新中新集团IT项目管理PPT课件.ppt

1IT项目管理总工程师 杨子云2004.6.262本次培训的背景新体制框架下的集团业务扩张临时工作组成为经常性的事件事业部研发与工程项目的增多研发项目的质量下降拖期普遍高峰期工程项目实施成为瓶颈合格项目经理的短缺与待提升推进项目经理的资质认证制度3本次培训的目的提升研发项目、工程项目经理的能力提高研发项目、工程项目管理的质量加强集团职能部门对项目管理的水平促进集团对自身产品与工程项目的过程和规律的认识促进集团管理层与执行层的沟通与理解4本次培训的方案内容：IT项目管理的知识、方法、研讨形式：集中讲授、案例分析、分组讨论、互动交流相结合。实质：共同学习、研讨日程：第一天上午：系统理论概念 第一天下午：八大要素知识 第二天上午：四大过程知识 第二天下午：公司案例分析5项目管理培训的主要内容项目管理概念项目管理的环境和过程项目整体管理项目管理的八大要素n范围、时间、成本、质量n人资、沟通、风险、采购项目管理的四大过程n启动、计划、实施与控制、收尾6一、项目管理的概念7什么是项目？什么是项目？n项目是为完成某一特定的产品或服务而做出的一次性努力。项目具有什么特点？（时限性、一次性、独特性）n项目有一个明确的目标（标准）n项目是一次性的（有明确的开始和结尾）n项目有有限的资源（人、财、物、信息、，）n项目有一个主要的发起人或客户（甲方）n项目含有不确定性（有变化、有风险）n一名优秀的项目经理是项目成功的关键8项目的三大目标项目的三大目标：质量、成本、时间项目的三大约束：n质量不高n时间拖期n预算超支9什么是项目管理？n在项目活动中，项目经理运用专门的知识、技能、工具和方法，使项目能够实现或超过项目干系人的需要和期望。PMIn干系人 项目发起人、顾客、供应商等n知识领域核心知识：范围、时间、成本、质量；辅助知识：人力、沟通、风险、采购n整体管理有效整合以上有关人员与知识领域，在总体上把握控制项目的过程和结果。n项目经理必须具备以上知识与能力。10什么是项目管理？人力沟通风险采购成本时间范围质量整体项目管理工具和技术成功项目干系人的需要和期望11为什么需要项目管理？业务越来越复杂竞争越来越激烈变化越来越频繁任务越来越依靠团队12项目管理的特点具有复杂性具有创造性需要集权领导需要专门组织13二、项目管理的过程和环境14项目管理的历史现代意义上的项目管理从曼哈顿项目开始，美国军方为制造原子弹设立的项目1917年，Henri.Gantt亨利-甘特发明甘特图，用于车间日常工作安排1958年，计划评审技术（PERT)图1970年代，出现关键路径法1970年代，开始出现项目管理软件1990年代，广泛使用项目管理的知识和工具。15项目阶段和生命周期项目生命周期n四个过程分为两个阶段n项目可行性阶段、项目获取阶段n启动、计划、实施、收尾四个过程n每一个阶段的评审与评价很重要产品生命周期模型n瀑布模型、螺旋模型、渐进模型、快速原型16项目活动过程中的资源投入启动计划管理执行收尾17活动、过程、知识之间的关系启动计划执行控制收尾整体管理立项论证总体计划变更控制范围管理范围制定变更控制时间管理进度估算进度控制成本管理成本估算成本控制质量管理质量计划质量控制人力管理人力计划绩效控制沟通管理沟通计划管理收尾风险管理识别应急风险控制采购管理采购计划合同控制合同收尾18项目成功的关键因素优秀的项目经理人明确的目标和范围项目团队积极参与客户的全程参与供应商分包商的良好沟通严密而有效的项目管理采用正确而适合的技术高层领导者的支持19项目失败的常见原因项目经理空缺（不称职、兼职）对需求缺乏正确的了解（关门造车）计划不够充分（形式主义）执行不到位（关键技术失误）人事方面的原因（职责、变动、激励）团队协作方面的原因（沟通）高层管理者方面的原因（授权、资源）20项目管理的理念和精髓项目经理必须在一个广泛的组织环境中全面地考虑系统思维系统方法系统观念、系统分析、系统管理。n系统观念一整套系统地思考事物的思维模式。