组织对外公关专题活动的礼仪-PPT课件.ppt

第五章 组织对外公关专题活动的礼仪1教学内容教学内容第一第一节 公关公关专题活活动礼礼仪概述概述1第二第二节 组织交往活交往活动的公关礼的公关礼仪23第第三三节 会展活会展活动中的公关礼中的公关礼仪333第第四四节 商商务活活动中的公关礼中的公关礼仪43第第五五节 庆典典活活动中的公关礼中的公关礼仪52第一第一节 公关公关专题活活动礼礼仪概述概述一、公关专题活动的含义与特点1.含义公共关系专题活动是指社会组织有意识地、主动地对外部公众施加影响、传递信息、交流情感的塑造组织良好形象的活动形式。3第一第一节 公关公关专题活活动礼礼仪概述概述2.公关专题活动的特点明确的主题丰富的内容围绕主题清晰的公众定位以影响目标公众为主、影响潜在公众为辅综合的媒介宣传传统媒体&新媒体规范的程序遵循相关的程序进行操作4第一第一节 公关公关专题活活动礼礼仪概述概述二、公关专题活动礼仪的含义与特点 1.含义公关专题活动礼仪就是指组织在策划、组织并实施公关专题活动中所应遵循的礼仪规范。是一项规模较大、目的明确、技术复杂、涉及面广、要求高的传播交流活动。充分体现了组织公关整体水平，包括知识水平、业务能力和礼仪素养。5第一第一节 公关公关专题活活动礼礼仪概述概述二、公关专题活动礼仪的含义与特点 1.特点活动程序的规范性公关人员在活动操作过程中要熟悉活动的具体流程，展现高素养，树立组织的良好形象。策划组织的周密性周密的实施方案并有很强的可操作性（时间、地点、参与者、活动方式、环境、交通、经费、前期宣传、后期评估等）传播沟通的互动性组织 公众操作实践的务实性可能性、经济性、公众需求6第一第一节 公关公关专题活活动礼礼仪概述概述三、公关专题活动礼仪的类型组织交往礼仪会展礼仪商务礼仪庆典仪式7第二第二节 组织交往活交往活动的公关礼的公关礼仪一、组织宴请活动的公关礼仪 1、含义 2、公关宴请的分类8第二第二节 组织交往活交往活动的公关礼的公关礼仪3、正式宴会礼仪宴会主办方的准备工作明确宴请对象、目的和形式明确宴请的对象明确宴请的目的和范围确定宴请的形式和规格选择时间、地点不要选择节假日，也不要选择某一方禁忌的时间；控制用餐时间；根据宴请的规格、主宾的身份以及费用确定地点发出邀请口头、书面；请柬一般提前两周左右发出拟定宴请菜单注意:：一，宴请的种类、规格及宾客的身份；二，客人的饮食习惯与禁忌；三，宴请的时间和季节；四，主宾的口味、年龄、健康状况等。安排菜序、席位现场布置9第二第二节 组织交往活交往活动的公关礼的公关礼仪宴会程序迎接致词、祝酒中国：在开宴之前；西方：在热菜之后，甜食之前；致词时，参会人员应暂停其活动；讲话时间灵活掌握。保持宴会气氛热烈公关人员要注意不时地提出些大家都感兴趣的话题，避免争论和谈论与工作有关的较严肃的话题。宴会结束一般等主人和主宾餐毕先起身离席后，方可依次离开；入座或离座，均应从座椅的左侧进出。10第二第二节 组织交往活交往活动的公关礼的公关礼仪注意事项宴请准确的对象和合理的范围 慎重考虑己方与多方之间、多方相互之间的关系如何请柬邀请要平等待人控制好宴会时间 应控制在1个半小时左右，最好不超过2个小时饮酒适量 在西餐上是没有劝酒的，因此如果用中餐宴请外宾，切忌劝酒11第二第二节 组织交往活交往活动的公关礼的公关礼仪三、中餐礼仪席位排列桌次排列“面门定位、以右为尊、远高近低”；三桌以上时，“中间为上、近高远低”12第二第二节 组织交往活交往活动的公关礼的公关礼仪菜序排列酒菜的搭配白酒与红葡萄酒；正规的中餐宴会一般不上啤酒13第二第二节 组织交往活交往活动的公关礼的公关礼仪中餐就餐礼仪衣着得体坐姿端正吃相高雅以礼待人14第二第二节 组织交往活交往活动的公关礼的公关礼仪中餐饮酒礼仪冷盘菜上后就开始斟酒；从客人的右侧开始，除啤酒外，酒瓶瓶口不接触杯沿，酒杯也不应该提起。