第六章管理信息系统的系统分析PPT课件.ppt

第六章 管理信息系统的系统分析1v第一节 可行性分析和详细调查概述v第二节 管理业务调查v第三节 数据流程调查v第四节 数据字典v第五节 描述处理逻辑的工具v第六节 系统化分析v第七节 研究和确定管理模型v第八节 提出新系统的逻辑方案2第一节 可行性分析和详细调查概述一、可行性分析的任务和内容v可行性分析的任务是明确开发应用项目的必要性和可行性。必要性来自于实现开发任务的迫切性。可行性则取决于实现应用系统的资源和条件。v可行性分析的内容包括：1.管理上的可行性2.技术上的可行性3.经济上的可行性3二、可行性分析的报告v可行性分析的结果要用可行性分析报告的形式编写出来，内容包括：（1）系统简述（2）项目的目标（3）所需资源、预算和经济效益（4）对项目可行性的结论三、详细调查的目的、原则v详细调查的对象是现行系统，目的在于完整地掌握现行系统的状况，发现问题和薄弱环节，收集资料，为下一步的系统化分析和提出新系统的逻辑设计做好准备。4v详细调查应遵循用户参与的原则，即由使用部门的业务人员、主管人员和设计部门的系统分析人员、系统设计人员共同进行。v调查的方法可采用：（1）召开调查会（2）访问（3）发调查表（4）参加业务实践为了便于分析人员和管理人员之间进行业务交流和分析问题，在调查过程中应尽量使用各种形象、直观的图表工具。5v图表工具的种类很多，通常用组织结构图描述组织的结构，用管理业务流程图和表格分配图描述管理业务状况，用数据流程图描述和分析数据、数据流程及各项功能，用判定树和决策表等描述处理功能和决策模型。6第二节 管理业务调查v开发和建立管理信息系统的根本目的在于提高管理水平，严格地说，设计一个新的信息系统，应首先进行组织的重新设计，应当把建立新系统看成是对组织的一种有目的的改变过程。管理系统是信息系统的环境。因此，对现行业务的调查十分重要，其中包括：组织结构调查、管理功能调查和管理业务流程调查等。7一、组织结构调查v组织结构指的是一个组织的组成以及这些组成部分之间的隶属关系或管理与被管理的关系，通常可用组织结构图来表示。v在组织结构调查中还应详细地了解各级组织的职能和有关人员的工作职责、决策内容、存在问题以及对新系统的要求等。二、管理功能调查v调查中可用功能层次图来描述从系统目标到各项功能的层次关系。8组织结构图厂长厂长计划科计划科生产部生产部财务部财务部供销供销计划组计划组统计组统计组计划调度组计划调度组外协组外协组统计组统计组成本组成本组会计组会计组出纳组出纳组销售组销售组仓库仓库9某销售系统的管理功能图销售系统管理销售计划管理销售合同管理销售核算与统计销售历史资料管理编制年度销售大纲编制销售计划合同有效性审查合同执行情况分析合同登记和变更销售收入核算销售理论核算销售统计分析成品库管理市场预测出入库管理库存统计市场预测市场分析10三、管理业务流程调查v调查管理业务流程应顺着原系统信息流动的过程逐步地进行，内容包括各环节的业务处理、信息来源、处理方法、计算方法、信息流经去向、信息提供的时间和形态（报告、单据、屏幕显示等）v描述管理业务流程的图形有：（一）管理业务流程图v管理业务流程图是一种描述系统内各单位、人员之间业务关系、作业顺序和管理信息流向的图表，利用它可以帮助分析人员找出业务流程中的不合理的流向。11车间供货单位用料计划领料单未批准的领料单库存报表领料通知有关部门库存账已批准的领料单用料流水账库工缺料通知单采购员崔货单补充订货单提货通知单入库单订货单（合同）库长某企业物资管理业务流程图12 4 3 2 4（二）表格分配图v表格分配图可帮助分析员表示出系统中各种单据和报告都与那些部门发生业务关系。采购部门财会部门收货部门准备采购单 3 2 采购单 1应付帐款处理 应付帐取货通知登记待收货待收货清单收货处理收货单 1卖方存档存档卖方付款存档13某工厂成品库管理的业务过程如下v成品库保管员按车间送来的入库单登记库存台账。发货时，发货员根据销售科送来的发货通知单将成品出库，并发货，同时填写三分出库单，其中一份交给成品库保管员，由他按此出库单登记库存台账，出库单的另外两联分别送销售科和会计科。试按以上业务过程画出业务流程图。课堂练习14 3车间销售科入库单 2出库单1发货通知单库存台账保管员发货员会计科某工厂成品库管理的业务过程如下成品库保管员按车间送来的入库单登记库存台账。