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邮件合并相关技巧
ZDNet软件频道时间：2008-11-13作者： | 中国邮箱网
本文关键词：数据库 Word 邮件合并
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　　1、邮件合并的意义
　　把主文档与一数据表联合应用，使主文档与一数据表中的数据有机结合。如有一实用要求：发送一个考生通知，在主文档中把考生通知的主体内容编辑好，再把数据表中的“姓名”/“考试分数”等内容插入到主文档的位置。如果数据表中的记录有100条，那么生成的考生通知数是100个，而且一般输出时是分页的。　
　　2、邮件合并的方法和结果
　　合并到新建文档（分页显示）
　　a、新建主文档，“工具”－＞“邮件合并”－＞进入邮件合并帮助器－＞创建新文档－＞选择“活动窗口”（当然此时也可以选择“新建文档”，活动窗口指的就是当前编辑的主文档窗口）－＞获取数据（指数据库类的各种数据表，如excel,Word数据表，在系统会此统一整理为Word表格型的数据）。
　　b、获取数据之后在工具条上多了“插入合并域”，将光标指向各插入域位置，从“插入合并域”中取出域名。　
　　如何使上述“分页显示”不分页呢？
　　有时为了批量浏览或节省用纸的需要，要求上述显示不分页。方法是：将合并域生成的分页文档选择“替换”命令，在查找内容中输入分节符（Ctrl-B），在替换内容中输入人工换行符（Ctrl-L），再选“全部替换”。（注：这里的Ctrl-L、Ctrl-B不能直接通过键盘输入，而是通过“高级”选项中的“特殊字符”选入）。
　　Word邮件合并技巧四则
　　“邮件合并”是Word的一项高级功能，是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。但是大多数书上对“邮件合并”的介绍都很简单，如果按照书的上介绍去做，合并打印出的邮件并不能完全令人满意。教你几个邮件合并技巧，希望能帮你提高办公效率。
　　1． 用一页纸打印多个邮件
　　利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件，很多情况下我们的邮件很短，只占几行的空间，但是，打印时也要用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”， 使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢？其实很简单，先将数据和文档合并到新建文档，再把新建文档中的分节符（^b）全部替换成人工换行符（^l）（注意此处是小写英语字母l，不是数字1）。具体做法是利用Word的查找和替换命令，在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”，在“替换为”框内输入“^l”，单击“全部替换”，此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。
　　2． 一次合并出内容不同的邮件
　　有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致，但是有些地方有区别的邮件。如寄给家长的“学生成绩报告单”，它根据学生总分不同，在不同的报告单中写上不同的内容，总分超过290分的学生，在报告单的最后写上“被评为学习标兵”,而对其它的学生，报告单中则没有这一句。怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件？这时就要用到“插入Word域”。在邮件中需出现不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。以“学生成绩报告单”为例，具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾，单击邮件合并工具栏中“插入Word域”，选择下级菜单中的“if…then…else(I)…”，在出现的对话框中填入，单击“确定”按钮。
　　有时可根据需要在两个文字框中写入不同的语句。这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来。
　　3． 共享各种数据源
　　邮件合并除可以使用由Word创建的数据源之外，可以利用的数据非常多，像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件内容都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在，邮件合并时就不需要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可。需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据共享，避免重复劳动，提高办公效率。
　　4． 筛选与排序
　　用邮件合并帮助器中的“查询选项”，可以筛选记录有选择地进行合并，也可以在合并的同时对记录进行某种排序。工作时记住它们，可以提高你的办公效率。