原来Gmail可以这样用：十大技巧瞬间找到电子邮件.doc

要想利用多種搜尋選項，在最短的時間內快速且準確地尋找到目標，肯定非Google的Gmail莫屬。Gmail的搜尋速度甚至遠勝於個人電腦裡的電子郵件軟體，因此，即便我平日是電子郵件軟體和Gmail並用，但是當我想要搜尋郵件時，一定還是二話不說直接選用Gmail的搜尋功能。不過，由於Gmail郵件搜尋功能的搜尋格式相當自由，可謂千變萬化，對初學者來說，可能會覺得太複雜而望之卻步。以下我就從這千變萬化的Gmail搜尋技巧當中，挑選出使用頻率最高的十種，提供讀者參考。我想，只要記得這十種技巧，便足以應付平常可能遇到的搜尋需求了。1. 基礎中的基礎：善用AND與OR首先我要介紹的是Gmail搜尋功能中基礎中的基礎：AND（且）搜尋。當關鍵字不只一個時，只要在字與字之間加入一個空白，就表示指定使用AND搜尋。例如，現在我輸入了Gmail 工作技巧進行搜尋，即表示我要尋找的電子郵件一定要同時出現Gmail和工作技巧這兩個詞。如果兩個詞中間不加入空白，則會搜尋出內容裡出現Gmail工作技巧兩個詞相連的郵件。舉個例子，假設某一封郵件裡有使用Gmail的效率化工作技巧這句話。如果我用Gmail 工作技巧進行搜尋，就能立刻找到；若是改以Gmail工作技巧搜尋，便找不到。另外也可以用OR（或）來連接兩個關鍵字，例如輸入Gmail OR 工作技巧，就會搜尋出內容出現Gmail或工作技巧的郵件。AND和OR在使用時並沒有次數上的限制，即使是接連三、四個關鍵字照樣行得通。例如搜尋美國 日本 中國 印度，也能搜尋出同時包含這四個關鍵字的郵件。若是搜尋美國 OR 日本 OR 中國 OR 印度，則內容只要包含其中任何一個以上關鍵字的郵件，都會被視為搜尋的目標。2. 使用搜尋選項Gmail的搜尋功能擁有一般搜尋和搜尋選項兩種形式。一般搜尋就在Gmail首網頁最上方、最明顯的位置，我想不知道的人應該不多。這個欄位主要是提供搜尋單一關鍵字，或比較單純的搜尋之用。而搜尋選項則是針對較為複雜、可以指定範圍的搜尋方式。要使用搜尋選項，可以點選一下一般搜尋欄位右側的（顯示搜尋選項）。搜尋選項的介面應該不難瞭解，主要的選項包括搜尋（對象）、寄件人、收件人、主旨、包含字詞、不包含字詞、有無附件、日期範圍等等。透過這八個選項的排列組合，即可在瞬間搜尋出所有我們想找到的郵件。3. 指定主旨舉例來說，當我想確認某一場在高雄舉行的業務會議的時間，如果在搜尋郵件時，直接在一般搜尋輸入高雄，所搜尋出來的郵件數量可能相當多。但如果我還依稀記得之前討論這場會議時，所用的主旨是某年某月在高雄，那麼我就可以改用搜尋選項中的主旨欄來搜尋高雄兩個字，結果應該就能一次到位，準確地找到我想確認的時間。從一般搜尋輸入關鍵字，其實是針對所有的郵件資料來進行搜尋，包括主旨、內容、寄件人名稱、收件人名稱，所以搜尋出來的資料當然會相對較多。但是，倘若記得郵件主旨的片段，透過主旨進行搜尋，因為搜尋的範圍大為縮減，自然更容易且更快速地找到目標。4. 善用寄件人用一個簡單的例子來說明，假設我突然想找出兩、三個月前王先生（只記得姓，忘了名字）的某一封來信。初學者可能會立刻從一般搜尋輸入王字進行搜尋，可惜這樣不但會把其他王姓朋友的來信一併搜尋出來，還會將所有內容包含王這個字的郵件全數列出。遇到這種情況，其實只需要在搜尋選項的寄件人中輸入王，即可搜尋出寄件人名稱包含王字的郵件，而將只有內容裡出現王字的郵件全部排除。5. 