EXCEL入门基础教程.ppt

Excel是Microsoft公司推出的办公软件Office中的一个重要组成成员,也是目前最流行的关于电子表格处理的软件之一.它具有强大的计算、分析和图表等功能，是公司目前最常用的办公数据表格软件。在Word中也有表格,在Excel表格与W表格的最大不同在于Excel表格具有强大的数字运算和数字分析能力.Excel中内置的公式和函数,可能帮忙用户进行复杂的计算.由于E在数据运算方面有强大的功能,使它成为用户办公必不可少的一个常用办公软件。ExcelExcel简介简介课程内容课程内容u Excel 的常用用途u Excel 的操作界面u 运行与关闭Excelu 基本操作：创建、保存、打 开与关闭 Excel工作簿1 Excel 的用途的用途 Microsoft Excel Microsoft Excel 是是MicrosoftMicrosoft公司出品的公司出品的Office Office 系列办公软件中的系列办公软件中的一个组件。一个组件。Excel Excel 是功能强大、技术先进、使用方便且灵活的电子表格软是功能强大、技术先进、使用方便且灵活的电子表格软件，可以用来制作电子表格，并且具有强大的制作图表功能及打印设置功件，可以用来制作电子表格，并且具有强大的制作图表功能及打印设置功能等。能等。uu工作方面应用：进行数据分析和预测，完成复杂的工作方面应用：进行数据分析和预测，完成复杂的 数据运算，等等数据运算，等等uu生活方面应用：个人收入、支出、生活预算记录，生活方面应用：个人收入、支出、生活预算记录，家庭日历，血压测量记录，等等家庭日历，血压测量记录，等等创建统计表格创建统计表格 ExcelExcel的制表功能就是把数据输入到的制表功能就是把数据输入到Excel Excel 中以形成表格，如把部门费用中以形成表格，如把部门费用统计表输入到统计表输入到Excel Excel 中。在中。在Excel Excel 中实现数据的输入时，首先要创建一个工作中实现数据的输入时，首先要创建一个工作簿，然后在所创建的工作簿的工作表中输入数据。簿，然后在所创建的工作簿的工作表中输入数据。进行数据计算进行数据计算 在在Excel Excel 的工作表中输入完数据后，还可以对用户所输入的数据进行计的工作表中输入完数据后，还可以对用户所输入的数据进行计算，比如求和、平均值、最大值以及最小值等。此外算，比如求和、平均值、最大值以及最小值等。此外Excel Excel 还提供强大的公式还提供强大的公式运算与函数处理功能，可以对数据进行更复杂的计算工作。运算与函数处理功能，可以对数据进行更复杂的计算工作。通过通过ExcelExcel来进行数据计算，可以节省大量的时间，并且降低出现错误来进行数据计算，可以节省大量的时间，并且降低出现错误的概率，甚至只要输入数据，的概率，甚至只要输入数据，ExcelExcel就能自动完成计算操作。就能自动完成计算操作。建立多样化的统计图表建立多样化的统计图表 在在Excel Excel 中，可以根据输入的数据来建立统计图表，以便更加直观地显中，可以根据输入的数据来建立统计图表，以便更加直观地显示数据之间的关系，让用户可以比较数据之间的变动、成长关系以及趋势等。示数据之间的关系，让用户可以比较数据之间的变动、成长关系以及趋势等。分析与筛选数据分析与筛选数据 当用户对数据进行计算后，就要对数据进行统计分析。如可以对它进行当用户对数据进行计算后，就要对数据进行统计分析。如可以对它进行排序、筛选，还可以对它进行数据透视表、单变量求解、模拟运算表和方案管排序、筛选，还可以对它进行数据透视表、单变量求解、模拟运算表和方案管理统计分析等操作。理统计分析等操作。打印数据打印数据 当使用当使用ExcelExcel电子表格处理完数据之后，为了能够让其他人看到结果或电子表格处理完数据之后，为了能够让其他人看到结果或成为材料进行保存，通常都需要进行打印操作。进行打印操作前先要进行页面成为材料进行保存，通常都需要进行打印操作。进行打印操作前先要进行页面设置，然后进行打印预览，最后才进行打印。为了能够更好地对结果进行打印，设置，然后进行打印预览，最后才进行打印。为了能够更好地对结果进行打印，在打印之前要进行打印预览。