发货时，发货员根据销售科送来的发货通知单将成品出库，并发货，同时填写三分出库单，其中一份交给成品库保管员，由他按此出库单登记库存台账，出库单的另外两联分别送销售科和会计科。试按以上业务过程画出业务流程图。15第三节 数据流程调查v为了用计算机进行信息管理，还必须进一步舍去物质要素，收集有关资料，绘制出原系统的数据流程图，为下一步分析做好准备。v数据流程调查过程中收集的资料包括：1.收集原系统全部输入单据、输出报表和数据存储介质2.弄清各环节上的处理方法和计算方法3.在上述各种单据、报表、帐本的典型样品上或用附页注明制作单位、报送单位、存放地点、发生频率、发生的高峰时间及发生量等。4.在上述各种单据、报表、帐本的典型样品上注明各项数据的类型、长度、取值范围。16v数据流程图是一种能够全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具，它可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动、处理和存储情况.v数据流程图具有抽象性和概括性。v抽象性表现在它完全舍去了具体的物质，只剩下数据的流动、加工处理和存储。v概括性表现在它可以把信息中的各种不同业务处理过程联系起来，形成一个整体。v数据流程图用四种符号表示：1.外部实体2.数据流3.处理（功能）4.数据存储17s外部实体P处理数据流数据存储DF18合同出库数据入库数据查询合同数据合同执行数据某企业成品销售管理的数据流程图厂办财务科车间用户销售统计合同登记处理合同执行登记入库处理销售分配处理合同台账发货处理 库存台账出库处理统计表入库单发货通知出库单出库单查询销售数据19数据流程图是分层次的，绘制时采取自顶向下逐层分解的方法。v首先，画出顶层数据流程图。顶层数据流程图只有一张，它说明了系统的总的处理功能、输入和输出。v其次，对顶层数据流程图中的“处理进行分解。1.判定订货处理方式。根据用户信用情况（查信用手册）、库存情况（查库存帐）和购货金额将订货单按以下三种情况分别处理：（1）货到付款（2）有货再发（3）先付款再发货2.开发货票3.开付款通知单 用用 户户销售处理销售处理订货单订货单发货单20订货处理的第二层流程图仓库用户财务科P2.2开发货票开付款通知单P2.3判定订货处理方式P2.1订货单存档等有货再发订货单待付款订货单信用手册库存单发货票发货票发货票订货单订货单D2订货单D3订货单订货单D1付款通知单21222324v数据流程图分多少层次应视实际情况而定，对于一个复杂的大系统，有时可分至七八层之多。v 为了提高规范化程度，有必要对图中各个元素加以编号。通常在编号之首冠以字母，用以表示不同的元素，可以用P表示处理，D表示数据流，F 表示数据存储，S表示外部实体。25某银行储蓄所存款过程如下：v储户将填好的存单及存折送交分类处理处。分类处理处按三种不同情况分别处理。如果存折不符或存单不合格，则将存折及存单直接退还储户重新填写；如果是存款，则将存折及存款单送交存款处理处。存款处理处取出底账，登记后，将存折退还给储户；如果是取款，则将存折及取款单送交取款处理处，该服务台取出底账及现金，记账后将存折及现金退还给储户，从而完成取款处理过程。试按以上过程画出数据流程图。课堂练习26储户分类处理取款处理存款处理底账存折存单存单或存折1存折或存单2存折或存单3存款数据存折取款数据存折27第四节 数据字典v数据字典的内容主要是对数据流程图中的数据项、数据结构、数据流、处理逻辑、数据存储和外部实体等六方面进行具体的定义。v数据流程图配以数据字典，就可以从图形和文字两个方面对系统的逻辑模型进行完整的描述。一、数据项的定义v数据项又称数据元素，是数据的最小单位。分析数据特性应从静态和动态两个方面去进行。在数据字典中，仅对数据的静态特性作了定义，具体包括：（1）数据项的名称、编号、别名和简述；（2）数据项的长度；（3）数据项的取值范围。28例：数据项的定义v数据项编号：I0201v数据项名称：材料编号v别名：材料编码v简述：某种材料的代码v类型及宽度：字符型，4位v取值范围：“0001-9999”二、数据结构的定义v数据结构的组成方式：（一）一个数据结构可以由若干个数据项组成（二）一个数据结构可以由若干个数据结构组成（三）一个数据结构可以由若干个数据项和若干个数据结构组成。