n系统分析确定范围、分解要素、明确关系、找出重点等一系列的方法。n系统管理在变革时系统地解决业务、组织、技术等方面的相应变革。可控性项目的目标和过程处于可控状态21项目管理与其他学科的关系项目管理知识与实践一般管理知识与实践应用领域知识与实践22项目管理与企业管理的关系项目管理是企业经营活动最基本的元素、最关键的环节项目管理是一次性作业、企业管理是持续性作业项目管理是目标驱动的管理活动、过程是灵活的，ISO9000是管理过程的。23项目组与企业组织结构中的关系职能型、项目型、矩阵型项目经理的权力在三种结构中的影响：n项目型最大n矩阵型居中n职能型最小24项目管理专业组织PMI美国项目管理学会 (Project Management Institute)IPMA欧洲的国际项目管理协会 (International Project Management Association)PMRC中国项目管理研究会 (Project Management Research Committee)项目经理资格PMI提供项目管理专业人员认证（PMP)。要求具有足够的项目经验纪录，同意遵守PMI宗旨，并通过一个综合考试证明其项目管理知识的人。25集团项目经理资质认证的方案研发类n一级重大（A）n二级重要（B）n三级一般(C)工程类n一级重大（A）n二级重要（B）n三级一般(C)26优秀项目经理的重要特点品德素质强烈责任感、诚信、敬业精神、团队精神性格特征周密细致、系统思考领导能力表率、决策、沟通、激励业务能力技术过硬、知识全面项目管理能力了解项目的规律和过程、掌握项目管理的知识与方法、具有项目管理成功的经验积累27三、项目整体管理28项目整体管理项目整体管理在项目生命周期中协调所有其他项目管理知识领域，确保项目所有的组成要素在正确的时间组合在一起，以成功地完成项目。三个主要过程项目计划制定、项目计划执行、整体变更控制两个重要方面上级领导的支持参与、项目经理的工作重心29项目整体管理范围时间成本质量人资沟通风险采购项目成功启动计划执行收尾项目整体管理30项目计划的制定汇总、协调所有其他分项计划，指导项目执行的重要内容具有动态性、灵活性、严肃性项目计划书的拟制、批准n总体描述、任务目标、关键技术、实施路线、人员组织与分工、进度计划、质量计划、成本预算、风险管理、提交成果n客户的参与、上级的参与31项目目计划的作用划的作用n指导项目执行n明确项目目标与基线要求n便于项目利益相关者沟通，使大家达成共识n为管理者对项目的时间、费用、质量目标评审提供依据n为对项目进行控制、评估项目绩效提供标准32制制订项目目计划前划前须明确的信息明确的信息n项目要达到的目标，包括进度目标、成本目标、质量目标等n项目小组可以支配的资源n类似项目的历史资料，包括费用估算情况，实际执行情况记录等n组织的有关政策，包括人事、财务、采购等政策33What-做什么项目？目标是什么？Whom-项目是为谁而作？发起人是谁？最终用户是谁？Who-谁是项目经理？项目小组成员有哪些人？When-何时可以开始项目活动？项目的主要里程碑在何处？何时作评审？何时需要作汇报？何时提交产品或服务？Where-在哪里实施？最终产品提交到哪里？Why-组织为何要实施该项目？要达到什么样的目的？How much-预算是多少？项目经理有多大的审批权限？How to do-如何实施项目？要用到哪些技术和工具？应遵循怎样的程序？