第2章-编辑Word-文档.pptx

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,2018/5/4,#,2.1,制作,“岗位说明书”,文档,2.2,设置“员工纪律规定”文档,目录,/,Contents,第,章,2,编辑,Word,文档,第,1,部分,Word,应用,/,本章导读,创建,一篇完整的文档需要进行多次编辑操作，对文档进行编辑操作时，首先需要进行文本的选择，然后可以对文本进行复制、剪切、改写、删除以及查找和替换等操作，此外对于出现错误的文档还可以进行批注、修订等操作。如果要美化文档则可以对页面格式进行设置。,第,2,章,编辑,Word,文档,4,岗位说明书是表明企业期望员工做些什么、规定员工应该做些什么、应该怎么做和在什么样的情况,下履行,职责的总汇,。,岗位,说明书最好是根据公司的具体情况进行制定的，而且在编制时，要注意文字应简单,明了,，内容要越具体越好，避免形式化、书面化，同时应根据公司的实际情况进行相应的修正和补充，与,公司的,实际发展状况保持同步。,2.1,制作“岗位说明书”文档,2.1.1,文档的基本,操作,在,文档中输入文本和设置格式后，如果需要对文档进行修改，则首先需要进行一些基本的操作，包括文本,的选择,、文本的复制和剪切、查找和替换、改写和删除等,。,1,选择,文本,选择,文本是编辑文本过程中最基础的操作，只有选择了文本后，才能对文本进行,一系列,的编辑操作,。,下面,在“岗位说明书”文档中进行选择文本的操作，其具体操作步骤如下。,STEP 1,选择任意,文本,打开,“岗位说明书”文档，在文档第,6,行中拖动,鼠标经过,要选择的文本，然后释放鼠标，即可完成该,文本的,选择,。,STEP 2,选择范围,将,光标定位到文本中，双击鼠标即可选择光标所在,位置,的词组。,STEP 3,选择整行文本,将,鼠标指针移到行的左侧，在指针变为右向箭头后,单击,鼠标，即可选择该行文本,。,STEP 4,选择一段文本,将,光标定位到一段文本的任意位置，快速连击,3,次,鼠标,，即可选择该段文本。,STEP 5,选择一页文本,将,鼠标指针定位到要选择的页的页首，滚动鼠标,滚轮将,鼠标指针移动至该页的末尾处，按,【Shift】,键并,单击,鼠标，即可选择该页文本,。,STEP 6,选择全部文本,将,鼠标指针移动到任意文本的左侧，在指针变为右,向箭头,后连击,3,次，即可选择整篇文档。,STEP 7,选择不连续文本,先,选择任意文本，按住,【Ctrl】,键的同时选择其他文本,，即,可选择不连续文本,。,STEP 8,选择矩形区域文本,按住,【Alt】,键不放，同时拖动鼠标到文本区域,矩形框另,一角的对角处释放鼠标，即可选择该文本区域。,2,复制文本,复制,文本通常用于将现有文本复制到文档的其他位置或复制到其他文档中去，但,不改变,原有文本。下面在“岗位说明书”文档中进行文本的复制，其具体操作步骤如下,。,STEP 1,添加一行空白行,在,“岗位说明书”文档中将光标定位到,12,行文本,最后,，按,【Enter】,键将光标切换到下一行，增加,一行空白行,。,STEP 2,选择复制的文本,1,拖动鼠标选择“职责一”段落的全部文本；,2,在,【,开始,】/【,剪贴板,】,组中单击“复制”按钮,。,STEP 3,粘贴文本,1,将 光 标 定 位 到 刚 换 行 的 位 置；,2,在,【,开 始,】/【,剪贴板,】,组中单击“粘贴”按钮。,STEP 4,复制文本效果,在,文档中可以看到已将刚选择的文本复制到鼠标,光标,处。,3,剪切文本,剪切,文本是将文本内容从一个位置移动到另一个位置，而原位置的文本将不存在,。,下面,在“岗位说明书”文档中进行文本的剪切操作，其具体操作步骤如下,。,STEP 1,选择剪切的文本,1,在“岗位说明书”文档中选择文档中“本职”的,相关,文本；,2,在,【,开始,】/【,剪贴板,】,组中单击,“剪切”按钮,。,STEP 2,粘贴文本,1,将光标定位到需要粘贴的位置；,2,在,【,开始,】/【,剪贴板,】,组中单击“粘贴”按钮即可将选择的,文本移动,到光标位置。