外贸出口跟单流程.doc

实惠网外贸论坛编辑 2011-3-4文档来自实惠网外贸论坛（），外贸心得版块手把手教你如何做外贸。欢迎加入外贸交流QQ群： 112301572与更多外贸人互相讨论，免费外贸b2b平台-实惠网（ ）注册轻松获得美金，机不可失。大量外贸技术性文章尽在外贸博客：( )外贸出口跟单流程1客户询盘：一般在客户下perchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。 2报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，peroforma Invoice 给客户做正式报价。 3得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单perchase Order。 4下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。 5业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。 6下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产： 6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。 6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。 6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。 7 验货： 7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。 7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。 7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。 8制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。 9商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。 10 租船订仓： 10.1如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。 10.2如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。 10.3如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。 10.4向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。 11 安排拖柜： 11.1货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等 11.2传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。 11.3要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。 12委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。 13 获得运输文件： 13.1 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。 13.2 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。 13.3 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。 14 准备其他文件 14.1商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。 14.2FORMA原产地证书：FORM. A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM. A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。 14.3一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。 14.4装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。 14.5装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。 15交单： 15.1采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。 15.2采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。 15.3如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。 16业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。 17文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。 18单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供进出口货物的基本程序(转)外贸业务主要就是进行货物的进出口交易。我们分别来了解一下出口货物跟单和进口货物跟单的基本程序及跟单员所要做的工作。货物的出口交易有二种形式，一种通过外贸公司出口，另一种是自营出口。跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。