销售出库流程及制度.doc

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销售出库流程及制度
一、 销售出库流程图
1.1从香港货仓出货给客户流程
写明客户名称、出货信息、以及提货人信息，邮件发与财务，抄送香港同事以及部门经理。
销售申请人提出销售出库申请

流程发起 邮件形式

财务部门审核：客户货款足额可以出货

若可以出货，发送邮件给香港同事，抄送销售出库申请人、销售部门经理，附件客户提货人信息

邮件形式

发货完毕，邮件回复财务和销售申请人实际发货（数量），抄送销售部门经理。并将客户签收单据（packing list）归档，月中和月末传递给财务部门。

香港同事接财务部门邮件指令安排发货

驻厂代笔 邮件形式

销售出库申请人根据实际发货情况后补《销售出库申请单》，走单据审批流程。审批完毕，交予销售制单员系统制单

申请人按照标准销售出库申请单的要求填写单据，并按照销售出库申请单标明的顺序走审批流程。
单据形式

销售制单员根据《销售出库申请单》系统录制销售出库单，完毕交予财务部门审核。

财务部门系统审核销售出库单，流程结束。

流程结束

1.2从国内工厂发货到客户方香港货仓流程
写明客户名称、出货信息、以及客户方香港货仓地址，邮件发与财务，抄送销售助理以及部门经理。
销售申请人提出销售出库申请

流程发起 邮件形式

财务部门审核：客户货款足额可以出货。

若可以出货，发送邮件给销售助理，抄送销售出库申请人、销售部门经理，附件客户方香港货仓地址信息

邮件形式

通知工厂安排出货，邮件抄送财务部门、驻厂代表和销售申请人、销售部门经理。工厂发货完毕如遇实际出货数量与销售申请数量不符，应及时邮件知会相关人员。

销售助理接财务部门邮件指令安排工厂出货

驻厂代笔 邮件形式

销售出库申请人根据实际发货情况后补《销售出库申请单》，走单据审批流程。审批完毕，交予销售制单员系统制单

申请人按照标准销售出库申请单的要求填写单据，并按照销售出库申请单标明的顺序走审批流程。
单据形式

销售制单员根据销售出库申请单系统录制销售出库单。完毕交予财务部门审核。

财务部门系统审核销售出库单，流程结束

流程结束

1.3从国内工厂转客户组装的出货流程（我方贴片和客户方组装在同一家工厂）
写明客户名称、出货信息，邮件发与财务，抄送驻厂代表及部门经理。
销售申请人提出销售出库申请

流程发起 邮件形式

财务部门审核：客户货款足额可以出货。

若可以出货，发送邮件给驻厂代表，抄送销售出库申请人、销售部门经理。

邮件形式

驻厂代表接财务部门邮件指令安排发货：从工厂贴片线转客户组装线
出货完毕，邮件发送财务和销售申请人实际发货（数量），抄送销售部门经理。并跟踪客户签收单据情况，归档传递给财务部门。

驻厂代笔 邮件形式

销售出库申请人根据实际发货情况后补《销售出库申请单》，走单据审批流程。审批完毕，交予销售制单员系统制单

申请人按照标准销售出库申请单的要求填写单据，并按照销售出库申请单标明的顺序走审批流程。
单据形式

销售制单员根据销售出库申请单系统录制销售出库单。完毕交予财务部门审核。

财务部门系统审核销售出库单，流程结束

流程结束

二、销售出库制度
2.1、从此制度发布日起，除了客户方组装和我方贴片在同一家工厂，需要从贴片转客户组装线的出货流程外以及小板出货外，原则上禁止从国内直接出货给客户。
2.2、先收款，后发货原则。请各销售申请人根据此要求提前和客户沟通，做好出货前的货款安排，避免由于我们的流程耽误了发货。
2. 3、发货仓库（工厂、香港）的出货指令统一由财务部门发出，其他人不得向驻厂代表或香港同事发出货指令，同样道理: 香港同事、销售助理、驻厂代表只有接到财务部门人员的指令后才能安排放货。
2. 4、财务审核是否对客户可以出货的标准：货款以实际查询到帐为准，水单只能做为参考；允许有2000美金的欠款额度（我方知道即可，不要告知客户这个额度）；对客户出货尚有欠款的，先冲欠款，再按余额情况确认是否可以出货。
2.5、客户经理对于销售订单释放的原则：要有PCB 光板0.3USD/PCS或者2RMB/PCS的定金。从此制度发布日开始，新客户必须按照此原则执行。
2.6、对于客户零星的小批量出货，可以申请调回公司库房，办理入库手续后再出货给客户。
2.7、香港货仓出货、从国内工厂出货到客户香港货仓以及从国内工厂转客户组转的出货，实际出货数量不得大于财务部门
指令释放的数量。如果超出实际数量，应邮件知会，得到财务部门确认后方可发货，否则责任自行承担。
2.8、我们为了提高对客户的发货效率，所以销售出库审批的流程都是先通过邮件走的，销售出库申请单的单据审批流程是后补的，所以请各销售申请人最迟在对客户发完货后第二天下班前将销售出库申请单的审批流程走完，单据交于销售助理系统制单，销售助理最迟必须在发货后的第三天上午12点完成系统销售出库单的制单工作。
2.9、请各销售申请人按照《销售出库申请单》的要求填写单据，并按单据上标明的顺序走销售出库流程。认真填写正确的发货仓库、物料编码及描述、价格以及实际出库数量，如遇特殊情况，请在备注栏注明。
三、违反流程操作，惩罚制度。
3.1相关人员不按照流程顺序控制的要求操作的，发现一次，罚款50元；相关人员应遵守流程中各自的职责和权限，跨越权限和职责操作的，发现一次，扣款50元，以上罚款计入部门活动经费。
3.2 销售申请人员请及时后补销售出库申请单，按照制度的要求延迟一天的，每天罚款20元；发货仓库和物料编码填写错误，导致系统负库存，制单员无法完成制单的，每单罚款20元；物料描述不填写或者和编码不对应的，罚款10元；以上罚款计入部门活动经费。
3.3销售助理拿到销售申请人后补的销售出库申请单，应及时完成系统制单，属于个人不按时原因造成的，每单每天罚款5元。
3.4销售出库单上游入库单据、调拨单据系统处理时间要求：
上游当日委外入库的系统入库处理，各驻厂代表最迟必须在第二天上午12点前处理完毕，延迟一天每天按照50元进行工资扣款，计入部门活动经费；从工厂调拨到公司香港库房等仓库的调拨单据，请相关人员及时系统处理调拨单据，一般香港库房下班前更新当日的库存，所以最迟必须在香港库房更新库存后的第二天下午下班前完成系统调拨单入库，个人原因没按照时间要求操作的，延迟一天罚款30元，计入部门活动经费。

以上流程和制度从2011年3月15日起生效，如与之前制度流程不同或相矛盾的，均按照此次发布的流程和制度执行。此制度后续如有更新或修改的，会及时知会相关人员。

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