一般斟入酒杯容量23的酒即可；选择适当的时机，应以年长、尊贵的来宾为主要对象，按照礼宾顺序先向主宾，再依次向其他宾客敬酒。15第二第二节 组织交往活交往活动的公关礼的公关礼仪二、组织接待参观活动的公关礼仪1、两种形式：u一年四季都向公众开放，即经常性的对外开放，多用于服务行业；u在某个时间点或时间段把公众请进来，即“开放日”的对外开放，更适用于工业企业。16第二第二节 组织交往活交往活动的公关礼的公关礼仪2、参观接待活动的准备工作：明确目的 知名度、声誉；澄清事实真相；密切组织与公众的关系；业务扩展；增强员工、家属的自豪感。确定规模准备材料场地布置选好时机成立专门机构确定邀请对象选择参观路线接待服务17第二第二节 组织交往活交往活动的公关礼的公关礼仪2、接待参观的程序：接待分发宣传资料或放映短片等安排适当的休息分发纪念品征求意见3、参观接待的注意事项：处理好公开与保密的关系18第二第二节 组织交往活交往活动的公关礼的公关礼仪二、组织联谊活动的公关礼仪1、准备确定活动主题；确定时间地点；策划设计活动内容与程序；准备联欢活动的道具等；预算活动经费2、活动现场工作布置会场签到入场由组织方领导宣布联欢活动开始文艺节目演出、游戏、发奖品19第三第三节 会展活会展活动中的公关礼中的公关礼仪一、组织对外会议中的公关礼仪公关专题活动中的会议主要包括新闻发布会、座谈会、报告会等。1、新闻发布会特点形式隆重、规格高、费用高；信息沟通更深、更广；对发言人和主持人要求高；20第三第三节 会展活会展活动中的公关礼中的公关礼仪新闻发布会的准备工作把握时机，确定主题：有有较较大的新大的新闻闻价价值值确定地点确定时间选择适合记者的时间，而不是适合组织自己的时间。怎样选择？两个两个原原则则：第一第一、应应尽量避开尽量避开节节假日假日和和重大社会活重大社会活动动的的时间时间。因。因为对为对媒体而言，媒体而言，节节日或重大活日或重大活动动比新比新闻发闻发布会更重要，布会更重要，记记者无分身者无分身术术。第二第二、会会议时间议时间一般安排在一般安排在上午上午1010时时或或下午下午3 3时时，总时间总时间6060分分钟钟左右左右为为佳佳。这这个个时间对记时间对记者最方便。者最方便。中国外交部记者会的“冷场”12月25日是圣诞节。秦刚下午主持例行记者会，在一名巴基斯坦记者 提出唯一一个问题后，稀稀落落的记者席里没有任何记者发问。面对空前境况，秦刚笑着说：那我数三下，3、2、1，没问题了，谢谢大家。在场记者笑声顿起，鼓掌结束这场记者会。21第三第三节 会展活会展活动中的公关礼中的公关礼仪确定邀请记者的范围安排相关人员主持人：由有较高的公共关系能力的人来担任“能能力力”发言人：应是组织的高层领导“权权威威”准备资料发发言言人人准准备备：发言提纲公公关关人人员员准准备备：问题提纲、宣传提纲、辅助材料及时邀请提提前前3 3-5 5天天发发出出。不能太早，也不能太迟。对于重要的记者，最好头天再电话联系一次。布置会场22第三第三节 会展活会展活动中的公关礼中的公关礼仪新闻发布会会议程序总原原则：安安安安排排排排紧紧凑凑凑凑，避避避避免免免免松松松松散散散散迎宾、签到（公关员或服务生）分发资料（公关员）主持人宣布会议开始，介绍发言人、来宾和新闻单位发言人发布新闻、介绍详细情况记者提问，发言人逐一回答主持人宣布会议结束参观或其他安排（公关员）会后可安排参观、茶话会、或自助餐等，目的是提供双向沟通场所，以方便记者采访。