采购流程及规范(1).doc

采购部部的主要职能及作业流程
一． 采购部的岗位配置：
主管

助 理

司机
外协跟单
采购员
文员

二．采购部职能：
1．分析公司原财料市场品质、价格等行情；
2．寻找物料供应来源，对每项物料的供货渠道加以调查和掌握；
3．与供应商洽谈，并安排上门参观，建立供应商的资料；
4．要求报价，进行议价，有能力可进行估价，并作出比较；
5．采购所需的物料；
6．查进厂物料的数量及品质；
7．对供应厂商的价格、品质、交期、交量等作出评估；
8．按采购合同或协议控制交货期；
9．呆料与废料的预防与处理。
三．采购人员的主要工作内容：
1．建立供应商资料与价格记录；
2．对采购物料进行ABC分类；
3．采购方式的决定；
4．市场行情的经常性调查；
5．询价、比价、议价及订购作业；
6．交期的进度控制；
7．进料品质、数量异常的处理；
8．税票资料的提供；
9．付款整理与核查；
四．作业流程
1.适用范围：生产物料采购及半成品（五金/木身/油漆/五金喷漆）发外加工
序号
作业流程
要求和说明
责任岗位

1

下达物料需求

物控根据订单和库存情况，编制《物料需求计划》
PMC经理编制《外发加工计划》
物控员
PMC经理

2
编制采购申请

根据物料需求表和供应商、价格等情况，一个工作日内报呈《采购申请表》
采购文员
采购主管

3
审批采购申请

PMC经理1个工作小时审核交期和数量
总经理半个工作日内审核供应商和价格
PMC经理
总经理
4

下达采购合同

采购主管根据总经理批准的《价格表》和《采购申请单》审签合同，并给财务及仓库各一份合同；
采购员
采购主管

5

供方确认合同并回传

一个工作日内签名确认并回传，如交期变更的，填写《变更通知单》给PMC，如价格有变更的，经总经理确认后填写《变更通知单》给财务及仓库；

采购员

6
进度跟催

根据合同及时跟进交期，如有交期异常，提前二天报《交期变更单》给PMC
采购员

7
供应商送货

供应商送货到公司后，首先联系采购部，采购员了解送货情况
采购员
采购文员

8

开具到货通知单

核对供应商送货单上的物料名称及编码，如有未标名的，必须按同情况开具《到货通知单》并与合同（传真件）一同送往仓库

采购文员
9
暂收物料

根据《到货通知单》和《合同》暂收物料，并通知QC检验
收发员

10
检验

1个工作小时出具检验结果，检验不合格的，开具《检验报告单》，一联给采购，一联给PMC
来料QC

11
入库

根据检验结果，合格的一个小时内办理入库，入库单、送货单、到货通知单于次日上午整理交财务文员
收发员
账务员

二．设备采购流程：
1．由各部门主管写《请购单》给生管，经确认后报刘总批准，采购部主管提供三家以上报价及设备说明给刘总审核后再采购；
三.文具用品/耗料及劳保用品：
1． 每月底由物控按上月使用量进行规划请购，由行政部提供三家以上报价单，经总经理审核后采购；
2． 包材，耗料及劳保用品：每月底按月使用量进行请购（可分批必须保证安全库存），由采购部进行采购，价格每三个月重新审核一次；
四.委外加工的流程（机加工/折弯等）：

五.零星现金采购(票据必须注明供应商固定电话及移动电话)：
1． 限单批次在300元以下的现金采购，尽量在固定的几家供应商采购，如固定供应商没有此物料的，找多几家供应商进行比价，与采购主管协商，经确认后采购；
2． 在300元以上至1000元以内的现金采购，需提供二家以上供应商，经采购主管确认后采购，采购主管将此列为需稽查的物料；
六．入仓管理：
1． 常规物料价格没有异动的，《采购合同》可不需总经理签名。
2． 禁止物料到厂后临时改高单价；
3． 禁止不良物料滞留仓库超过三日以上；
4． 没有《采购合同》的，仓库不得入仓；
5． 外协配件或机加工件凭《到货通知》入仓；
七．对帐和付款流程：
1． 现金采购的货款与个人费用分开报帐，任何货款必须有入仓单才能报销,每周一，周三，周五报帐，支借备用金超过1000元的，需报销后再借；
2． 月结货款：每月5日前供应商需传真上月对帐单，财务部对帐确认后回传给供应商，超过当月20日前未传对账单的，货款顺延至下月再付；
3． 现金付款：
4． 开票结付：
制定：郑美娟 审核： 批准： 生效日期：2010年8月1日