秘书管理与实务项目一.ppt

,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,会议认知,会议真面目,目录,学习任务一,认知会议的含义与元素,学习,任务二,认知会议的种类与功能,学习,任务三,认知会议的成本与效率,项,目,一,学习任务一认知会议的涵义与要素,项,目,一,知识目标,了解会议的概念。,了解会议的要素。,了解会议的工作流程。,能力目标,掌握会议的要素，区分会议与非会议。,学习任务一认知会议的涵义与要素,项,目,一,一、会议的涵义,会议是人类社会自古以来就有的一种社会现象。早在原始社会，人类为了生存和分配共同的收获，就已经出现了,“,氏族议事会,”,，在议事会开会时，人民,男男女女都站立在周围，按照规定的程序参加讨论。,会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。会议有广义和狭义之分：广义的会议还包括两人或双方之间的会见与会谈以及各种仪式；狭义的会议是指至少有三人参加的集体性商议活动，即传统的会议。形成会议的主要条件是：有明确的指导思想、预期目标、具体议题；有明确的时间、地点；有主持人和参加人员。,学习任务一认知会议的涵义与要素,项,目,一,二、会议的要素,1,形式要素,2,内容要素,3,程序要素,4,财物要素,学习任务一认知会议的涵义与要素,项,目,一,二、会议的要素,1,会议主体,2,会议客体,3,其他与会议有关的人员,会议人员,(,一,),学习任务一认知会议的涵义与要素,项,目,一,二、会议的要素,会议名称,(,二,),会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等等。当然，具体的某一次会议不可能也没有必要将上述项目全部展示，应视会议的具体要求而定。,会议名称必须用确切、规范的文字表达。它既用于会议的,“,会议通知,”,，使与会者心中有数，做好准备，又用于会议的宣传，扩大会议的效果。大中型会议的会议名称应做成横幅大标语，置于会议主场中的前方或后方，作为会议的标志，简称,“,会标,”,。,学习任务一认知会议的涵义与要素,项,目,一,二、会议的要素,会议主题与议题,(,三,),会议主题是围绕会议要研究的问题、达到的目的而组织开展的会务工作所体现或反映的总体精神。确定主题原则上,“,宁简勿繁,”,，主要方法有：一是要有切实的依据，二是必须要结合本单位的实际，三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。,会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题，是会议活动的必备要素。举行会议首先要明确为什么而,“,议,”,和,“,议,”,什么。议题的产生通常有两种情况：一种是领导根据需要制定的；另一种是秘书经调查研究、综合信息之后反馈给领导，再由领导审批决定的。,学习任务一认知会议的涵义与要素,项,目,一,二、会议的要素,会议时间,(,四,),会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。会议的召开时间，指的是会议什么时候开始和结束的时间。会期通常是指会议期闾聚会、活动一次以上的会议，从开始到结束之间所需的时间段。会议可短可长，少则几分钟、几十分钟，多则数小时、几天，甚至十几天。会议组织者应尽可能准确地预计会议需要的时间，在会议通知中写明，及时通知与会者，便于与会者有计划地安排。,学习任务一认知会议的涵义与要素,项,目,一,二、会议的要素,会议地点,(,五,),会议地点是指会议召开的举办地，也可具体指举行会议活动的场所。为了使会议取得预期效果，应根据会议的性质和规模，来综合考虑会场的大小、交通情况、环境与设备是否适合等因素。而有些重要会议在选择会议地点时，还要考虑其政治影响或经济效果。,学习任务一认知会议的涵义与要素,项,目,一,二、会议的要素,会议方式,(,六,),即为了提高会议效率，实现会议目标而采取的各种形式或手段。