初学Word2007使用技巧.doc

UVGE - University Virtual Growing Enterprise大学虚拟成长企业12 / 12UVGE - University Virtual Growing Enterprise大学虚拟成长企业2009Word 2007 使用技巧排版格式uvge虚拟成长企业前言：word的排版技巧熟练掌握，在一份好的文档中发挥着至关重要的作用，在提高工作效率也有着不可分割的作用。下面总结了一些关于word 2007排版的要点和技巧，只是归纳了大体部分，细节的用法还需大家去认真看书研究，但是这些概要足够在排版的使用上起到指导性的作用。值得注意的是，word 2007中新增的一些非常有用和强大的功能，在学习和使用完后，会发现这些功能的好处。对于排版，主要注意以下的一些技巧的熟练引用：1. 页面格式，段落格式，样式，字体的格式； 缩进，对齐，有良好的格式习惯 项目符号的熟练使用，十分的有用 字体的各种样式 固定样式的使用 页面的分节2. 页眉，页脚的插入； 表格来布局，设置样式3. 目录的生成；4. 图表，表格的使用； 图表的题注5. Word中嵌入visio图或excel图；6. 常用快捷键的掌握；7. 引用，交叉引用功能的说明见下表： 功能组主要功能表格根据需要绘制各种样式的表格链接可以插入超链接，书签还可以交叉引用页眉和页脚设置页码格式并插入页码，非常有用页面格式设置整个页面的文字方向，页边距，分栏目录生成文档目录，有多种格式可以选择脚注插入脚注和尾注引文与书目插入引文，形成书目，列出文档中的所有引用源题注插入题注，生成和更新图表目录，使用交叉应用功能引文目录标记引文，并根据标记的引文生成引文目录校对包含字数统计，词典和信息检索等工具批注添加和删除批注 Word 2007使用技巧排版的要点归纳：l 要点1 “引用”功能区选项卡中的命令用于引用文档的信息，形成目录，注脚，引文，题注和索引。l 要点2 段落格式：（设置整个文本的对齐方式） 首行缩进，悬挂缩进 段与段的间距（段间距） 行与行的间距（行间距） 对齐方式（居中，分散，两端，左，右） 换行，分页，中文版式 为文字段落添加边框底纹l 要点3 在进行编排或排版时切记不要为了方便，随处使用空格调整文档中对象的位置。对文档中对象的定位，最好使用缩进和制表符，这样，在文档需要修改时，会很方便。l 要点4 项目符号：word中的段落编号分为项目符号，编号和多级列表3种，编号功能为文档中的段落设置各种数字编号并自动排序。 注意在多级列表设置后，若要一级一级的返回，向前返回按【enter】键即可 ，相反，如果向后返回则，接连着按【backspace】 在更改项目符号的层次的时候，要在该句的末尾修改 使用清除格式按钮，就可以将项目符号删除l 要点5 使用“查找”功能来实现快速寻找目标，“定位”（行，列，页数）和“浏览”是特殊功能的查找，如果还需要将找到的目标更替，还可以使用“替换”功能（查找功能的延伸）。 简单的查找，直接查找 设置参数后查找（搜索选项，格式，特殊符号） 特殊符号的查找l 要点6 封面的制作（封面功能）：在插入-页-封面中，有很多内置的封面效果l 要点7 字体的设置： 字体，字号，删除线，下划线，颜色，各种效果，边框底纹等的详细设置 字符间距和缩放u 调整宽度u 合并字符（实现字体的排列呈方形）u 双行和一（更多字的排列）u 字符缩放 带圈字符（在字符的外围多了圆圈）u 右击带圈字符-切换域代码实现改变外圈的格式u 切换到外圈后-插入-符号可以改变外圈的样式 为文字添加拼音l 要点8 样式（固定的格式，以备以后的使用） 自带的内置格式，可以直接使用 