在打印之前要进行打印预览。2 Excel 的界面的界面 Excel Excel 的工作界面主要由的工作界面主要由“文件文件”菜单、标题栏、快速访问工具栏、功菜单、标题栏、快速访问工具栏、功能区、编辑栏、工作表格区、滚动条和状态栏等元素组成。能区、编辑栏、工作表格区、滚动条和状态栏等元素组成。2 Excel 的界的界面面 单击【开始】【程序】【Microsoft Office】【Microsoft Office Excel】菜单命令，即可启动Excel应用程序。ExcelExcel工作界面工作界面工作表标签工作表标签列标列标活动单元格活动单元格行号行号工具栏工具栏标题栏标题栏任务窗格任务窗格菜单栏菜单栏绘图工具栏绘图工具栏名称框名称框公式编辑框公式编辑框Excel的工作界面与word的工作界面有着类似的标题栏、菜单、工具栏，也有自已独特的功能界面，如名称框、工作表标签、公式编辑框、行号、列标等。ExcelExcel工作界面工作界面Excel的工作界面与word的工作界面有着类似的标题栏、菜单、工具栏，也有自已独特的功能界面，如名称框、工作表标签、公式编辑框、行号、列标等。“文件文件”菜单菜单 单单击击ExcelExcel工工作作界界面面左左上上角角的的OfficeOffice按按钮钮 ，可可以以打打开开“文文件件”菜菜单单。在在该该菜菜单单中中，用用户户可可以以利利用用其其中中的的命命令令新新建建、打打开开、保保存存、打打印印、共共享享以以及及发发布布工作簿。工作簿。快速访问工具栏快速访问工具栏 ExcelExcel的的快快速速访访问问工工具具栏栏中中包包含含最最常常用用操操作作的的快快捷捷按按钮钮，方方便便用用户户使使用用。单击快速访问工具栏中的按钮，可以执行相应的功能单击快速访问工具栏中的按钮，可以执行相应的功能 。标题栏标题栏 标标题题栏栏位位于于窗窗口口的的最最上上方方，用用于于显显示示当当前前正正在在运运行行的的程程序序名名及及文文件件名名等等信信息息。如如果果是是刚刚打打开开的的新新工工作作簿簿文文件件，用用户户所所看看到到的的文文件件名名是是Book1Book1，这这是是Excel Excel 默默认认建建立立的的文文件件名名。单单击击标标题题栏栏右右端端的的 按按钮钮，可可以以最最小小化化、最最大大化或关闭窗口。化或关闭窗口。功能区功能区 功能区是在功能区是在Excel Excel 工作界面中添加的新元素，它将旧版本工作界面中添加的新元素，它将旧版本ExcelExcel中的菜中的菜单栏与工具栏结和在一起，以选项卡的形式列出单栏与工具栏结和在一起，以选项卡的形式列出Excel Excel 中的操作命令。中的操作命令。默认情况下，默认情况下，Excel Excel 的功能区中的选项卡包括：的功能区中的选项卡包括：“开始开始”选项卡、选项卡、“插插入入”选项卡、选项卡、“页面布局页面布局”选项卡、选项卡、“公式公式”选项卡、选项卡、“数据数据”选项卡、选项卡、“审审阅阅”选项卡、选项卡、“视图视图”选项卡以及选项卡以及“加载项加载项”选项卡。选项卡。状态栏与显示模式状态栏与显示模式 状态栏位于窗口底部，用来显示当前工作区的状态。状态栏位于窗口底部，用来显示当前工作区的状态。Excel 2007Excel 2007支持支持3 3种显示模式，分别为种显示模式，分别为“普通普通”模式、模式、“页面布局页面布局”模式与模式与“分页预览分页预览”模式，模式，单击单击Excel 2007Excel 2007窗口左下角的窗口左下角的 按钮可以切换显示模式。按钮可以切换显示模式。单元格单元格 Excel中的每一张工作表都是由多个长方形的“存储单元”组成，这些长方形的“存储单元”即是单元格。这是Excel最小的最小的单位。输入的数据就保存在这些单元格中，这此数据可是字符串、数学、公式等不同类型的内容。列标和行号：Excel使用字母标识列，从A到IV，共256列，这些字母称为列标；使用数字标识行，从1到65536，共65536行。每个单元格通过“列标+行号”来表示单元格的位置。如：B1，就表示第B列第1行的单元格。Excel工作界面名称框和公式编辑框 名称框用来对Excel电子表格中的单元格进行命名和名称的显示。