1、人力行政管理中心,时间的有效管理,讲 师,:,陈 杰,培训目标,我们的时间海绵永远有水,我们的时间总是比别人多,我们的时间从来都掌握在自己手上,培训内容,认识时间管理,时间管理不当的因果,如何高效管理自我的时间,时间管理四步走,现在开始行动,用一个词描述你现在的工作、生活状况,思考:,有哪件事,你经常做会对个人生活产生重大的正面影响,但迟迟未行动?,在工作中有哪件事会产生同样的效果?,其实你完全没有必要这么忙!,问题的关键在于你究竟在忙些什么?,时间是否能被管理?,一年有,365,天;,其中双休日共,_104_,天;,法定假日,_11 _,天;,公司带薪休假,_5_,天;,带薪病假,_,_0,
2、_,天;,实际工作约,245_,天,共,_,1960_,小时,;,假定有效工作时间为,_20-30_,%,;,全年有效工作时间为,_392-588,_,小时。不到,30,天,算算我们时间?,时间管理整体水平测试,Chapter2,:时间管理,编号,题目,从不,有时,经常,总是,1,我在每个工作日之前,都能为计划中的工作做些准备,0,1,2,3,2,凡是可交派给下属去做的,我都交派下去,0,1,2,3,3,我用工作进度时间表来书面规定工作任务与目标,0,1,2,3,4,我尽量一次性处理完毕每份文件,0,1,2,3,5,我每天列出一个应办事项清单,按优先顺序排列,并先办最重要的事情,0,1,2,3
3、,6,我尽量回避干扰性电话、不速之客来访以及突然召开的会,0,1,2,3,7,我试着按照生理节奏变动规律曲线图来安排我的工作,0,1,2,3,8,我的日程表留有回旋余地,以便我有时间应付突发事件,0,1,2,3,9,我努力这样安排我的活动,以便集中精力首先处理少数至关重要的事情,0,1,2,3,10,当其他人项占用我的时间,而我又必须处理更重要的事情时,我会说“不”,0,1,2,3,Chapter2,:时间管理,0,15,分,您自己并无时间规则,而是让别人牵着鼻子走。,16,20,分,您试图掌握自己的时间,却不能持之以恒。,21,25,分,您的时间管理良好。,26,30,分,您是值得学习的时间
4、管理典范。,时间管理定义:,就是对时间的运筹和控制。它具有让每,一分、每一秒、每一小时、每一天都发挥其,最大效益与最大效率的能力。,时间管理的意义:,1,、,时间是企业和你最稀缺的资源之,一,越用越少;,2,、有效的时间管理能够帮助你以最高,的效率完成重要的事情;,3,、有效的时间管理可以使你减少加班,时间,提高你的个人生活品质。,时间管理的发展历程:,利用便条和备忘录,行事日历与日程表,优先顺序,个人有效管理,如何分辨轻重缓急与培养组织能力,是时,间管理的精髓所在。,-,柯维,无效时间管理的原因,1.,优先顺序不明确,2.,电话打扰,3.,缺乏目标计划,4.,贪多嚼不烂,5.,不速之客,6.