使用郵件地址來取代姓名搜尋假設現在我想起了王先生的全名，想把王大同曾寄給我的所有郵件全數列出，那又該怎麼做呢？如果在寄件人或包含字詞欄位輸入了王字，一定會把其他姓王的朋友和內容出現王字的來信一併搜尋出來。就算直接輸入王大同，也不見得能搜尋出王大同所有的來信，因為並不是每一封信都一定包含他的全名。或者說不定他的寄件人名稱根本就寫成了王大同，姓和名中間插入了一個空白，我用王大同當然不可能搜尋得到。當我們要搜尋某一位特定人士所有的來信時，最好的關鍵字其實是他的郵件地址。我只要利用王字先找出一封王大同的來信，即可確認他的郵件地址。然後再利用搜尋選項，在寄件人欄位輸入這個郵件地址，即可準確搜出王大同所有的來信。而且其中絕不會包含與王大同同名同姓者的來信，不必經過多次手續即可迅速確實地達到目的。如果我曾主動寫信給對方，還可以省略第一個步驟，直接從通訊錄裡快速找到他的郵件地址。如果不久前我才跟他通過信，也可以從寄件備份直接搜尋。換句話說，當我們想搜尋某位特定人士的郵件時，最好使用他的郵件地址進行搜尋，而不是以姓名搜尋。唯一要留意的是，有些人的信箱可能不只一個，在不同的狀況下，他或許使用了不同的郵件地址。透過寄件人搜尋時，也可以取郵件地址的一部分來進行搜索。例如在寄件人欄位輸入.tw，即可搜尋出所有來自樂天市場的郵件。如果我們事前已經設定了一個叫做樂天市場的標籤，並讓郵件直接略過收件匣，那麼在搜尋樂天市場的郵件時，便可直接略過收件匣不搜。或者假設不久前我才和城邦集團的某位編輯通過幾封信，一時之間想不起對方的名字。這時我只需找出城邦集團的郵件信箱.tw，也能快速地找出那位編輯的來信。6. 利用日期範圍集中搜尋當我們想搜尋某一封特定的郵件時，通常都還記得大約的時間。像是一個禮拜以內、大概在一個月前、上禮拜五左右、大約半年前。這時就可以利用時間範圍來剔除大部分的郵件，讓搜尋的範圍更為集中。如果是一個禮拜以內，可以從日期範圍的下拉式選單中選擇1週。然後在起算時間填入今天。這樣Gmail就會針對從今天起回溯一週內的郵件進行搜尋。如果同時在寄件人欄位填入王，意思就是告訴Gmail，請幫我找出從今天起回溯一週內寄件人名稱有王這個字的郵件。如果是大概在一個月以前（假設前後誤差一個星期），則可以選擇日期範圍為1週，起算時間填入一個月前的日期。例如，今天是2012年11月1日，你可以輸入11月1日或11/1。如果未註明年份，Gmail會自動視為今年。如果是從2008年11月1日起算，則請輸入2008年11月1日或2008/11/1。若是上禮拜五左右，可以先將日期範圍設為1天，再將起算日期填入星期五。這樣Gmail就會在上禮拜四、五、六三天當中進行搜尋。7. 使用除外關鍵字不知道讀者在搜尋時有沒有遇過這種情形：搜出了一大堆包含相同關鍵字的郵件，內容卻和你真正想搜尋的郵件完全不搭軋。例如我想搜尋關鍵字財經，得到的結果大部分卻是商業周刊電子報的財經新聞，而我真正需要的郵件則淹沒在其中。這時，如果在不包含字詞欄位填入商業周刊電子報，Gmail就會將出現商業周刊電子報這個詞的郵件排除不搜尋，如此一來，我就可以更精準地找到目標。再舉個例子，假設現在我想搜尋來自王先生的郵件，在寄件人欄位填入王，結果連王品牛排寄來的會員通知也一併搜了出來。這時我只要在不包含字詞欄位內填入牛排，即可順利將王品牛排的郵件排除，更快速地找到我想搜尋的郵件。當你要排除額外的搜尋結果時，除外關鍵字是你的不二選擇。8. 搜尋附檔有時我們為了確認某個相關事宜，得從過去的舊郵件當中找出某個附件（附加檔案）。