《归档文件整理规则》.ppt

中华人民共和国档案行业标准中华人民共和国档案行业标准中华人民共和国档案行业标准中华人民共和国档案行业标准 DA/T22-2015 DA/T22-2015 代替代替代替代替DA/T22-2000DA/T22-2000归档文件整理规则归档文件整理规则解读解读 DA/T22-2015 2017.3归档文件整理规则归档文件整理规则DA/T22-2015DA/T22-2015与与 DA/T22-2000DA/T22-2000的区别：的区别：1 1、标准的总体编排和结构按、标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009 GB/T 1.1-2009 进行了修改；进行了修改；2 2、将标准适用范围由纸质文件材料扩展为、将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；纸质和电子文件材料；3 3、调整归档文件分类方法；、调整归档文件分类方法；4 4、增加归档文件组件和纸质归档文件修整、增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；装订、编页、排架要求；5 5、增加归档文件档号结构和编制要求；、增加归档文件档号结构和编制要求；6 6、将室编件号、馆编件号统一为件号；、将室编件号、馆编件号统一为件号；7 7、在附录中增加归档章示例、直角装订方、在附录中增加归档章示例、直角装订方法。法。执行时间：执行时间：执行时间：执行时间：2016-06-01 2016-06-01 2016-06-01 2016-06-01范围：范围：范围：范围：1 1 1 1、规定了作为文书档案保存的归、规定了作为文书档案保存的归、规定了作为文书档案保存的归、规定了作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。档文件的整理原则和方法。档文件的整理原则和方法。档文件的整理原则和方法。2 2 2 2、适用于各级机关、团体、企事、适用于各级机关、团体、企事、适用于各级机关、团体、企事、适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档业单位和其他社会组织对应作为文书档业单位和其他社会组织对应作为文书档业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。案保存的归档文件的整理。案保存的归档文件的整理。案保存的归档文件的整理。其他门类档其他门类档其他门类档其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊案可以参照执行。企业单位有其他特殊案可以参照执行。企业单位有其他特殊案可以参照执行。企业单位有其他特殊规定的，从其规定。规定的，从其规定。规定的，从其规定。规定的，从其规定。注意：对注意：对注意：对注意：对2016201620162016年的文件材料整理按新规年的文件材料整理按新规年的文件材料整理按新规年的文件材料整理按新规则执行。则执行。则执行。则执行。归档文件整理规则归档文件整理规则的内容的内容一、基本概念一、基本概念二、整理原则二、整理原则三、一般要求：组件、分类、排列、三、一般要求：组件、分类、排列、编号、编目编号、编目四、纸质归档文件的修整、装订、四、纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架编页、装盒和排架五、归档电子文件的整理要求五、归档电子文件的整理要求六、附录：归档章、档案盒、目录、六、附录：归档章、档案盒、目录、备考表的式样备考表的式样一、基本概念一、基本概念一、基本概念一、基本概念归档文件：归档文件：归档文件：归档文件：立档单位在其职能活动中立档单位在其职能活动中立档单位在其职能活动中立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案形成的、办理完毕、应作为文书档案形成的、办理完毕、应作为文书档案形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和保存的文件材料，包括纸质和保存的文件材料，包括纸质和保存的文件材料，包括纸质和电子文电子文电子文电子文件件件件材料。材料。材料。材料。整理整理整理整理：将归档文件以件为单位进行将归档文件以件为单位进行将归档文件以件为单位进行将归档文件以件为单位进行组组组组件件件件、分类、排列、编号、编目等（纸、分类、排列、编号、编目等（纸、分类、排列、编号、编目等（纸、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、质归档文件还包括修整、装订、质归档文件还包括修整、装订、质归档文件还包括修整、装订、编页编页编页编页、装盒、装盒、装盒、装盒、排架排架排架排架；电子文件还包括格式转电子文件还包括格式转电子文件还包括格式转电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、换、元数据收集、归档数据包组织、换、元数据收集、归档数据包组织、换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），存储等），存储等），存储等），使之有序化的过程。使之有序化的过程。使之有序化的过程。使之有序化的过程。件：件：件：件：归档文件的整理单位。归档文件的整理单位。归档文件的整理单位。归档文件的整理单位。档号：档号：档号：档号：在归档文件整理过程中赋予其在归档文件整理过程中赋予其在归档文件整理过程中赋予其在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的的一组字符代码，以体现归档文件的的一组字符代码，以体现归档文件的的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。类别和排列顺序。