5、,无效授权,7.,桌面杂乱无章,/,找不到东西,8.,自身惰性,/,拖延,9.,不会说,“,不,”,10.,低效的会议,优先计划,管理,自我组织,管理,沟通,管理,优先计划管理,大石块,小石块,沙子,时间管理通则:,把每天要做的事列一份清单,确定优先顺序,从最重要的事情做起,每天都这么做,优先矩阵,M4,细琐的工作*,浪费时间的闲聊,不关紧要的信件,看太多的电视,M3,干扰,一些电话,一些会议,一些紧急*事件,凑热闹的活动,M2,准备及预防工作,计划,休闲,建立人际关系,培训,授权,创新,重要,紧急,多投资时间在,M2,M1,危机,急迫的问题,有限期的任务,会议,,准备事项,避免扩大,M1,减
6、少,M3,事情,避免,M4,事,情,偏重不同时间象限上的不同结果,不紧急,紧急,重要,有远见,平衡,纪律,自制,少有危机,压力,筋疲力尽,危机处理,忙于收拾残局,不重要,全无责任感,工作不保,依赖他人或社会机构维生,短视近利,危机处理,被视为巧言令色,轻视目标与计划,缺乏自制力,抱怨,人际关系浮泛,破裂,你的问题是否在于:,(一)无法辨别事情重要与否?,(二)无力或不愿有条不紊地行事?,(三)缺乏坚持以上原则的自制力?,帕雷托原则,在任何特定的群体中,重要的因子通常只占少数,而不重要的因子则占多数,因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。,集中精力在能获得最大回报的事情上,而不要花费在
7、对成功无益的事情上,80/20,原则,2025/1/15 周三,22,时间管理的四步走,(一)确定角色和目标,(二)列出事件清单并排序,(三)制定时间计划及进度表,(四)执行过程中调整和改善,时间管理,第一步,确定角色和目标,:,公私兼顾:工作,+,家庭,一位父亲下班回家很晚了,他很累并有点烦,发现,5,岁的儿子靠在门旁等他。“爸,我可以问你一个问题吗?”,“什么问题?”“你一小时可以赚多少钱?”“这与你无关,你为什么要问这个问题?”父亲生气地问。,“我只是想知道,请告诉我,你一小时赚多少钱?”小孩哀求道。“假如你一定要知道的话,我一小时赚,20,美金。”,“哦,”小孩低下了头,接着又说,“爸
8、,可以借我,10,美金吗?”父亲发怒了:“如果你只是借钱去买那些无聊玩具的话,给我回到你的房间,并躺在床上好好想想为什么你会那么自私。我每天长时间辛苦地工作着,没时间和你玩小孩子的游戏。”,小孩安静地回到自己的房间并关上门。,父亲坐下来还在生气。过了一会儿,他平静了下来。开始想,也许他对孩子太凶了,或许孩子真的想买什么有用的东西,再说他平时很少要过钱。,父亲走进小孩的房间:“你睡了吗,孩子?”“还没有,爸。”小孩回答。,“我刚刚对你太凶了,我将今天的气都爆发出来了,这是你要的,10,美金。”“爸,谢谢你。”小孩子欢快地从枕头底下拿出一些零碎的钞票来,慢慢地数着。,“为什么你已经有钱了还要呢?”
9、父亲生气地问。,“因为这之前还不够,但现在足够了。”小孩回答,“爸,现在我有,20,美金了,我可以向你买一个小时的时间吗?明天请你早一点回家,我想和你一起吃晚餐。”,2),目标为先:结果导向,-,目标能唤起你最高尚的才能,时间管理,第二步,列出事件清单并排序,:,1,)把已确定的会谈、会议排入日程,2,)把待做的事项列表、标明所需时间,3,)把待做的事项按紧急、重要程度排序:,A,(紧急,马上处理)、,B,(处理完,A,后再处理或授权处理),4,)把待做的事项排入日程,注明所需文件出处,5,)做完事项勾掉或标明已完成,时间管理,第三步,制定时间计划及进度表,:,计算事件时间长度,为重要工作预留
10、足够整块时间,适当预留弹性,时间管理,第四步,执行过程中调整和改善,:,1,)排除干扰,2,)有效授权:,“,下达指令,”,型,“,充分信任,”,型,A,、舍得把自己喜欢的工作,分派给别人去做,B,、克服恐惧心理,不要害怕工作局面失控,C,、明确任务、责任人,D,、前期培训,使她,/,他能胜任工作,?,E,、,必要的支援,F,、关键处把关,监督工作进展,3,)每日调整与应变,4,)阶段自我评估与改善,如何应对影响工作的打扰者,先婉转打断他的话;,起立;,把握好时间;,把握好谈话内容(适当的行为暗示),可另约时间,态度要友善。,要做到:对待他人,时间上要苛刻,态度上要和气,自我组织管理,时间的,
