公司物资采购管理制度[003].doc

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物资管理办法（草稿）

为规范公司物资管理，完善物资采购流程，提升资金使用效益，特制定本管理办法。
一、 机构设置
1、 行政人事部
2、 公司常设采购部门为行政人事部，各部门设置辅助物资管理专员1-2名，以配合行政人事部采购及本部门物资管理工作，辅助物资管理专员必须熟悉本部门物资使用需求、具备基本专业知识。
二、管理职责
2.1贯彻国家相关法律法规，落实公司的物资管理工作；
2.2建立健全物资采购、物资保管等工作规范和流程。
2.3负责对公司全部采购工作的管理，负责集中采购的谈判、询价，拟定采购物资的品牌、价格及供应商，组织签订相应的采购协议或购销合同；
2.4配合财务部对各部门采购工作检查，落实考核责任。
三、物资管理工作的范围
3.1低值易耗品；
3.2固定资产；
3.3工程使用物资或其它物资；
四、物资采购的类型：
4.1统谈统签型：行政人事部根据各部门上报的采购需求，与各需求部门辅助管理专员配合统一采购。原则上根据上月编制的采购计划，统一组织采购，签订采购合同，通知供应商供货。
4.2授权采购类：因部分特殊项目无法实现统一采购的；在使用前报请行政人事部核实（项目名称、物资使用数量、供应商、数量、型号、单价、附加费用等），由主管副总批示同意方可进行自行采购。
4.3紧急物资采购：对于确实急需不能列入月度物资采购计划的,应在购买后10天内补办采购审批手续。
五、物资采购工作流程
5.1各部门根据公司下达的生产、改造或维修等计划，如期上报物资需求，构成固定资产的，办理固定资产申报手续。属于项目实施需求的，还需提出项目预算。物资使用技术参数、数量、规格、时间要求及采购清单，分项目填写《物资采购申请表》，由行政人事部提出意见，报请主管副总批示采购意见，采购形式及方式。
5.2属于集中采购的，进入集中采购流程：
5.2.1需求部门提出申请，交由行政人事部填写《物资采购申请表》；
5.2.2行政人事部核查后报请公司主管领导批准；
5.2.3行政人事部办理财务借款手续；
5.2.4行政人事部会同需求部门询价、确定供应商、签订采购合同，供应商履约。除经批准的紧急特殊情况外，必须精选三家以上的供应商进行价、质对比。
5.2.5行政人事部与使用部门共同对产品、材料或设备入库验收，填写入库单；
5.2.6产品、材料、设备或工具由使用部门办理借用、领用出库手续，填写出库单。
5.3因部分项目特殊（施工地较远）无法实现统一采购的，适用授权采购流程：
5.3.1需求部门提出申请，交由行政人事部填写《物资采购申请表》；
5.3.2需求部门询价后上报物资价格，须候选3家以上供应商，经行政人事部核实，报请公司主管领导批准；
5.3.3需求部门指定采购负责人，办理财务借款手续；
5.3.4需求部门在当地确定供应商、签订采购合同，供应商履约；
5.3.5需求部门3人以上对采购产品、材料或设备做入库验收，填写入库单；
5.3.6产品、材料或设备由使用部门办理借用、领用出库手续，填写出库单。
5.3.7需求部门采购完成后10日内将采购合同、设备验收入库单、出库单交于企业管理部。
六、 采购合同管理
6.1签订合同前，由行政人事部指定合同承办人员，合同承办人员必须落实清楚所订产品名称、规格、型号、技术要求、数量及材质等，并负责市场调查，货比三家，就产品价格、技术生产能力、经营诚信度、产品质量等情况进行综合分析和论证，提出初步意见。
6.2根据初步意见，由承办人员负责合同的起草、供方洽谈工作，谈判签订的合同向主管副总提报审批。
6.3签订的正式合同，自留三份，使用部门、行政人事部和财务部分别留存。
6.4承办人员负责产品催交，支付货款，并及时将合同的履行情况向公司领导汇报。
6.5任何人员在签订合同过程中严禁弄虚作假、徇私舞弊、收受回扣。
七、物资的验收入库、出库规定
7.1采购物资到位后，必须经行政人事部组织使用单位检验，验证合格后方可入库。凡施工用材料，必须随产品附带合格证或质量检测报告。
7.2对于经检验或验证不合格的采购物资，必须与供货商进行协商，采取退货、换货或索赔措施。
7.3各类物资使用部门要对所有采购物资的质量标准和检验验证方式方法进行规范和明确。
7.4各需求部门在物资验收合格后按需求办理借用或出库手续。　　 八、采购物资付款规定
　　8.1行政人事部根据每月计划采购数量上报采购资金需求；
8.2采购借款需凭审批通过的《物资采购申请表》办理借款手续；
8.3采购人员收到结算凭证或供方的发票后，应严格审查核对，填制验收入库单后，凭借《物资入库验收单》及时到财务部办理结算手续。
8.4采购人员如果发现发票内容与合同不符或货款有误等情况，应在承付期三天内填写拒付理由书，送交财务部，由财务部向银行办理拒付手续。采购人员应及时与供方联系解决。
8.5下列情况财务部应拒绝支付采购款项：
与《采购合同》的付款方式或付款金额不一致的款项。
行政人事部门和物资使用部门未在《物资入库验收单》上签字的款项。
《物资入库验收单》中列出的采购物资的数量、品种与《采购合同》不符的款项。
九、物资领用、出库规定
9.1低值易耗品管理根据《低值易耗品管理办法》规定相关内容执行；
9.1固定资产管理根据《固定资产管理办法》规定相关内容执行；
9.3行政人事部根据计划进行分配，及时开具领用或出库单，通知使用部门领料。
9.4在施工过程中，由项目负责人指定材料管理员，材料管理员负责项目材料的领用、存放，对领用数量、使用数量、退库数量、结存数量按项目进行统计，每项目完工上报材料平衡表。对于材料因各种原因丢失的，由该项目负责赔偿。甲供材的也适用于本条规定。
9.5五金工具实行交废领新和丢失赔偿政策。
十、附则：本制度由公司行政人事部负责解释。

物资采购申请表

月份： 年 月 编号：
申请部门

申请项目

预算资金

经 办 人

联系电话

项目需求
（用途、规格、型号及特殊要求）

主管部门
意 见

可否内部
调 配
（ ）是
（ ）否
行政人事部意 见

年 月 日
主管副总
意 见
采购方式：
年 月 日
总经理
意 见

年 月 日
物 资 入 库 验 收 单
        年        月      日           NO：
合同编号：                                
物资名称
规格型号
单位
数
量
价 格

采购数
实收数
单价
金额

 合 计

供应单位

运杂费

备
注

 采购人：           验收(使用部门)：           财务部：
此表一式三联，采购人一联，验收人一联，财务记帐一联；

物资出库审批单
年    月    日 NO：
序号
物资名称
规格型号
单位
申请数量
领取数量
用途
项目名称

发料人： 领用人及部门领导：         公司领导： 财务部：
此表一式三联，采购人一联，领用部门一联，财务记帐一联；

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