职工档案表-PPT课件.ppt

案例学 Excel 2003职职工档案表工档案表 员员工档案管理与工工档案管理与工资资表表 1案例一：职工档案管理 n同是档案表格的应用，Excel与Word的实现途径有很大的不同。n本案例通过员工档案的实例操作，讲述工作表最基本的功能和制作过程中的一些常用步骤，通过这些不同于Word制表的操作步骤，可以体会Excel对数据管理和实现上的独特风格。2案例说明：职工档案管理 n 职工档案是公司最基本的档案材料。公司员工的招聘、辞退、晋升等因素会不断引起档案材料内容的变化，给档案管理工作带来一定的难度。nExcel电子表格作为微软公司开发的 Office办公组件之一，为职工档案制作的电子化、档案管理科学化提供了一种方便的技术手段。n如图所示是一个虚拟的公司职工档案表，我们以“职工档案”表格为例讲述工作表的基本操作。3案例说明：职工档案管理 4案例说明：职工档案管理 n“职工档案”工作表的性质属于一般性表格应用，无须计算，用不到函数，其制作过程和 Word 中的表格应用基本相同，组成元素都是由标题、栏目（表头）和数据组成的。所不同的是，Word表格需要插入和手工绘制，而 Excel 表格是现成的。n在 Excel中可以通过拖动一个单元格的数据编号实现自动编号；通过使用记录单工具轻松完成数据的输入；通过为单元格设置填充完成表格的美化等。5案例知识点：职工档案管理 n向电子表格中输入基本数据n单元格的各种填充方法n单元格的格式化操作6制作步骤1：职工档案管理 一、新建“职工档案”工作簿（Excel文件后缀.xls）Excel对数据的管理方式是通过“工作簿”和“工作表”来完成的。n第1步 启动Excel 2003。Excel 2003启动后，会默认建立一个Book1工作簿。n第2步 保存文件，文件名“职工档案”。注意：在“保存类型”下拉列表中应选择“Microsoft Office Excel工作簿”（.xls格式）。n第3步 在A2-H2单元格中分别输入文字“职工编号”、“姓名”、“性别”、“部门”、“出生年月”、“住址”、“联系电话”等表头项目，如下图所示。7步骤1：新建职工档案工作簿8制作步骤2：职工档案管理 二、设置 Excel自动选择输入法录入数据 在“职工档案”工作表中，单元格区域需要输入文字或英文和数字，制作过程中要不断切换输入法，大大影响了工作效率。通过设置我们可以让 Excel自动选择输入法。n第1步 确认汉字输入法（如智能ABC）已打开，选取需要输入数字的区域：按住Ctrl键不放，拖动鼠标依次选取A3:A8、F3:F8、H3:H8区域，如下图所示。n第2步 单击“数据有效性”，打开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式”选项卡，在“输入法模式”下拉选项中选取“关闭（英文模式）”，单击“确定”。910步骤2：自动选择输入法n第3步 选取B3:E8和G3:G8区域，此区域是输入汉字区域，单击“数据有效性”“输入法模式”“打开”“确定”。三、设置“0”居数字首位录入编号“职工编号”通常需要输入开头为“0”的数字。在 Excel工作表，数字“0”是不能居首位的，我们可以设置“职工编号”单元格区域的数据格式为“文本”格式，这样数字“0”被看作一个字符，就可以居数字的首位了。n第1步 拖动鼠标选取工作表A3:A16单元格区域。n第2步 单击“格式单元格”“数字”“分类”区域中选择“文本”“确定”11制作步骤：职工档案管理 四、设置日期格式输入日期“职工档案”表中“出生年月”单元格区域格式为日期型。n第1步 拖动鼠标选取需要输入日期型数据的区域（F3:F13区域）。n第2步 单击“格式单元格”“数字”“日期”n第3步 完成日期型格式设置后，使用数字小键盘和“-”键在F3:F13区域快速输入日期。12制作步骤：职工档案管理 五、调整和美化工作表 n1调整列宽 n移动光标到列标签的边界位置，当光标变成双向箭头 时，向右拖动鼠标可以调整列宽，列宽符合要求之后释放鼠标；也可以双击列标签的边界位置来自动、快速地调整列宽。自动调整之后如果不满意，可再使用鼠标精确调整。n例如：“住址”单元格区域 中的数据不能全部显示，直接双击 G列与H列标签的分界线，即可全部显示。