如现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、调查会、电话会等。现在随着电讯媒体的广泛运用，有些企业已采用,“,虚拟实境会议,”,，也就是,“,视频会议,”,，还有有线电视、卫星传讯等手段，使得企业在开会方式上面临空前的发展。这些手段的运用除了注重人性的考虑，最重要的是使远距离沟通变得容易，不仅免除了舟车劳顿之苦及车费的开销，而且还使各分公司能与总公司紧密结合。招商银行就运用了视频会议系统，该系统帮助了招商银行节省会议时间和费用，促进了全国各地分支机构之间达成高效、及时的跨区域会议交流。,学习任务一认知会议的涵义与要素,项,目,一,二、会议的要素,会议结果,(,七,),会议结果，即会议结束时实现目标的情况。会议结果可能会与预想的目标一致，也可能与预想目标有一定的差距。会议最好能达到会前预设的目标，如果不能，会议也要求至少要有会议结果，即使只是一个初步的决议或达成初步协议。通常可以以会议决议、合同、条约、协定、声明等文件的形式记载下来，可以归档保存，也可以直接传达。,学习任务一认知会议的涵义与要素,项,目,一,三、会议的工作流程,会前筹备阶段,(,一,),会中服务阶段,(,二,),会后落实阶段,(,三,),学习任务一认知会议的涵义与要素,项,目,一,知识拓展,会议，是人类古已有之的社会行为。据史料记载，早在原始社会，部落首领召集氏族议事、选举酋长等就已经采用了会议的方式。我国上古史籍中曾记载有尧召集部落首长用会议形式决定继承人和治水人选的传说。中外社会历史发展的长河中，有不少关于重要会议的记载。齐桓公于公元前,651,年在葵丘召集诸侯会盟，提出,“,尊王攘夷,”,的政治主张，从而确立了自己的春秋霸主地位。,1775,年第二届大陆会议后，与会各州代表宣布美国独立，同时发表了,独立宣言,，拉开了美国独立战争的序幕。,学习任务一认知会议的涵义与要素,项,目,一,实训练习,1.,实训目标。,要求学生掌握确定会议的基本要素。,2.,实训内容。,请同学们讨论，你参加过哪些会议，说说这些会议对你的启发。,阐述我所参加过的会议,学习任务二认知会议的种类与功能,项,目,一,知识目标,了解会议的种类。,了解会议的作用。,能力目标,能够根据不同会议内容确定会议类别。,学习任务二认知会议的种类与功能,项,目,一,一、会议的种类,按照会议的规模划分,(,一,),1,特大型会议,2,大型会议,3,中型会议,4,小型会议,5,微型会议,学习任务二认知会议的种类与功能,项,目,一,一、会议的种类,按照会议的目的划分,(,二,),1,说明会议,2,研究会议,3,解决问题会议,4,沟通协调会议,5,创意会议,学习任务二认知会议的种类与功能,项,目,一,一、会议的种类,按照会议的内容划分,(,三,),1,综合性会议,2,专题性会议,学习任务二认知会议的种类与功能,项,目,一,一、会议的种类,按照会议的性质划分,(,四,),1,决策性会议,2,非决策性会议,学习任务二认知会议的种类与功能,项,目,一,一、会议的种类,按照会议举办单位的性质划分,(,五,),1,公司类会议,2,协会类会议,3,政府机构会议,学习任务二认知会议的种类与功能,项,目,一,一、会议的种类,按照会议的地域划分,(,六,),1,国际性会议,2,全国性会议,3,地区性会议,4,个体性会议,学习任务二认知会议的种类与功能,项,目,一,一、会议的种类,按照会议的与会人员范围划分,(,七,),1,股东会议,2,董事会,议,3,高级管理人员会议,4,中层管理人员会议,5,职工大会,6,部门会议,学习任务二认知会议的种类与功能,项,目,一,一、会议的种类,按照会议的特征划分,(,八,),1,商务型会议,2,度假型会议,3,展销会议,4,文化交流会议,5,专业学术会议,6,政治性会议,学习任务二认知会议的种类与功能,项,目,一,一、会议的种类,按照会议的形式划分,(,九,),1,圆桌会议,2,公开讨论会议,3,代表人会议,6,演讲型讨论,7,小组讨论,8,议会型讨论,4,座谈会,9,头脑风暴会议,5,现场会议,10,现代远程