一接单：接单也即合同的签定，订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。1下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email或书面合同等方式。2接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。3接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是：（1） 合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALES CONTRACT）和购货合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。（2） 确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。而合同用的比较正规。机器设备，大棕贸易的进出口。还有协议书，意向书，订单和委托订单等。要提的是，客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。4接单的程序： 接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。（1） 询盘：（INQUIRY）又叫询价。（2）发盘：（OFFER）又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。（3） 还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。（4）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。二审单：即审核合同1审单内容： 确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。2审单方法：（1）产品名称，规格： 审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。（2）质量：也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。（3） 数量： 应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%，有的认为是5%。按跟单信用证统一惯例，信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增减幅度。（4）单价，总额的审查：1、客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？总额有没有加错？ 新客户下单，要查看我们给他的报价。2、通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。（英镑，港币，欧元）（5）价格条款的审查： 出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有：FOB 船上交货价（指装运港的价格条件）， C&F （Freight or Carriage Paid to.）运费付至指定目地的交货， CIF 成本+保险费+运费（指目的港）价格。常用的FOB CFR CIF几种价格的换算及公式介绍如下：（1） FOB价格换算为其它价：CFR价 = FOB价 + 运费FOB价 +运费CIF价 = -1 - 保险费率 X 投保加成（2） CFR价格换算为其它价：FOB价 = CFR价 运费CFR价CIF价 = -1 保险费率 X 投保加成（3） CIF价格换算为其它价：FOB价 = CIF价 X （1 投保加成 X 保险费率） - 运费CFR价 = CIF价 X （ 1 投保加成 X 保险费率）（6）付款方式审查：1. 付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。2. 支付的货币能否接受？（7）包装要求的审查：1 工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？2 客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做？3 客户提供的包装资料是否齐全？（内包装，外包装，标签，说明书）内包装：普合，白合，彩合，吸塑外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最主要是唛头印刷。（8）交货期的审查：跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装船送达。交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。（9）交货方式的审查： 运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如我们付费，尽量用海运。如报的价是连同海运价，而客户要求空运（赶销售），我们可要求客户承担多出部分的费用。关于样品： 要获取订单，备好样品是很重要的一步。1 寄目录，样本：2 准备样品。（1） 工厂现有的款式（2） 新款（3） 客户来样。要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。作为跟单员，我们要做到：A： 有完整的产品资料，主动进行宣传。B： 新品的成本，价格要进行核算。C： 新品的制作要留有实样。D： 客户的来样要保存好原样。三形式发票：PROFORMA INVOICE买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇，在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称，规格，价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用，对双方都无最终约束力。