针对制定制定计划的划的6W2H6W2H问题34项目目计划划书应包含的主要内容包含的主要内容n项目范围说明书n项目工作分解图n项目风险管理计划n项目进度表n项目预算表n项目质量保证计划n人员安排计划35n项目沟通计划n项目采购计划n项目变更管理计划n绩效考评和奖励、处罚制度36项目计划的执行组织、指挥、控制、激励、沟通状态审查、动态管理项目管理软件37整体变更控制整体变更控制是指在项目生命周期的整个过程中队变更进行识别、评价和管理整体变更控制的三个主要方面n识别变更的发生影响促使变更形成的因素，确保变更对项目成功来说是有利的，权衡范围、质量、进度、成本等关键目标之间的矛盾n决定变更的发生审批流程、评审委员会n管理变更的发生配置管理、版本管理38四、项目管理的八大要素知识39项目管理的八大要素知识范围管理、进度管理成本管理、质量管理人资管理、沟通管理风险管理、采购管理40项目范围管理确定项目范围实际就是给项目小组的工作划定一个边界：边界以内的工作属于项目工作范围，边界以外的工作则不属于项目小组负责。项目范围管理的手段是制定项目范围说明书41项目范目范围说明明书 项目的边界是通过项目范围说明书来界定的，项目经理根据客户的要求整理出项目的范围，要求项目范围描述详细到能完全实现客户的质量要求。项目范围说明书需要项目经理、销售经理、客户经理的共同确认，并获取客户的认可。项目范围管理42项目范目范围说明明书应包括的内容包括的内容n项目名称及描述n项目目的n项目目标n项目主要交付结果n制约因素n假设前提项目范围管理43n项目工作分解目工作分解结构定构定义 项目工作分解结构（Work Breakdown Structure）相对于项目范围说明书来说是对项目的更准确描述。它能使项目小组成员更加清楚的知道实现项目目标必须进行的具体活动，以便制定出项目的具体计划和整体计划，还需要将项目及其主要交付结果层层分解，划分成一些较小、更易安排时间与费用的单元活动。项目工作分解目工作分解结构（构（WBS）44n项目工作分解结构的表达方式项目工作分解目工作分解结构（构（WBS）45n项目工作分解结构（WBS）的分解方法n按项目的主要交付结果分项目工作分解目工作分解结构（构（WBS）46n按产品本身结构分项目工作分解目工作分解结构（构（WBS）47n按项目实施顺序分项目工作分解目工作分解结构（构（WBS）48n按组织的职责分项目工作分解目工作分解结构（构（WBS）49你所熟悉的项目的范围管理案例校园一卡通系统工程的实施金龙卡集团商务系统的软件开发新款POS机具的硬件开发水控产品工程的实施电控产品工程的实施交通系统工程的实施50项目进度管理项目时间管理是涉及确保项目准时完成所必需的过程。主要过程包括：n活动定义历时、资源n活动排序活动之间的关系n活动历时估算估计需要完成的时间n制定进度计划活动顺序、历时估算、资源要求n进度计划控制控制和计划变更51项目进度管理活动排序关系、依赖关系n强制依赖关系硬逻辑n自由依赖关系软逻辑n外部依赖关系涉及项目与非项目活动之间的关系，如依赖于代理商52项目网络图数字：活动代号字母：活动内容=数字：历时A=1D=4B=2C=2123456753活动历时估算一定要考虑间歇时间，考虑时间弹性54制定进度计划甘特图关键路径法CPM计划评审技术PERT缩短项目进度的技术n赶工时n快速跟进并行进行顺序进行的或轻微重叠的活动55项目进度表的表现形式有三种：（1）里程碑法 （2）甘特图法 （3）日历法56关键路径 在确定项目的优先网络图后，就可计算出完成该项目所需要的最短工期是多长时间。在项目网络图中，从左到右把时间相加，时间最长的路径就是关键路径，它表明了完成项目所需的最短时间。57关键路径的确定方式 顺推 从网络图的左边开始，把前两个活动的时间相加，框图中右上角的数字就是执行第二个活动的最早时间，依次类推，计算并写下每个活动的累计时间。顺推法确定项目活动的最早结束时间。举例：58确定客户需求2天设计12工艺要求10天采购65零件30天标准46测试文件8天确定38设计标准6天认可35设计方案1天评审34设计方案2天设计32产品性能30天采购45工装模具10天确定47测试现场1天提交83样件1天测试82样件7天制作75样件10天采购45测试设备10天59n逆推 把关键路径需要的时间写在最后一个活动的右下角，然后从后往前依次计算，从该数字中减去活动的持续时间，框图中右下角的数字就是每个活动必须结束的最晚时间。