,4,查找和替换文本,在,编辑一篇较长的文档后，有时可能会将一个词语或者其他字符输入错误，此时,若是,逐个修改错误文本，将会花费大量的时间，使用,Word,中的查找与替换功能则可将,文档,中错误的文本快速地更正过来，从而提高工作效率,。,下面,在“岗位说明书”文档中,进行,查找和替换操作，其具体操作步骤如下,。,4,STEP 1,选择“高级查找”选项,1,打开“岗位说明书”文档，在,【,开始,】/【,编辑,】,组中单击“查找”按钮右侧的下拉按钮；,2,在打开的下拉列表中选择“高级查找”选项,。,STEP 2,输入查找内容,1,打开“查找和替换”对话框，单击“查找”选项卡,，在,“查找内容”文本框中输入需要查找的文本“协调”,；,2,单击“查找下一处”按钮。,STEP 3,显示查找的文本,系统,将自动查找并以选择的状态显示出查找的文本,，单击,“替换”选项卡,。,STEP 4,输入需要替换的文本,1,在“替换”选项卡的“替换为”文本框中输入,需要替换,的文本“协助”；,2,单击“替换”按钮，对,当前查找,到的文本进行替换。,STEP 5,替换全部文本,1,用相同的方法对其余的文本进行替换操作，,当,Word,查找的文本全部替换完成时，将会打开提示框,，单击,“确定”按钮返回“查找和替换”对话框；,2,单击,“关闭”按钮,。,STEP 6,查看查找和替换的效果,关闭,“查找和替换”对话框，此时可查看到文档中,需要,替换的文本都被替换成了“协助”，查找和替换,后的,文档效果如下图所示。,5,改写文本,编辑,文档时，常常需要对相应的文本进行修改，为了不影响文档的结构和版式，,可以,使用改写文本的方式来对文档进行编辑。改写是在输入正确文本的同时，自动删除,其后,的文本,。,下面,在“岗位说明书”文档中进行文档的改写操作，其具体操作步骤如下,。,STEP 1,定位至需改写文本的位置,1,在“岗位说明书”文档中将光标定位到需要改写,的位置；,2,在状态栏中单击“插入”按钮。,STEP 2,输入改写的文本,当,状态栏上的“插入”按钮变成“改写”按钮时，,在光标,处输入正确的文本，其右侧的文本将自动删除,。,STEP 3,改写其他文本,使用,同样的方法在文档相应位置输入改写的文本，,如下,图所示。,6,删除文本,在,制作文档时，如果输入了错误、多余或重复的文本，可以将其删除。删除文本,的方法,有几种，下面在“岗位说明书”文档中执行几种删除文本的操作，其具体操作步骤如下,。,STEP 1,定位光标,在“岗位说明书”文档中将光标插入到“,5,、本职”文本的“,5”,文本后。,STEP 2,删除光标左侧的文本,按,【Backspace】,键即可将光标左侧的文本删除。,STEP 3,定位光标,将,光标插入到“,2,、所在部门”文本的“,2”,文本,的左侧。,STEP 4,将光标右侧的文本删除,按,【Delete】,键将光标右侧的文本删除。,STEP 5,选择文本,拖动,鼠标选择“,3,、直接上级”文本中的“,3”,。,STEP 6,删除选择的文本,按,【Backspace】,键或者,【Delete】,键可以将,选择,的文本删除。,STEP 7,添加删除的文本,消除,文本的改写状态，将文档中删除的编号重新,输入文档,，完成文档的编辑。,2.1.2,审阅,文档,在,工作中，有些编辑好的文档需要上级进行审阅，上级审阅完毕后通过,Word,的批注功能，可以在文档中,写出,修改意见，编辑者可以按照批注对文档进行修订，并通过“更改”功能对文本进行更改,。,1,添加批注,在,实际工作中编辑文档时，难免会出现一些错误，因此阅读者可以在文档中相应,的错误,文本处添加批注，以提醒编辑者进行修改,。,下面,在“岗位说明书”文档中添加批注,，其,具体操作步骤如下。,STEP 1,选择添加批注的文本,1,在“岗位说明书”文档中选择“专业”文本后的,相关,文本；,2,在,【,审阅,】/【,批注,】,组中单击,“新建批注”按钮。,STEP 2,输入批注内容,在,文档编辑区的左侧出现“批注”任务窗格，在,其中输入,对选择文本的批注内容。批注中包括了批注者,的姓名,和批注的相关内容，如下图所示。,2,修订文档,在,对文档进行修订后，编辑者可以按照批注的内容对文档进行修改，通过,“修订”功能,可以在设置了批注的文本旁添加修改后的文本,。