单个的样式应用 样式集，如同应用主题，一次性改变文档中所有对象的样式 更改样式-重设为模板中的快速样式-将现在的快速样式保存到模板-作为默认的快速样式 更改样式-重设文档快速样式-将快速样式恢复为模板中默认的状态 新建样式（文档中使用很多次的样式）u 样式-三角形下拉按钮-将所选内容保存为新快速样式u 样式-小方框-新建样式-根据格式设置创建新样式 修改现有样式u 快速样式列表框或样式窗口列表框-右击样式列表框或样式名列表项 检查样式（文档很大，使用的样式很多）u 样式对话框扩展开-检查样式按钮 管理样式（对文档样式库进行详细的处理）u 设置样式的优先级u 在不同的模板见传递样式（导入，导出） 另类样式（文档部件）u 将设置了各式的文档对象，作为构建基块保存起来，然后在需要使用这些各式或文档内容时，直接插入保存的文档部件u 文档部件的设置，保存，使用和管理u 选中段落文字-插入-文本-文档部件-将所选内容保存到文档部件库-新建构建基块 模板的使用和管理u 默认的模板Normal.dotml 任何文档都可以使用的一个特殊模板，在模板上的修改，要影响word 2007文档l 系统生成的，可删除u 文档模板l 某些文档专用的模板，修改只会影响到该模板的那些文档l 另存为-模板l 要点9 页面格式： 在页面布局-页面格式 页边距 纸张u 纸张大小u 纸张方向 分节，分栏，分页（分割页面）u 分节是将文档格式横向分割l 在文档中使用多种格式，用分节来保证他们互不影响，l 下一页（自定位光标处分页，下节在下一页）l 连续（上下两节连续）l 偶数页（自定位光标处分页，下节在下一个偶数页）l 奇数页（自定位光标处分页，下节在下一个奇数页）l 插入n个分节符，文档就分为n+1个节u 分栏是将页面纵向分割为多栏l 将页面内容用空白条或线条间隔l 在分栏同时也会插入分节符，将分栏部分单独设为一个节u 分页是将页面内容横向断开l 使用分页的时候，使用快捷键会方便很多 行数，字符数和网格u 行数和字符数：l 设置每行的行数和字符数，让每行的字符对齐l 页面布局-小方框扩展按钮-页面设置-文档网格u 网格：l 页面上字符对齐的参照物 为各行添加行号u 页面设置-行号 设置格子稿纸u 页面布局-稿纸设置u 可以将稿纸设置成各种样式（如：作文本） 改变文字方向u 页面布局-文字方向 页眉页脚u 包括：页码，时间，作者，文档名，章节名u 插入-页眉页脚u 有多种样式，参数的设置，双击就可以修改u 页码l 页面顶端l 页面底端l 页边距l 当前位置u 使用文字，图形，图片，边框等基本文档对象，制作页眉页脚 页面效果u 背景的修饰l 填充颜色（渐变，纹理，图案，图片）l 页面布局-页面背景-页面颜色l 水印效果l 使用主题改变页面效果n 主题颜色（配色方案）n 主题文字（标题文字和正文文字的格式）n 相关主题效果（线条或填充颜色的格式）n 重设为模板中的主题，还原成默认主题l 要点10 word中的SmartArt图形（07中新增的功能）： 是一些具有特殊格式关系的图形，展示各对象间的关系，如工作流程和组织关系 相对于图示和自己手绘图形组成的流程图相比，SmartArt图形更加美观，也便于修改和编辑 插入-SmartArt 设置SmartArt图形的样式u 形状的多少，布局，颜色l 选中SmartArt图形-设计-（SmartArt工具/设计）-布局-将当前的SmartArt图形，更换为同种类的其它布局l 改变形状的位置，删除，添加形状l 在形状上单击可以添加文本内容，或单击文本窗格按钮，或图形边框左边的标签l 设计-SmartArt样式-更改颜色l