23第三第三节 会展活会展活动中的公关礼中的公关礼仪会后情报工作全面收集与会记者在媒体上发表的文章，将其归类分析，检查有无漏发信息（公关员）对已发稿的记者，给予特别的联系和致谢，加强与他们的友谊（公关员）电话追踪记者对会议的接待、服务的意见。发现问题，抢先及时道歉（主持人或公关员）统计已发表的稿件和记者名，计算发稿率，作为今后邀请记者的参考数据（公关员）24第三第三节 会展活会展活动中的公关礼中的公关礼仪新闻发布会的注意事项事前事前作好排作好排练，发现问题及及时纠正正。对待待各媒体各媒体记者者一一视同仁同仁，不能有任何区，不能有任何区别。所有所有工作人工作人员与与组织的宣的宣传口径保持一致口径保持一致。公关公关员和服和服务生做好会生做好会议的的接待和接待和记录工作工作。主持人主持人和和发言人言人要要注意注意言言谈举止止和会和会场的的气氛引气氛引导。在。在发言言冷冷场时，适，适时引引导记者提者提问，而在，而在记者者争相提争相提问时，又要，又要维持好持好会会场次序次序。事先事先准准备好好回避回避问题的的方式方式和和技巧技巧。避免避免造成造成对立立情情绪，在，在发现对立立苗苗头时，要，要善于控制和化解善于控制和化解。25第三第三节 会展活会展活动中的公关礼中的公关礼仪1、座谈会中的公关礼仪座谈会是指组织就某一或某些问题邀请公众一起交谈与讨论的会议形式，也有称恳谈会。准备工作确定性质、目的以及主题内容确定人员，确定相关公众，并能针对问题提出建议的人通知开会的时间、地点和目的确定重点发言者布置好会场26第三第三节 会展活会展活动中的公关礼中的公关礼仪现场工作桌椅摆放成圆形或长方形；“热热场场”：主持人先阐明座谈会的目的，并做自我介绍和相互间的引见介绍；控制现场：避免“冷冷冷冷场场”现象，也要避免“开开开开无无无无轨轨电电车车”；记录、录音、录像；准备茶点、咖啡、水果等。结束工作对会议讨论的内容进行整理归档；适时将信息向公众公布或以适当的方式加以告知。27第三第三节 会展活会展活动中的公关礼中的公关礼仪三三、展展览会会的的公公关关礼礼仪1、展览会的类型按展览会的性性质质、目目的的划分，分为宣传型展览会和销售型展览会按展览会的时时间间长长度度划分，分为长期展览会、定期展览会和临时展览会按展览会规规模模的的大大小小，有大型展览会、小型展览会与微型展览会之分根据展展览览品品种种类类的不同，可分为单一型展览会与综合型展览会按照参展单位的地地理理区区域域的不同，可分为国际性展览会、洲际性展览会、全国性展览会、全省性展览会和本地性展览会按照展览会的场场地地标标准准，有可分为室内展览会和露天展览会28第三第三节 会展活会展活动中的公关礼中的公关礼仪1、展览会的程序展览会主主主主办办方方方方的准备工作确定主题决定展览会中使用的沟通方法、展览形式、接待形式；构思参展结构：产品要质量较好、风格独特、竞争力强；产品品种档次齐全，并有针对性；选择地点和时机：选择在适合适合适合适合该项产产品品品品销销售售售售的季节；确定参展单位：公关人员事先对拟参展的单位发出正式的邀邀邀邀请请或召集召集召集召集对于报名参展的单位进行必要的审审核核核核以专专函函函函的形式通知通知通知通知被批准的参展单位宣传展览会及展览内容：专门的新新新新闻发闻发布机构布机构布机构布机构；准备宣宣宣宣传资传资料料料料、设计和制作展览会的会会会会标标、会徽会徽会徽会徽和纪纪念品念品念品念品；29第三第三节 