,下面,在“岗位说明书”文档中对,批注,文档进行修订，其具体操作步骤如下,。,STEP 1,选择“修订”选项,1,在“岗位说明书”文档中的,【,审阅,】/【,修订,】,组中,单击“修订”按钮；,2,在打开的下拉列表中选择,“修订”,选项。,STEP 2,删除原来的文本,选择,“外贸、管理或其他相关专业”文本，然后,按,【,Delete】,键，文本将变成红色并带有删除线的样式,，表示,需要将该文本删除,。,STEP 3,添加新文本,在,“外贸、管理或其他相关专业”文本右侧输入“金融,、管理,、财务等相关专业”文本，该文本将以红色,下划线,进行显示，表示需要添加该文本。,3,更改文档,在,批注文档中进行修订后，编辑者可以通过“更改”功能恢复文档原来的状态，,删除,批注并将修订后的文本按照常态进行显示,。,下面,在“岗位说明书”文档中更改文档,，其,具体操作步骤如下,。,STEP 1,接受修订,1,在“岗位说明书”文档中选择批注和修订的文本,；,2,在,【,审阅,】/【,更改,】,组中单击“接受”按钮,；,3,在打开的下拉列表中选择“接受修订”选项。,STEP 2,完成修订,在,文档中将自动删除原来的文本和批注，并将修订,后的,文本移动到原来的位置，完成修订的更改，如下,图所,示。,2.2,设置“员工纪律规定”文档,为维持良好的经营秩序,提高工作效率,保证经营工作的顺利进行,使员工保持良好的身体素质和,旺盛的,精力，在管理公司的过程中需要制定员工纪律规定,。,员工,纪律规定一般包括制定规定的目的、记录,规定的,具体内容以及记录处分的程序等几部分,。,2.2.1,设置页面,格式,在,编辑文档时，除了设置文本的字体格式、段落格式外，还可以对文档页面的格式进行设置，包括设置,页面的,边框和底纹、设置页面的背景效果等，通过这些设置可以让文档更具有美观性和阅读性。,4,1,添加边框和底纹,在,编辑,Word,文档时，为文档设置边框和底纹可以突出文本重点,。,下面,在,“员工纪律规定”,文档中为其设置边框和底纹效果，其具体操作步骤如下,。,STEP 1,单击“页面边框”按钮,打开,“员工纪律规定”文档，在,【,页面布局,】/【,页面背景,】,组中单击“页面边框”按钮。,STEP 2,设置边框样式和颜色,1,打开“边框和底纹”对话框，单击“页面边框”,选项,卡，在“设置”栏中选择“方框”选项；,2,在,“样式”列表框,中选择第,4,种样式；,3,在“颜色”下拉列表,的“标准色”,栏中选择“浅蓝”选项。,STEP 3,设置边框宽度和范围,1,在“宽度”下拉列表中选择“,2.25,磅”选项；,2,在,“预览”,栏中单击,4,个按钮；,3,在“应用于”下拉,列表中,选择“整篇文档”选项；,4,单击“确定”按钮。,STEP 4,设置底纹颜色,1,选择文档的标题文本，打开“边框和底纹”对话框,，单击,“底纹”选项卡；,2,在“填充”栏的下拉列表,的“主题颜色”,栏中选择“灰色,-25%,，背景,2,”,选项,；,3,单击“确定”按钮,。,STEP 5,查看边框和底纹效果,返回,文档中可以看到设置边框和底纹后的文本效果。,2,设置页面背景,默认,情况下页面的背景以白色显示，用户也可以使用相应的图案来作为背景。,下面在,“员工纪律规定”文档中为页面设置背景效果，其具体操作步骤如下,。,STEP 1,选择“填充效果”选项,1,在“员工纪律规定”文档的,【,页面布局,】/【,页面背景,】,组,中单击“页面颜色”按钮；,2,在打开的下拉列表,中选择,“填充效果”选项。,STEP 2,选择页面背景样式,1,打开“填充效果”对话框，单击“纹理”选项卡,；,2,在“纹理”列表框中选择“新闻纸”选项；,3,单击,“确定”,按钮,。,STEP 3,查看页面背景效果,返回,文档中可以查看到设置了页面背景后的效果。,2.2.2,设置文档,视图,在,浏览文档时使用不同的视图，所显示的效果也会有所不同，并且所显示的重点也会不同，用户可根据,实际需要,选择不同的视图方式浏览文档,。,1,基本视图模式,在,Word 2010,中提供了,5,种视图模式，包括“页面视图”“阅读视图”“,Web,版式视图”,“大纲视图”和,“草稿视图”,。