SmartArt图形格式-选中图形-SmartArt工具-格式-形状-在二维视图中编辑-将SmartArt的三维样式转为二维，以便于暂时的编辑-可更改形状-线条，外观，l SmartArt图形格式-选中图形-SmartArt工具-格式-艺术字样式，排列，大小 制作组织结构图u 插入-SmartArt-SmartArt图形-层次结构-组织结构图u 添加图形，布局u 设置主体颜色，总体外观样式l 要点11 表格的使用： 创建表格u 插入-表格u 创建定制表格l 移动鼠标箭头，拖拉出表格的行数，列数l 插入表格-对行数，列数微调u 手动绘制表格l 表格-绘制表格l 表格工具-设计-绘图边框-设计表格的样式 表格的选定u 移动u 选择单元格，整行，整列l 单击选定单元格l 双击选定整行l 三击选定全部文档 表格的大小调整和内部设置u 增减，拆分合并单元格u 修改单元格的对齐方式，文字方向，单元格边距，外观效果 设置表格的属性（全面设置） 表格和文本的相互转换u 将文本转换为表格l 表格-插入表格-文本转换成表格u 将表格转换为文本l 选中表格-布局-数据-转换为文本 插入excel表格u 插入-表格-excel电子表格 生成内置表格，作为构建基块被保存起来u 插入-表格-快速表格 表格行和列的特殊格式u 表格-设计-表格样式选项u 边框和底纹u 特殊的行和列（勾选复选框后，样式与普通行不同，边框底纹）l 标题行（表格顶部第一行）l 汇总行（表格底部最后一行）l 镶边行（单数行或双数行）l 第一列(表格左边的第一列)l 最后一列（表格右边的最后一列）l 镶边列（单数行或双数行）u 绘制斜线表头l 表格标签-布局-表-插入斜线表头u 在表格中排序l 表格标签-布局-数据u 表格中的计算l 以excel的布局为例l 表格标签-布局-数据-公式u 对齐表格中的数据l 表格标签-布局-对齐方式l 开始-段落对话框-制表位n 小数点对齐，竖线对齐，左对齐，右对齐，居中对齐l 在水平标尺的左端-小数点对齐l 要点12 图表的使用：（图形和excel表格，用于演示和比较数据） 创建图表并输入数据u 插入-图表，自动弹出excel窗口 输入图表数据u 在excel中编辑数据-双击单元格 设置图表外观u 图表的整体布局和样式l 选中图表-设计-类型-更改图类型/另存为模板l 选中图表-设计-数据-切换行/列-行数据，列数据调换位置l 选中图表-设计-图表布局-更改布局样式u 图表元素的布局和格式l 选中图表-布局-插入-图片/形状/绘制文本框l 选中图表-布局-标签-图表标题/坐标轴标题l 要点13 审阅功能： 校对u 拼写和语法（自动查找和标注标点，字词和语法的错误）l Office按钮-word选项-校对l 更正拼写和语法错误（在错误文本在右击）l 审阅-校对-拼写和语法u 信息检索（翻译选定的内容，查找同义词）l 审阅-校对-信息检索/同义词库/翻译 批注和修订l 审阅-批注-新建批注l 审阅-修订-批注框 比较修订前后u 视图-窗口-切换窗口/新建窗口/全部重排/拆分（可以对比着来看） 合并和比较文档u 审阅-比较 防止合同泄密u 文档密码l Office-另存为-工具-常规选项-打开文件的密码u 编辑权限l 审阅-保护文档-限制格式和编辑l 要点13 引用(在编辑学术论文，法规，科技书籍等长文档的时候)： 大纲视图和主控文档u 视图-大纲视图-对于标题的层次便于修改u 主控文档：用来组织长文档，将文档的各个部分，分别创建成子文档，再将这些部分连接到长文档（主控文档），在编辑长文档的某个部分时，不必打开主控文档，直接使用自文档，若子文档有错，也不会影响到整个长文档u 