利用名称框，用户可以快速定位到相应的名称区域。公式编辑框用于输入和显示公式或函数的区域。工作薄工作薄 工作簿是处理和存储数据的文件。标题栏上显示的是当前工作簿的名字。Excel默认的工作簿名称为“book1”。每个工作簿包含多个工作表，默认状态工作薄包含张工作表，但是张工作表往往不能满足用户的需要，所以一个工作簿中可能包含多张工作表，最多时一个工作簿中可能包含255张工作表。工作表工作表 工作表是由单元格组成，在excel中一张工作表由25665536个单元格组成。Excel中默认新建的工作簿包含3个工作表，工作表的标签名为sheet1、sheet2、sheet3。可能通过单击工作表标签在不同的工作表之间进行切换。Excel工作界面 3 运行与关闭运行与关闭Excel打开文件有三种方法：双击xcel文件单击菜单【文件】【打开】单击工具栏上的【打开】按钮保存文件有两种方法：单击菜单【文件】【保存】输入文件名单击工具栏上的【保存】按钮 关闭文件有两种方法：单击菜单栏右上角【关闭】按钮单击菜单【文件】【关闭】4 基本操作基本操作 数据输入：单击要输入数据的单元格，利用键盘输入相应的内容提示：提示：默认情况下，输入数据后，按nter键，将确认输入并切换到下方的单元格按ab 键，可切换到右方的单元格；按键盘上的单元格，可灵活选择下一个数据输入的位置修改数据：直接替换数据。单击选中要修改的单元格，输入新内容，会替换原单元格中的内容。修改单元格中的部分内容。双击单元格，单元格变录入状态，光标成“”形，表示文字插入的位置，然后在要修改的文字上拖动鼠标选中要修改的文字，然后输入新的内容。如下图：ExcelExcel数据输入数据输入填充和自动填充 在Excel中，对于一些规律性比较强的数据，如果逐个手动输入比较浪费时间，而且容易造成数据输入错误，为此，Excel提供了填充和自动填充功能，可帮助用户快速输入此类数据填充：单击编辑填充菜单命令，弹出如图所示子菜单：ExcelExcel数据输入数据输入自动填充：就是通过简单的双击或拖动操作快速、准确地输入大量有规律的数据。填充句柄 选定一个单元格，仔细观察后，会发现在单元格右下方有一个小黑方块，这就是填充句柄。填充句柄ExcelExcel数据输入数据输入填充和自动填充自动填充：自动填充操作步骤:当鼠标光移动到填充句柄上方时,鼠标会变成“+”字形状,此时可能通过按住鼠标左键拖动实行自动填充操作。ExcelExcel数据输入数据输入竖向单击拖动鼠标,释放鼠标左键后,自动完成填充操作。自动填充操作步骤:ExcelExcel数据输入数据输入 在最后一个填充的单元格右下角,会出现一个“自动填充选项”,单击“自动填充选项”标记,会出现如图所示的自动填充选项,在这里我们可以重新选择自动填充的方式,默认填充方式为“以序列方式填充”。自动填充操作步骤:ExcelExcel数据输入数据输入单元格的编辑单元格的编辑 我们除了对单元格的内容进行修改外,还可以对单元格进行移动、复制、插入、删除等操作。移动单元格 单击选择单元格或多个单元格，按住鼠标左键拖动目标位置，即可完成对单元格的移动操作。将鼠标移动到单元格边框图上，鼠标变成移动状态，然后拖动鼠标到目标位置即可。复制单元格 传统方法是通过选择单元格，单击编辑-复制菜单命令，将单元格内容复制到剪贴板中，然后选择目标单元格，单击编辑-粘贴菜单命令，完成对单元格的复制。清除与删除清除：只要选中单元格，然后按【Delete】键，就可以清除单元格中的内容，或在单元格上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【清除内容】命令。单元格的编辑单元格的编辑插入行 在要插入的行的下方，单击左侧的行号，选择一行单元格，单击右键弹出快捷菜单，选择插入命令，如图 单击要插入位置后面的列标，选择一列单元格，单击右键弹出快捷菜单，选择插入命令，如图插入列删除行、列：在要删除的行或列上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除】命令即可。行、列的基本操作行、列的基本操作行高和列宽调整行高：将光标移动到行号中间的分隔线上，此时鼠标变成,单击鼠标左键向上(或向下)拖动,即可调整单元格的行高。