秘书机构的活动围绕领导活动展开。,日常事务性工作。,信息参谋工作。,沟通协调工作。,3,、辅助性,既不同于决策机构，也不同于组织内部的业务性机构。既无权作出决策，也不能主管某项业务工作。,(,二,),秘书机构设置的原则,1,、规范化原则,要依据有关法律法规来设置。,要根据精简的原则来设置：,纵向层次尽量少；,横向幅度可适当加大。,2,、科学化原则,（,1,）组织结构要科学,秘书机构设置的层次要合理。,内部组织协调一致，职责分明、联络畅通、运转高效、服务便利。,（,2,）职责确定要科学,要和相应的领导机构相适应，根据服务对象确定职责。,（,3,）人员配备要科学,（三）秘书机构的组织形式,1,、综理制：,把秘书部门的办文、办会、办事等所有工作集中在一起，由统一的,办公厅（室）,统筹安排，全面管理。,优点：,有利于集中领导，统筹规划，综合协调，发挥整体功能。,综理制模式图,1,领导层,办公厅,文书处,调研处,接待处,档案处,机要处,信访处,综理制模式图,2,领导层,办公室,文书工作,调研工作,接待工作,档案工作,机要工作,信访工作,2,、分理制：,是指秘书工作机构内部下设分理机构，承办分工的具体事宜。,优点：,能充分发挥各部门专业管理的作用。,分理制模式图：,领导层,文书处,调研处,接待处,档案室,机要室,信访处,办公室,（,四）党政机关秘书机构,1,、中央级党政机关,党中央、国务院,办公厅,秘书局,信访局,机要局,例：中华人民共和国国务院办公厅,中华人民共和国国务院办公厅是协助国务院领导同志处理国务院日常工作的机构。其主要职责有：,（一）负责国务院会议的准备工作，协助国务院领导同志组织会议决定事项的实施。（会务工作）,（二）协助国务院领导同志组织起草或审核以国务院、国务院办公厅名义发布的公文。（文书工作）,（三）研究国务院各部门和各省、自治区、直辖市人民政府请示国务院的问题，提出审核意见，报国务院领导同志审批。（参谋工作）,（四）根据国务院领导同志的指示，对国务院部门间出现的争议问题提出处理意见，报国务院领导同志决定。（参谋工作）,（,五）督促检查国务院各部门和地方人民政府对国务院公文、会议决定事项及国务院领导同志有关指示的执行落实情况并跟踪调研，及时向国务院领导同志报告。（督办工作）,（六）协助国务院领导同志组织处理需由国务院直接处理的突发事件和重大事故。（参谋工作）,（七）处理群众来信、接待群众来访，及时向党中央、国务院领导同志报告来信来访中提出的重要建议和反映的重要问题，办理党中央、国务院领导同志交办的有关信访事项。（信访工作）,（八）根据国务院领导同志的指示，组织专题调查研究，及时反映情况、提出建议。（调研工作）,（九）负责国务院值班工作，及时向国务院领导同志报告重要情况，协助处理各部门和各地区向国务院反映的重要问题。（值班工作）,（十）做好行政事务工作，为国务院领导同志服务。（事务工作）,（十一）办理国务院领导同志交办的其他事项。,2,、省部级党政机关,各省、直辖市、自治区党政机关设办公厅，由办公厅秘书长统辖，下设,处、科,两层。,例：广东省人民政府办公厅的内设机构：,秘书处综合一处综合二处,建议提案处新闻信息处督办处政务公开处人事处保卫处行政处老干部工作处监察室（党委办）,广东省人民政府办公厅的职责,（一）负责省人民政府和省人民政府办公厅的文电处理工作，草拟、审核、印发以省人民政府及省人民政府办公厅名义发布的文件；负责省人民政府重大活动的组织安排。,（二）起草,政府工作报告,。,（三）组织开展调查研究，为省人民政府领导同志提供决策参考。,（四）协助省人民政府领导同志处理需由省人民政府组织处理的突发事件和重大事故，协调、督促相关应急管理工作。,（五）组织办理人大代表议案、建议及政协提案。,（六）收集报送国务院、省人民政府领导同志参阅的信息资料，协调新闻单位宣传报道省人民政府重大工作措施和重要政务活动。,（七）检查、督促省人民政府各项决议、决定、重要工作部署和省人民政府领导同志重要批示的贯彻执行情况。,（八）负责省人民政府信息公开工作，指导、协调全省政府信息公开工作。,（九）协调省人民政府有关部门、中央驻粤单位、驻军等关系，对有关问题提出处理意见。,（十）管理省人民政府大院，承担安全保卫和行政事务工作。