视图-大纲视图-主控文档-显示文档-新建/插入u 视图-大纲视图-主控文档-折叠子文档/锁定文档 书签u 创建，管理和定位书签l 选定文字-插入-链接-书签u 显示隐藏书签l Office按钮-word选项-该机-现实文档内容-显示书签 题注u 给图片，图形，表格，图表，公式等项目添加名称和编号，是阅读者对文档中项目的具体信息有明确的了解，也可以保证文档中的项目能够按一定的类别和顺序自动编号，移动删除时，还可以自动更新编号u 添加题注l 引用-题注-插入题注（还可以自动插入题注）l 修改题注-选中题注的文字-可以进行字体，自豪，效果，颜色，对齐方式u 脚注和尾注（对文档中引用的其他的书，名人的言论等做出的注释，在鼠标移到插入的文字上的时候，有显示，可以看到脚注的注释内容）l 引用-脚注-插入脚注/尾注l 脚注：在该页文档的地步出现有编号的脚注编辑区l 尾注：注释区出现在文档的最末尾l 通过对话框来插入脚注，尾注-更详细的参数设置u 查看与修改注释u 交叉引用（引用文档信息，前面的书签，题注，脚注，尾注及项目标号，标题，都可以作为引用源）l 需引用的位置-插入-链接-交叉引用l 在引用信息上右击，选择“更新域”，可以让引用信息和引用源信息一致u 索引l 将文献中具有检索意义的事项，如人名，地名，词语，数字，概念等摘录下来，标明出处，页码，按一定的次序分条排列，以供查阅者查阅资料，也是论文质量的重要标志之一l 标记索引项l 选定文字-引用-索引-标记索引项（插入定位光标，可以在同一位置标记多个索引项，但是选定文字，只能标记一个索引项）l 主索引项/次索引项，在次索引项输入了内容后，输入“：”号，输入的内容成为第三极索引项，以此类推l 选项中：n 当前页-则生成的索引中，索引内容后指示的是索引项所在的页码n 交叉引用-“请参阅”后输入其他索引项的内容，在索引中，改索引项后面的额提示，可以参阅其他索引项n 页面范围-选择大段跨页文字l 在文档中标记索引后，会在定位光标或选定文字右边，出现一个特殊的域，就是标记的索引项l 生成索引n 在放置索引内容的位置插入定位光标-引用-插入索引（类似于目录的生成形式，但是前提是必须要标记了索引）l 编辑索引n 选中所有的索引，右击，选择“更新域”，可以更新索引内容n 如果索引不再修改了，在索引中插入定位光标，使用快捷键【ctrl+shift+F9】，将索引域转换成普通文字，防止索引自动更新u 目录l 标记目录项（就是在标题上设置大纲级别）n 选中一个标题或插入定位光标-引用-添加文字l 创建目录n 引用-目录-插入目录l 创建图表目录n 引用-题注-插入图表目录l 编辑目录n 引用-目录-更新目录u 引文目录和书目l 论文中直接引用书籍，刊物，中的原话，收集在一起，标注页码，就是引文目录l 标记引文n 引用-引文目录-标记引文l 创建引文目录n 引用-引文目录-插入引文目录l 添加书目项引用源n 引用-引文与目录-插入引文-添加新源-创建源l 管理引用源和创建书目l 创建书目n 在文档中添加书目项引用源并进行整理后，再创建目录n 引用-引文与书目-书目-插入书目l 要点13 文档的输出： 打印u 打印预览l 打印-选项l 页面设置（包括页边距，纸张方向，纸张大小的设置）u 打印选项 邮件合并u 将邮件内容和数据源中的收件人信息结合在一起，方便生成大量类似的信件l 邮件-开始邮件合并-选择收件人-键入新列表u 以邮件合并的方式生成信封和标签l 邮件-开始邮件合并-信封l 创建信封和标签l 信函上的邮件合并 将文档作为附件发送小窍门：（包括快捷键和常用按钮）l 按着【alt】键，在word窗口中将显示各个标签，按钮所对应的快捷键，根据这些快捷键的提示，按相应的按键，个可以启用相应的命令l 