秘书实务第5章-信息工作.ppt

,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,【,内容提示,】,信息工作是秘书做好辅助工作的关键。本章在阐述信息工作的概念、特点与分类基础上，介绍了秘书信息工作的内容、范围、工作程序，以及收集、整理、加工、存储和利用各环节信息工作的特点。最后强调了信息安全维护工作的内容和方法。,第五章 信息工作,第五章 信息工作,第一节 信息与秘书信息工作,第二节 信息工作程序,第三节 信息安全维护工作,一、信息（,information,）的含义,二、信息的特点,三、信息的分类,四、秘书信息工作的特点,第一节 信息与秘书信息工作,信息是客观存在的事物通过物质载体发出的消息、指令、数据、符号、图形等所包含的有价值的内容，是客观事物的反映。这种客观事物的反映通过人的各种感官并被大脑提取时才会真正成为信息，没有人脑的感知,其物质属性的特征就得不到表现,也就不能转化成信息。,第一节 信息与秘书信息工作,一、信息（,information,）的含义,信息是客观世界中各种事物运动状态的反映,信息是客观事物之间相互联系、相互作用的直接或间接的表征。,春江水暖鸭先知,信息是经过传递再现客观事物的状态的,（一）可识别性,（二）可存储性,（三）可扩充性,（四）可压缩性,（五）可传递性,（六）可转换,性,（七）特定范围有效性,二、信息的特点,第一节 信息与秘书信息工作,名称,发现原理年份,形成产品年份,用时年,电机,1821,1886,65,真空管,1882,1915,33,无线电,1887,1922,35,X,光,1895,1913,18,雷达,1935,1940,5,原子堆,1939,1942,3,半导体,1848,1951,3,激光,1958,1961,2,美籍华人科学家杨振宁博士在,2000,年中国科协学术会议上提供了一份资料表格，以说明人类重大科技成果由原理到成品在历史上所用的时间。,按信息源的性质：自然信息；社会信息。,按信息的表现形式：语言信息；文字信息；数据信息；图像信息。,按信息来源的方向：横向信息；纵向信息；外部信息；内部信息。,按信息的稳定状态可分：静态信息；动态信息。,按信息存在或作用时间：长时信息；短时信息。,三、信息的分类,第一节 信息与秘书信息工作,秘书的主要任务是接受社会信息，为领导决策和管理提供依据和参考,政治信息,经济信息,文化信息,教育信息,军事信息,科技信息,体育信息,按,信息源的性质,自然信息,社会信息,人工摄取、制作和传播,按信息的表现形式,语言信息,文字信息,数据信息,图像信息,按信息来源的方向,横向信息,纵向信息,外部信息,内部信息,按信息的稳定状态,静态信息,动态信息,按信息存在或作用时,长时信息,短时信息,秘书信息工作通常如此划分类别：,综合信息：指若干个或全体结合在一起的信息；,专题信息：特指某人、某事、某物的信息；,固定信息：指相对稳定和变化不大的信息；,流动信息：指经常性地处于变动状态的信息；,基本信息：指日常工作中基本情况的信息；,派生信息：指经过人的主观因素引发的信息；,客观信息：指由外部引进而滋生的信息；,特殊信息：指超出客观规律而由突发事件所反 映出来的信息。,世界上每过,1,小时即产生,20,项新发明；,全世界每过一年会增加,790,亿条信息；,美国,纽约时报,一天的信息量等于,17,世纪一个人一生所得到的信息量总和；,利用信息高速公路，,1,秒钟可以把,2,年的,人民日报,信息输完；,到,21,世纪末，直径,50 mm,的一束光纤可传输全世界一天全部的电话通信量。,计算机每隔,3,6,个月即可更新换代一次。,人类社会目前处于知识爆炸的时代,（一）超前性,（二）紧迫性,（三）开发性,（四）普遍性,四、秘书信息工作的特点,第一节 信息与秘书信息工作,一、信息的收集,二、信息的加工,三、信息的存储,四、信息的传递,第二节 信息工作程序,第二节 信息工作程序,一、信息的收集,（一）收集信息的范围,内部信息,组织机构的职能活动信息。