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项目管理小案例项目管理小案例【案例】l晚餐项目背景：在某月某日，晚餐项目背景：在某月某日，某人某人WWW在家准备晚餐。决定在家准备晚餐。决定开始项目的时间是下午开始项目的时间是下午4点，涉点，涉及到的项目干系人就是及到的项目干系人就是WWW和和他爱人他爱人YYY。项目启动项目启动l“好的开始是项目成功的一半好的开始是项目成功的一半”，项目成功的标准就是实现项目，项目成功的标准就是实现项目目标，而目标就是在启动时来确目标，而目标就是在启动时来确定。具体而言，此过程要分析干定。具体而言，此过程要分析干系人、确定项目目标以及找出制系人、确定项目目标以及找出制约因素和假设。约因素和假设。l晚餐项目中干系人的识别非常简单，即夫妻二晚餐项目中干系人的识别非常简单，即夫妻二人。妻子人。妻子YYY是项目发起人，发起项目并提出是项目发起人，发起项目并提出对项目的要求，对项目的要求，YYY也是团队成员中的专家角也是团队成员中的专家角色。色。WWW先生是项目经理也是团队成员，负先生是项目经理也是团队成员，负责策划实施整个项目。同时俩人都是客户。假责策划实施整个项目。同时俩人都是客户。假如决定外出吃饭，饭店也算是干系人，假如项如决定外出吃饭，饭店也算是干系人，假如项目包括外出买菜，菜贩子也属于干系人，具体目包括外出买菜，菜贩子也属于干系人，具体而言，他们都是供应商（提供项目所需要的原而言，他们都是供应商（提供项目所需要的原材料和服务）。材料和服务）。分析干系人的需求和影响分析干系人的需求和影响l项目成功的标准客观上是实现项目目标，主观上是干项目成功的标准客观上是实现项目目标，主观上是干系人满意。满意的前提是了解干系人需求，需要注意系人满意。满意的前提是了解干系人需求，需要注意的是，一个是干系人不明确表达自己潜在的需求，项的是，一个是干系人不明确表达自己潜在的需求，项目经理目经理需要有优秀的沟通能力了解其潜在需求，另一需要有优秀的沟通能力了解其潜在需求，另一点就是项目干系人往往需求不一致，而且有时候会矛点就是项目干系人往往需求不一致，而且有时候会矛盾，项目经理需记录下来他们各自需求，并进行平衡。盾，项目经理需记录下来他们各自需求，并进行平衡。在大型项目中，如果涉及到很多方干系人，项目经理在大型项目中，如果涉及到很多方干系人，项目经理还需要评估他们对项目的影响力和影响是正面的负面还需要评估他们对项目的影响力和影响是正面的负面的，项目经理需要高度关注哪些影响力较强的干系人。的，项目经理需要高度关注哪些影响力较强的干系人。l作为发起人和客户，妻子作为发起人和客户，妻子YYY的需求是：的需求是：希望丈夫独立完成项目；能够保证饭菜希望丈夫独立完成项目；能够保证饭菜有有一定的质量水平；饭菜样式搭配要合一定的质量水平；饭菜样式搭配要合理；因为她晚餐后需要练习瑜伽，希望理；因为她晚餐后需要练习瑜伽，希望项目尽快完成；同时希望基于家里现有项目尽快完成；同时希望基于家里现有原材料进行。作为项目经理和团队成员，原材料进行。作为项目经理和团队成员，丈夫丈夫WWW的需求是：希望全程得到专的需求是：希望全程得到专家的技术支持；建议关键任务（如炒菜）家的技术支持；建议关键任务（如炒菜）由专家亲自完成。由专家亲自完成。确定干系人目标确定干系人目标1）范围目标：成果必须包括四菜、一汤和主食）范围目标：成果必须包括四菜、一汤和主食（米饭或馒头），搭配上需要有荤有素、有饭（米饭或馒头），搭配上需要有荤有素、有饭有汤、有凉有热。有汤、有凉有热。2）进度目标：项目必须在）进度目标：项目必须在2小时内完成，当前时小时内完成，当前时间是下午间是下午4点，完成时间为下午点，完成时间为下午6点，这样才能点，这样才能保证保证7点半参加锻炼点半参加锻炼3）质量目标：营养丰富、美味可口）质量目标：营养丰富、美味可口4）成本目标：直接成本是原材料成本，间接成）成本目标：直接成本是原材料成本，间接成本是水、电、气。本是水、电、气。确定目标优先级确定目标优先级l通常干系人会提出很多目标，有些通常干系人会提出很多目标，有些目标有时候是矛盾的，比如希望范目标有时候是矛盾的，比如希望范围要多、进度要快、成本要少、质围要多、进度要快、成本要少、质量要好。