在某些狀況下，特別是公務方面，寄件人往往不會將內容寫在郵件中，而是以附件的方式寄送，像是請款單、報價單、訂貨單、企畫書、稿件、簡報文件等等。假設我和王先生每個月往來的郵件不下五十封，若是要從這一大堆郵件當中一封一封地檢查，找出某個附件，實在是大費周章。這時就可以打開搜尋選項，先在寄件人欄位填入王先生的郵件地址，然後勾選有附件。如此即可快速地搜尋出所有由王先生寄來、並包含附件的郵件。9. 搜尋垃圾郵件和垃圾桶讀者有沒有遇過這種情形，不論你如何搜、如何找就是怎麼也找不著？很多人不知道，一般搜尋並不會搜尋垃圾郵件和垃圾桶。所以我要請讀者特別留意，如果郵件被歸入垃圾郵件，是永遠不可能透過一般搜尋找到的。如果你想連同垃圾郵件和垃圾桶一併搜尋，必須進入搜尋選項，在搜尋欄位點選郵件 & 垃圾郵件 & 垃圾桶。另外也要請讀者留意，搜尋選項預設的搜尋對象雖然是所有郵件，但並不包含垃圾郵件和垃圾桶。如果你只想搜尋垃圾郵件，請在搜尋欄位點選垃圾郵件；如果只想搜尋垃圾桶，請點選垃圾桶。你也可以點選已加星號、寄件備份、草稿或其他自訂的標籤，以設定搜尋的目標。也就是說，除了收件匣以外，其他標籤也可以透過這種方式進行搜尋。此外，你也可以針對收件匣裡的讀取郵件和未閱讀的郵件進行搜尋。假設林小姐來電詢問，請問您看到我寄給您的信了嗎？而你正好又不記得自己看過了沒，這時就可以在搜尋選項中的搜尋欄位中點選未閱讀的郵件，並在寄件人欄位填入林，如此便能準確地搜尋出林小姐寄來、而你又尚未閱讀的郵件了。10. 搜尋寄件備份搜尋郵件還有一種最快速的方式，就是從寄件備份裡去找。假設我想找一封林小姐之前的來信，如果直接在一般搜尋輸入林，一定會搜出一大堆來自林小姐（或其他林姓朋友）的郵件。這個方法既然行不通，我們可以改用搜尋選項，在搜尋欄位點選寄件備份，然後在包含字詞欄位內填入林字。如此一來，就可以從曾經寄出的郵件當中，找出包含林這個關鍵字的郵件。相信數量應該不會太多。因為只要之前我是以引用回覆的方式回信，信中一定包含了林小姐來信的內容。此外，如果我和對方是以Re（回覆）的方式往返郵件，在Gmail裡一定會以會話群組的形式顯示，因此林小姐之前的來信很有可能就包含在其中。寄件備份裡的郵件數量，一定比收件匣要少得多，因此搜尋起來當然更加快速。總之，當你想尋找某封回覆過的郵件，或者想確認此人的郵件地址時，最快速且方便的方法就是直接搜尋寄件備份。書籍資料 隱藏 書名：原來Gmail可以這樣用：讓你提升效率的Gmail工作技巧作者：樺澤紫苑譯者：桑田德發行日期：2012年04月01日出版社：春光樺澤紫苑（Kabasawa Zion本名：佐佐木信幸）精神科醫師、電子報作家。一九六五年生於札幌。一九九一年畢業於札幌醫科大學醫學系。二四年留學美國芝加哥伊利諾大學三年。返國後，創辦樺澤心理學研究所，以提供簡單易懂之精神醫學、心理學資訊為宗旨，發起商業心理學、電影精神醫學等六份電子報，訂戶超過十五萬人。訂戶人數之多，於日本國內亦屬罕見，並曾以日本最了解網際網路的精神科醫師頭銜，接受過眾多報章雜誌專訪。著有精神科醫師教你賺到一億日圓的心理戰術（中經出版）、自殺之病、不上學與校園霸凌（中山書店，合著）等。樺澤紫苑個人網站：www.kabasawa.jp（由此訂閱免費電子報） twitter：相關著作Facebook工作術：主管不懂、學校沒教，但老闆巴不得你擁有的軟實力超神奇！腦內物質工作術7種人人都有的效率潛能，幫你即效提升工作力