公司级会议管理制度.doc

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公司级会议管理制度
目 次
一、目的 2
二、术语解释 2
三、适用范围 2
四、简易描述 2
五、常规会议流程描述 2
六、其他类型会议流程的说明 4
七、会议优先级 4
八、会议要求 4
九、费用管理 5
十、其他 5
十一、附件 6
附件一：会议签到表 6
附件二：会议记录 7
附件三：会议纪要 8
附件四、公司级会议流程概述 1

一、目的
规范公司级会议管理，实现公司标准化管理。
二、术语解释
公司级会议：公司总经理参加或组织召开的会议。
会议变更：会议时间、会议地点、参会人员、会议议题发生变更。
会议取消：原计划的会议不召开；
三、适用范围
本公司公司级会议管理。
四、简易描述
1 会议类型
常规会议、评审会议、例会、临时会议。
2 会议组织部门
总经理或总经理管辖（或兼职管辖）的直接下属部门。
3 会议记录人
XXXX
4 流程概述
见附件“附件一、公司级会议流程概述”。
五、常规会议流程描述
5.1 资料准备
会议组织部门负责人根据会议的议题提前1天准备会议相关资料。
5.2 会议通知
会议组织部门提前1天落实会议地点、会议时间、参会部门、参会人员，确保一切可行后，将会议相关资料发送给各位参会人员，同时将相关信息通知会议记录人。
与会人员仔细查阅材料、分析研究，对会议内容中提出的问题提供解决方案，必要的情况下，可召集相关人员进行讨论。
例会按本文件规定时间执行，各相关与会人员根据例会职责准备相关资料，准时参加，不再通知。
5.3 会场布置
会议记录人负责在会议召开前，打扫干净相应的会议室，布置合适数量的座位，检测完毕投影等设备正常工作，制定一份《会议签到表》打印、签字、放置到“会议签到处”。
5.4 会议签到
参会人员穿工作服，自备纸笔，按照会议通知要求会议时间，提前到达会场，在《会议签到表》的“签到栏”相应位置签署本人姓名及签到时间，就坐等待会议的召开。
开会前，会议记录人收回《会议签到表》，并向会议组织部门落实会前请假人员并记录在《会议签到表》。
会议开始时，参会未签到的人员，视为迟到，由会议记录人提醒其签到并监督其签到时间；未到会场人员，由会议记录人在《会议签到表》登记缺席人员姓名。
5.5 会议记录
重要会议或总经理安排需要做会议记录的，应做会议记录。会议记录人全程参加会议记录参会人员讨论的问题，现场制定《会议记录》并现场与参会人员核实，有异议的现场修改直至无异议，分歧较大的，可举手表决，超过参会人员半数同意方可通过，总经理有一票否决权；相关人员未现场提出异议的，视为认同。会议讨论完毕，会议记录人打印一份《会议记录》，在“拟制”处签字，各与会人员在《会议记录》中相应的栏位签名、确认会议记录并填写签字时间。
5.6 会议签退
散会时，各与会人员离场时在《会议签到表》中“签退栏”相应的栏位签名并填写签退时间后方可离开会场，未签退人员视为早退（早退时间由会议记录人确定填写），会议记录人负责监督签退、收回《会议记录》。
5.7 纪要下发
重要会议，会议记录人负责依据《会议记录》拟制、打印《会议纪要》，在“拟制”处签字，报总经理审核通过后，在“审批”处签字。会议结束后2日内，会议记录人负责将《会议纪要》报送与会人员及《会议纪要》内容中涉及的责任人签收、确认。
普通会议，会议记录人按照“5.5会议记录”要求，现场制定、打印《会议纪要》（无法当场完成的，会议结束后1日内），在“拟制”处签字，报总经理审核通过后，在“审批”处签字，会议记录人负责将《会议纪要》报送与会人员及《会议纪要》内容中涉及的责任人签收、确认。
《会议纪要》要求事件描述详细、时间、地点、责任人、措施、目标、见证资料、考核方式、考核人明确、完整。
5.8 落实纪要
各参会人员或《会议纪要》涉及的责任人认真履行会议纪要内容。
会议记录人按照《会议纪要落实管理流程》落实会议内容执行情况。
5.9 会议归档
会议记录人负责将每次会议的：
a）《会议签到表》；
b）《会议记录》（如有）；
c）《会议纪要》。
分别按月整理、装订，部门存档。
5 会议取消
由会议组织部门负责人负责通知各与会人员会议取消。
6 会议变更
7.1 会议召开前变更会议的，由会议组织部门负责通知所有与会人员会议变动事项，同时告知本次会议是否取消，会议取消的由会议组织部门重新组织会议。
7.2 会议召开过程中，特殊情况变更会议的（即会议中断），由会议记录人将中断及下次会议安排情况写入会议记录（纪要）。
7 会议请假
与会人员不能参加会议或参加会议过程中需请假的，向会议组织部门负责人请假，在取得会议组织人员同意的情况下可以请假，同时请假人应根据会议涉及职责的相关性安排人员替代自己。
如请假人员请假导致会议无法正常进行的，按“7 会议取消”取消会议，同时按“8 会议变更”重新组织会议。
六、其他类型会议流程的说明
其他会议流程环节见“附件一、公司级会议流程概述”，流程环节同常规会议流程。
对于紧急召开的临时会议，特殊情况下，按流程环节，可于会中或会后补办相关手续。
七、会议优先级
1、原则上集团级会议优先于公司级会议，公司特殊紧急会议由公司总经理与集团董事长协商调整；
2、公司级会议优先于部门会议；
3、公司级会议优先级：紧急性质的临时会议＞例会＞评审会议＞常规会议＞其他临时会议；
4、例会不能按时召开的，由会议记录人负责电话通知顺延，并在《会议签到表》备注例会延迟原因。
八、会议要求
1、会议组织部门组织会议不完整（如未落实地点、人员、议题，未通知到位等）导致会议无法正常进行的，负激励会议组织人50元/次；
2、参会人员应穿着工作服参加会议，未穿工作服的，负激励当事人10元/次；
3、代人签到、签退《会议签到表》的，负激励代签人100元/次；
4、迟到、早退的，负激励当事人50元/次；
5、未请假缺席会议的，负激励缺席人100元/次；
6、会议中，需要出入会场或接打电话等特殊情况，经会议组织人同意后，及时处理完毕回会场，如耽误会议正常进行的，负激励20元/次；
7、会议中，手机响铃、随意出入会场、接打电话以及其他扰乱会场的行为，负激励当事人20元/次，一次会议中，再次出现上述情形，负激励当事人50元/次；
8、会议以解决问题为目的，讨论会议无关的话题、言行过激、掺杂个人感情的，由会议组织人警告一次，再次触犯的，负激励责任人50元/次；
9、会场吸烟的，负激励50元/次，强行制止吸烟；
10、会议时间超1.5小时的，每1.5小时休息10分钟；按时开会、散会；如散会时间会议主题未讨论完毕的，对于后续有会议安排的，重新组织会议讨论；对于后续无会议安排的，会议组织人取得与会人员同意情况下，会议可以继续的，继续讨论，无法继续的按时散会；
11、未及时发放《会议纪要》导致无法落实会议决议的，负激励责任人50元/次；
12、会议中评审通过的工作任务，责任人会后未履行的，负激励责任人100元/次；
13、会议文档丢失的，负激励责任人20元/件；
14、弄虚作假，否认事实的，负激励当事人100元/次；
15、 其他违反本管理文件的情形，视情节严重程度不同给予50-200元罚款。
九、费用管理
1、会议记录人负责乐捐费用管理，建立费用明细账，所有会议人员负责监督。
2、乐捐费用可用于爱心捐款、补助贫困职工、会议支出等用途。
十、其他
1、本管理文件由XXX部门负责解释；
2、本管理文件自XXXX年XX月XX日起实施。
3、本管理文件为存档文件，带有文件发放、回收记录。
十一、附件
附件一：会议签到表
编号：
会议主题