,（十一）管理省人民政府办公厅挂靠单位。,（十二）办理省人民政府领导同志交办的其他事项。,3,、省辖市、厅、局、区、县级党政机关,市、县级党政机关的秘书机构为市委、县委办公室和市政府、县政府,办公室,，负责人为办公室主任。下设科。,较大的市设办公厅，广州市政府办公厅。,例：番禺区人民政府办公室内设机构,（一）秘书科,（二）督办科,（三）综合科,（四）调研科（挂区社会经济发展研究中心牌子）,（五）人事行政科,（六）法制科（挂区人民政府行政复议办公室牌子）,（七）区应急管理办公室（挂区应急指挥中心牌子，副处级）,（八）小汽车定编办公室（挂区人民政府小汽车定编办公室牌子）,4,、乡镇党政机关,或设办公室负责全面工作，,或只设若干秘书人员，,具体负责秘书工作。,（五）企事业单位的秘书机构,1,、大中型企业一般设党委办公室、厂长办公室等；,2,、小型企业一般只设若干秘书职位。,二、秘书机构的功能,1,、助手功能,;,2,、参谋功能,;,3,、沟通协调功能。,秘书机构沟通协调模式图,秘书机构,领导,下级,部门,部门,外部单位,三、秘书团队的组建与管理,（一）秘书团队,群体，在英文中为,Group,；,团队，在英文中为,Team,；团队不同于群体。,群体可能只是一群乌合之众，并不具备高度的战斗能力，而一个有高度竞争力、战斗力的团队，必须有“团队精神”（,Team spirit,）。,法国古斯塔夫,勒庞（,Gustave In Bon,，,1841,1931,）,乌合之众,：大众心理学,群体中的个人会表现出明显的从众心理，勒庞称之为,“,群体精神统一性的心理学规律,（,law of the mental tmity ofCrowds,）,”,，这种精神统一性的倾向，造成了一些重要后果。,教条主义、偏执、人多势众不可战胜的感觉，以及责任意识的放弃。用他的话说：,群体只知道简单而极端的感情；提供给他们的各种意见、想法和信念，他们或者全盘接受，或者一概拒绝，将其视为绝对真理或绝对谬论。,个人可以接受矛盾，进行讨论，群体是绝对不会这样做的。在公众集会上，演说者哪怕做出最轻微的反驳，立刻就会招来怒吼和粗野的叫骂。在一片嘘声和驱逐声中，演说者很快就会败下阵来。,出现这种情况的一个主要原因是：约束个人的道德和社会机制在狂热的群体中失去了效力。,群体意识到肯定不会受到惩罚,而且人数越多，这一点就越是肯定,以及因为人多势众而一时产生的力量感。在群体中间，就像,傻瓜、低能儿和心怀妒忌的人,一样，在摆脱了自己卑微无能的感觉之后，会产生出一种残忍、短暂但又巨大的能量。,孤立的个人很清楚，在孤身一人时，他不能焚烧宫殿或洗劫商店，即使受到这样做的诱惑，他也很容易抵制这种诱惑。,但是在成为群体的一员时，他就会意识到人数赋予他的力量，这足以让他生出杀人劫掠的念头，并且会立刻屈从于这种诱惑。出乎预料的障碍会被狂暴地摧毁。,群体感情的狂暴，尤其是在异质性群体中间，又会因责任感的彻底消失而强化。,领袖的特质,断言；,重复；,传染；,外加一点名望。,讨论,1,1,、如果你是某一团体的领导人，请你对你评估该团体的工作情况，并分析该团体的原因。,2,、你在团体工作中，遇到过什么困难吗？你采取什么方法解决它了吗？,讨论,2,西游记,中唐僧带领孙悟空、猪八戒、沙僧组成了一个团队，前往西天取经，最终获得成功。,这个团队有什么特点呢？,唐僧本事并不大，但为什么能够领导本领高强的三人完成任务呢？,1,、这个团队是一个优秀的团队,成员都有一个共同的目标,;,是民主型、开放型的团队,;,能够团结一致、互相帮助，彼此认同,;,团队规模适当，能够按照成员特点、工作需要来分工,;,团队成员具有责任心。,2,、唐僧是一个出色的领导者,他具有坚强的成功意志,;,他具有明确的奋斗目标,;,他是开放的、民主的领导,;,他知人善任。,（二）优秀的秘书团队应具备的要求,1,、共同的目标,团队的共同目标是维持团队的基本条件。,可以使团队成员在遇到紧急情况时，统一思想与行动，形成合力。,2,、相互合作，彼此认同,在秘书团队中要求每个成员成为全才、通才是不现实的。,把各种不同能力的成员组合起来，可以使秘书团队成为一个优化的团队。,成员间相互配合，相互关心，产生情感上的认同感，有助于集体意识的形成，效率的提高。,3,、责任心,成员都要有明确的责任意识，共同分担责任。