行、列的基本操作行、列的基本操作调整列宽：将光标移动到列标中间的分隔线上，此时鼠标变成,单击鼠标左键向左(或向右)拖动,即可调整单元格的列宽。行高和列宽行、列的基本操作行、列的基本操作 在工作表中除了可以插入剪贴画外，还可以插入已有的图片文件，并且在工作表中除了可以插入剪贴画外，还可以插入已有的图片文件，并且Excel Excel 支持目前几乎所有的常用图片格式。支持目前几乎所有的常用图片格式。插入图片插入图片 对对于于想想在在工工作作表表中中突突出出表表现现的的文文本本内内容容，可可以以将将其其设设置置为为艺艺术术字字。在在ExcelExcel中中预预设设了了多多种种样样式式的的艺艺术术字字。此此外外，用用户户也也可可以以根根据据需需要要自自定定义义艺艺术术字字样式。样式。插入艺术字插入艺术字 选择多列（或多行）单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击选择【隐藏】命令，即可隐藏单元格的列（或行）。行、列隐藏行、列的基本操作行、列的基本操作行的隐藏与列的隐藏方法相同。要恢复单元格的显示，可以通过选择被隐藏单元格的前后两列单元格，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【取消隐藏】命令，即可重新显示被隐藏的单元格。行、列取消隐藏行、列的基本操作行、列的基本操作格式设置格式设置选择单元格后，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】菜单选项，如图：单元格属性的设置 Excel中为了方便对数据处理，可以通过定义单元格的“数字”选项卡，来定义不同的单元格数据格式。例：输入电话号码的区号“010”如果直接输入，“010”中的第一个“0”会被忽略掉。此类数据已经不是数字，这是我们需要通过先将单元格的数据格式修改成“文本”类型后，再在该单元格处输入“010”。格式设置格式设置单元格属性的设置【对齐】选项卡，可以对单元格的文本进行对齐方式、文本方向等的控制。其中“文本控制”中的“自动换行”选项，在单元格内容比较多需要用多行来进行显示时，可能使用这个选项达到换行的效果。格式设置格式设置单元格属性的设置Excel中的字体、边框、图案的设置与word里面的基本相同。工作表的基本操作工作表的基本操作表间切换单击表标签，可以进行表格间的切换。Excel中，当前的表格标签为白色，默认的非当前表格为浅灰色。若要选择相邻的多张工作表，可以通过shift键+单击实现；若要选择不相邻的多张工作表，可以通过ctrl+单击实现。工作表的基本操作工作表的基本操作多表的选择选择相邻的多张工作表选择不相邻的多张工作表标签的重命名在表标签上双击鼠标，当光标变成“I”状态后，即可进行编辑修改状态，对表标签进行重命名。工作表的基本操作工作表的基本操作更改标签的颜色在表格的上方，单击鼠标右键，弹出快捷菜单，选择工作表标签颜色命令，如图在弹出的颜色面板中，选择所需要的颜色，然后单击确定按钮，单击另外一个工作表后，即可看到效果。如图工作表的基本操作工作表的基本操作添加工作表在工作表标签上单鼠标右键，弹出快捷菜单，然后选择【插入】命令，在弹出的对话框中选择【工作表】即可工作表的基本操作工作表的基本操作工作表的基本操作工作表的基本操作在工作表标签上单鼠标右键，弹出快捷菜单，然后选择【删除】命令删除工作表移动、复制工作表在表标签上，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择移动或复制工作表命令，弹出对话框单击“工作簿”下拉列表，可以选择工作表要移动到的位置即可。如果选择“建立副本”选项，则表示复制工作的操作。工作表的基本操作工作表的基本操作在工作簿内可以进行工作表的位置移动，即单击一个工作表的表标签，然后进行拖动，可以调整工作表的前后排列顺序。调整工作表显示顺序工作表的基本操作工作表的基本操作拖动过程中出现的黑色倒立的三角形表示拖动工作表将要插入的位置。数据的处理数据的处理排序排序可以让表格中的数据按某种规则排列，数据间的顺序只有两种：升序与降序。对于数值，Excel按数值大小排序；对于文本，Excel将根据字母顺序、首字母的拼音顺序或笔画顺序来排序，空格将始终被排在最后。