类别和排列顺序。类别和排列顺序。二、整理原则二、整理原则二、整理原则二、整理原则 1 1 1 1、归档文件整理应遵循文件的形成归档文件整理应遵循文件的形成归档文件整理应遵循文件的形成归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。规律，保持文件之间的有机联系。规律，保持文件之间的有机联系。规律，保持文件之间的有机联系。2 2 2 2、归档文件整理应区分不同价值，、归档文件整理应区分不同价值，、归档文件整理应区分不同价值，、归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。便于保管和利用。便于保管和利用。便于保管和利用。3 3 3 3、归档文件整理应符合文档一体化归档文件整理应符合文档一体化归档文件整理应符合文档一体化归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机管理要求，便于计算机管理或计算机管理要求，便于计算机管理或计算机管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。辅助管理。辅助管理。辅助管理。4 4 4 4、归档文件整理应保证纸质文件和归档文件整理应保证纸质文件和归档文件整理应保证纸质文件和归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。电子文件整理协调统一。电子文件整理协调统一。电子文件整理协调统一。三、一般要求：组件、分类、排列、编号、编目三、一般要求：组件、分类、排列、编号、编目三、一般要求：组件、分类、排列、编号、编目三、一般要求：组件、分类、排列、编号、编目（一）组件（件的组织）（一）组件（件的组织）（一）组件（件的组织）（一）组件（件的组织）1 1 1 1、件的构成、件的构成、件的构成、件的构成归档文件一般以每份文件为一件。归档文件一般以每份文件为一件。归档文件一般以每份文件为一件。归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一正文、附件为一正文、附件为一正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；为一件（作为文件附件时除外）；为一件（作为文件附件时除外）；为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材简报、周报等材简报、周报等材简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。2 2 2 2、件内文件排序件内文件排序件内文件排序件内文件排序 归档文件排序时，正文在前，附件在后；正归档文件排序时，正文在前，附件在后；正归档文件排序时，正文在前，附件在后；正归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的在后；原件在前，复制件在后；不同文字的在后；原件在前，复制件在后；不同文字的在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在民族文字文本在后；中文本在前，外文本在民族文字文本在后；中文本在前，外文本在民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；后；后；后；来文与复文作为一件时，复文在前，来来文与复文作为一件时，复文在前，来来文与复文作为一件时，复文在前，来来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。文在后。文在后。文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件有文件处理单或发文稿纸的，文件有文件处理单或发文稿纸的，文件有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。纸和定稿在后。纸和定稿在后。纸和定稿在后。注意：来文与复文是不同年度的，归档时应注意：来文与复文是不同年度的，归档时应注意：来文与复文是不同年度的，归档时应注意：来文与复文是不同年度的，归档时应归入各自年度。归入各自年度。归入各自年度。归入各自年度。（二）分类（二）分类1 1、立档单位应对归档文件进行、立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。类方案的一致性和稳定性。2 2、归档文件一般采用年度、归档文件一般采用年度机机构（问题）构（问题）保管期限、保管期限、年度年度保管期限保管期限机构（问题）等机构（问题）等方法进行三级分类。方法进行三级分类。（1 1 1 1）按年度分类）按年度分类）按年度分类）按年度分类 将文件按其形成年度分类。将文件按其形成年度分类。将文件按其形成年度分类。将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。跨年度一般应以文件签发日期为准。跨年度一般应以文件签发日期为准。跨年度一般应以文件签发日期为准。a a a a、对于计划、总结、预算、统计报、对于计划、总结、预算、统计报、对于计划、总结、预算、统计报、对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容表、表彰先进以及法规性文件等内容表、表彰先进以及法规性文件等内容表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签涉及不同年度的文件，统一按文件签涉及不同年度的文件，统一按文件签涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。发日期判定所属年度。发日期判定所属年度。发日期判定所属年度。b b b b、跨年度形成的会议文件归入闭幕、跨年度形成的会议文件归入闭幕、跨年度形成的会议文件归入闭幕、跨年度形成的会议文件归入闭幕年。