举例：60确定客户需求22天设计12工艺要求3210天采购65零件6530天标准46测试文件748天确定38设计标准666天认可35设计方案351天评审34设计方案342天设计32产品性能3230天采购45工装模具6510天确定47测试现场751天提交83样件831天测试82样件827天制作75样件7510天采购45测试设备6510天61浮动时间 在非关键路径上的活动，其最晚的完成时间即框图中右下角的数字，要比其最早的完成时间即框图中有上角的数字大，它们之间的差即为浮动时间，也就是该活动能推迟的时间，推迟后不影响后面活动的最早开始，也不增加整个项目的持续时间。62 显而易见，在项目的进度管理中，关键路径尤为重要，尤其在给关键路径的活动分配资源时，更应受到项目古管理者的高度关注。63项目成本管理项目成本管理确保在批准的预算范围内完成项目所需的各个过程。成本管理过程包括n资源计划人员、设备、物资n成本估算总预算n成本预算预算分配n成本控制挣值分析64人员计划工作量分配表 张工工李工李工王工王工赵工工 钱工工活活动1 110%10%10%活活动2 220%20%10%活活动3 330%30%10%活活动4 410%活活动5 510%活活动6 640%40%10%合合计100%60%65挣值分析挣值=预算成本*完成的百分比成本偏差进度偏差成本执行指数进度执行指数66项目人力资源管理项目人力资源管理是充分发挥项目有效作用的过程过程包括n组织机构设置n人员获取n团队建设n人员激励67人力资源管理组织机构设置直线职能、扁平型、矩阵型工作分配职责分配矩阵表、人力资源的获取培训、考核激励理论马斯洛的需求层次理论绩效考核定期考核/不定期考核 定量考核/定性考核68活活泼型型 完美型完美型外向外向 、表、表现者、者、乐观情感外露、幽默健情感外露、幽默健谈与人好感、与人好感、爱表表现工作主工作主动积极、富有极、富有创造性造性鼓励他人参与、吸引他人工作鼓励他人参与、吸引他人工作内向、思考者、悲内向、思考者、悲观严肃认真、深思熟真、深思熟虑追求完美、善于分析追求完美、善于分析注重注重细节、工作、工作认真、投入真、投入有有责任心、有任心、有组织、有条理、有条理 力量型力量型 和平型和平型外向外向 、行、行动者、者、乐观充充满自信、意志自信、意志坚决、果决、果敢敢善于控制局面、不易气善于控制局面、不易气馁充充满活力、行活力、行动迅速迅速纵观全局、全局、组织能力能力强内向、旁内向、旁观者、悲者、悲观性格低性格低调、仁慈善良、仁慈善良随和、随和、调节问题避免冲突、有行政力避免冲突、有行政力善于面善于面对压力、追求容易力、追求容易的解决方法的解决方法因人而异的工作分配69项目的沟通管理沟通管理的目标是及时而适当地创建、收集、发送、存储、处理项目的信息项目沟通管理的过程计划编制信息发送、过程报告、管理收尾沟通改善70信息发送使用先进技术发送信息的正式和非正式方法沟通复杂性的确定 渠道数量=N(N-1)/271第一天内容回顾项目管理概念项目管理的环境和过程项目整体管理项目管理的八大要素n范围、进度、成本、质量n人资、沟通、风险、采购项目管理的四大过程n启动、计划、实施与控制、收尾72项目整体管理范围时间成本质量人资沟通风险采购项目成功启动计划执行收尾项目整体管理73项目管理的八大要素知识范围管理(WBS)进度管理(里程碑、甘特、CPM、PERT)成本管理(资源计划、费用预算、成本控制）人资管理（组织、获取、考核、激励）沟通管理(沟通计划、正式/非正式、沟通改善）质量管理风险管理采购管理74项目质量管理项目质量管理确保项目满足所应满足的需求的过程项目质量管理的过程n质量计划n质量保证n质量控制75ISO9000质量保证体系质量：反映实体（产品、过程或活动等）满足明确的和隐含的需要的能力特性总和。质量方针质量宗旨和质量方向质量体系质量管理的组织、程序、过程、资源的总和质量计划确定质量目标和要求、确定采用质量体系要素的目标和要求质量保证提供证据，表明其实体能满足质量要求的活动（内审/外审）质量控制为达到质量要求所采取的活动76质量管理的理念第一次就将事做对通过选择合适的材料、培训等手段，计划一个确保产生相应结果的过程，来预防缺陷。