简单排序选中要排序内容，单击工具栏中的升序排序或降序排序按钮，可以完成简单的排序。升序排列按钮降序排列按钮数据的处理数据的处理复杂排序通过单击数据菜单下的【排序】菜单命令，弹出“排序”对话框，如图提示：排序对话框中，最多可以设置3个关键字。数据的简单运算数据的简单运算求和：选择要求和的数据，并多选一格用于显示结果，然后单击工具栏上的自动求和按钮。求平均值、计数等操作如此类推。使用使用Excel Excel 对工作表中的数据进行计算、统计等操作后，得到的计算和统对工作表中的数据进行计算、统计等操作后，得到的计算和统计结果还不能更好地显示出数据的发展趋势或分布状况。为了解决这一问题，计结果还不能更好地显示出数据的发展趋势或分布状况。为了解决这一问题，Excel Excel 将处理的数据建成各种统计图表，这样就能够更直观地表现处理的数据。将处理的数据建成各种统计图表，这样就能够更直观地表现处理的数据。在在Excel Excel 中，用户可以轻松地完成各种图表的创建、编辑和修改工作。中，用户可以轻松地完成各种图表的创建、编辑和修改工作。统计图表统计图表 为了能更加直观地表达工作表中的数据，可将数据以图表的形式表示。为了能更加直观地表达工作表中的数据，可将数据以图表的形式表示。通过图表可以清楚地了解各个数据的大小以及数据的变化情况，方便对数通过图表可以清楚地了解各个数据的大小以及数据的变化情况，方便对数据进行对比和分析。据进行对比和分析。ExcelExcel自带各种各样的图表，如柱形图、折线图、饼图、自带各种各样的图表，如柱形图、折线图、饼图、条形图、面积图、散点图等，各种图表各有优点，适用于不同的场合。条形图、面积图、散点图等，各种图表各有优点，适用于不同的场合。在在Excel Excel 中，有两种类型的图表，一种是嵌入式图表，另一种是图表工作中，有两种类型的图表，一种是嵌入式图表，另一种是图表工作表。嵌入式图表就是将图表看作是一个图形对象，并作为工作表的一部分进行表。嵌入式图表就是将图表看作是一个图形对象，并作为工作表的一部分进行保存；图表工作表是工作簿中具有特定工作表名称的独立工作表。在需要独立保存；图表工作表是工作簿中具有特定工作表名称的独立工作表。在需要独立于工作表数据查看或编辑大而复杂的图表或节省工作表上的屏幕空间时，就可于工作表数据查看或编辑大而复杂的图表或节省工作表上的屏幕空间时，就可以使用图表工作表。以使用图表工作表。图表的基本构成图表的基本构成 使用使用Excel Excel 提供的图表向导，可以方便、快速地建立一个标准类型或自定提供的图表向导，可以方便、快速地建立一个标准类型或自定义类型的图表。在图表创建完成后，仍然可以修改其各种属性，以使整个图表义类型的图表。在图表创建完成后，仍然可以修改其各种属性，以使整个图表更趋于完善。更趋于完善。若图表的类型无法确切地展现工作表数据所包含的信息，如使用圆柱图来若图表的类型无法确切地展现工作表数据所包含的信息，如使用圆柱图来表现数据的走势等，此时就需要更改图表类型。表现数据的走势等，此时就需要更改图表类型。如果已经创建好的图表不符合用户要求，可以对其进行编辑。例如，更如果已经创建好的图表不符合用户要求，可以对其进行编辑。例如，更改图表类型、调整图表位置、在图表中添加和删除数据系列、设置图表的图案、改图表类型、调整图表位置、在图表中添加和删除数据系列、设置图表的图案、改变图表的字体、改变数值坐标轴的刻度和设置图表中数字的格式等。改变图表的字体、改变数值坐标轴的刻度和设置图表中数字的格式等。打印工作表打印工作表打印工作表之前，需要对工作表的页面进行设置，单击菜单文件下的页面设置，如图页面选项卡：可以进行方向、缩放、纸张大小的设定。页边距选项卡：可以对打印表格页边距进行设置。打印工作表打印工作表页眉/页脚选项卡：可以对打印文件设置页眉、页脚。打印工作表打印工作表我们可以通过单击自定义页眉或自定义页脚来进行自定义页眉、页脚。工作表选项卡：可以设置要打印的区域，默认是全部区域。如果是多页打印，可以将表头部分设置为“打印标题”，这样便可以在每页出现标题内容。打印工作表打印工作表有两种方法：文件菜单下的打印命令工具栏上的打印按钮打印工作表打印工作表