11、“,+-,/,”,+,:,找出隐藏时间:,善用等候与空档时间,-,:,减少无谓的时间浪费:时间账单盘点,:,提高工作成效:,医治,“,文件满桌病,”,(,物,品、文件处置,),/,:,根除浪费时间习惯:拒绝拖延、拒绝遗忘,NO,:不是从未开始,就是从未结束。,沟通管理,具生产效率的沟通:,具有同理心,利用有效的发问方式,:,猜人名,聆听完整的信息,懂得说“不”,:,附以理由,提供其他途径,对事不对人,时间结构的暗示,肢体暗示,开好高效会议:,确定清晰的目标,尽量减少与会人数,选择适当开会时间与地点,提前准备议程,资料分发与会者,避免长时间的会议,对会议加以时间限制,善用时间实例,邀总经理共进午
12、餐(一至一个半小时),拟订下一年度媒体广告预算(二至三天),处理积压过多的公文(一至一个半小时),与业务经理讨论上个月业绩(四个小时),处理急待回复的若干信件(一小时),浏览桌上堆积如山的医学杂志(半小时),为下个月的业务会议准备口头报告(二小时),据传某产品最近一批货的品管有问题,回复政府主管官员来电,讨论此事(半小时),参加下午两点召开的主管会议,但议题不明(一小时),推荐两个时间管理与工作组织的好工具,周工作计划,/,小结表,效率记事本,(,每日时间安排表,),3,月第,1,周工作计划,/,小结表,(,3,月,3,日至,3,月,7,日,),(,样表,),排序,时间投入百分比,(%),工作
13、任务,/,项目,计划完成情况,/,标准,实际完成情况,未完成原因,A+,35,人力行政训练营项目,审批通过策划案并发出通知,;,撰写会议和培训资料;,跟进和监控模块内容和准备推进情况,A,20,东易人才赢在中国专场招聘会项目,招聘会现场招聘情况分析,;,招聘会宣传稿件在主流媒体上刊出,;,组织跟进复试,A-,15,2,月份总结和,3,月份工作计划会召开,撰写,2,月份总结和,3,月份工作计划,;,审核中层经理、主管的工作总结计划;,组织召开会议,B+,10,劳务派遣供应商的沟通,选择,2-3,家供应商,;,和供应商进行沟通根据分析确定,B,10,英才班培训准备会,英才班讲师筛选;,召开培训沟通
14、会,确定讲师和培训形式,C,5,行政主管的面试确定,面试内部推荐,2,名行政主管并确定候选人,C,5,员工手册的编撰,审核员工手册的编撰并定稿,每日时间安排表,A.M,P.M,7:00,13:00,7:30,13:30,8:00,14:00,8:30,14:30,9:00,15:00,15:30,10:00,16:00,10:30,16:30,11:00,17:00,11:30,17:30,12:00,18:00,12:30,18:30,13:00,19:00,工作要事,生活要事,19:30,A,健康,:,20:00,B,人际,:,20:30,C,学习,:,21:00,心灵,:,21:30,家
15、庭,22:00,22:30,23:00,假如时间不是障碍,你会,现在立即行动,找出一件一直为你所忽略,但是会对个人回事业产生重大影响的事,写下来作为近程目标,根据优先矩阵估计自己化在这四类事务上的时间,然后连续三天记录行事历,每十五分钟为一单位,验证正确与否?你是否满意自己运用时间的方式?有没有应当改弦易张之处?,列举可授权的事项及合适的授权对象,并付诸行动,规划下一周的活动,依据不同角色设立目标,再把目标转化为行动,列入行事历。一周后,检讨自己是否成功的把人生目标和价值观融入日常生活,意志是否坚定?,下定决心,以后每周固定规划行事历,并选择一定时间来进行。,设计适用的表格,时间管理推荐书目:,高效能人士的七个习惯,走在时间前面的七条捷径,一生的计划,要事第一,80/20,法则,你可运用的时间是你全部的时间资本,谢 谢!,2025/1/15 周三,43,