会展活会展活动中的公关礼中的公关礼仪现场布置：现场与产品陈列合理组合与搭配；展位安排：竞竞拍拍拍拍、投投投投标标、抽抽抽抽签签或是按按按按正正正正式式式式报报名名名名的的的的先先先先后后后后顺顺序序序序培训工作人员：礼仪培训&专业知识培训加强安全保卫依依依依法法法法履行常规的报批手续；通报公公公公安安安安部部部部门门；聘请保保保保安安安安人员；签订合合合合约约或或或或协协议议；向公众说明注注注注意意意意事事事事项项；提供服务项目30第三第三节 会展活会展活动中的公关礼中的公关礼仪展览会现场精彩的开幕式邀请重要的领领导导、嘉嘉嘉嘉宾宾、社社社社会会会会名名名名流流流流参加，“名名名名人人人人效效效效应应”与记者密切联系公关人员为记者提供采访必需的资料、设备及交通工具等礼貌待人“观观众众众众是是是是上上上上帝帝帝帝”善用解说技巧以客户利益为重，着重强调自己展品的主要特征与主要优点，以争取使客户觉得言之有理，乐于接受。31第三第三节 会展活会展活动中的公关礼中的公关礼仪展览会结束工作跟踪服务：媒体的跟跟跟跟踪踪踪踪报报道道道道和感感感感谢谢工工工工作作作作；针对参展者而进行的，为下次做预告宣传。总结评估设置意见簿、问卷调查、电话访问、举行小型座谈会等；对参观者的范围、数量、需求等进行分析。32第四第四节 商商务活活动中的公关礼中的公关礼仪一一、签字字仪式式1、准备工作准备待签文本慎慎慎慎重重重重严严谨谨：指定专门人员做好定稿、核对、校对、印刷、装订、盖章等工作。安排人员预先确定好参加签字仪式的人员；规格格对等等；安排助助签人人；衣着举止得体。33第四第四节 商商务活活动中的公关礼中的公关礼仪2、签字仪式过程宣布开始签署文件：“轮轮换换制制制制”交换文本：互换签字笔饮酒庆贺：香槟酒合影留念34第四第四节 商商务活活动中的公关礼中的公关礼仪二、赞助会1、赞助的类型根据赞助项目或赞助对象的不同：公益事业赞助、教育事业赞助、科研活动赞助、医疗卫生赞助、文化活动赞助等；据赞助物品的不同，赞助的类型可以分为现金赞助、实物赞助、义卖赞助和义工赞助四大类；根据赞助单位或个人向受赞助者所提供的金额的多少，分为全额赞助或部分赞助；根据赞助单位或个人的具体数量的多少，将赞助的类型分为单方赞助与多方赞助。35第四第四节 商商务活活动中的公关礼中的公关礼仪1、赞助会准备由受受受受赞赞助助助助者者者者出面承办，而由赞助单位给予其适当的支持。地点的安排选择受受受受赞赞助助助助者者者者所在单位的会议厅邀请范围赞助单位、受赞助者双方的主要负责人、员工代表、政政政政府府府府代代代代表表表表、社社社社区区区区代代代代表表表表、群群群群众众众众代代代代表表表表以及新新新新闻闻界界界界人人人人士士士士36第四第四节 商商务活活动中的公关礼中的公关礼仪2、赞助会现场执行宣布开始：受受赞助助单位位的负责人人或公关人公关人员担任主持人奏国歌赞助单位正式实施赞助赞助单位的代表出场并口头宣布赞助金额受赞助单位的代表上场握手巨型支票或实物清单交接赞助单位代表发言发发言重点：言重点：言重点：言重点：阐述赞助的目的目的与动机机受赞助单位代表发言：感感谢来宾代表发言：政府政府有关部门的负责人合影留念37第四第四节 商商务活活动中的公关礼中的公关礼仪3、赞助会结束评估由赞赞助助助助单单位位位位的公公公公关关关关部部部部牵头负责4、注意事项邀请较较大大大大影影影影响响响响力力力力的电视、报纸、广播等媒体人员与会会场不宜布置得美轮美奂和过度豪华张扬评估工作善于听取正正正正反反反反两方面的不不不不同同同同意意意意见见38第四第四节 商商务活活动中的公关礼中的公关礼仪三、开开业典典礼礼1、筹备工作总总原原原原则则：“热热烈烈烈烈”、“节节俭俭”、“缜缜密密密密”拟定具体的程序，选定仪式主持人选择好时机：与组组织织、市市市市场场相吻合做好宣传工作：广告宣传、采访报道邀请嘉宾：上级领导、社会名流、文艺明星、体坛新秀、各媒体记者、合作伙伴、社区公众、单位员工等。