13步骤5：调整和美化工作表 2合并单元格，给工作表添加表头。n选取 A1:H1区域，单击工具栏上的“合并及居中”按钮，在合并单元格中输入文字“职工档案”，文字自动居中对齐。n或者，选取A1:H1单元格区域，格式单元格“对齐”选中“合并单元格”选项“确定”14步骤5：调整和美化工作表 3设置文字的字体及对齐方式 n对“职工档案”工作表的列标题进行字体设置。n选取 A2:H2 单元格区域，单击工具栏的居中对齐按钮，设置标题居中，并设置字体为“华文中宋”；同时设置 A1单元格中的文字“职工档案”的字体为“楷体”4设置单元格底纹 n选取 A2:H2单元格区域，格式单元格“图案”，选择合适的颜色作为单元格的底纹，单击“确定”按钮即可完成所选单元格底纹的设置 15步骤6、设置页面n通过设置页面，使工作表位于页面的中心位置。n第1步 文件页面设置“页面”选项卡“横向”。n第2步 切换到“页边距”选项卡，居中方式设置为“水平”、“垂直”。16步骤7：设置边框n打印预览“职工档案”工作表，会发现表格没有边框，需要设置单元格边框。n选取 B2:H16 区域，格式单元格边框。n“预置”区域单击“内部”，“样式”区域选择合适的边线，并选择合适的颜色；再单击“外边框”按钮，同样设置边线的样式和颜色，单击“确定”按钮完成边框的设置。17步骤7：设置边框n也可以直接单击“格式”工具栏上的“边框”工具快速设置边框。18案例技巧一、选取区域 使用 Excel 工作表时，通常需要选取单元格区域。不同的区域应使用不同的选取方法，以提高工作效率。1选取相邻单元格区域 n鼠标拖动；nShift键+单击区域的首、尾单元格。2选取不相邻的单元格区域 nCtrl键+鼠标拖动。3选取列区域 n单击列标签选取一列。同样鼠标在列标签处拖动即可选择多个列区域。19案例技巧一、选取区域 4选取行区域 n与选取列区域的方法相似，单击 Excel 窗口左侧的行标签可以选取一行；n沿行标签垂直拖动鼠标，可以选取多行。5选取整个工作表 nExcel工作表列数为 256，行数65536，在实际操作时如果需要选取整个工作表，可以直接单击工作表的左上角选取整张工作表。20案例技巧二、记录单工具 n单元格区域中数据格式设置完成以后，可以使用键盘输入数据。而对于大型的数据表，可以利用 Excel 中的记录单工具，以提高数据输入的效率。1利用记录单核对职工记录 n将光标定位在数据区域中的任意单元格，单击“数据记录单”n发现错误的记录可以在记录单上直接修改。2同样，利用记录单可以添加、删除、查询职工记录。21案例技巧二、记录单工具 n将光标定位在数据区域中的任意单元格n数据记录单 22案例技巧三、快速输入当前日期和时间 n输入当前日期：Ctrl+；n输入当前时间：Ctrl+Shift+；四、序号自动填充 使用 Excel 的“自动填充”完成“职工编号”的输入。n第1步 分别在第一个和第二个单元格中输入两个“职工编号”，如“001”、“002”。n第2步 选取两个“职工编号”单元格区域，移动鼠标至第二个单元格的右下角，当鼠标变成黑色实心十字形时拖动鼠标到有关的单元格，即可完成自动填充。23案例技巧五、三种方法调整行高列宽 n方法一：移动光标至列标签边界位置，当光标变为双箭头时按下鼠标左键拖动，可以调整列的宽度值，使用此方法调整列的宽度比较粗略。n方法二：移动光标至列标签边界，当光标变为实心双箭头时双击鼠标，列宽可自动设置为单元格数据所需要的最合适的宽度。n方法三：单击列标签选取一列或多列，然后单击鼠标右键，快捷菜单中选择“列宽”。同样可设置行高。使用此方法可精确设置列宽和行高。24案例技巧六、解决“0”居数字首位另类技巧 n方法一：对个别单元格要输入“0”作首位的数据，可以先输入一个英文状态的单引号，然后输入数字。这种方法是把数字作为文本格式看待，不能使用“自动填充”。n方法二：选取需要输入“0”作首位数字的单元格区域，单击“格式单元格”“数字”“自定义”，在右侧“类型”文本框中输入“0000”（0的个数代表单元格数值位数），“确定”即可。n这种方法可以使用“填充功能”实现数字的自动生成。设置完成后在单元格中只输入数字，不必输入数字前面的“0”。例如输入“0168”时，只需要输入“168”后按回车键即可。25案例技巧26