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人口和计划生育局机关档案管理制度
为全面贯彻《中华人民共和国档案法》和《XX省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》，加强机关档案工作业务建设，更好地为机关服务和为国家积累史料，逐渐实现机关档案工作科学化、规范化，特制定本制度。
一、文书档案管理
1、各科室负责管理文件材料的人员，对具有保存价值的文件材料，应收集齐全、妥善保存，及时交与办公室保存，建立文件资料移交登记制度、借阅登记制度。
2、各科室在工作中需保存的文件材料，应按照《文件归档立卷范围的规定》进行清理，并于次年二月底前将上年度应归档文件材料交办公室立卷。
3、严格档案材料质量，凡使用圆珠笔、铅笔、彩色笔起草或修改的文件材料，必须按规定誊写或复印后，方能立卷归档。
4、机关的文书档案于每年3月4月完成上年度立卷工作，5月完成归档工作。科技、基建档案，应在工程验收时，完成立卷归档工作。
二、会计档案管理
1、会计档案是国家档案的重要组成部分，也是单位的重要档案之一。建立会计档案的立卷、归档、保管查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。
2、会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：
（1）会计凭证类。原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他凭证。
（2）会计帐簿。总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿。
（3）财务报告类。月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
（4）其他类。银行存款余额调节表，银行对帐单，各所属单位余额调节表，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计保管清册。
3、每年形成的会计档案，应当由会计人员按照归档要求，负责整理、立卷、装订成册，编制会计档案保管清册，并做好防潮、防蛀、防咬、防丢的四防工作、出纳人员不得兼管会计档案。
4、会计档案不得出借。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
5、电算化会计档案是重要的会计基础工作，对计算机硬盘中的会计数据和磁性介质或光盘存储的会计数据以及打印出来的书面纸质等会计资料。
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