29v数据字典中对数据结构的定义包括以下内容：（1）数据结构的名称和编号；（2）简述；（3）数据结构的组成例：数据结构的定义v数据结构编号：DS0301v数据结构名称：用户订货单v简述：用户所填用户情况及订货要求等信息v数据结构组成：DS0302+DS0303+DS030430三、数据流的定义v数据流：由一个或一组固定的数据项组成。例：数据流的定义v数据流编号：D0308v数据流名称：领料单v简述：车间开出的领料单v数据流来源：车间v数据流去向：发料处理模块v数据流组成：材料编号+材料名称+领用数量+日期+领用单位v数据流量：10份/小时v高峰流量：20份/小时（上午9：0011：00）31四、处理逻辑的定义v处理逻辑定义仅对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明。v处理逻辑的定义v 处理逻辑编号：P0203v 处理逻辑名称：计算电费v 简述：计算应缴纳的电费v 输入的数据流：数据流电费价格，来源于数据存储文件价格表；数据流电量和用户类别，来源于处理逻辑“读电表数字处理”和数据存储“用户文件”。v 处理：根据数据流“用电量”和“用户信息”，检索用户文件，确定该用户类别；再根据已确定的该用户类别，检索数据存储价格表文件，以确定该用户的收费标准，得到单价；用单价和用电量相乘得该用户应缴纳的电费。32v 输出的数据流：数据流“电费”一是去外部项用户，二是写入数据存储用户电费帐目文件。v 处理频率：对每个用户每月处理一次。五、数据存储的定义v数据存储是数据结构保存的场所，它在数据字典中只描述数据的逻辑存储结构，而不涉及它的物理组织。例：数据存储的定义 数据存储编号：F0308 数据存储名称：库存账 简述：存放配件的库存量和单价 数据存储组成：配件编号+配件名称+单价+库存量+备注 关键字：配件编号 相关联的处理：P02,P0333六：外部实体的定义v外部实体的定义包括：外部实体编号、名称、简述及有关数据流的输入和输出。例：外部实体的定义外部实体编号：S0301外部实体名称：用户简述：购置本单位配件的用户输入的数据流：D0306,D0308输出的数据流：D0301 34编写数据字典是系统开发的一项重要的基础工作，一旦建立，并按编号排序之后，就是一本可供查阅的关于数据的字典，从系统分析一直到系统设计和实施都要使用它。在数据字典建立、修正和补充过程中，始终要注意保证数据的一致性和完整性。数据字典可以用人工建立卡片的办法来管理，也可存储在计算机中用一个数据字典软件来管理。35第五节 描述处理逻辑的工具v数据流程图中比较简单的计算性的处理逻辑可以在数据字典中做出定义，但还有不少逻辑上的比较复杂的处理，有必要运用一些描述处理逻辑的工具来加以说明。一、判断树v判断树比较直观、容易理解，但当条件多时，不容易清楚地表达出整个判断过程。36欠款时间30天100天30天100天库存量库存量库存量库存量 处理方案立即发货先按库存发货，进货后再补发先付款，再发货不发货通知先付欠款37二、判断表（又称决策表）v判断表是采用表格方式来描述处理逻辑的一种工具。决策规则号决策规则号123456欠款时间欠款时间 3030天天YYNNNN欠款时间欠款时间100100天天NNYYNN需求量需求量 库存量库存量YNYNYN立即发货立即发货X先按库存量发货，先按库存量发货，进货后再补发进货后再补发X先付款，再发货先付款，再发货X不发货不发货X要求先付欠款要求先付欠款XX 条件 应采取的行动38三、结构英语表示法v这是一种模仿计算机语言的处理逻辑描述方法。它使用了由“IF”“THEN”“ELSE”等词组成的规范化语言。下面是处理订货单逻辑过程的结构英语表示法。39If 欠款时间30 if 需要量库存量 then 立即发货 else 先按库存量发货，进货后再补发 else if 欠款时间100天 if 需求量库存量 then 先付款再发货 else 不发货 else 要求先付欠款 40第六节 系统化分析v系统化分析主要是通过对原系统的调查和分析，找出原系统业务流程和数据流程的不足，提出优化和改进的办法，给出新系统所要采用的信息处理方案。v系统化分析的主要内容包括：一、分析系统目标v根据详细调查对可行性分析报告中提出的系统目标作再次考察，对项目可行性和必要性进行重新考虑，并根据对系统建设的环境和条件的调查修正系统目标，使系统目标适应组织的管理需求和战略目标。41二、分析业务流程v业务流程分析包括的内容：1.