,历史信息。,领导个人的相关信息。,第二节 信息工作程序,一、信息的收集,（一）收集信息的范围,外部信息,政策法规类信息。,指挥性信息。,社会反馈信息。,其他信息。,秘书部门办公信息。,第二节 信息工作程序,一、信息的收集,（二）收集信息的渠道,文献研究,口头交谈,现场观察,网络搜索,调查研究,第二节 信息工作程序,二、信息的加工,信息加工主要包括以下环节。,（一）信息鉴别,分析法,调查法,核对法,第二节 信息工作程序,二、信息的加工,（二）信息筛选,查重法,类比法,时序法,第二节 信息工作程序,二、信息的加工,（三）信息提炼,信息提炼这种深度加工则是对信息进行由表及里的进一步开发和改造的过程。,第二节 信息工作程序,二、信息的加工,（四）信息研究,信息研究是对获得的原始信息和其他信息进行分析、推论、归纳、综合,以形成明确的观点、概念和结论,创造出新的更有价值的信息,使其成为更高层次的信息和知识。,第二节 信息工作程序,二、信息的加工,（五）信息撰写,信息撰写是将经过加工的信息转换为新的书面信息。,第二节 信息工作程序,三、信息的存储,（一）信息存储的准备,信息存储前需要了解的情况主要有：,信息每年的产生量是多少，使用的频率有多高；,有哪些信息需要保存，需要分散保存还是集中保存，保存多久；,重要的、保密的信息怎样保存；,各种信息载体需要什么样的保存条件；,单位可提供的存储空间有多大；,需要购买什么样的存储设备；等等。,第二节 信息工作程序,三、信息的存储,（二）对信息进行分类,信息分类的方法一般是：先将信息按载体分类，然后再按所反映的问题特征分类，再按时间顺序排列。,第二节 信息工作程序,三、信息的存储,（三）编码与编目,编码和编目即按一定的体系给每一份信息材料一个独特的编码进行登记，并编制目录索引等检索工具以便查找。,第二节 信息工作程序,三、信息的存储,（四）存储方法,手工存储,缩微存储,数据硬盘存储,云服务存储,云服务存储是在云计算（,cloudcomputing,）概念上延伸和发展出来的新概念，是一种新兴的网络存储技术。是指通过集群应用、网络技术或分布式文件系统等功能，将网络中各种不同类型的大量存储设备通过应用软件集合起来，协同工作，共同对外提供信息存储和业务访问功能的系统。,第二节 信息工作程序,四、信息的传递,传递信息,的主要方式有书面形式和口头形式两种。,书面形式,包括正式文件、内部文件,(,便条、备忘录等）、邮件、传真、电子邮件等。,口头形式,包括电话、会议、比较正式的谈话等。,一、信息安全维护工作内容,二、维护信息安全的方法,第三节 信息安全维护工作,第三节 信息安全维护工作,一、信息安全维护工作内容,依据信息的,三个特点,考虑如何保障信息安全：,一是,保密性,，要确保只有被授权人才可以接触到信息；,二是,可靠性,，确保信息和信息处理方法的准确和完整；,三是,可用性,，确保在需要时，可以方便地获取到该信息。,第三节 信息安全维护工作,二、维护信息安全的方法,（一）防止信息的丢失或损坏,电子信息备份,电子信息备份要做好下列工作,。,第一，考虑好合适的应用备份软件；,第二，使用软盘、可移动硬盘、光盘或磁带备份；,第三，将备份放在保险箱或远程保险库,(,专门的保存公司）中；,第四，异地保存备份；,第五，设置访问权限。,建立健全纸质文件和其他信息的借阅手续,第三节 信息安全维护工作,二、维护信息安全的方法,（二）防止信息受到破坏和滥用,防止电子信息受到破坏和滥用,防止所有载体信息受到破坏,（三）采取保密措施,1.,信息的含义是什么，具有哪些特点,?,2.,秘书信息工作有哪些特点,?,3.,信息收集的渠道有哪些？,4.,信息的加工包括哪些内容？,思考与练习,5.,常用的信息筛选与信息存储方法有哪些？,6.,传递信息应当注意哪些问题？,【,综合训练,】,按所掌握的收集信息的方法收集秘书职业相关招聘信息，并进行分类和信息研究，概括出目前市场对秘书人才需求的情况特征。,思考与练习,