国际学术会议举办程序.docx

国际学术会议举办程序
国际学术会议举办程序
国际学术会议举办程序
为规范我院国际会议的申办工作，加强国际会议的归口管理，根据上级要求和我院实际，特制订本办法。第一条申办条件
（一）会议主题与内容符合我国改革开放和经济、社会发展的需要；
（二）属研讨性的国际会议，举办单位能组织具有一定数量和质量的学术论文；（三）举办单位具有一定的外事工作经验和接待力量，能妥善安排食、宿、交通及会议场所，做好安全工作；（四）会议经费有保证。第二条申办手续
（一）主办单位向学院国际交流办公室提交申请报告，至少提前2个月报送国际交流办公室。提交报告应遵循下列规定：1、申办单位
（1）单独举办的，由举办单位负责申报；
（2）几个单位联合举办的，由牵头单位协调后负责申报；（3）中外联合举办的，由联办的中方单位负责申报。2、申办内容
（l）会议名称、举办日期；
（2）举办会议的背景、主要议题与内容、会议的学术价值和经济、社会意义；（3）外方协办或联合主办单位的情况；
（4）会议规模、中外代表人数，筹备委员会成员及主要代表的姓名、身份、国籍；
（5）会议联系及筹划进展情况；（6）会议活动的初步安排；
（7）邀请上一级部门负责人出席会议的情况；（8）会议经费预算及来源（有外方提供资助的要作具体说明）；（9）需要请示的带有政策性的涉外问题。（二）国际交流办公室行文报上级主管部门审批。
会议批件下达后，主办单位在会议举行前40天提交与会外宾及港澳台人员名单（含英文姓名、护照号码/回乡证、台胞证号码），由国际交流办公室行文上级主管部门，办理外宾来华签证手续及港澳台人士入境手续。第三条会议总结
（一）会议结束后，主办单位应在一个月内撰写会议总结报送国际交流办公室。（二）会议总结的内容：
会议名称、时间、地点、主题、主办单位和学术负责人，与会中、外宾实到人数（港澳台学者单列），收到中、外论文数量；会议的收获和成果以及存在的问题和建议；与会国内外著名学者的最新研究成果和动向；
会议反映出来的我国在相关学科领域内的现有水平与国际水平的差距；会议论文集出版情况；
是否有政治敏感问题出现，解决的情况如何。
第四条举办海峡两岸及港澳台地区学者参加的学术会议适用本办法。
{"Error":{"code":"8","Message":"badrequest","LogId":"755910012"}}第三条总结
（一）讲座结束后，主办单位应在15天内撰写讲座总结报送国际交流办公室。（二）总结的内容：
讲座名称、时间、地点、主题、主办单位和学术负责人；讲座的收获和成果以及存在的问题和建议；是否有政治敏感问题出现，解决的情况如何。
第四条邀请海峡两岸及港澳台地区学者来我院讲学适用本办法。
浙江大学关于举办国际学术会议的有关规定和申报程序
一、行政管理
1、在我校举办国际学术会议，有利于提高我校在国内外的学术地位和国际竞争力，促进学科发展和国际交流与合作，因此学校支持具备条件的单位积极发起、主办或承办国际学术会议。
2、对外交流与合作部是申报国际学术会议的归口管理单位，负责受理会议的申报和代表学校办理邀请外国代表来华的“被授权单位签证通知表”。
A、主办会议：主办单位一般应提前一年提交申请表。外方参会人数在150人以上和有关领域涉及敏感问题的会议，由对外交流与合作部报教育部审批；外方参会人数在150人以下的会议，由对外交流与合作部报主管校长审批。举办单位收到批件后，即可进行筹备工作。
B、承办会议：承办单位应提交主办单位的会议批文和委托函。
3、会议主办单位应组成相关的学术委员会和组织委员会，会议的学术负责人和委员会成员应有相应的学术地位和组织能力，能承担会议的学术活动和具体会务工作。
4、会议的用房、用车及会议国内外代表的联系、接送、住宿、用餐等事项，由主办或承办单位负责落实。
5、会议经费由主办单位通过收注册费和其他渠道争取资助或赞助解决，原则上自负盈亏。
6、需要校领导出席开幕式或参加的会议，由主办单位会前1个月提出书面申请，交对外交流与合作部办理。
7、会议的文字材料、总结、统计表、重要照片、论文集、到会国内外代表名单等由主办单位在会议结束后一个月内，交对外交流与合作部，经整理后交学校档案馆归档。总结提纲和统计表可从我部主页下载。
二、申报程序
1、由会议的学术负责人填写“浙江大学举办国际学术会议申报表”（从我部主页下载），经学院外事负责人签字和盖院章，提前一年交对外交流与合作部。涉及敏感问题的会议还需加附拟参会人员名单。
2、会议申请表由对外交流与合作部主管领导审核后，根据会议规模和是否涉及敏感问题，报主管校长或教育部审批。
3、会议审批时间：学校审批：2周
教育部审批：2－3个月
三、参会外国代表的邀请
1、一般参会人员
（1）会议主办单位填写“邀请外国代表一览表”（从我部主页下载），由学院外事负责人审签和盖院章后，交对外交流与合作部审批；（2）审批时间：3天；（3）由对外交流与合作部代表学校签发“被授权单位签证通知表”；（4）主办单位将“被授权单位签证通知表”邮寄给受邀代表，对方持表到中国驻所在国的使领馆办理入境签证手续。
2、副部级以上和前政要人士参会代表的邀请
（1）填“邀请外国代表一览表”，并附被邀人中文简历，经学院外事负责人审签和盖院章后，交对外交流与合作部，由对外交流与合作部报教育部审批；
（2）审批时间：2－3个月；
（3）对外交流与合作部收到教育部批件后，代表学校签发“被授权单位签证通知表”；
3、台湾人士参会
（1）由会议主办单位填“台湾参会人员一览表”，（从我部主页下载）经学院外事负责人审签和盖院章后，交对外交流与合作部港澳台办，由港澳台办报省台办审批。
（2）得到批准后，会议主办单位正式向对方发邀请，对方持台胞证办理入境手续。
4、港澳人士参会
由会议主办单位发邀请，对方持回乡证直接入境。