当目标较多时，需确定目量要好。当目标较多时，需确定目标的优先顺序。这样做好处：可以标的优先顺序。这样做好处：可以集中精力满足关键目标。集中精力满足关键目标。目标优化矩阵目标优化矩阵找出制约要素找出制约要素制约要素就是当前存在的会对项制约要素就是当前存在的会对项目实施有限制的因素。目实施有限制的因素。l晚餐案例的制约要素列表：晚餐案例的制约要素列表：1）必须使用家里现有原材料；）必须使用家里现有原材料；2）工具有限：电饭锅、铁锅、菜刀都只）工具有限：电饭锅、铁锅、菜刀都只有一个；有一个；3）厨房面积有限；）厨房面积有限；4）WWW的工作经验、能力、水平有限；的工作经验、能力、水平有限；找出假设找出假设假设充满不确定性、如果不成立就是风险。假设充满不确定性、如果不成立就是风险。假设需要渐进明晰，开始了解少，在项假设需要渐进明晰，开始了解少，在项目进行中需要逐步确认。目进行中需要逐步确认。l完成案例假设条件列表：完成案例假设条件列表：1）有电、有气、有水）有电、有气、有水2）铁锅、电饭锅、菜刀、切菜板都是可）铁锅、电饭锅、菜刀、切菜板都是可用的用的3）原材料有蔬菜、有肉）原材料有蔬菜、有肉项目启动阶段结束项目启动阶段结束l在这个过程中，需要项目经理具备的能在这个过程中，需要项目经理具备的能力包括：沟通（和陌生干系人会面，迅力包括：沟通（和陌生干系人会面，迅速建立良好的关系）、谈判（用来共同速建立良好的关系）、谈判（用来共同确定目标）、说服（让干系人相信你，确定目标）、说服（让干系人相信你，听从你的听从你的建议）、观察力（对环境的观建议）、观察力（对环境的观察、理解）、决策力（准确做出判断，察、理解）、决策力（准确做出判断，必要情况下帮助干系人做出选择）、协必要情况下帮助干系人做出选择）、协调（和不同干系人沟通，召集会议等）。调（和不同干系人沟通，召集会议等）。项目计划（规划）项目计划（规划）l定义范围定义范围l范围就是做什么不做什么，在范围就是做什么不做什么，在计划的开始，首先需要和干系人交计划的开始，首先需要和干系人交流，确定项目的具体成果有哪些，流，确定项目的具体成果有哪些，以及项目的边界。然后，可以使用以及项目的边界。然后，可以使用WBS（工作分解结构）来有效组织（工作分解结构）来有效组织成果。成果。定义活动定义活动l在晚餐项目中，对要得到的米饭进行了在晚餐项目中，对要得到的米饭进行了深入思考，发现得到米饭需要淘米、下深入思考，发现得到米饭需要淘米、下米、煮饭三个活动。在借助专家的协助，米、煮饭三个活动。在借助专家的协助，我对其他成果进行分析，列出了得到成我对其他成果进行分析，列出了得到成果所需必要的活动，并对必要性进行了果所需必要的活动，并对必要性进行了评估，是否必要就看是否能产生成果，评估，是否必要就看是否能产生成果，而且成果要么是而且成果要么是WBS低层的工作包，要低层的工作包，要么就是必要的过程性成果。么就是必要的过程性成果。估算活动资源和历时估算活动资源和历时l使用了专家判断，通过请教专家，使用了专家判断，通过请教专家，估算了每个活动的资源和活动。实估算了每个活动的资源和活动。实践中，专家判断是常用的方法，假践中，专家判断是常用的方法，假如项目经理本身有丰富经验，也可如项目经理本身有丰富经验，也可以直接估算每个活动的资源数量，以直接估算每个活动的资源数量，最终累加每个活动的资源可以确定最终累加每个活动的资源可以确定项目总体资源数量。历时我们采用项目总体资源数量。历时我们采用分钟作为单位。分钟作为单位。l关键路径为关键路径为“洗排骨、炖排骨、装盘洗排骨、炖排骨、装盘”，历时，历时为为121分钟，项目的要求是分钟，项目的要求是120分钟，超过分钟，超过1分分钟，怎么办？需要作进度压缩。进度压缩的方钟，怎么办？需要作进度压缩。进度压缩的方法有四个：法有四个：A赶工，增加资源投入；赶工，增加资源投入；B快速跟快速跟进，把本来先后顺序的，调整为同时进行；进，把本来先后顺序的，调整为同时进行；C砍范围，例如在这个项目中，如果必须砍范围，例如在这个项目中，如果必须120分分钟，就不装盘了，就锅啃；钟，就不装盘了，就锅啃；D技术改进，缩短技术改进，缩短历时。历时。