外贸函电中的礼貌原则.doc

湖南农业大学课程论文

学 院：东方科技 班 级：2009级英语3班
姓 名：明敏 学 号：200941908328
课程论文题目：外贸函电中的礼貌原则
课程名称：外贸函电
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日期： 年 月 日

外贸函电中的礼貌原则
学 生：明 敏
(东方科技学院2009级英语3班，学号200941908329)

摘 要 本文通过系统分析和大量实例的比较, 论述外贸信函英语应坚持的礼貌原则, 归纳出当代外贸英
语信函应用礼貌原则的主要方法。
关键词 外贸函电 礼貌原则

礼貌是国际贸易实用英语写作的一个重要语言特征, 特别是对国际贸易函电。一封优雅、彬彬有礼的信函会为自己或自己的公司树立一个诚实、热情的形象, 能够使对方与你全心全意地合作, 进而做成一笔笔好生意; 反之, 一封礼貌欠佳、用语不当的信函则会带来负面的影响, 使之弄砸了生意不说, 还有可能毁了公司多年苦心经营的形象。可见, 礼貌在外贸函电中的作用不容小觑。
一、使用简洁的客套语
当代外贸英语信函摈弃了一些陈旧难懂的客套语, 如your esteemed favor ( 贵方的大函) 、we have for acknow ledgement w ith thanks. . .( 我们已收到,,十分感谢) 等, 但为了礼貌, 还得用一些简洁的客套语, 如thank you、we are glad/ pleased、we have pleasure、we would like you、we w ould be obliged/ grateful/ appreciated if等。例如: The Agreement in question calls for your working out business to the amount of i ,. In going through our records, how ever, we find that your business done to date amount s to only i,, your f ailur e is obviously at variance with your undertakings set forth in the above mentioned Agreement. T herefore, we hope that you w ill spare no effort s to strive for more business to carry out the provisions of the Ag reement as expectedof you. 此处your failure 不妥, 应改为the inactiv-ity on your part。
二、使用对方观点
在外贸英语信函中, 我们切记给谁写信。应站在对方的立场看问题, 考虑对方的处境, 明白对方的难处, 说明我们了解对方、体谅对方,从而鼓励对方与我们合作。例如:We_viewpoint.1. You have not opened the L/ C for your order, w hich has been ready for shipment for a long t ime. We have w rit ten to you several times, but much to our regret, w e have not had any reply from you up to the moment . 2. We regret to say that w e have to cancel your order because of your failure to open the L/C in time. 3. You did not open the L/ C according to the contract terms; therefore you are requested to amend the L/ C as follows: You_viewpoint.1. The goods you ordered have been ready . Please let us know w hen w e can expect to receive the covering L/ C, upon receipt of w hich, we will effect shipment w ithout delay. 2. Please let us know if there is something in the way that precludes you from establishing the L/ C. 3. T here are some discrepancies existing between the L/ C stipulations and the terms of contract.
三、使用委婉语
外贸英语属于应用文的范围, 因而要求措辞严谨, 语体得当, 其中的委婉表达法有:
(一) 被动语态法
在外贸英语函电中, 大多数情况需要用主动语态, 以明确地表达交易双方的立场和观点; 但在有些情况下, 被动语态句的使用可以使语气和缓, 更符合外贸函电的礼貌原则, 如: a. You made a very careless mistake during the course of shipment. 比较: A very careless mistake w as made during the course o f shipment. b. You didn' t enclose the price list s in yourletter.比较: The price lists was not enclosed in your let ter .c. We hav e to st ress that you must effect shipment w ithin the prescribed t ime limit , as a further ex tensio n will not be considered. 比较: It has to be st ressed that shipment must be ef fected w ithin the prescribed t ime limit , as a further ex tensio n will not be considered.在英语中, 主动语态句强调的是动作的执行者,被动语态句强调的是动作的对象。在以上例句a 和b 的第一句中使用的是主动语态, 主语是y ou, 具有明显的责备对方的语气, 会伤害到对方的面子; 而被动语态w as made 和w as not enclosed 的使用起到了隐藏主语you 的作用, 从而使语言的表达更加缓和、有礼。在例句c 中w ill not be considered 使动作的执行者we 和you 己弱化到忽略不提的地位, 强调的是按合同、协议所承诺或规定的义务和职责, 这样不但使语言的表达有礼, 而且更符合国际贸易惯例。
