用好Word中的自动生成目录.doc

用好Word中的自动生成目录
在大纲视图中设置大纲级别
那么我们应该怎样设置一篇文章的大纲级别呢？
现在我们打开一篇文档，点击水平滚动条上的“大纲视图”按钮，把文档切换到大纲视图。如图3所示，在大纲视图中，在文档中的每一段落前面都显示有一个标记，其中小正文形的标记表示该段落的大纲级别为“正文本文”，类似“＋”的标记表示该段落的大纲级别非“正文文本”。
我们把光标定位在一个“＋”标记的段落前，在大纲工具栏上点击“折叠”按钮，可以把从属在它下面的其它级别的段落和“正文文本”逐层折叠起来，完全折叠后，该段落的下面会出现一条类似波浪线的下划线。同样的道理，点击工具栏上的“展开”按钮，也可以把从属在该段落下面的其它段落逐层展开。
在大纲视图中，除了可以使用折叠和展开的方法快速地查阅文档，我们还可以利用它重新组织文档和快速地改变段落的大纲级别。
⒈重新组织文档
先把段落下面的内容完全折叠起来，如图4所示，单击“将文档另存”前面的“＋”标记选中这个段落，然后点击大纲工具栏上的“向下移动”按钮，这时，文档中的“将文档另存”和下面的“取消嵌入TrueType字体”就互相交换了位置。
点击大纲工具栏上的“展开”按钮，展开这两个段落下面的内容，你会惊奇地发现，下移后的“将文档另存”下面的内容还是原来的内容，原来排在“将文档另存”下面的“取消嵌入TrueType字体”中的全部内容，现在也排在了“将文档另存”的上面。利用这种方法，可以快速地重新组织文档内各部分的内容，这可比用剪切、粘贴的方法方便多了。
⒉改变段落的大纲级别
把光标定位在一个大纲级别为“正文文本”的段落前，在大纲工具栏上点击“提升”按钮，这个段落就和就和它的上一级段落同级了；把光标定位在一个大纲级别为1级的段落前，点击大纲工具栏上的“降低”按钮，这个段落的大纲级别就降低了一级，点击工具栏上的“降为正文”按钮，这个段落的大纲级别就变为“正文文本”了。利用这种方法，我们就不用打开图1的对话框设置“段落”的大纲级别，非常方便。
用大纲级别自动生成目录
当我们拿到一篇文稿或一本书的时候总会先看一下它的目录，了解一下该书的大体内容。现在，如果文档已经设置好了大纲级别，就可以方便轻松地自动生成目录，步骤如下。
首先我们利用上面介绍的方法调整好各段落的大纲级别，接着把光标定位到文档的最前面，然后打开“插入”菜单，选择“引用→索引和目录”命令，打开“索引和目录”对话框，切换到“目录”选项卡，如图5所示，在预览窗口显示的目录设置是根据“样式”和“大纲级别”进行的。
点击“选项”按钮，在打开的对话框上清除“样式”复选框前面的小钩后点击“确定”，这样目录就只按大纲级别进行设置了。在图5上，我们还可以给目录设置一种格式
点击“格式”下拉列表框，选择“简单”，选中“页码右对齐”复选框，单击“制表符前导符”下拉列表框，选择圆点，最后点击“确定”，如图6所示，Word就在文档的最前面插入了一个目录。

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