会议类型

日 期

地 点

主 持 人

签到栏
签退栏
部门
姓名
职务
时间
姓名
时间

会前请假
会中请假
旷会
请假人
姓名

请假人
姓名
请假人
姓名

请假人
姓名

请假人
姓名

姓名
姓名

备注

拟订：
附件二：会议记录
编号：
一、会议主题：
二、时 间： 年 月 日 地 点：
三、主 持 人：
四、参会人员：
五、依据文件：依据《会议签到表》，编号： 。
六、发送部门：
七、会议记录内容如下：
1、
XXX部门
年 月 日
文件签收、退：
部门
文件签收人
日期
份数
文件签退人
日期
份数

1份

1份

1份

1份

1份

1份

1份

1份

1份

1份
备注：打印文件，手写、涂改无效。 拟制：
附件三：会议纪要
编号：
一、会议主题：
二、时 间： 年 月 日 地 点：
三、主 持 人：
四、参会人员：
五、依据文件：依据□《会议签到表》□《会议记录》，编号： 。
六、发送部门：
七、会议决定内容如下：

XXX部门
年月日
文件签收、退：
部门
文件签收人
日期
份数
文件签退人
日期
份数

1份

1份

1份

1份

1份

1份

1份

1份

1份

1份

1份

1份

1份

1份

1份

1份

1份

1份

1份

1份
备注：打印文件手写、涂改无效。
拟制： 审批：

可编辑
附件四、公司级会议流程概述
流程顺序
常规会议
评审会
例会
临时会议
时间要求
见证资料
时间要求
见证资料
时间要求
见证资料
时间要求
见证资料
1. 准备资料
提前1天
主题相关资料
提前1天
待评审方案
提前1天
主题相关资料
当天组织
主题相关资料
2. 通知开会
提前1天
电话、短信、邮件、微信等
提前1天
电话、短信、邮件、微信等
/
/
尽可能的提前1天，不能的，及时通知到位
电话、短信、邮件、微信等
3. 布置会场
提前15分钟
/
提前15分钟
/
提前15分钟
/
/
/
4. 会议入场
提前5分钟
《会议签到表》
提前5分钟
《会议签到表》
提前5分钟
《会议签到表》
会前
《会议签到表》
5. 开 会
按照要求准时
或人员齐全提前
《会议记录》（重要会议或总经理安排）
《会议纪要》
按照要求准时
或人员齐全提前
《会议记录》（重要会议）
《会议纪要》
按照要求准时
或人员齐全提前
《会议记录》（重要会议或总经理安排）
《会议纪要》
/
《会议记录》（重要会议）
《会议纪要》
6. 散 会
主题讨论结束
或
根据会议情况
《会议签到表》
主题讨论结束
或
根据会议情况
《会议签到表》
主题讨论结束
或
根据会议情况
《会议签到表》
主题讨论结束
或
根据会议情况
《会议签到表》
7. 下发纪要
重要会议2天
一般会议1天
《会议纪要》
重要会议2天
一般会议1天
《会议纪要》
重要会议2天
一般会议1天
《会议纪要》
重要会议2天
一般会议1天
《会议纪要》
8. 落实纪要
按《会议纪要落实管理流程》执行
9. 会议归档
按要求整理、归档