对于重重要要来来宾，公关人员应亲自上上门邀邀请。39第四第四节 商商务活活动中的公关礼中的公关礼仪布置场地一般不不不不设设置置置置主席台或座椅；铺设红地毯；悬挂条幅、标语、气球、彩带等；醒醒醒醒目目目目之之之之处处摆放来宾赠送的花篮、牌匾；准备签到簿、本单位的宣传材料、待客的饮料；调试好多媒体设备；适应的安保措施。现场接待服务准备礼品馈赠准备三个特点：宣宣宣宣传传性性性性、纪纪念念念念性性性性、独独独独特特特特性性性性40第四第四节 商商务活活动中的公关礼中的公关礼仪1、开业典礼现场开场。奏乐、就位，主持人介绍主要来宾本组织负责人讲话。感谢&介绍本组织的运营特色、运营目标来宾代表致辞。致辞时间在3 30 0分分分分钟钟以内，人数不超过5人。启动某项开业标志。“剪剪剪剪彩彩彩彩”安排重要来宾留言、题字现场参观、联欢、座谈等41第五第五节 庆典活典活动中的公关礼中的公关礼仪 一一、开开幕幕庆典典 1、筹备礼仪做好邀请有关领导人、国内外嘉宾、中外记者选好场地布置场地横幅、红旗、彩旗、主席台、花篮、三支或更多的话筒、剪彩用物；主主主主持持持持人人人人的话筒安排在左左左左边边，致致致致辞辞辞辞人人人人、讲讲话话人人人人及及及及翻翻翻翻译译等的话筒安排在右右右右边边42第五第五节 庆典活典活动中的公关礼中的公关礼仪 2、开幕式的举行入场 人员按照主主主主左左左左客客客客右右右右分列两边主持人宣布开幕式正式开始奏国歌主办方负责人致开幕词要说明活动概况和主要目的、意义合作方的负责人致辞：祝贺&祝愿剪彩：能免则免参观活动43第五第五节 庆典活典活动中的公关礼中的公关礼仪 二二、闭幕幕庆典典相比于开幕仪式，闭幕庆典的重要程度和隆重程度相对较较弱弱弱弱，它强调活动的有始有终、圆满结束。1、基本程序主持人宣布闭幕式开始主办方的领导人作简要总结&感谢合作方的领导人致辞，祝贺双方互赠礼品或纪念品宣布结束，奏轻轻松松松松欢欢快快快快的音乐44第五第五节 庆典活典活动中的公关礼中的公关礼仪 三三、周周年年庆典典 1、准备工作成立筹备组：由各方面的有关人士组成出席者的确定来宾的接待 接接接接待待待待小小小小组组：迎送、引导、陪同、招待 重重重重要要要要来来来来宾宾的接待由组织领导亲自完成环境的布置形象准备45第五第五节 庆典活典活动中的公关礼中的公关礼仪 2、现场工作来宾就座，主持人介绍来宾宣布庆典正式开始，奏国歌本单位负责人致辞：感谢&介绍嘉宾讲话 上上上上级领导级领导、协协作作作作单单位位位位及社区社区社区社区单单位位位位、有关有关有关有关单单位位位位等最好都有代表讲话或致贺词；公布贺电、贺信：“先来后到”或汉字笔画的多少为序文艺演出：慎慎慎慎选选主主主主题题来宾参观重要来宾留言、题字答谢来宾：纪念品、大型促销等46第五第五节 庆典活典活动中的公关礼中的公关礼仪 3、注意事项 审查播放的音乐，以欢欢快快的乐曲为主，忌凄惨音乐、不够庄重、爱情歌曲；遵守时间：“准准准准时时开开开开始始始始，准准准准时时结结束束束束”表情庄重态度友好行为自律发言简短，少做手势47