为了区别于正式发票，它必须明显表明“形式发票”字样。形式发票上一般要显示订单的相关信息。（收货人，合同号，形式发票号，开出日期）。 产品信息 （品名，数量，价格，交货期）。合同条款（价格条款，付款方法）。此外，提供我们的银行资料以便客户开证或汇款。注意几点：1 .单价条款要明确 （FOB, CFR, CIF）2 .交期要明确3 .付款条件要明确 （LC, TT）四出口货物跟单的基本程序：出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。它以货，证，船，款为中心，包括备货，催证，改证，租船订仓，(报关，报验，装船)，制单，结汇等环节。我们将这些程序概括为：(1).筹备货物：按订单及信用证的要求，按时，按质，按量地备好货物。(2).催审单证：大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障，因它是银行信用。只要所装运货物与信用证条款一致，银行保证付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。催证：货物快完成时，要催证。审证：审证是银行和公司的共同职责，但在范围和内容上有所不同。银行从政策面上审，如开证的国家有无贸易往来，开证行的资信等等。公司则审开证人和受益人是否正确，L/C的货物和金额与合同是否相同，装期，特别条款等。改证：审证后发现问题是常事。包装上，总金额，效期，包括拼写错误。要求对方修改，一份L/C，可能有几处问题，我们要一一指出，一次性修改。(3).订仓装船：货物备妥，L/C没问题后，我们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的阶段。按CFR 和CIF成交的，我们负责租船订仓和装船的手续。首先： 出货装柜：（P。28）跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择，制作装箱单，跟踪装柜等。A 货柜选择：（P。29）根据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有：20 29 30立方/17.5吨 40 58 61 立方/22.5吨 40H 68 71立方/27.5吨B制作装箱单：（P。30）装箱单着重表现货物的包装情况。应包括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。C跟踪装柜：（P。31）出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后，跟单员要监装，指导货物的摆放。如一个柜内有几种货，每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。(4).制单结汇：是出口货物跟单的最后一个环节。A.制单：货物装船后，跟单员要及时按L/C，合同或其它单据的内容制作各种单据。要在L/C的有效期内将单据送交银行。出口单据主要有：汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。B.结汇:如按L/C的规定制作了单据，并及时送交了银行，我们就可及时收到货款了。单据要求：正确，完整，及时，简明，整洁。五进口货物跟单的基本程序：（1） 就是跟进进口合同的履行。其程序为：租船订仓，申请开证，催交装运，办理保险，商检报关及接货验收等。第一讲 物料采购及物料进仓跟踪这一章里，我们要掌握：物料采购跟单的基本要求物料采购跟单的原因物料采购跟单的流程物料采购跟单的方法策略物料采购跟单是指跟单员按采购订单所载明的物料，品名，规格，数量及交期更进行跟踪。目的：满足企业生产活动对物料的需求，在必要的时候，获得必要的物料，避免停工待料。一采购跟单的基本要求：适当的交货时间，适当的交货质量，适当的交货地点，适当的交货数量及适当的交货价格。（适时，适质，适地，适量，适价）二物料采购跟单的原因： 以下原因造成我们要对物料进行跟催：1、供应商方面的原因：由于供应商方面的原因造成交货不及时，而使我们必须跟单的原因有：超过产能的接单和超过技术水准的接单。制程管理不良，质量管理不充分而造成不良品的增多。来自低工资的员工工作效率低，完不成。等原因。2、企业方面的原因：供应商的选定有误，对他的产能和技术调查不足。所要求的品质没说清楚。价格的决定很勉强。进度的掌握和督促不力。下订单到过远的地方。3、 沟通方面的原因：信息交换不及时。三.物料采购跟单流程：1、 制作订购单: 跟单员接到所需部门的请购单，要制成订购单传给供应商。制订购单时注意：审查请购单。熟悉订购的物料，价格确认，确认质量标准。确认物料需求量，制定订单说明书，发出订购单。（制作采购单P。26），将要采购的物料名称，规格型号，数量，价格。交期等要求表达清楚。采购单经审核无误后发给供应商，并要求供应商签字回传。2、订单跟踪：对长期合作的，信誉好的供应商可以不进行跟踪。跟踪加工工艺，跟踪原材料，跟踪加工过程，跟踪组装总测，跟踪包装入库。3、物料检验：确定检验日期，通知检验人员，进行物料检验，处理检验问题。4、物料进仓：协调送货，协调接受，通知送货，物料入库，处理接受问题。四物料采购跟单的方法策略：催单的目的是使供应商在必要的时候送达所采购的物料，使企业的经营成本降低。1 催单的方法：（1）按订单跟催。按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。有：联单法：将订购单按日期顺序排列好，提前一定时间进行跟催。统计法：将订购单统计成报表，提前一定时间进行跟催。跟催箱：制作一个31格的跟催箱，将订购单依照日期顺序放入跟催箱，每天跟催相应的订单。（2）定期跟催。于每周固定时间，将要跟催的订单整理好，打印成报表定期统一跟催。第二讲 生产跟踪：（生产过程跟单）本章要掌握：生产过程跟单的基本要求生产过程跟单的流程生产过程跟单主要是了解企业的生产进度能否满足定单的交货期，产品是否按订单生产，因此跟单员要深入企业的生产车间查验产品的质量与生产进度，发现问题要及时处理。