大型会议-.ppt

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,一、会前筹备,筹备机构,1,、秘书组，负责会议的日程和人员安排、文件、简报、档案等文字性工作。,、总务组，负责会场、接待、食宿、交通、卫生、文娱和其他后勤工作。,、保卫组，负责大会的安全保卫工作。,根据会议规模的大小、性质的不同还可以增设其他必要的小组。,1,确定会议的规模和规格,本着精简效能的原则,会议规模有大型、中型、小型,会议规格有高档、中档、低档,2,安排议题、议程和日程,秘书处要在会前把会议要讨论、研究、决定的议题搜集整理出来，列出议程表，提交领导确定。根据确定的议题，安排日程，以保证会议有秩序地进行。,3,4,会议地点的选择,会议地点选择的要求。交通便利；会场大小与会议规模相符；场地要有良好的设备配置；场地不受外界干扰；场地要有停车场；场地的租借成本必须合理。,要有备选方案；一定要实地确认。,5,会议的出席范围,会议的出席范围就是确认与会人员。出席会议和列席会议的有关人员。,该到会的，一定要通知到；不应当到会的，就不应当参加。这里出现了差错，后果是很严重的。,会议的经费预算,包括资料费、邮电通讯费、宴请费用、食宿费用、交通费等等；会议经费的审核。付费方式。,6,会议的食宿安排,了解情况。客人中是否信仰伊斯兰教，饮食方面是否有特别的忌讳，客人的身份、性别、年龄、是否带家属等。,确定餐饮、住宿、用车的标准。接待规格确定后，根据公司的规定确定餐饮、住宿、用车标准，秘书不得擅自提高或降低接待标准。,预订餐厅、住宿房间。要考虑交通是否方便；档次是否合适；环境是否安静优雅,根据对方要求可以适当调整。,7,8,确定会议所需的物品,必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。,特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。,是什么,?,9,制发会议通知,名单确定，即可向与会人员发布会议通知。通知一般用书面形式。内容包括：会议名称、开会的目的、内容、与会人应准备什么、携带什么、开会日程、期限、地点、报到的日期、地点、路线等。,如有必要邀请相关媒体。,10,11,制作会议证件,代表证,出席证,会议正式证件 列席证,来宾证,会议证件 旁听证,工作证,会议工作人员证件 记者证,出入证,会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名,职务、证件号码等。,有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。,12,准备会议文件资料,主要有会议议程表和日程表、会议座位分区表和主席台和会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料。,13,会场,会场座次,主席台一般面对会场主入口，面对群众席。主席台成员的桌上，要放置正反两面的桌签。,14,主席团排座,主席台位次居中为上，以右为上，前排为上。,主持人可以在前排正中，也可以在前排最右侧。,发言席可以设在主席台正前方或在其右前方。,15,16,17,18,其他人员排座,横排法。,竖排法。,左右排列法。,19,会场布置,主席台的装饰 徽标会徽,会场背景的装饰,色调的选择,音响设备的布置,20,接待和接站,接待 高规格接待,了解基本情况，确定接待规格 对等接待,低规格接待,接待规格,草拟接待计划 日程安排,经费预算,工作人员,与相关部门沟通，报请上司批准。,22,接站和迎接,弄清接站的时间和地点、来人的姓名等。,迎接人员的安排,23,二、会中服务,会议的签到,方式：簿式签到、卡式签到、电子签到机等。,24,文字性工作,做好会议记录,编写会议简报,25,服务和保卫工作,音响装置要反复调试，音量、音质调到最佳位置。,做好茶水供应。,主席台座位要放置小毛巾、铅笔、纸张。,会议内外要安排好安全保卫工作。,组织活动，如座谈会、茶话会、酒会、宴会、接见、留影、祝词、参观、晚会、舞会等。,26,接待新闻媒体,媒体人员登记,为媒体人员提供简单的会议材料,安排拍照和新闻发布会,妥善处理新闻媒体的负面报道,27,会议值班,工作内容：值班电话记录；值班接待记录；值班日记；信息传递。,意义：沟通上下，联系内外，协调左右。保证会议正常进行。,28,处理突发事件,提前制定应急预案,分类：人员问题；健康与安全问题；行为问题。,处理程序。,向领导报告 启动应急预案 实施应急方案 必要是向公共应急机构请求支援 善后工作,29,与会人员的礼仪,会议组织者的礼仪。,目的明确,日程清楚,地点具体,主持人、工作人员、服务人员分工明确。,注意迎候,30,其他人员礼仪,主持人：要处处尊重听众，尊重发言人。防止语言、,表情做出不礼貌的表现。,主席团：要明确自己的责任，以身作则。,发言人：要尊重听众、尊重主持人，遵守会场纪律。,会议嘉宾：守时、礼貌、客随主便，听从主人的安,排。,会议代表：遵守纪律，讲究礼仪。,31,三、会后落实,会议善后工作,送别与会人员：,合影留念及互赠礼物,做好票务工作,结清会议经费,安排车辆送站,安排暂留人员,32,清退会议文件,整理会场,整理自带物品,归还租借物品,33,会议文件整理,编发会议纪要,会议纪要中要包括会议的基本情况概述，会议精神；确定会议纪要的印发范围和接受者。,整理会议文件,收集、立卷、归档。,34,会务工作总结评估,传达,决定事项的落实 催办,反馈,会议经费结算,会务工作总结,内容：会议目标的实现情况,各个小组的分工执行情况,员工的自我总结和集体总结相结合,奖惩相关人员，并妥善解决会议遗留问题。,方法：座谈会、表彰会、书面总结。,35,会议效率评估,会议所取得的效果和会议成本的比值。,标准：目标是否达成；会议时间是否合理；与会人员的状态和满意程度及提出的改进意见；会议服务评估；会议时间支出、会议成本评估。,方法：填写会议评估表。,36,乘车礼仪,(1),程序：,为客人打开车门请客人先上车,接待者坐在客人旁边或司机旁,主动与客人交谈，介绍当地的风土人情沿途景观,到达后，接待者应先下车为客人打开车门，请客人下车,快乐小贴士,37,乘车礼仪（,2,）,双排、三排座的小型轿车。如果由主人亲自驾驶，一般前排为上，后排为下。,38,如果由专职司机驾驶，通常后排为上，前排为下；以右、中为,“,尊,”,，以左为,“,卑,”,。,39,多排座的中型轿车。无论由何人驾驶，均以前排为上，后排为下；右高左低。,40,轻型越野车，简称吉普车。不管由谁驾驶，其座次尊卑依次为：副驾驶座，后排右座，后排左座。,41,乘车礼仪（,3,）,女士的上下车,42,