lA和和B不可行，不可行，C不文雅，不文雅，D没有找到方案，最没有找到方案，最终经过召开变更控制委员会（重大干系人组织）终经过召开变更控制委员会（重大干系人组织）讨论决定，项目基准调整为在讨论决定，项目基准调整为在121分钟完成。分钟完成。完成项目进度表完成项目进度表l在晚餐项目中，因为项目总体历时为在晚餐项目中，因为项目总体历时为2小小时，所以时间标尺以时，所以时间标尺以10分钟为单位，在分钟为单位，在实践中可以根据项目历时进行调整，如实践中可以根据项目历时进行调整，如果项目历时比较长，时间标尺可以按月、果项目历时比较长，时间标尺可以按月、周、天来表示；也可以根据需求调整，周、天来表示；也可以根据需求调整，如果给企业高层看，可以看按季度、月如果给企业高层看，可以看按季度、月的；如果指导实施人员，可以按周、天、的；如果指导实施人员，可以按周、天、甚至小时都可以。甚至小时都可以。确定项目质量标准确定项目质量标准l项目的质量包括三方面：第一，项目的质量包括三方面：第一，成果的质量，即项目产品需要达成果的质量，即项目产品需要达到的技术要求；第二个，过程的到的技术要求；第二个，过程的质量，即项目过程是否规范；第质量，即项目过程是否规范；第三个，原材料的质量，即项目中三个，原材料的质量，即项目中所使用设备、原材料的品质。所使用设备、原材料的品质。l成果的质量就是饭菜是否可口；成果的质量就是饭菜是否可口；l过程的质量就是项目中炒菜、洗过程的质量就是项目中炒菜、洗菜、切菜动作是否符合最佳实践；菜、切菜动作是否符合最佳实践；l原材料的质量就是洗的菜是否干原材料的质量就是洗的菜是否干净，切的菜是否大小均匀合适。净，切的菜是否大小均匀合适。制定项目人力资源计划制定项目人力资源计划制定项目采购计划制定项目采购计划l多数项目都会涉及到采购，区别在于采多数项目都会涉及到采购，区别在于采购的数量和比例不同，一般采购的内容购的数量和比例不同，一般采购的内容包括服务、原材料、设备等。采购计划包括服务、原材料、设备等。采购计划需要解决：一、买什么不买什么；二、需要解决：一、买什么不买什么；二、什么时间什么时间买；三、买多少；四、采用什买；三、买多少；四、采用什么购买方式或流程；五、需要采用的合么购买方式或流程；五、需要采用的合同类型？如何管理合同（大宗采购）；同类型？如何管理合同（大宗采购）；六、具体付款的方式和时间；七、如何六、具体付款的方式和时间；七、如何作合同收尾等问题。作合同收尾等问题。应对风险应对风险l第一，识别风险，就是找出哪些地方可能出现第一，识别风险，就是找出哪些地方可能出现风险；风险；l第二，分析风险，评估风险发生的可能性（概第二，分析风险，评估风险发生的可能性（概率）和影响（后果），对风险进行排序；率）和影响（后果），对风险进行排序；l第三，应对风险，找出风险征兆，做好应对措第三，应对风险，找出风险征兆，做好应对措施和备选计划；施和备选计划；l第四，监控风险，随时监控项目是否发生，如第四，监控风险，随时监控项目是否发生，如果发生应对措施效果如何，如果需要再采取备果发生应对措施效果如何，如果需要再采取备选方案。选方案。项目执行与监控项目执行与监控l执行计划执行计划在完成计划编写之后，项目经理需要在完成计划编写之后，项目经理需要将计划分发给每个团队成员，然后给成将计划分发给每个团队成员，然后给成员提供需要的资源，由成员开始执行计员提供需要的资源，由成员开始执行计划。此过程除非项目经理还兼职技术角划。此过程除非项目经理还兼职技术角色，通常需要做的事情不多，假如你在色，通常需要做的事情不多，假如你在此阶段非常辛苦，通常是因为计划作的此阶段非常辛苦，通常是因为计划作的不够好。不够好。监控风险监控风险l在项目执行过程中，项目经理需要在项目执行过程中，项目经理需要密切关注已经识别的风险是否发生？发密切关注已经识别的风险是否发生？发生的风险是否应对？应对的效果是否达生的风险是否应对？应对的效果是否达到？同时还需要识别新的风险。实践中，到？同时还需要识别新的风险。实践中，需要定期召开风险会议来实现上述目标。需要定期召开风险会议来实现上述目标。具体会议召开的次数，需要看项目的阶具体会议召开的次数，需要看项目的阶段、项目的规模来确定。段、项目的规模来确定。