年。年。年。c c c c、跨年度办理的文件归入办结年。、跨年度办理的文件归入办结年。、跨年度办理的文件归入办结年。、跨年度办理的文件归入办结年。d d d d、当形成年度无法考证时，年度为、当形成年度无法考证时，年度为、当形成年度无法考证时，年度为、当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。其归档年度，并在附注项加以说明。其归档年度，并在附注项加以说明。其归档年度，并在附注项加以说明。（2 2 2 2）按机构）按机构）按机构）按机构(问题问题问题问题)分类分类分类分类 将文件按其形成或承办机构将文件按其形成或承办机构将文件按其形成或承办机构将文件按其形成或承办机构(问题问题问题问题)分类。分类。分类。分类。机构分类法与问题分类法应机构分类法与问题分类法应机构分类法与问题分类法应机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。选择其一适用，不能同时采用。选择其一适用，不能同时采用。选择其一适用，不能同时采用。a a a a、采用机构分类的，应根据文件形、采用机构分类的，应根据文件形、采用机构分类的，应根据文件形、采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，成或承办机构对归档文件进行分类，成或承办机构对归档文件进行分类，成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入涉及多部门形成的归档文件，归入涉及多部门形成的归档文件，归入涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。文件主办部门。文件主办部门。文件主办部门。b b b b、采用问题分类的，应按照文件内、采用问题分类的，应按照文件内、采用问题分类的，应按照文件内、采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分容所反映的问题对归档文件进行分容所反映的问题对归档文件进行分容所反映的问题对归档文件进行分类。类。类。类。（3 3）按保管期限分类）按保管期限分类 将文件按划定的保管期限分类。将文件按划定的保管期限分类。3 3、规模较小或公文办理程序不适于规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度可以采取年度保管期限等方法进保管期限等方法进行两级分类。行两级分类。xxxx单位文书档案分类图单位文书档案分类图年度年度永久永久定期定期3030年年定期定期1010年年年度年度年度年度保管期限分类：保管期限分类：保管期限分类：保管期限分类：2016201620162016年：永久、定期年：永久、定期年：永久、定期年：永久、定期30303030年、定期年、定期年、定期年、定期10101010年年年年 2017201720172017年：永久、定期年：永久、定期年：永久、定期年：永久、定期30303030年、定期年、定期年、定期年、定期10101010年年年年 2018201820182018年：年：年：年：xxxx单位文书档案分类图单位文书档案分类图年年度度保管期限保管期限办办公公室室综综合合处处机机关关处处专专业业处处企企业业处处项项目目处处农农业业处处年度年度年度年度保管期限保管期限保管期限保管期限组织机构分类组织机构分类组织机构分类组织机构分类 2016 2016 2016 2016年：永久年：永久年：永久年：永久办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处 定期定期定期定期30303030年年年年办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处 定期定期定期定期10101010年年年年办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处 2017 2017 2017 2017年：永久年：永久年：永久年：永久办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处 定期定期定期定期30303030年年年年办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处 定期定期定期定期10101010年年年年办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处 2018 2018 2018 2018年：年：年：年：（三）（三）排列排列 1 1、归档文件应在分类方案的最低归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排一级类目内，按时间结合事由排列。列。2 2、同一事由中的文件，按文件形同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。成先后顺序排列。3 3、会议文件、统计报表等成套性会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。文件可集中排列。（四）编号（四）编号（四）编号（四）编号 1 1 1 1、归档文件应依分类方案和排列顺序编、归档文件应依分类方案和排列顺序编、归档文件应依分类方案和排列顺序编、归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。稳定性、扩充性、简单性原则。稳定性、扩充性、简单性原则。稳定性、扩充性、简单性原则。2 2 2 2、档号的结构宜为：全宗号档号的结构宜为：全宗号档号的结构宜为：全宗号档号的结构宜为：全宗号-档案门类代档案门类代档案门类代档案门类代码码码码 年度年度年度年度-保管期限保管期限保管期限保管期限-机构（问题）代码机构（问题）代码机构（问题）代码机构（问题）代码-件件件件号。