备用金管理.doc

备用金管理
1 范围
适用于公司内部各种涉及备用金业务的管理
2 控制目标
2.1 确保所有的备用金付款都在预算内，保证资金使用的计划性，提高资金使用效率
2.2 确保所有的备用金都在个人限额内，并及时清账，以正确记录费用，控制坏帐风险
2.3 确保所有的备用金都得到准确和完整的记录
3 主要控制点
3.1 各部门按权限审批备用金申请单借款用途是否必要、合理、金额是否需要，是否在部门预算内，确定是否同意借款
3.2 费用会计审核备用金申请单的借款用途是否明确、合理，金额是否需要；是否经过相关程序审批，各程序的审批是否在规定的审批权限内；是否在资金计划内，是否在部门预算内。不在资金计划和预算内的借款单予以退回
3.3 费用会计查询财务系统个人备用金明细，审核借款累计金额是否在个人备用金限额内
3.4 会计主管核对备用金申请单和支付凭证，确认支付凭证金额是否正确
3.5 月末费用会计制做部门人员借款余额一览表，对未及时清帐者催款以至罚款
4 特定政策
4.1 审批权限：
§ 市场、销售和采购部
§ 部门经理审批__元以下的个人借款。主管副总审批__元以上的个人借款审批限额在__元以内
§ 其他部门
§ 部门经理审批__元以下的个人借款。主管副总审批__元以上的个人借款审批限额在__元以内
4.2 个人备用金限额：
市场、销售、采购部 其他部门
§ __级－－ __元 元；
§ 业务主管－－ __元 元 ；
§ 业务经理以上级－－ __元 元 。
4.3 按照员工的级别，个人预支申请需报上一级主管领导审核批准、所有备用金申请须参考上述申请限额，并且至少经部门经理审核批准。超出个人预支限额必须由__（总经理）审批。
4.4 费用会计在__（规定时限内）进行审单，并将审核批准的备用金申请单交出纳付款
5 流程说明C-12-002-002
步骤
涉及部门
步骤说明
1
相关部门
各部门借款人员按照借款人、借款用途、借款金额、经办人填写备用金申请单，并附相关支持文件报部门经理审批。
2
部门经理
部门经理在审批权限内根据月工作计划、资金计划审核备用金申请单借款用途是否必要、合理、金额是否需要，是否在部门预算内，确定是否同意借款。将不同意的备用金申请单退回借款人；将超出审批权限的备用金申请单报主管副总审批。
3
主管副总
主管副总审批超出部门经理审批权限的备用金申请单，确定是否同意借款，将不同意的备用金申请单退回借款人。
4
财务部-费用会计
费用会计依据资金计划审核备用金申请单的必要性、合理性，金额是否需要，是否经过相关程序审批，各程序的审批是否在规定的审批权限内，是否在资金计划内，是否在部门预算内，将不在资金计划内和超部门预算的备用金申请单退回经办人员，并要求按照部门工作计划及资金计划管理流程的规定程序办理资金计划。
5
财务部-费用会计
费用会计查询财务系统个人备用金明细帐，审核累计借款金额是否在个人备用金限额内，确定是否给予预支。将不在个人备用金预算内或资金计划内的备用金申请单返回1修改，费用会计根据审核通过的备用金申请单填制付款凭证，办理付款。
6
财务部-会计主管
会计主管审核付款凭证科目使用是否正确，核对凭证金额与备用金申请单金额是否一致。
7
财务部-出纳
出纳会计根据付款凭证，确认库存现金是否满足支付，在不能满足支付的情况下，前往银行提取现金。
7.1
财务部-出纳
出纳会计前往银行提取现金。
8
财务部-出纳
出纳会计支付现金，借款人在付款凭证上签字。
9
财务部-费用会计
费用会计根据已经审核付款的付款凭证更新财务帐
10
财务部-费用会计
月末费用会计制做部门人员借款余额一览表，对未及时清帐者催款以至罚款

9－110－3