(二) 使用虚拟语气
在日常生活、交际中, 人们经常使用动词的虚拟语气来陈述自己的观点, 提出请求、建议或劝告, 使语气委婉礼貌, 语意含蓄。在外贸函电中, 用虚拟语气的动词形式, 礼貌、委婉地表达自己的观点、请求随着全球经贸一体化的不断推进, 国际贸易的竞争日益激烈; 彬彬有礼的外贸英语信函营造一种尊重对方、寻求合作的气氛, 使对方乐意与我们合作, 从而有助于在竞争中占据一席之地。或建议, 这样更有利于在平等友好的气氛中达到各自的, 有助于建立长期稳定的业务关系。如:a. We w ill be very grateful if y ou could let us take deliv ery befor e the selling season. 比较: We w ould be very g rateful if y ou could let us take delivery before the selling season. b. I w ant you to make a reasonable reduct ion in price; otherw ise, w e can hardly g o on w ith our discussion. 比较: We sug gest yo u make a reasonable reduct ion in price; o therw ise, w e co uld hardly go on w ith our discussion.以上例句a 和b 中, 虚拟语气wo uld be 和suggest 的使用, 使观点的陈述语气大为和缓, 避免过于绝对, 给业务谈判留下了更多的商量和协调的余地, 有利于业务的发展。
四、使用模糊语
模糊与精确是人类语言的基本属性, 二者缺一不可, 相辅相成。外贸英语是人类语言在国际贸易环境中的运用, 因而同样具有这两种属性。外贸函电的一个重要的语言特点之一就是明确, 避免在交际过程中使用模棱两可或引起歧义的语言, 以免给双方造成不便或误解, 但在实际当中, 模糊语言能够更好地体现礼貌原则。Brow n 和Lev inso n ( 1987) 指出,言语交际中的礼貌策略之一是, 当说话者要表达一些可能对听话者造成无礼的信息时, 经常会选用模糊语, 因为模糊语言会使语言表达在某些情况下更委婉、更含蓄、更得体礼貌, 从而使听话者有可能从另一个角度对之加以理解。在国际贸易信函往来中,当遇到一些与对方意见相左, 但又不便直说、不好明说的情况时, 语言处理不当往往使谈判陷入僵局。这时采取有意使用模糊语言的表达策略, 把输出的信息“模糊化”,做出富有弹性的回答, 从而缓和尴尬甚至剑拔弩张的局面。例如, 在下定单之前一位卖方在做资信调查后向对方发了这样的一封信:
Some of y our r efer ees have repo tted thatdur ing the last 12mo nths some payment s have made up to 1/ 2 months late. We understand thatthe lateness of the payment might have been except ional. Wo uld y ou care to tell us about this so that w e could st ill consider w hat cr edit could be arranged? As w e should like to keep you supplied, we shall hold backy our order for 10 days w hile we aw ait yo ur reply.
在上述信函当中一共使用了四个模糊词语, 分别为some, some payments, we understand 和might have been。Some和some payments属于指称性含糊,some和some payments对写信人来说其所指是明确的,因为他做过资信调查;而对收信人来说有则具有模糊性尽管他知道在过去的一年中他拖欠谁的货款,但他并不能怪罪于这位客户。在此同时some 的使用也保护了第三方的利益。We under stand 和might have been 这样的模糊限制语无法真正表明写信者的态度。其作用是想听听对方的解释以及给对方一个辩解的机会, 同时还会使对方产生这样的信息: 他是相信我方信誉的, 只不过他想确认一下。这种积极的礼貌策略不但照顾到对方的利益, 而且有助于寻求和对方的共同点, 加强贸易伙伴关系。
结束语
随着全球经贸一体化的不断推进, 国际贸易的竞争日益激烈; 彬彬有礼的外贸英语信函营造一种尊重对方、寻求合作的气氛, 使对方乐意与我们合作, 从而有助于在竞争中占据一席之地。
参考文献
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[2]Levinson, S . C. Pragmat ics. Cambridge: Cambridge University Press, 1983
[3] 甘鸿1 外经贸英语函电( 修订本)1 上海科学技术文献出版社, 1997
[4] 刘永强. 商务英语信函写作中的语用功能[ J] . 江苏教育学院学报( 社会科学版) , 2003.
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[6]刘新民1 经贸英语阅读1 上海外语教育出版社, 19936 全国外贸中等专业学校教材编写组1 对外经贸英语函电1对外经济贸易大学出版社, 1997