号。号。号。上、下位代码之间用上、下位代码之间用上、下位代码之间用上、下位代码之间用“-”连接，同一级代连接，同一级代连接，同一级代连接，同一级代码之间用码之间用码之间用码之间用“”隔开。隔开。隔开。隔开。如如如如：Z109-WSZ109-WS2011-Y-BGS-00012011-Y-BGS-0001 全宗号全宗号全宗号全宗号-档案门类代码档案门类代码档案门类代码档案门类代码 年度年度年度年度-保管期限保管期限保管期限保管期限-机构代码机构代码机构代码机构代码-件号件号件号件号 3 3 3 3、档号按照以下要求编制：、档号按照以下要求编制：、档号按照以下要求编制：、档号按照以下要求编制：Z109-WS Z109-WS2011-Y-BGS-00012011-Y-BGS-0001 （1 1 1 1）全宗号：）全宗号：）全宗号：）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，档案馆给立档单位编制的代号，档案馆给立档单位编制的代号，档案馆给立档单位编制的代号，用用用用4 4 4 4位数字或者位数字或者位数字或者位数字或者字母与数字的结合标识，按照字母与数字的结合标识，按照字母与数字的结合标识，按照字母与数字的结合标识，按照DA/T 13-1994DA/T 13-1994DA/T 13-1994DA/T 13-1994编制。编制。编制。编制。（2 2 2 2）档案门类代码）档案门类代码）档案门类代码）档案门类代码 年度：年度：年度：年度：归档文件档案门类代码由归档文件档案门类代码由归档文件档案门类代码由归档文件档案门类代码由“文书文书文书文书”2 2 2 2位汉语拼音首字母位汉语拼音首字母位汉语拼音首字母位汉语拼音首字母“WSWSWSWS”标识。标识。标识。标识。年度为文件形成年度，以年度为文件形成年度，以年度为文件形成年度，以年度为文件形成年度，以4 4 4 4位阿拉伯数字标注公元纪年，如位阿拉伯数字标注公元纪年，如位阿拉伯数字标注公元纪年，如位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013201320132013”。（3 3 3 3）保管期限：）保管期限：）保管期限：）保管期限：保管期限分为永久、定期保管期限分为永久、定期保管期限分为永久、定期保管期限分为永久、定期30303030年、定期年、定期年、定期年、定期10101010年，年，年，年，分别以代码分别以代码分别以代码分别以代码“Y Y Y Y”、“D30D30D30D30”、“D10D10D10D10”标识。标识。标识。标识。（4 4 4 4）机构（问题）代码：）机构（问题）代码：）机构（问题）代码：）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用机构（问题）代码采用机构（问题）代码采用机构（问题）代码采用3 3 3 3位汉语拼音位汉语拼音位汉语拼音位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGSBGSBGSBGS”等。归档文件等。归档文件等。归档文件等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。（5 5 5 5）件号：）件号：）件号：）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用的排列顺序号，用的排列顺序号，用的排列顺序号，用4 4 4 4位阿拉伯数字标识，不足位阿拉伯数字标识，不足位阿拉伯数字标识，不足位阿拉伯数字标识，不足4 4 4 4位的，前面用位的，前面用位的，前面用位的，前面用“0 0 0 0”补足，如补足，如补足，如补足，如“0026002600260026”。4 4 4 4、归档文件应在首页上端的空白位置、归档文件应在首页上端的空白位置、归档文件应在首页上端的空白位置、归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。加盖归档章并填写相关内容。加盖归档章并填写相关内容。加盖归档章并填写相关内容。电子文件电子文件电子文件电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码可以由系统生成归档章样式或以条形码可以由系统生成归档章样式或以条形码可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。等其他形式在归档文件上进行标识。等其他形式在归档文件上进行标识。等其他形式在归档文件上进行标识。5 5 5 5、归档章应将档号的组成部分，即全、归档章应将档号的组成部分，即全、归档章应将档号的组成部分，即全、归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页宗号、年度、保管期限、件号，以及页宗号、年度、保管期限、件号，以及页宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为数作为必备项，机构（问题）可以作为数作为必备项，机构（问题）可以作为数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项（见附录选择项（见附录选择项（见附录选择项（见附录A A A A 图图图图A1A1A1A1）。归档章中全）。归档章中全）。归档章中全）。归档章中全宗号、年度、保管期限、件号、机构宗号、年度、保管期限、件号、机构宗号、年度、保管期限、件号、机构宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）按照（问题）按照（问题）按照（问题）按照3 3 3 3编制，页数用阿拉伯数编制，页数用阿拉伯数编制，页数用阿拉伯数编制，页数用阿拉伯数字标识（见附录字标识（见附录字标识（见附录字标识（见附录A A A A 图图图图A2A2A2A2）。