说到一定要做到质量是设计出来的，不是测试出来的。77项目质量计划书的编制编制依据n项目的质量方针n项目的范围说明书、产品说明书n行业标准、企业标准、法律法规编制方法n质量标杆法n经济质量法成本/收益分析法n流程图78质量保证质量保证对项目质量管理的组织、程序、方法、资源情况进行审查，对项目进展情况定期进行全面的评价，确定是否能达到质量目标内审/外审=自查/它查：说了做到否？79质量控制质量控制直接对项目质量进行把关质量控制方法n检查、测试n分析、改进：石川馨鱼刺图(练习）n控制图n统计抽样和标准差n（3/6西格码：99.7%/99.9999998%-10亿个中270万个/2个)80项目风险管理风险：损失或损害的可能性项目风险管理的目标：使潜在机会或回报最大化、潜在风险最小化风险管理涉及的主要过程包括：n风险识别n风险量化n风险应对计划制定n风险应对控制危机管理81风险识别与量化风险的来源可能对项目带来极坏影响的事件或其症状、苗头。风险的识别依据技术或专家判断，参照项目计划对可能的风险进行分析、评估。风险的量化对可能的风险进行定量/定性的评估，估计损失的大小。82风险应对计划与控制风险应对计划的制定应对风险的三项基本措施n风险规避n风险接受n风险减轻应急计划和应急储备风险应对控制：执行风险管理过程和风险管理计划恶性事件处理危机管理83危机处理第一时间控制局面，把损失降低到最小立即成立危机应对组织确定唯一的发言人与利益关系方建立沟通表明我方态度尽快成立权威的问题鉴定机构，进行鉴定发布消息取得理解，给与处理问题的时间采取补救措施，避免类似的情况再次发生84项目采购管理采购管理的目的n降低固定成本和经常性成本n把工作重点放在核心业务上采购管理的过程n采购计划的编制n询价计划/招标计划的制定n询价/招标n验收管理n合同管理85活动、过程、知识之间的关系启动计划执行控制收尾整体管理立项论证总体计划变更控制范围管理范围制定变更控制时间管理进度估算进度控制成本管理成本估算成本控制质量管理质量计划质量控制人力管理人力计划绩效控制沟通管理沟通计划管理收尾风险管理识别应急风险控制采购管理采购计划合同控制合同收尾86五、项目管理的四大过程87项目整体管理范围时间成本质量人资沟通风险采购项目成功启动计划执行收尾项目整体管理88项目管理的四大过程89启动项目明确项目需求进行项目可行性研究获取正式授权任命项目经理组建项目团队确定项目利益相关者90明确项目需求项目需求定义 是发起人或客户对项目的具体要求和期望。项目需求的内容n对项目范围的界定n进度及完成时间的要求n对项目交付结果的质量性能的要求n执行项目的成本预算n人员及其他资源的安排等等91识别和明确项目需求的方法n市场调查n走访客户n让客户提交需求建议书明确项目需求92项目可行性研究目可行性研究93业务分析分析：包括产品策略、市场营销策略、竞争对手分析等。SWOT分析分析：从组织内部的优势与劣势、组织外部机会与威胁着手，来分析项目的可行性，以便在立项时扬长避短，利用机会、回避威胁。技技术可行性分析：可行性分析：考察在技术上是否可行。财务可行性分析：可行性分析：主要包括成本/效益分析，即分析项目的成本支出与实际或潜在收益。项目可行性研究94SWOT分析表分析表SWOT分析 优势分析（strength）劣势分析（weakness）列出实施项目的优势如何充分发挥这些优势列出实施项目的劣势怎样将其影响降到最小 机会分析（opportunity）威胁分析（threat）该项目提供了什么机会如何充分利用这些机会列出可能影响项目成功的威胁如何有效处理这些威胁95成本/效益分析表 成 本效 益列出费用的种类，如人工费、材料、设备、厂房等。将这些类别的费用进一步细化，初步估算各自成本。保护包括看得见和看不见的收益，如降低成本，增加收益等。