文书处理情景模拟实训.doc

文书处理情景模拟实训
1、实训项目：收文处理
南京蓝色光标有限责任公司是一家生产计算机芯片的企业。公司在发展业务的同时，还建立了与生产规模相适应的组织机构体系，形成了一套严明的规章制度和办事程序。公司现设机构如图所示。
总经理

副总经理

财务部
人事部
办公室

品质部
销售部
生产部
研发部

王秘书的工作单位是公司办公室，在办公室主任的领导下，专门负责该公司的文件处理工作。每天上班，她首先处理公司的文件，根据不同情况进行相应办理，并进行登记、分发等收文工作。
这天，王秘书收到几份文件，其中一份是市质量技术监督局送来的公文，内容是通知全市将要开展产品质量专项整治行动和全面普查建档工作，质监局副局长将率相关工作人员前往各企业、工厂进行巡查调研，要求公司领导和生产部、品质部负责人陪同。王秘书立即开始对收文进行处理。
王秘书拿出《收文登记簿》，将此份文件按照有关要求进行了登记，并取出《收文处理单》，按内容进行了填写。再将《收文处理单》与该文件夹在一起，交给办公室主任。办公室主任仔细看了该文件，提出“请总经理批示”的拟办意见，让王秘书给总经理送去。王秘书将已经提出初步办理意见的文件拿到总经理办公室。总经理阅读文件后，给予批办意见：“请副总经理负责，生产部经理和品质部经理协助，共同做好各项准备工作。”总经理打电话让王秘书过来，让她将这份文件和办理意见传达给副总经理。
王秘书将总经理批示的文件送到副总经理处，副总经理看了文件之后，对批办意见进行了具体承办。为落实各项准备工作，副总经理召开了管理层全体会议，要求生产部和品质部共同协助，迎接产品质量专项整治行动和全面普查建档工作组的到来，开展有关工作。并对加强质量管理，提高产品质量，迎接巡查和抽查的各项任务与工作进行了布置，决定在各个部门开展相应的宣传活动和动员工作。要求各部门首先进行自查，明天将自查情况向副总经理汇报。
办公室准备明天进行催办，王秘书准备催办通知单。
在各项工作落实完毕之后，王秘书进行了注办。在《收文处理单》上，写清该文件的处理情况：“该文件已批办，由副总经理负责，生产部经理和品质部经理协助。”的字样并填好日期，然后和原文件一起，按要求进行归档。

实训要求：
1、每个小组分别制作一份《文件处理单》、《收文登记簿》、《发文登记簿》、发文稿纸和《催办单》等表格，讨论并分别撰写一份收文演示方案和会议发言稿。
2、根据上述内容，按场景顺序模拟演示收文的各个环节。
实训说明：
1、实训分组进行，每组学生6人，分别扮演总经理、副总经理、办公室主任、生产部经理、品质部经理、王秘书等角色。
2、在演示前准备所需要的文书材料及相应的办公用具。要使用《文件处理单》、《收文登记簿》和《催办单》等表格。
2、实训项目：发文处理
蓝色光标有限责任公司为了更好地发展业务，在公司办公会议上决定，在新年到来之际将在南京金陵饭店召开2012年订货会议，责成销售部负责此项工作。
销售部经理会后立即着手安排有关工作，要求办公室文员小杨起草有关文件。经理经过与有关方面联系，确定了会议的有关事项，向小杨布置工作：于2011年12月20日前发出2012年订货函，会期3天，2012年1月8日报到，报到地点在南京金陵饭店大厅。请各地的供销商前来参加会议，会务费自理，并要求小杨拟写一份函，告知有关活动事项。
小杨用记事本将经理的话记录下来，走出经理办公室，回到自己的办公室，立即开始拟写函。完成了文稿初稿的撰拟工作后，小杨将函写在统一的发文稿纸上，交给了销售部经理审核。经理对函的内容、要求、文字表达等方面进行了审核和修改，并签了字。小杨将修改审核稿再交给副总经理签发，副总经理看过后签字同意发出。
领导签发之后小杨对文件进行了注发编号，将编号写在发文稿纸的相应栏内，打印份数为500份。然后又将这份函再检查了一遍，确定无误后，把这份发文稿拿到文印室交给打字员打印成正稿，并校对文稿。随后，小杨将打印好的函从文印室取回，逐一加盖单位公章，又将发放的文件在《发文登记簿》上填写好内容，分别将每份函用信封套好，封上口。通过邮局分发给各地的供销商，同时还保留了一份函便于归档。

实训要求：
1、每位同学制作一份函，要求采用函的格式制作。每个小组讨论并撰写一份发文演示方案。
2、根据上述内容，按场景顺序模拟演示发文的各个环节。
实训说明：
1、实训分组进行，每组4人，分别扮演副总经理、销售部经理、小杨、打字员。
2、在演示前准备所需要的文书材料及相应的办公用具。要使用发文稿纸、《发文登记簿》、信封等。
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