,要变“让我负责”为“我要负责”。,（三）秘书团队的内部结构,1,、规模,秘书队伍如果过于庞大，会导致人浮于事，重复交叉，推诿扯皮等现象。,人员少，任务多，会出现疲于应付，工作不细致等现象。,要按照工作性质、工作量的实际情况，根据精减原则，区别综理制和分理制，设置好秘书团队。,中国俗语,人多力量大；,一个和尚挑水吃，两个和尚担水吃；三个和尚没水吃。,在群体组织中，是不是,1+12,？,德国心理学家瑞格尔曼的拉绳实验,参与测试者被分成四组，每组人数分别为一人、二人、三人和八人。瑞格尔曼要求各组用尽全力拉绳，同时用测力器分别测量拉力。,测量的结果：二人组的拉力只为单独拉绳时二人拉力总和的,95%,；三人组的拉力只是单独拉绳时三人拉力总和的,85,；而八人组的拉力则降到单独拉绳时八人拉力总和的,49,。,实验告诉我们：,1,1,2,美国机能心理学家和实验心理学家威廉,詹姆斯,(William James,1842,1910),，,2-12,人的群体效率较高。,2,、秘书团队成员角色分配,结合成员特点和工作特点来分工、定责。,3,、秘书团队的管理者,团队管理者对团队绩效有重大影响。,团队管理者者的工作内容：主要围绕计划的提出、实施、资源的提供、问题的解决和处理展开。,团队管理者类型：,专制型：,通过权力、命令、制度开展工作，是指示命令型的管理方式。,民主型：,通过共同商量、探讨开展工作，是民主型的管理方式。,开放型：,尊重成员的自主性，通过自主计划、自已管理开展工作，是以下为中心、暗示性的管理方式。,4,、规范,包括成文规范和不成文规范。,成文规范,根本规范：来自宪法的规范；,普通规范：来自基本法律的行政法规的规范；,部门规范：机关和秘书部门的工作规范。,不成文规范,团队形成的、自觉遵守的、不成文的规范。如：,穿着得体；,上班时间不能无休止聊天或玩游戏；,不用单位电话办私事；,尽可能地使用自己的办公用具；,节约使用办公用具。,（四）增强团队效率的方法,一是公平,团队当中的每一个成员都有公平的要求。公平可分为程序上的公平和结果上的公平。,二是绩效评估方法,团队需要一套公平、透明的绩效评估体系，对成员的努力绩效做出评价。,三是人际关系,团队要创造和谐的人际关系氛围，使团队成员可以在简单的人际关系中，轻松而又全力以赴地进行工作。,例：,杜拉拉升职记,02,单相思与性骚扰的区别,海伦像是猜到了她的心思，主动说：“公司对谈恋爱没有相关限制，不过员工之间要结婚的话就有规定了，直线上、下级之间不可以有婚姻关系，否则其中一个要调开,一般说来，夫妻双方中会有一方主动离开公司。员工之间结婚的非常少见，尤其是经理级别以上的员工，到现在为止我还没见过哪位经理在公司谈恋爱呢。”拉拉说：“结婚的事情明确规定了吗？”海伦说：“当然，员工手册上写着的，新员工入职的时候不都让在员工手册上面签字、确认了解并保证遵守吗？回头你好好研究研究就知道啦。”,拉拉听说员工手册上还有这内容，当下就回去仔细通读了一遍，发现这手册还真能回答很多问题。拉拉上班第一周，在几样文件上签了名，除了劳动合同外，还有诸如意外险受益人指定书、员工手册、商业行为准则等。商业行为准则，就是公司用正式的书面形式，告诉员工什么可以做、什么不可以做，如果非做会受到什么样的处罚等，公司通过这套准则让员工明白，这里的企业文化认为，什么是道德的什么是不道德的。,四、秘书工作绩效测评,（一）绩效测评的含义,绩效,是指一个组织的成员完成某项任务，以及完成该项任务的效率与效能。,绩效测评,是指为达到这一目的，运用特定的指标，比照统一标准，采取规定的方法，对绩效作出价值判断的一种认识活动。,（,二）绩效测评的内容,通常包括个体素质评价和业绩评定。,个体素质评价包括性格、知识、技能、适应性等方面。（个体能力，占百分之二十）,业绩评定包括完成工作情况（业绩，占百分之六十）和工作态度。（态度，占百分之二十）,（三）绩效测评的方法,纵向考评；,横向考评；,360,度考评；,自我考评。,360,度绩效评估法,最早由典范企业英特尔首先提出并加以实施的。后经,1993,年美国,华尔街时报,与,财富,杂志引用后，开始得到广泛关注与应用。,它是一种从不同角度获取组织成员工作行为表现的观察资料，然后对获得的资料进行分析