对原有的流程进行分析2.优化业务流程3.确定新的业务流程4.确定新系统的人机界面42三、数据属性分析v数据的属性分析包括静态分析和动态分析两部分。（一）数据的静态特性分析v指分析数据的类型、数据的长度、取值范围和发生的业务量。（二）数据的动态特性分析v数据的属性按其动态特性可以分为以下三类：1.固定值属性2.固定个体变动属性3.随机变动属性43v区分数据属性的动态特性的目的是正确地确定数据和文件的关系，也就是确定把哪些数据安排在哪种数据文件中。v通常把具有固定属性的数据存放在主文件中，把具有固定个体变动属性的数据放在周转文件中，把随机变动属性的数据放在处理文件中。44四、分析数据流程数据流程是系统中的信息处理的方法和过程的统一。与业务流程的改进和优化相对应，数据流程的分析和优化一直是系统分析的重要内容。数据流程分析包括以下内容：451.对原有数据流程进行分析2.优化数据流程3.确定新的数据流程4.确定新系统的人机界面五、功能分析和划分子系统v划分子系统的意义：可以大大简化设计工作；如要修改或扩充系统可以在有关子系统范围内进行而不至于牵动全局。v划分子系统的方法：U/C矩阵法v划分子系统的下一步工作就是确定各子系统的目标和下属功能。46目标ABEA1A2A347六、数据存储分析v数据存储分析是数据库设计在系统分析阶段要做的工作，其内容是：1.分析用户的要求2.通过综合抽象，用适当的工具进行描述.这是从用户角度看到的数据库，所以称之为数据库的概念模型。48七、数据查询要求分析v通过调查和分析，将用户需要查询的问题列出清单或绘出查询方式示意图。八、数据的输入、输出分析v数据的输入分析主要是分析：数据输入的目的和适用范围、数据量的大小以及存在的问题。v数据的输出分析主要是分析：数据查询要求是否明确，各种输出报表的目的和使用范围，系统的处理速度和打印速度是否满足输出的要求49九、绘制新系统的数据流程图v新系统的数据流程图是在以上分析过程中逐步完善的。v为了明确新系统的人机接口，还应在绘成的数据流程图上标明哪些部分由计算机完成，哪些部分由人工完成。十、制定新系统的数据处理方式v数据处理的方式分为两种：成批处理方式和联机实时处理方式。50v成批处理的特点是费用较低而又可有效地使用计算机，通常用于以下四种情况：1.固定周期的数据处理2.需要大量的来自不同方面的数据的综合处理3.需要在一段时间内累积数据后才能进行的数据处理4.没有通信设备而无法采用联机实时处理的情况。v联机实时处理的特点是：面向处理，处理及时但费用较高。v通常适用于以下三种情况：1.需要反应迅速的数据处理；（银行系统）2.负荷易产生波动的数据处理；（股票交易系统）3.数据收集费用较高的数据处理（航空航天系统）51第七节研究和确定管理模型v管理模型是系统在每个具体管理环节上所采用的管理方法。在管理信息系统的系统分析中，就要根据业务和数据流程的分析结果，对每个处理过程进行认真的分析，研究每个管理过程的信息处理特点，找出相适应的管理模型，这是使管理信息系统充分发挥作用的前提。v管理科学的发展在管理活动的各个层次、各个环节都形成了较为成熟的管理方法和定量化的管理模型，为管理信息系统的应用创造了条件。52一、综合计划模型（一）综合发展模型v企业中长期计划模型、新产品开发和生产结构调整模型、中长期计划滚动模型（二）资源限制模型v反映了企业各种资源对企业发展模型的制约，常用模型有：数学规划模型、资源分配限制模型等。二、生产计划管理模型（一）生产计划大纲v优化生产计划模型、物料需求计划模型、能力需求计划模型、投入产出模型（二）生产作业计划v投入产出矩阵、网络计划、关键路径模型、排序模型、滚动作业计划53三、库存管理模型v常用的程序化库存管理模型有：库存物资分类法、库存管理模型，最佳经济批量模型等。四、财务成本管理模型（一）成本核算模型（二）成本预测模型（三）成本分析模型五、统计分析与预测模型v常用的预测模型有：多元回归预测模型、时间序列预测模型和普通类比外推模型等。54第八节 提出新系统的逻辑方案v逻辑方案是新系统开发中要采用的管理模型和信息处理方法。v系统分析阶段的详细调查和系统化分析都是为建立新系统的逻辑方案做准备。逻辑方案是系统分析阶段的最终成果，也是今后进行系统设计和实施的依据。v逻辑方案的内容包括：1.新系统的业务流程2.新系统的数据流程3.新系统的逻辑结构4.新系统中数据资源的分布5.新系统中的管理模型55