技术会议,学习任务二认知会议的种类与功能,项,目,一,二、会议的作用,会议的积极作用,(,一,),1,交流信息，互通情报,2,发扬民主，集思广益,3,增强友谊，促进团结,4,统一认识，协调行动,5,做出决策，部署贯彻,学习任务二认知会议的种类与功能,项,目,一,二、会议的作用,会议的负面影响,(,二,),1,时间和精力的浪费,2,金钱的浪费,3,信息的重复和浪费,4,滋长不正之风,学习任务二认知会议的种类与功能,项,目,一,知识拓展：一、会议按照会议性质和内容的划分,1,年会,2,专业会议,3,代表会议,4,论坛,5,座谈会、专题讨论会,6,讲座,7,研讨会、专家讨论会、讨论会,8,专题讨论会,9,专门小组就某一问题公开进行的讨论会,10,培训性会议,11,奖励会议,学习任务二认知会议的种类与功能,项,目,一,知识拓展：二、关于远程会议,1,电话会议,2,网络会议,3,视频会议,学习任务二认知会议的种类与功能,项,目,一,实训练习,1.,实训目标。,通过实训，要求学生掌握会议的功能。,2.,实训背景。,某市开发区对干部意见甚多的,“,会海,”,现象实行,“,三提倡,”,、,“,三不开,”,。他们提倡开短会和能解决问题的会，提倡多用面对面指导的方式推动工作，提倡多用现代信息工具盒手段掌握及沟通情况。而可开可不开的会坚决不开，能合并开的会不分别开，可开短会的就不开长会。采取上述措施后，开发区的会议明显减少了。,3.,实训内容。,试讨论某市开发区的经验对我们开展会务工作的意义和作用。,学习任务三认知会议的成本与效率,项,目,一,知识目标,了解会议的成本构成。,了解影响会议效果的因素。,能力目标,能够预算会议成本。,学习任务三认知会议的成本与效率,项,目,一,一、会议的成本,会议成本包括两部分：一部分是“显性成本”，即会议明显的耗费，如会场租借费、文件材料费、与会者的交通费、食宿费、活动费以及服务人员的工资等。这些费用是可以明显计算出来的，又是直接消费的。另一部分称作“隐性成本”，即与会者因参加会议而损失的劳动价值，一般不大为人们所注意的成本。,会议成本,=,X,+2,J,N,T,其中，,X,表示显性成本的总和；,J,代表与会人员每小时平均工资的,3,倍；,N,表示人数；,T,代表时间（小时）。,学习任务三认知会议的成本与效率,项,目,一,二、会议的效率,会前,影响会议效果的因素,(,一,),1,没有既定的会议目标或目标不明确,2,没有具体议程,3,会议日程安排不当或不详,4,与会者人选不当或者人数不当,学习任务三认知会议的成本与效率,项,目,一,二、会议的效率,会前,影响会议效果的因素,(,一,),1,没有既定的会议目标或目标不明确,2,没有具体议程,3,会议日程安排不当或不详,4,与会者人选不当或者人数不当,5,会议时间和地点选择不当,6,会议设备准备不足,7,发送会议通知时间不当,8,会议通知内容欠周详,9,会议召开不准时,学习任务三认知会议的成本与效率,项,目,一,二、会议的效率,会议中影响会议效果的因素,(,二,),1,会场干扰因素多,2,会议主持人不力，与会者发言离题,3,会场纪律不明，秩序缺乏保障,4,与会者之间分歧较大,5,会议器材发生故障,6,会间接待及服务差,学习任务三认知会议的成本与效率,项,目,一,二、会议的效率,会后影响会议效果的因素,(,三,),1,整理会议记录,2,宣传会议精神,3,落实会议决议,4,回收会议文件,5,总结会议工作,学习任务三认知会议的成本与效率,项,目,一,知识拓展：一、是否要开会,学习任务三认知会议的成本与效率,项,目,一,知识拓展：一、是否要开会,学习任务三认知会议的成本与效率,项,目,一,知识拓展：二、高效会议的八大特征,1,在必要时才召开的会议,2,事先已经好好筹划过的会议,3,拟定、分发了议程表的会议,4,守时的会议,5,一切按部就班的会议,6,最有相关经验或才干的人参加的会议,7,有决策或有结果的会议,8,记录所有决定、建议及有负责人的会议,学习任务三认知会议的成本与效率,项,目,一,知识拓展：三、会议的频率,序号,会议类别,建议频率,注意事项,1,固定的部门会议,至少每月一次,不能多于每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。