剪贴板，字体，段落右下方的小按钮，可以打开相应的更详细的任务窗格l 对着每个小工具点右键，可以选择将其添加到“快速访问栏”，根据自己的习惯来定义l “即点即输”功能直接在文档的空白处双击，即可开始输入，可以省略按【enter】键来新建段落，按功能区选项卡按钮来设置段落格式，弹出“段落”对话框来设置段落格式，在进行简单的格式段落新建和设置上有很大的方便（在设置好了段落的对齐方式，首行缩进的前提下）l 标尺最左上角的小方框，可以再各种缩进滑块和制表符间进行切换（如：左对齐，右对齐，居中对齐，首航缩进，悬挂缩进，小数点对齐，竖线对齐）l 如果一个文件有两种版本，例如试卷有一份里面有些文字是填空的，另一份则是答案，就在第一份里面设置-字体-勾选隐藏，就可以做到l 快速选择文本： 按住【ctrl】键，在该句上单击，可以选定该句 在词中间双击，可以选定该词 在一行页面的左边空白处单击，可以选定该行 在一段页面的左边空白处单击，可以选定该段 在页面左边空白处3击左键，可以选定整篇文章，也可以【ctrl+A】l 剪切，复制，粘贴的快捷键分别是【ctrl+X】，【ctrl+C】，【ctrl+V】l 格式刷的快捷键： 复制格式的位置【ctrl+shift+C】 应用格式的位置：【ctrl+shift+V】 格式刷还可以应用于项目符号的格式 如果是单击格式刷，一次选定后，即可退出格式刷状态 如果是双击格式刷，则可以在不同的位置刷格式多次，直到按【esc】键退出l 剪贴板也是经常要用到的任务窗格，包含复制和粘贴的内容l 若对操作后的效果不满意，可以撤销前面的操作，依次返回上一步，用快捷键【ctrl+Z】，或撤销按钮，同理，恢复是与撤销相反的操作，快捷键是【ctrl+Y】，或F4实现 常用查找功能：查找的快捷键为【ctrl+F】 定位的快捷键【ctrl+G】 替换则为【ctrl+H】l 多种对象的浏览，在word窗口的右下角有个小圆圈，为选择浏览对象l 在字体的设置中，有增大字体和缩小字体的按钮，可以更直观，方便的将字体增大，而不必选择字号： 【ctrl+】增大字体 【ctrl+】缩小字体l 快速显示字体设置对话框： 【ctrl+D】 【ctrl+shift+F】字体 【ctrl+shift+P】字号 【ctrl+B】加粗 【ctrl+I】倾斜l 对齐方式： 左对齐【ctrl+L】 右对齐【ctrl+R】 居中对齐【ctrl+E】 两端对齐【ctrl+J】l 水平细线（横线）的添加-段落-边框-横线l 分页的快捷键：【ctrl+enter】l 软回车：用户是自动换行【shift+enter】，区别于硬回车【enter】l 插入剪贴画后，点击右键-编辑图片-可以将图片转换成一个一个小的图形，将图片的部分截取出啦l 手动绘制表格的时候，当鼠标形状变成铅笔形状后，按住【shift】，鼠标变成橡皮，可以查除表格框线l 表格选定的快捷方式：l 按住【alt】不放，在表格任意单元单击-选中整个表格l 按住【shift】不放，右击一列单元格的任意位置，可以选定该列的单元格l 按【Tab】在表格中插入定位光标l 【shift+Tab】，可以选定前一单元格的内容，即倒退回去l 按着【shift】不放，在另一单元格中单击，选定两次光标定位中间的部分l 按着【shift】不放，使用上下左右的键选择，可以自由的定各个方向上的单元格数l 按着【ctrl】不放，在表格上按着左键拖拉，可以选定不连续的单元格l 插入超链接【ctrl+K】后记：大体上就归纳完了，还需大家下来深入的掌握和多操作，在使用的过程中来慢慢熟练每个功能的具体应用。 12