因为生产过程跟单的基本要求是使企业能按订单即时交货及按订单约定的质量交货。所以我们要深入到生产线，查看进度，查看质量。一生产过程跟单的基本要求：1、按时交货：要使生产进度与订单交货期相吻合，做到不提前也不推迟。按时交货跟单的要点：2、按质交货：生产出来的产品符合订单的质量要求。二生产过程跟单的流程：1、下达生产通知书。跟单员接到客户订单后，应将其转化为生产通知单。通知单要明确客户所订产品的名称，规格型号，数量，包装要求，交货期等。2、分析生产能力。 生产通知单下达后，要分析企业的生产能力。能否按期，按质地交货。如不能应采取什么措施？要不要外包？3、制定生产计划： 生产计划的制定及实施关系着生产管理及交货的成败。跟单员要协助生管人员将订单及时转化为生产通知单。4、跟踪生产进度（1） 生产进度控制流程：（2） 生产进度控制作业程序（3） 生产进度控制重点： 实际进度与计划进度发生差异，要找原因。通常有下列原因：1 原计划错误2 机器设备有故障3 材料没跟上。4 不良率和报废率过高5 临时工作或特急订单的影响。6 前制程延误的累积7 员工工作情绪低落，缺勤或流动率高（4） 跟踪生产进度的表单：生产日报表，生产进度差异分析表，生产进度控制表，生产异常处理表，生产线进度跟踪表。5.交期延误：如是工厂原因，要通知客户，取得同意后方可出货。如不同意，一是协商，我们可承担部分费用将货出去。二就只好取消订单了。6.我们再提一下有关订单的更改问题：客户对已下的订单因市场变化会有更改，有数量上的，（或增加，或减少）。有包装上的。（彩印，或白合）。有交期的变更。（或提前，或推迟）。接到客户要求变更，首先要看改什么？能否接收？如我们的货已生产的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如还没按排，问题不大。如已按排了部份，要进行协商。比如数量要减，我们已按原数量采购了材料，通用的问题不大。但如是专用的，客户要承担部份费用。对交期：如要提前，我们要根据实际情况说。如要推迟，时间短，问题不大，但如要延迟很长，那仓储费，损耗费要承担。第三讲 货物运输跟单本章要点：出口货物的跟单流程进口货物的跟单流程集装箱货物运输的跟单流程货运单证的缮制货物的通关与报关货物运输主要有海运，空运，铁路，陆运，集装箱。出口货物使用最广泛的是海运和集装箱运输。跟单员的主要工作是制作货运单据，协助报关员进行货物的通关与报关。货物运输跟单流程：跟单流程随货物运输方式的不同而有所区别。我国进出口货物运输的方式大多采用海运，并用集装箱为承载容器。这里我们讲三种货物运输的跟单流程：1、海运出口货物的跟单流程： 视贸易条件的不同而不同，FOB成交，出口方不要租船订仓。CNF=CFR 出口方不要办保险。CIF出口方要租船订仓还要办保险。我们出口都希望用CIF成交。（1） 报验：收到LC 或货款，审核无误后，货也备好，向商检机构申报。（2） 租船订仓：与船公司或货代联系。（3） 办保险：CIF价，我们要投保（4） 货物集港：出口单位要在船公司通知的时间内将货物发运到港区内的指定货场或仓库。（5） 报关：货物集港后，我们应在装船前24小时向海关办理申报手续。（6） 装船：凭盖有海关放行章的装货单，货物可装船。（7） 发装船通知：货物装船后，即向收货人发装船通知。内容包括：LC或SC号，品名，数量，金额，船名，开航日期等。（8） 支付运费：（9）退关：已完成报关手续放行的货物，因特别情况，如无舱位，货短少。不能装船，要向海关申报退回，退关货物应在运输工具结关之前或自退运之日起三天内办理手续。2、海运进口货物的跟单流程：也视贸易条件不同而有不同。CIF CFR条件进口，由出口方租船订舱。我们进口货物大都按FOB贸易条件进口。我们自已安排船。跟单程序如下：（1） 租船订舱：（2） 发派船通知：船位订下后，将船名，船期通知出口方，使其按期备好货，装船。（3） 办保险：我们收到国外卖方装船通知后，即向保险公司办理投保。（4） 汇集单证：各种进口单证是办理进口报关，报验，接交等不可缺少的凭证。（5） 办理商品登记：凡法检商品货到后，我们要凭进口货物通知单向口岸商检机构登记。而后海关才受理报关。（6） 报关：所有进出口货物都需向海关申报。货物在经海关查验与申报内容一致才可放行。（7）监卸和交接：船到港卸货前一般有理货公司理货。他代表船方将进口货物按提单，标记，唛头清点件数，验看包装后拨交给进口方。（核对标记对否？是不是应接的货。对破损的货物内外包装要有记录，作现场拍照。查清损失的具体数量，查明残缺的原因和责任人，索要证明以进行索赔。3 集装箱运输货物的跟单流程： 出口跟单流程：（1） 订舱（订箱）。按货的体积订箱。20 29 – 30 17.5t 4058 61 22.5t 40H 68-71 27.5t（2） 接受托运,发送空箱（3） 整箱货的装箱与交货：装箱前（不得晚于装箱前24小时）向海关办理报关。（4） 拼箱货的装箱与交货：货送货运站。该站人员清点接收。（5） 货物进港：在船吊装前24小时截止货进港。（6） 换取提单：货进场的收据是换取提单的凭证。（7） 装船：（8） 寄送资料：进口：（1） 寄送资料（起运港的船公司在货船到港前近洋24小时，远洋7天用传真或邮寄向卸货港提供提单副本，舱单，装箱单等货物清单。（2） 分发单证：船公司或其代理应及时地将起运港寄来的有关货运单据分别送给有关的进口货代或收货人。以使货到港前做好准备。（3） 发到货通知：船公司预告到港日，船到港后发正式到货通知。（4） 换取提货单：收货人持正本提单向船公司换取提货单。（5） 卸船提货：办理进口报关。（6） 提货时发现铅封损坏，或箱子破损，要与货运站共同签认，以便向船公司索赔。4 货运单据的制作：（1） 海运单据：装船通知(Shipping Advice) ，主要内容：L/C 号或S/C号，品名，数量，箱数，金额，船名，开航日，到港日等。（2） 航空运单（Airway Bill）是运输单据，而不是提货的凭证。（3） 集装箱货运单据：托运单（9联单）和装箱单。5 货物的通关与报关流程及操作（1） 货物的通关程序及流程：接受申报 审核单证查验货物办理征税放行。（2） 货物的报关则包括：进出口申报查验交税提货或装货。