为便于识记，）。为便于识记，）。为便于识记，）。为便于识记，归档章保管期限也可以使用归档章保管期限也可以使用归档章保管期限也可以使用归档章保管期限也可以使用“永久永久永久永久”“”“30303030年年年年”“”“10101010年年年年”简称标识，机构简称标识，机构简称标识，机构简称标识，机构（问题）也可以用（问题）也可以用（问题）也可以用（问题）也可以用“办公室办公室办公室办公室”等规范化等规范化等规范化等规范化简称标识（见附录简称标识（见附录简称标识（见附录简称标识（见附录A A A A 图图图图A3A3A3A3）。）。）。）。（五）（五）编目编目 1 1 1 1、归档文件应依据档号顺序编制归档文、归档文件应依据档号顺序编制归档文、归档文件应依据档号顺序编制归档文、归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。件目录。编目应准确、详细，便于检索。件目录。编目应准确、详细，便于检索。件目录。编目应准确、详细，便于检索。2 2 2 2、归档文件应逐件编目。、归档文件应逐件编目。、归档文件应逐件编目。、归档文件应逐件编目。来文与复文作来文与复文作来文与复文作来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。为一件时，对复文的编目应体现来文内容。为一件时，对复文的编目应体现来文内容。为一件时，对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置归档文件目录设置归档文件目录设置归档文件目录设置序号、档号、序号、档号、序号、档号、序号、档号、文号、责文号、责文号、责文号、责任者、题名、日期、任者、题名、日期、任者、题名、日期、任者、题名、日期、密级、密级、密级、密级、页数、备注等页数、备注等页数、备注等页数、备注等项目。项目。项目。项目。（1 1 1 1）序号：填写归档文件顺序号。）序号：填写归档文件顺序号。）序号：填写归档文件顺序号。）序号：填写归档文件顺序号。（2 2 2 2）档号：档号按照档号：档号按照档号：档号按照档号：档号按照3 3 3 3编制。编制。编制。编制。（3 3 3 3）文号：文件的发文字号。）文号：文件的发文字号。）文号：文件的发文字号。）文号：文件的发文字号。没有文号没有文号没有文号没有文号的，不用标识。的，不用标识。的，不用标识。的，不用标识。（4 4 4 4）责任者：制发文件的组织或个人，）责任者：制发文件的组织或个人，）责任者：制发文件的组织或个人，）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。即文件的发文机关或署名者。即文件的发文机关或署名者。即文件的发文机关或署名者。（5 5 5 5）题名：文件标题。没有标题、标）题名：文件标题。没有标题、标）题名：文件标题。没有标题、标）题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主题不规范，或者标题不能反映文件主题不规范，或者标题不能反映文件主题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部要内容、不方便检索的，应全部或部要内容、不方便检索的，应全部或部要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号分自拟标题，自拟内容外加方括号分自拟标题，自拟内容外加方括号分自拟标题，自拟内容外加方括号“”。（6 6 6 6）日期：文件的形成时间，以国际）日期：文件的形成时间，以国际）日期：文件的形成时间，以国际）日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如标准日期表示法标注年月日，如标准日期表示法标注年月日，如标准日期表示法标注年月日，如19990909199909091999090919990909。（7 7 7 7）密级：文件密级按文件实际标密级：文件密级按文件实际标密级：文件密级按文件实际标密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。注情况填写。没有密级的，不用标识。注情况填写。没有密级的，不用标识。注情况填写。没有密级的，不用标识。（8 8 8 8）页数：每一件归档文件的页面总）页数：每一件归档文件的页面总）页数：每一件归档文件的页面总）页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。数。文件中有图文的页面为一页。数。文件中有图文的页面为一页。数。文件中有图文的页面为一页。（9 9 9 9）备注：注释文件需说明的情况。）备注：注释文件需说明的情况。）备注：注释文件需说明的情况。）备注：注释文件需说明的情况。3 3、归档文件目录推荐由系统生成或使用电、归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用子表格进行编制。目录表格采用A4A4幅面，幅面，页面宜横向设置页面宜横向设置（见附录（见附录B B图图B1B1）。）。4 4、归档文件目录除保存电子版归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封成册的归档文件目录，应编制封面（见附录面（见附录B B图图B2B2）。）。封面设置封面设置全宗号全宗号、全宗名称、年、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。也可每年区分保管期限装订成册。四、纸质归档文件的修整、装订、编页、四、纸质归档文件的修整、装订、编页、四、纸质归档文件的修整、装订、编页、四、纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架装盒和排架装盒和排架装盒和排架 （一）（一）（一）（一）、修整、修整、修整、修整 1 1 1 1、归档文件装订前，应对不符合要求的、归档文件装订前，应对不符合要求的、归档文件装订前，应对不符合要求的、归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。