采购及供方评定控制程序.doc

文件名称：采购和供方评定控制程序
文件编号：GSZAH.02-05
第 1 版 第 0 次修订
生效日期：2002年07月08日
第 5 页 共 5 页

1 目的
公司所采购的装置性材料、设备等是向客户及相关方提供工程实体的基础。本程序是为了保证采购的物资符合标准（规定）的要求，并对供方进行有效的控制。
2 范围
本程序适用于公司所需要的采购材料、设备、工具的采购过程控制，包括：
——采购文件的编制和审批；
——对供方的评价和选择；
----对环境监测、测量设备（暂没有）；
----对职业安全健康监测、测量设备（暂没有）；
——确定采购产品的总成本（考虑采购产品的性能，价格和总体情况）；
——对采购材料、设备、工具的验证；
——合同管理等。
3 职责
3.1 物资供应部负责本程序文件的贯彻实施，负责审核各单位的需求文件，并编制采购文件、评审供方能力和实施采购。
3.2 经理或主管副经理负责批准采购文件 。
3.3 必要时，工程技术管理部配合物资供应部对采购产品进行验证。
4 工作程序
本组织的物资采购，须遵循如下程序：
a）由工程技术管理部或项目部提出采购需求；
b）由物资供应部编制采购文件，并报批；
c）由物资供应部负责评价供方能力，选择合格供方；
d）由物资供应部实施采购；
e）由物资供应部或项目部材料管理员（质检员）对采购产品进行验证；
f）由物资供应部或项目部材料管理员对采购产品进行入库管理。
5 程序目标
通过确定并实施本程序，以确保：所采购的材料、设备、工具，符合公司施工、安装的质量与成本要求，符合施工、安装规程、规范以及设备、工具的标准的要求，也满足顾客提出的各种要求。
6 控制过程
6.1采购信息
6.1.1 新开工项目，由工程技术管理部或项目部提出该工程的工程材料表，向物资供应部提出采购要求，包括品种、规格、等级、数量、型号等；
6.1.2 项目部根据生产需要，向物资供应部提出设备、工具需求计划，包括品种、规格、等级、数量、型号等；
6.1.3 物资供应部根据采购需求，编制采购文件“工程物资采购计划表”，明确采购信息，内容包括：
a）所要采购的产品及其等级，数量，型号；
b）选择，确定的供方；
c）明确拟采购产品的信息:
——该公司产品的技术服务要求；
——是否需试生产；
——过程，即对供方过程的需求，明确产品采购实施的顺序；
——对供方设备的要求，包括要供方是否送货上门；
——对供方人员资格的要求，即确定供方对供货人员的资格等。
d）采购合同。
6.1.4 采购文件的适宜性、有效性
a)采购文件应经物资供应部的负责人及有关人员进行评审，以确保采购文件及所采购产品的适宜性；
b)采购文件须由经理或生产副经理批准后方可实施，以确保其有效性。
6.2 采购过程控制
物资供应部应控制采购过程，以确保采购产品符合要求。
6.2.1 采购过程的控制方式和程度，应取决于所采购的产品对随后的实现过程及其输出的最终影响（即对最终产品的影响）。
6.2.2 采购过程的控制，包括：
a) 对采购文件（采购信息）的控制，应按工程技术管理部、诚信送变电或其他部室需求，由物资供应部编制采购计划，由公司招（议）标领导小组或审纪、检查评审，经理或主管副经理批准；
b）对供方的控制，组织对供方应进行能力评价、选择，以确保供方采购产品，符合工程的需求和标准的要求；
首先应从经过评定的合格供方名单中选定，以确保产品质量和服务可靠；
c)采购产品的验证控制,对采购产品，必须按公司《物资管理办法》“第四章 物资的验收”进行验证，以保证采购产品符合规定的要求；
d)对采购过程、供方能力评价及采购产品的有关记录进行控制。
6.3采购验证
6.3.1 物资供应部组织有关部门人员（材料员、库管员、质检员）对采购产品进行检查，验证，内容包括：
a）所购产品的品种、数量、等级、规格、型号等，是否符合采购文件的要求；
b）所购产品的外包装是否完好，无损；
c）供方的发票、说明书、质保书是否齐全等。
6.3.2 经检验合格的采购产品，方可由仓管员办理入库手续。
6.3.3 顾客需要在供方处对采购产品进行验证时，应在采购合同 中作出规定。在供方处对采购产品进行验证后，符合要求的，由供方按合同规定进行交付；经验证不合格的，按合同规定予以退货 。
6.4 合格供方的评价和确认
6.4.1 供方的选择
a）由物资供应部采购员按照就近采购，质优价廉的原则，向部门领导提出；
b）顾客指定的供方，应由顾客提供有关资料；
c）上级主管部门指定的供方，按上级主管部门的文件为准。
6.4.2 供方的评价
a）物资供应部根据采购员提出的供方候选名单，组织有关人员进行咨询、评价；
b）对供方供货能力，质保能力的评审：
----供方的产品许可证、资质证明等资料；
——供方的生产能力；
——供方的技术、工艺水平；
——供方的价格水平；
——供方的销售服务；
——供方的质量管理体系等情况。
必要时，要求供方提供样品，由物资供应部（邀请工程技术管理部质检人员）对准备采购的产品进行质检和验证。
6.4.3 合格供方的登录
经评价属合格的供方，由物资供应部保存评价资料，并建立合格供方名录 。
6.4.4 对合格供方的控制
a）对合格供方的验证。为确保合格供方能长期、稳定地提供所需采购产品，每年进行复审验证。对供货质量下降的供方，应要求其限期改，如没有明显改进的供方，可取消其合格供方格。
b）对顾客或上级主管部门指定的供方，如其供货质量不能满足要求时，由顾客或上级部门确定对供方的处理。
6.4.5 物资供应部与合格供方建立联系渠道，保持密切联系，以沟通信息，成为互利的合作伙伴。
7 相关文件
7.1 GSZAH.02-01 《文件控制程序》
7.2 GSZAH.02-02 《记录控制程序》
7.3《甘肃送变电工程公司物资管理办法》
8 附录
附录A 法律、法规及各项管理制度名录

修订人/日期

批准人/日期

附录A
法律、法规及各项管理制度名录

序号
名 称
备 注
一、
法律、法规：

1
中人民共和国产品质量法

2
中人民共和国电力法

3
建设工程质量管理条例

4
中人民共和国建筑法

5

二、
甘肃送变电工程公司常用技术标准、规程、规范清单

1
见附录A

三
公司相关管理制度

1
工程技术管理制度

2
物资管理办法

3
文明施工管理制度

采购和供方评定控制程序

甘肃送变电工程公司

质量/职业健康安全/环境管理体系程序文件

文件编号： GSZAH.02 - 05

编 制:梁光印 2002 年07月21日

审 核:李聚鹏 2002 年07月30日

批 准:郭学建 2002年 08月08日

文件会签
部 门
会签人/日期
部门
会签人/日期
物资供应部
李红伸/2002.7.30

工程技术部
刘宗良/2002.7.31