二、会议管理制度及流程.doc

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会议管理制度
第一条 目的 
为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。
第二条 职责 
一、行政部负责会议管理，所有重要会议要在公司领导批准后到行政部登记备案。 
二、会务工作主要由行政部承办；其他部门主办或召集的会议，行政部应予协助。  
三、除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政部整理、分发、立卷、存档。 
第三条 会议分类 
一、公司部门周会制度 
（一）主持与记录：各部门助理记录，由部门负责人主持 
（二）召开时间：每周一上午9:00。特殊原因需要延期召开的由部门负责人提前通知。  
（三）参加人员：部门负责人、部门员工 由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向部门主管请假。  
（四）会议内容：该部门上周工作总结、本周工作计划等 。
二、公司员工月会制度  
（一）主持与记录：由行政部召集，总经理主持，行政专员进行会议记录。总经理未列席会议时，由副总经理主持。  
（二）召开时间：每月30日上午9:00。特殊原因需要延期召开时由行政部提前通知。  
（三）参加人员：为公司全体员工。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向行政部请假。  
（四）会议内容：  
1.公司日常运作情况的总结。  
2.各部门汇报本月工作任务执行情况及所取得的业绩或成效等，着重介绍在任务执行过程中出现的问题。  
3.布署下月工作任务 。
三、其他会议 
（一）公司年终总结表彰大会 
总结全年工作情况，布署下一年度工作任务，表彰奖励先进集体及个人。此项会议由办公室具体组织实施。
（二）各专题会议 
相关部门根据实际工作需要不定期地召开。会议的内容主要是针对运营中出现的问题或项目有关事宜工作进行讨论、布署和总结。
第四条 会议召开 
一、会议安排： 
（一）凡涉及到多个部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前1-2天将总经理批准后的会议通知单报行政部，由行政部进行统一安排，方可召开。 
（二）凡公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应提前2天报总经理审批并报请行政部调整会议计划，未经行政部调整的，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。 
（三）各部门工作例会必须服从公司的统一安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。 
（四）会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向总经理请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。 
二、会议的准备： 
（一）公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由行政部提前做好投影设备连接调试工作； 
（二）会议之前，行政部应有专人负责会议会标的制作和设置，并根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品； 
（三）特别重大会议，应由行政部专人负责各项准备工作，具体包括以下内容：1.会议议程安排（应提前报交公司领导或主要参会者）；
2.会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）； 
3.会议场所布置； 
4.会议服务人员的安排；
5.会议签到表； 
6.会后事项安排。 
7.会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。
三、会议召开及传达： 
（一）应明确公司会议的目的，公司会议的目的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。 
（二）参会人员在会前应明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。 
（三）与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长，会议组织者或主持人在开会前应该就每个人的发言时间予以统计和控制，时间到后，无特殊情况不予延长。每次开会中应该强调发言的时间要求。 
（四）重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。 
（五）与会人员必须用正式的会议记录本做详细的会议记录，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务，行政部将不定期抽查与会人员的会议记录。 
（六）公司会议的会议纪要由总经办专人负责整理并由公司领导审阅签发，会议纪要应分发给与会人员，必要时，分发给相关部门。其它会议由召集部门责成专人负责记录整理，由主管领导审阅签发并编号存档。 
（七）会议结束后办公室或其它会议组织部门负责将问题进行汇总、分类，并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发。公司会议决定事项的督办、检查和追踪由行政部专人负责，根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次例会前将各部门完成情况报公司领导。 
四、会议纪律 
（一）要严格遵守会议的开始时间，提前3分钟到达会议现场。不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况。迟到则乐捐10.00元，迟到每超过一分钟增加10.00元，依次累加。如需请假需经会议召集人批准。无故缺席者，罚款100元。 
（二）管理级别以上人员共同参加的为中层会议，中层会议应至少提前一天通知。迟到的则乐捐200.00元，迟到每超过一分钟增加20.00元，依次累加。 
（三）决策层人员共同参加的为高层会议应至少提前一天通知。参会人必须到场，迟到的则乐捐500.00元赞助费，迟到每超过一分钟增加30.00元，依次累加。 
（四）所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。会议期间，所有与会人员必须尊重发言人，不得随便发言扰乱会议次序，不得看报纸杂志、听音乐、接听手机等做与会议无关的动作，如需接听电话，必须到会议室外接听。发现有以上情况者，一次乐捐50.00元。  
（五）会议需要表决时，原则上采取少数服从多数的方法，特殊情况可集中，一经会议决议之事，应按期完成。管理级别未能兑现承诺的每次乐捐200.00元。对于需要在会议上讨论的问题，提前与会议发起人沟通，以便于及时通知所有参会人，在提出问题的时候应该同时提交对该问题的解决方案。 
第五条 本制度适用于公司全体员工。
第六条 本制度由行政部负责解释，如有未尽事宜，将按公司相关规定执行。
附件：会议签到表 
会议通知单 
会议纪要

会议签到表

编号：
会议名称

会议时间
年 月 日 时 分
会议地点

序号
姓名
部门
签到时间
备注

会 议 通 知 单

编号：
会议主持

发出部门

会议日期

开始时间

会议地点

预计时间

会议主题

参加会议人员
序号
部门
人员
通知时间
能否到场
缺席原因
备注

注：务请与会人员提前到达。通知时间、能否到场、缺席原因由总经办人员填写。

制表： 部门负责人： 行政部负责人： 总经理：
会议纪要

会议名称

时间
年 月 日至 时
地点

会议主持人

出席会议人员

记录

会议主要内容

可编辑