文件材料进行修整。文件材料进行修整。文件材料进行修整。2 2 2 2、归档文件已破损的，应按照、归档文件已破损的，应按照、归档文件已破损的，应按照、归档文件已破损的，应按照DA/T 25-DA/T 25-DA/T 25-DA/T 25-2000200020002000予以修复；字迹模糊或易退变的，予以修复；字迹模糊或易退变的，予以修复；字迹模糊或易退变的，予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。应予复制。应予复制。应予复制。3 3 3 3、归档文件应按照保管期限要求去除易、归档文件应按照保管期限要求去除易、归档文件应按照保管期限要求去除易、归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。4 4 4 4、对于幅面过大的文件，应在不影响其、对于幅面过大的文件，应在不影响其、对于幅面过大的文件，应在不影响其、对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。日后使用效果的前提下进行折叠。日后使用效果的前提下进行折叠。日后使用效果的前提下进行折叠。（二）、（二）、（二）、（二）、装订装订装订装订 1 1 1 1、归档文件一般以件为单位装订。归档文件一般以件为单位装订。归档文件一般以件为单位装订。归档文件一般以件为单位装订。归档文件归档文件归档文件归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。持不变。持不变。持不变。2 2 2 2、应根据归档文件保管期限确定装订方式，应根据归档文件保管期限确定装订方式，应根据归档文件保管期限确定装订方式，应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。不同期限的装订方式应相对统一。不同期限的装订方式应相对统一。不同期限的装订方式应相对统一。3 3 3 3、用于装订的材料，不能包含或产生可能损、用于装订的材料，不能包含或产生可能损、用于装订的材料，不能包含或产生可能损、用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。封等装订材料进行装订。封等装订材料进行装订。封等装订材料进行装订。4 4 4 4、永久保管的归档文件，宜采取线装法装、永久保管的归档文件，宜采取线装法装、永久保管的归档文件，宜采取线装法装、永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订（见附录订。页数较少的，使用直角装订（见附录订。页数较少的，使用直角装订（见附录订。页数较少的，使用直角装订（见附录C C C C 图图图图C1C1C1C1、图、图、图、图C2C2C2C2）或缝纫机轧边装订，文件较）或缝纫机轧边装订，文件较）或缝纫机轧边装订，文件较）或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用厚的，使用厚的，使用厚的，使用“三孔一线三孔一线三孔一线三孔一线”装订。永久保管装订。永久保管装订。永久保管装订。永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存订的，装订材料应满足归档文件长期保存订的，装订材料应满足归档文件长期保存订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。的需要。的需要。的需要。5 5 5 5、永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹、永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹、永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹、永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。或封套装订。或封套装订。或封套装订。6 6 6 6、定期保管的、需要向综合档案馆移交的、定期保管的、需要向综合档案馆移交的、定期保管的、需要向综合档案馆移交的、定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式按照归档文件，装订方式按照归档文件，装订方式按照归档文件，装订方式按照4-54-54-54-5执行。定期保执行。定期保执行。定期保执行。定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文管的、不需要向综合档案馆移交的归档文管的、不需要向综合档案馆移交的归档文管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式可以按照件，装订方式可以按照件，装订方式可以按照件，装订方式可以按照4 4 4 4执行，也可以使用执行，也可以使用执行，也可以使用执行，也可以使用不锈钢夹或封套装订。不锈钢夹或封套装订。不锈钢夹或封套装订。不锈钢夹或封套装订。（三）、（三）、编页编页 1 1、纸质归档文件一般应以件为纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。单位编制页码。2 2、页码应逐页编制，宜分别标注、页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。的空白位置。3 3、文件材料已印制成册并编有文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码的；拟编制页码与文件