,2,全体会议,至少两月一次,利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则会给公司造成沉重负担。,3,处理突发事件的会议,随时,切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入做事无条理的可怕境地。,4,一对一会议,按需要,可以按需要天天发生，但是最好不要超过,1,小时。,会议的频率安排及注意事项,学习任务三认知会议的成本与效率,项,目,一,知识拓展：四、低效率会议的诊断及治疗处方,序号,原,因,具体表现,预防性管理措施,1,时,间,会议安排在接近午餐或临近下班的时间，与会者饥肠辘辘、无心恋会,会议最好安排在周二至周四上午，避免安排在周一、周五及节假日。因为这些时间里人们通常工作的状态都不佳,2,地,点,会议安排在人声鼎沸的闹市，会议内容无法听清；会议安排在经理办公室，办公电话接二连三，会议频繁被打断,会议地点尽量设在安静的、封闭的环境中进行，且以室内为宜,3,参会人员的选择,出席会议的人对研讨的问题缺乏认识和了解，而了解这些问题的人又没有接到会议通知,事先了解人员情况，将出席会议的人分出必须邀请参加者、可以旁听者和可供选择参加者几类,4,主持人,主持人缺乏影响力、说服力，被与会者牵着鼻子走，无法实现会议目标,选择具有亲和力、影响力的人担任会议主持人一职,5,与会者的素质,与会者发言逻辑混乱，观点模糊、辞不达意，不善聆听,挑选善于沟通、善于表达、善于聆听的人员参会议事,6,会议准备工作,迟发通知，与会者无暇准备就仓促到会；没有印发相关的会议文件及参考材料，会议难于开展,按照会议组织的相关程序、按要求提前做好各项会务准备工作,7,会议目的及议程,与会者不清楚为什么要开会、开什么会、会后结果及决策如何,在会议通知中明确告知与会者开会的目的、会议议题,低效率会议的具体表现与预防性管理措施,学习任务三认知会议的成本与效率,项,目,一,知识拓展：五、会议规范,会议规范是指大家达成共识的会议守则。主要包括以下条款。,1.,所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。,2.,超过,1,小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。,3.,所有与会者都要准备在会上发言。,4.,准时开始，准时结束。,5.,各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。,6.,所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。,7.,意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。,8.,会议结束,2-3,天后，所有与会者应拿到会议记录。,9.,所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。,10.,必要时请第三方监控，以保证会议质量。,学习任务三认知会议的成本与效率,项,目,一,实训练习,1.,实训目标。,通过实训，要求学生掌握会议的功能。,2.,实训背景。,金地公司每年用于参加各种会议的经费开销较大，公司王总经理为此要求助理牛玲编制报送公司,2014,年会议的成本开销表，并就如何控制会议成本提出几条建议。牛玲根据调查得知：公司高管人数为,8,人，部门经理为,20,人，基层业务骨干为,50,人；高管每周会议时数为,13,小时，部门经理为,10,小时，基层业务骨干为,9.5,小时；公司为会议每小时的负担比率为高管层,71,元，部门经理,22,元，基层业务骨干,12,元。一年以,48,工作周计算。,3.,实训内容。,请替牛玲设计公司,2014,年会议成本开销表，并就如何控制会议成本提出几条建议。,