也可能是负面的，如项目不能完成将带来哪些影响。96项目启动程序获取正式授取正式授权n正式通过立项评审n统一的集团对项目经理的权限规定n特殊授权书特殊授特殊授权书内容内容n实施该项目的业务目的；n项目的主要目标；n项目经理的主要职责与权力；97明确项目经理的职责权限组建项目团队n明确组织、分工、职责、激励政策等n项目命名代号：凤凰岭/渡江战役n召开动员大会/举行启动仪式确定项目利益相关者n积极的、中立的、消极的n识别他们对项目的影响，维持积极的因素，转化消极 项目启动程序98组建建团队的要点的要点配置项目人力资源的原则n一项任务只能有一个人负责n会做而愿做n考虑特长n负荷均衡n放风筝式授权项目责任分配矩阵99项目管理的四大过程100活动、过程、知识之间的关系启动计划执行控制收尾整体管理立项论证总体计划变更控制范围管理范围制定变更控制时间管理进度估算进度控制成本管理成本估算成本控制质量管理质量计划质量控制人力管理人力计划绩效控制沟通管理沟通计划管理收尾风险管理识别应急风险控制采购管理采购计划合同控制合同收尾101人力沟通风险采购成本时间范围质量整体项目管理工具和技术成功项目干系人的需要和期望102计划项目确定项目范围（项目范围管理）编制项目进度表（项目进度管理）确定项目预算（项目预算管理）制订项目质量保证计划（项目质量管理）配置项目人力资源（项目人力资源管理）制订项目风险管理计划（项目风险管理）制订项目沟通计划（项目沟通管理）制订采购计划（项目采购管理）103项目管理的四大过程104活动、过程、知识之间的关系启动计划执行控制收尾整体管理立项论证总体计划变更控制范围管理范围制定变更控制时间管理进度估算进度控制成本管理成本估算成本控制质量管理质量计划质量控制人力管理人力计划绩效控制沟通管理沟通计划管理收尾风险管理识别应急风险控制采购管理采购计划合同控制合同收尾105执行控制项目建立信息沟通渠道提高团队工作绩效化解平衡团队冲突跟踪项目执行计划管理项目分包合同控制项目整体变更106建立信息沟通渠道正式的报告n进度执行报告（甘特图）n成本执行报告（柱状图、曲线图）n质量监测报告n工作周报、月报等非正式的沟通n碰头会n聚餐会107提高团队工作绩效高效团队的标志n明确的目标和共同的价值观、高昂的士气n融洽的关系和通常的交流、有效的激励机制团队建设的任务n促进交流、明确职责n平衡冲突、鼓舞士气108团队建设的方法Team Buildingn定期举行集体娱乐、体育、聚餐活动n室外拓展n交心沟通n角色轮换n奖励、晋级提高团队工作绩效109影响团队绩效的七大因素：n领导不力、目标不明、职责不清、沟通不畅n激励不足、流程不全、约束不强引起团队冲突的七大来源：n工作内容、资源分配、优先顺序、工作安排n成本预算、组织机构、个体差异提高团队工作绩效110化解团队冲突的方法与优劣回避强制调停妥协解决表面可使冲突平息可使暂时冲突平息可一定程度会缓和矛盾当事人得到一定满意从根本上解决问题实际会使冲突集聚升级导致当事人产生抵触心理没有彻底解决问题没有彻底解决问题较花时间111跟踪项目执行计划跟踪进度计划跟踪成本计划跟踪质量计划实施阶段评审112控制项目整体变更范围变更控制进度变更控制成本变更控制质量控制合同控制风险控制113项目收尾提交评审n整理文档n技术评审会、专家评审会、验收会合同收尾n按照合同要求，进行提交、验收、付款行政收尾n文档归档、审计n进行总结、进行表彰n项目组解散114技术鉴定的程序获得主管部门的批准，成立专家评审委员会主管部门主持会议，主任委员主持会议项目经理做项目开发总结报告技术负责人做研制报告/技术报告资料审查组作资料审查报告、查新报告测试组作测试报告委员提问，项目组答辩委员会现场考察委员会讨论形成结论意见，项目组回避宣布结论意见项目经理及公司领导致辞115案例分析公安部第二代居民身份证读写机具项目投标结合本次课程所学的内容分析：n从过程上如何划分的？n从要素上如何应用的？n有何改进建议？116