,在,【,视图,】/【,文档视图,】,组中可以根据自己的需求选择不同的视图模式。下面介绍各个视图,的具体,功能。,Web,版式视图：以网页的形式显示,Word 2010,文档，,Web,版式视图适用于发送电子邮件和,创建网页。,大纲视图：主要用于设置文档的内容和显示标题的层级结构，并可以方便地折叠和展开各种,层级的,文档,。大纲,视图广泛用于长文档的快速浏览,和设置,。,阅读版式视图：以图书的分栏样式显示文档，,“文件”,按钮、功能区等窗口元素被隐藏起来。在,阅读,版式视图中，用户还可以单击“工具”按钮,选择,各种阅读工具,。,页面视图：是最常用的编辑视图，主要包括页眉,、页脚,、图形对象、分栏设置、页面边距等元素,，是,最接近打印结果的视图模式。,草稿：取消了页面边距、分栏、页眉页脚和图片等元素，仅显示标题和正文，是最节省,计算机系统,硬件资源的视图方式。当然，现在,计算机系统的,硬件配置都比较高，基本上不存在由于硬件,配置,偏低而使,Word,运行遇到障碍的问题。,2,调整视图比例,使用,文档的显示比例功能浏览文档，可使文档按一定比例放大或缩小，这样,有利于阅读,者查看文档,。,下面,在“员工纪律规定”文档中调整文档的显示比例，其具体操作,步骤,如下,。,STEP 1,单击“显示比例”按钮,在,“员工纪律规定”文档的,【,视图,】/【,显示比例,】,组中,单击“显示比例”按钮。,STEP 2,设置显示比例,1,打开“显示比例”对话框，在“显示比例”栏中,选择,一种显示比例的方式，如选择实际缩放或者是,按照页面,的尺寸来进行比例显示，这里单击选中,“多页”单,选按钮；,2,单击“确定”按钮,。,STEP 3,多页显示文档,返回,文档，可以看到在界面中将以适当的比例显示,出全部,的文档页面。,2.2.3,保护,文档,在,编辑一些重要的文档时，为了不让文档信息外泄，可以对文档进行保护操作,。,Word,文档的保护功能既,可以,不让其他人打开文档，也可以仅让其他人查看文档，但不能进行编辑,。,1,设置加密文档,一些个,人或公司文档为了防止他人查看，可以为其设置密码，只有输入正确的,密码才能,打开。下面在“员工纪律规定”文档中进行加密，其具体操作步骤如下,。,STEP 1,选择“加密文档”选项,1,在“员工纪律规定”文档中选择,【,文件,】/【,信息,】,菜单,命令；,2,在右侧单击“保护文档”按钮；,3,在打开,的下拉列表中选择“用密码进行加密”选项,。,STEP 2,输入加密密码,1,打开“加密文档”对话框，在“密码”文本框中,输入,需要加密的密码，这里输入“,123456”,；,2,单击,“确定”,按钮。,STEP 3,输入确认密码,1,打开“确认密码”对话框，在“重新输入密码”,文本框,中输入相同的密码；,2,单击“确定”按钮，,完成加密。,STEP 4,打开加密文档,打开,加密的文档时，将会打开“密码”对话框，在,文本框,中输入正确的密码才能打开文档。,2,设置只读,文档,有些,文档只需要阅读者进行查看，而不允许对其进行编辑，此时可以将文档设置,为只读。,下面,在“员工纪律规定”文档中设置只读，其具体操作步骤如下,。,STEP 1,选择“限制编辑”选项,1,打开“员工纪律规定”文档，选择,【,文件,】/【,信息,】,菜单命令；,2,在右侧单击“保护文档”按钮,；,3,在打开的下拉列表中选择“限制编辑”选项。,STEP 2,设置限制选项,1,在界面右侧打开“限制编辑”窗格，在,“格式设置限制”,栏中单击选中“限制对选定的样式设置格式,”复选框,；,2,在“编辑限制”栏中单击选中“仅允许,在文档,中进行此类型的编辑”复选框；,3,在下面的下,拉列表,中选择“不允许任何更改（只读）”选项。,STEP 3,启动强制保护,在,“启动强制保护”栏中单击“是，启动强制保护,”按钮。,STEP 4,设置强制保护,1,打开“启动强制保护”对话框，在“保护方法”,栏中,单击选中“密码”单选按钮；,2,在“新密码”和,“确认新密码”,文本框中输入保护文档的密码，这里,输入“,123456”,；,3,单击“确定”按钮,。,4,STEP 5,查看设置保护的文档,重新打开文档后，发现在文档中不能进行任何编辑操作。,