某房产公司档案管理制度.doc

档案管理制度

一、 文书档案立卷归档制度

　　□　总则
第一条 为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。
第二条 归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形
成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各
种附件一律不准抽存）。结案后及时交专（兼）职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

□　文件材料的收集管理
第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文
书人员负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
第五条 凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复
请示转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。
第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由
主办部门收集归卷。会议文件由主办部门收集归卷。
1. 公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等
公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才予核报差旅费。
2. 本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向
档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。
第七条 各部门专（兼）职文书的职责：
1. 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本
部门的文件材料。
2. 认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年
的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
3. 承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理
临时借用文件材料登记手续。
　　□　归档范围
第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲
话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、
规定、计划等文件材料。
第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。
第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。
第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、
统计报表及简报。
第十四条 信访工作材料。
第十五条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十六条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材
料。
第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照
片、录音、录像等。

　　□　平时归卷
第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件
材料，由专（兼）职文书集中统一保管。
第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文
件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条厌必须简明确切，并编上条款号。
第二十一条 　公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材
料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。
第二十二条 　专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案
卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。

□　立卷（案卷质量要求）
第二十三条 　为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职
档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件
之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第二十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完
整。
第二十六条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定
稿、请示批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
第二十七条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批
复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
第二十八条 卷内文件应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依
序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十九条 卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统
一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。
第三十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目
录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若
无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十二条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清
晰。
第三十三条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：
案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按
裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第三十四条 案卷各部分的排列格式：软卷封面（含卷内文件目录）一文件
一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
第三十五条 本制度自印发之日起实施。

二、 声像档案管理办法

　　□　总则
第一条 为加强本公司的声像档案，特制定本办法。
第二条 本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直
接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。
　　声像档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片（母片）、照片（含底片）等文字说明两部分组成。
第三条 声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一
管理。

　　□　声像档案资料的收集
第四条 收集范围
1. 反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；
2. 各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料；
3. 本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料；
4. 涉及本公司权益的声像资料；
5. 其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料；
6. 其它具有保存价值的声像资料。
第五条 收集时间
1. 录音带、录像带、摄像带、影片、照片（含底片）和文字说明要收集齐
全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；
2. 接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；
3. 声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。
第六条
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