办公用品管理等管理办法2010-11-25.doc

办公用品管理 江苏金洋房地产开发有限公司
办公用品管理办法

一、总则
为加强办公用品的管理，保证日常办公的需要，本着严格开支标准，合理财务支出，厉行节约，杜绝浪费，提高资金使用效益的原则，制定本办法。
二、办公用品的管理责任部门
公司办公用品的管理统一归口为公司行政部。行政部前台文员应当于每月25号前完成公司次月办公用品领用计划，并上交公司领导签核。根据已签批的《办公用品申领汇总表》，由前台文员负责统一采购、保管、发放。
三、办公用品分类
本办法所称办公用品是指300元以下的日常办公文具、打印纸、易耗及耐耗材等。分为消耗品、耐用品、办公耗材品和保洁用品四种。
1、消耗品：铅笔、胶水、胶带、钉书钉、签字笔、圆珠笔、笔芯、软面抄、复写纸、标签、橡皮、易事贴、档案袋、文件夹、修正液、荧光笔等；
2、耐用品：剪刀、美工刀、直尺、订书机、打孔器、计算器、笔筒、文件架等
3、办公耗材品：墨盒、硒鼓、碳粉、U盘、打印纸、色带、插座、UPS电源、鼠标、电话机等。
4、保洁用品包括：拖把、水桶、脸盆、扫把、烟灰缸、抹布、垃圾袋等。
四、办公用品领用及管理
１、办公用品申领
每月25日前，各部门内勤负责统计本部门次月办公用品领用计划，并将各部门经理签字后的《办公用品领用申请表》交至公司前台文员，由前台文员汇总递交行政部主任审核。
２、办公用品审批程序
第一步：各部门内勤填写《办公用品领用申请表》，部门经理签字确认；
第二步：交于公司前台文员汇总统计；
第三步：行政部主任根据业务发展需要统一核准，上报财务部经理签核；
第四步：执行董事签核；
第五步：前台文员根据申请结果进行物料采购发放。
３、办公用品采购
办公用品由行政部前台文员统一采购，采购人员应严格遵守职业道德，及时了解市场商品信息，选择质量可靠、物美价廉的办公用品，降低费用支出。
４、办公用品领用
l 领取的原则是：工作任务清楚，使用目的明确，一次一领，随用随领，用多少领多少，专领专用。
l 领取时，领取人须在《办公用品领取登记本》上写明日期、领取物品名称及规格、数量、用途等项并签字。
l 领取消耗品，可根据历史记录和经验法则设定领取基准。明显超出常规的申领，领取人应作出解释，否则保管员有权拒付。
l 领取耐用品、保洁用品应列入移交，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。
l 领取办公耗材品，严格按照以旧换新制度领用。
5、办公用品保管
l 办公用品管理员负责到货办公用品的验货工作，逐一核查产品数量和质量，并妥善保管《送货单》。对验货不合格产品，不予入库，由采购员负责办理退换货手续。
l 办公用品管理员负责建立《办公用品库存台帐》，及时登记、更新办公用品出入库数量，每月最后一个工作日将本月库存台帐报行政部主任审核。
l 实行定期盘存制。盘存频率为一月/次一次/月，行政部前台文员将于每月的25号至31号内抽取时间办公用品的盘存。盘存内容包括检查相应的办公用品的存在情况，问题情况，并让行政部主任签字确定，以便及时地发现问题，处理问题。
五、办公用品使用
1、严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。
2、属各部门或部门内员工公用的办公用品应指定专人负责保管。
3、公司员工应本着节约的原则使用办公用品。
4、办公用品若被人为损坏，根据办公用品使用年限折价赔偿。
六、办公用品的报废
办公用品因使用年限过长或破损等原因确实无法使用或影响办公的，使用人填写《办公用品报废申请表》，经领导签批后，办公用品管理员负责回收处理。 
七、特定情况处理
1、 新员工入职情况处理
对于新进员工，公司行政部须在其到岗之前为其配置一套办公用品。（1支中性笔，1本软面抄）
2、 员工离职清退情况处理
员工离职时除消耗品外，其余应按《办公用品领用登记本》所领物品一并退回。如有丢失的须按原价的扣罚。
八、附则
本管理办法由行政部归口管理，自颁布之日生效。

附：

办公用品领用申请表
部门：
序号
品名
规格
数量
备注

领用经办人： 部门负责人：

年 月 日
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