秘书--时间管理与日程安排分析教学提纲.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,秘书-时间管理与日程安排分析,周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作，搞的手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。,1、给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的事宜；,2、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8人，每份10页）及会议日程表；,3、向人力资源部门写报告，申请今年的休假日；,4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方；,5、拆封、分类和传递今天收到的邮件；,6、布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡；,7、为上司预订周末去天津的火车票（北京出发）；,8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中个部门同事传阅；,9、在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接应电话等事宜。,案例分析,一、,时间管理,（一）时间管理的陷阱,（二）跨越时间陷阱,（三）ABC时间管理法,（一）时间管理的陷阱,1、猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里,2、不好意思拒绝别人,3、“反正时间还早”拖延,4、文件满桌病,5、喋喋不休的“电话粥”,6、源源不断的信息,1.,猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里,没时间做计划,工作是程序化，规律化，根本没必要做计划,计划常常被打断,不喜欢被计划束缚,“船到桥头自然直”,建立明确的目标并排列好先后顺序，制定出十年以上的长期目标、五年时十年的中期目标和一至五年需实现的短期目标。特别是每天抽出一定时间列出一天计划。,2.,不好意思拒绝别人,接受请托比拒绝更容易,拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报复,我想做一个广受爱戴的人,我不懂得如何拒绝,3,“反正时间还早”拖延,帕金森定律,工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。,时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。,4文件满桌病,安全感,犹豫的个性,半途而废的工作习惯,个人的喜好,5喋喋不休的“电话粥”,不分优先顺序打电话,没有充分准备就打重要电话,电话的谈话离题,与喜欢的人打电话，容易失去对时间的控制,6源源不断的信息,纸张的形式：邮件、传真、备忘录、报纸、杂志、期刊、报告,电子的形式：电子邮件、互联网,声音的形式：面谈、电视、广播、电话,（二）跨越时间陷阱（,返回,）,要事第一,（ABC法则，大石头理论）,以最终的结果来开始行动（以终为始）,学会说“NO！”,办公桌上的清理运动,恰当、有效地使用电话,筛选信息,把办公室变成一个省时工作站。对于自己的办公场所，要精心安排，寻找最佳布局和途径。,（三）ABC时间管理分类法 （重点分类法）,1、分类法的基本原理,事务80%的价值集中在20%的组成部分中，即表现为“关键的少数、次要的多数”,把80%的时间用于20%的工作中（柏拉图法则）,2、列表分析ABC时间管理分类 见表2-1,3、确定ABC工作的先后顺序,4、判断工作的有效性、重要性、关键性、创造性和迫切性,分类,比例,特征,管理要点,A,重要又紧迫,（1）最重要，具有本质上的重要性,（2）最迫切具有时间上的迫切性,（3）有后果,B,重要不紧迫,（1）重要,（2）一般迫切,（3）无大的后果,C,不重要也不紧迫,（1）无关紧要,（2）不迫切,（3）影响小或无后果,不管理,可以忘掉,5、实行ABC时间管理方法的步骤,A 独处。把应做的工作列出清单,B 归类 把清单上的工作分为特殊工作和日常工作,C 分析 三类,D 填写分类表,E 实施 全力以赴投入A类，直到完成或预计完成再转入B类。C类可以忘掉，如果有人追问，把其纳入B类。,F 每天坚持如上步骤,二、日程安排,（一）,日程安排的内容,（二）,日程安排的基本要求,（三）,日程安排的形式,（四）,日程安排的注意事项,（五）,日志系统,、各种接待、约会。,、商务旅行活动。,、参加各类会议。,、到车间进行实地检查或指导。,、组织的各类重大活动的安排。,、领导私人活动的安排。,（一）日程安排的内容,（二）,日程安排的基本要求,1、统筹兼顾,2、安排规范,3、效率原则,4、突出重点(ABCD法则,),5、留有余地,6、适当保密,7、事先同意,（三）日程安排的形式,1、年预定表、,2、月预定表、,3、周预定表、,4、日预定表（日程表）,年预定表（未完）,一月,5日(星期一)开工典礼,8日(星期四)董事长视察,二月,2日(星期二)常务董事会,9日(星期一)公司纪念日,25日(星期三)成本会议,三月,2日(星期一)常务董事会,3日(星期二)分行经理会议,25日(星期三)成本会议,月 预 定 表,（未完）,1,一,9：009：30,林处长来访,12：0016：00周会,6,六,2,二,9；0012：00 董事会,7,日,3,三,15：0016：00,上海起飞南京,8,一,9：0017：00,分公司会议,4,四,南京,9,二,9：0012：00销售会议,5,五,10,三,15：00贝尔公司古经理约见,周预定表,（未完）,22日(一),28日(日),日期,星期,上 午,下 午,备 注,22,一,9：30光大银行吴处长来本公司,参加金茂画廊酒会,*(要与吴处长联,系)(120光大银行来信),23,二,8：30i0：30人事科高科长面谈，第一会议室,华灵集团李部长洽谈,*1(要准备好人事组织表),*2新产品介绍约,45分钟,24,三,8：00早餐：与刘 行长,10：00惠普公司,林经理访问,参观,*13：30从公司,出发；林处长同行,（四）日程安排的注意事项,以,记叙、说明,为主要表达方式。,编写要,留有余地。,所有日程安排都要应,按领导的意思,去办。,活动与活动之间要有一定的,间隙时间,。,要,认真核查,日程表，以提高工作效率。,是否已处理完工作，一般都应,注明结果,。,（五）日志系统,1、日志概述,日志是根据,周计划表,写出的一天时间内组织领导活动计划。,一般分为两种类型：,纵,以,时间,为线索;,横,以,事务,为线索。,2、日志的方法,（1）手工填写的工作日志,（,一本为上司用，另一本为自己用）,工作日志通常两本：上司使用；自己使用,使用工作方法：,1、提前了解，当日一早再次确定补充,2、在自己日志上标明当日应完成的任务,3、输入信息，先用铅笔，确认后用水笔正式标明，还可使用不同色彩,4、信息完整（时间、地点、姓名、联络）,5、当日出现情况变化，立即更新日志，并告知上司出现的变化,6、上司日志变化的同时，更改自己的日志，做好更变的善后工作,7、自己的日志要标明上司活动的准备工作，逐项落实,8、协助和提醒上司执行日志计划,注意事项,秘书日志比上司日志更为细、详、准、繁,若有突发事件，立即更改，不得缓误，并上传下达,预有足够的时间来安排会议,3、上司工作日志的内容,（1）上司在单位内部参加的会议、活动（要记录清楚时间、地点、内容）,（2）内部接待的来访者（要记录清楚姓名、单位详情、约会时间）,（3）单位外部参加会议、活动、约会（要记录清楚时间、地点、细节、联络方式）,（4）个人的安排（看病）,（5）私人的信息（亲属生日）,时间,活动内容,地点,参与人员,备注,8：30,部门经理例会,公司会议室,各部门经理（张红、李晓、彭丽）,9：00,10：00,总经理面试营销总监,总经理办公室,面试人员（五位：ABCDE）,11：00,12：00,总经理听取培训经理汇报并共进午餐,公司餐厅,培训经理 许峰,13：00,14：00,总经理与法律顾问会面,总经理办公室,法律顾问郑直）,15：00,16：00,JB项目团队会议,项目主要负责人（F、G、H、J、K）,注意事项,所有日程安排，均由上司的意向决定，高级秘书的任务是使其规范化、系统化表格化。,每周每日的工作活动都不能排得太满，要留出适当的空隙，以便安排临时性工作，同时要考虑上司的习惯，留出其处理日常公务的时间。,两项活动之间要留出适当的间隔，尤其对外出的活动，一定要给上司留出足够的路途上所需的时间。,4、秘书日志内容,包含上司日志内容,上司各项工作活动的准备事宜,上司交办的工作,自己职责中应作的工作（撰写总结、值班）,工作日志总经理秘书日志（表2-3）,9月28日（星期五），2001,时间 地点 活动内容 备注,09：00 办公室 工作人员会议日程,09：30 会议室 会议开始进行 带A文件,10：30 办公室 会议结束，整理信函,10：45 办公室 信函分类处理，文件经理签字,11：00 办公室 打字机维修工维修打字机,11：30 办公室 约会提醒：王总会见贝尔先生,12：00 银行 汇款：人民币、美元,14：30 办公室 工作人员会议记录,15：00 区邮政局 邮寄公司信函,17：00 大森林酒店 18：00开始的招待会，提醒总经理,5、日志的变更,原定结束时间延长超时,追加紧急的或新添的项目,项目的时间调整、变更,项目的终止或取消,注：应尽量想办法将日程安排的变更限制在最小的范围,针对变更，秘书应注意,1、安排活动之间要留10-15分钟左右的时间间隙,2、项目调整，应遵循先急重后轻缓的原则,3、变更后，做好通知、说明原由，防止误解,4、检查变更后的日志，不要漏记和不作修改,注意事项,1、确保上司日志信息的保密，只给上司授权的人查阅,2、保持两本工作日志的一致和准确,3、应熟悉上司工作习惯和约会时间的长短，每天最早和最晚可安排约会的时间，以便安排的约会符合要求,4、熟悉上司用餐和休息的时间，以便避开上司的休息,秘书和上司的时间管理非常重要，秘书要学会判断事情的重要程度并据此安排上司和自己的时间。,本节小结,技能训练,技能训练一,技能训练二,技能训练三,2006年6月5 日（下周三）公司总部副总裁王明一行五人将来我公司视察。视察内容包括：听本公司领导叙职（上午9：00-11：00在公司主楼第二会议室）中午11：30-12：30在公司宾馆餐厅海王星厅就餐，我公司陪同人员有我公司经理、副总经理（共二人）、办公室主任、公关部部长，经理秘书纪颖，共6人；出席本公司科技人员获国家科技奖表彰大会（15：2016：20在本公司礼堂举行，下午13：3015：00）；检查实验大楼的建设情况（15：2016：20在工地现场）；晚餐在17：0019：00举行（地点同中午）。请列出工作日志。,技能训练 一,时间,工 作 内 容,9：00,部门会议，4楼412室，带相关文件资料,10：00,11：00,确认所订的上司与客户的午餐,12：00,午餐前，将3位应聘人的资料分关有关人员,13：00,确认面试地点在315房，摆桌椅，准备相关资料,14：00-15：00,面试人员，每人用时30分钟,16：00,面试小组讨论,17：00,检查准备上司第二天参加会议的资料,工作日志 2005年4月15日 星期三,技能训练二：,请你帮助天地公司的秘书钟苗,为她的上司制定一份会议时间表,天地公司销售部经理第三季度会议较多,七月的前两周要在上海开会;,八月的第二周要去香港参加5天会议;,每月的最后一个星期五上午是销售部固定的部门会议;,八月最后一个星期三要参加公司的办公会议,七月的第三周星期二要在公司开销售会议,传达上海会议精神,八月第一周的星期一还要面试三个营销员;,九月的前两周希望安排休假,第二季度会议时间表,（,2005.79,）,月份,周次,七,八,九,一,上海会议,周一上午:面试3位营销员(小会议室),休假,二,上海会议,香港会议,休假,三,周二：销售会议,传达上海会精神(大会议室,四,周五(上午)部门会议,周三:办公会议(大会议室)周五,上午:部门会议,周五上午:部门会议,你的上司明天要完成以下工作：上午八点半参加公司中层以上管理干部会议；从外地来的老客户朱先生要求与上司见面，并已经订好明天下午5点半回去的火车票，有几份文件需要他亲自批阅，他的老上司明天将约几位老部下聚餐，地点是荣华富贵，其他还有一些日常性的工作也需要他处理。,你的上司到A市考察经济开发取的建设情况，明天上午九点的飞机，你需要安排司机罗师傅送一下飞机，正点到达A市机场的时间是上午11点10分，需要通知A是经济开发区办公室接一下机。下午去经开区贸易办了解当地商业连锁企业的分布情况。另外，你的上司是北方人，不习惯麻辣食物，另外，他还在发烧需要在当地医院打一下点滴。,技能训练三：制订一周工作时间规划,训练任务与要求：,1.根据背景资料提供的事件清单中各种事件划分不同的优先级，按优先级重新排序。,2.根据这些事件的重新排序，制定一周的时间表，并将表制作成WORD文档。,3.编好时间表后，回答下列问题,哪些事件最优先，为什么？,哪些事情放弃不做，为什么？,假设现在是周日晚，你要计划未来五天的日程，面前是这五天要做的事情：,1.你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生。,2.周六是一个好朋友的生日，你还没有买礼物和生日卡。,3.你有好几个月没有回家，也没有打电话或写信。,4.有一份夜间兼职不错，但你必须在周二或周三晚上去面试（19点以前），估计要花1小时。,back,5.明晚8点有个一小时长的电视节目，与你的工作有密切关系。,6.明晚有一场演唱会。,7.你在单位图书馆借的书明天到期。,8.外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李。,9.你要在周五交计划书，之前要把它复印一份。,back,10.明天下午2点到4点有一个会议。,back,11.你欠某人200元钱，他明天也将参加那个会议。,12.你明天早上从九点到十一点要听一场讲座。,13.你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面。,14.你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗。,15.你想好好洗个澡。,16.你的老板负责的项目小组将在明天下午六点整开会，预计一小时，你需要参加。,17.你身上只有20块钱，需要取钱。,18.大家明天晚上聚餐。,19.你错过了周五的例会，要在周五之前复印一份会议记录。,20.这个星期有些材料没有整理完，要在下周一之前整理好，需要2小时。,back,21.你收到一个朋友的来邮一个月了，没有回信，也没有打电话给他。,22.周一早上要作一个简报，预计准备简报要花费15个小时时间，而且只能用业余时间。,23.你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的都没有。,24.下周二，你要参加一次业务考试。,注：你每天上班时间为8点到18点，含往来交通时间，中午有一小时休息时间。（,back,）,此课件下载可自行编辑修改，仅供参考！感谢您的支持，我们努力做得更好！谢谢,