王红敏-《建设项目档案管理规范》解读.ppt

国家档案局国家档案局 王红敏王红敏20182018年夏年夏大连大连1 1 替代替代DADAT 282002T 282002国家重大建设项目文件国家重大建设项目文件 归档要求与档案整理规范归档要求与档案整理规范2 2 标准名调整为标准名调整为建设项目档案管理规范建设项目档案管理规范 2018年年10月月1日实行日实行 本着本着“适应变化，全面修改，加强管理，便于操作适应变化，全面修改，加强管理，便于操作”的思路，对标准进行全面修订，由原来侧重技术性的思路，对标准进行全面修订，由原来侧重技术性的标准，发展为的标准，发展为管理性与技术性并重管理性与技术性并重的标准。的标准。标准的总体编排和结构按标准的总体编排和结构按标准化工作导则标准化工作导则 第第1部分：部分：标准的结构和编写标准的结构和编写 GB/T 1.12009进行了修改进行了修改与与DA/T 28-2002相比结构上主要变化如下：相比结构上主要变化如下：增加了项目档案工作组织及职责；增加了项目档案工作组织及职责；增加了制度规范建设；增加了制度规范建设；增加了项目文件管理、项目档案管理；增加了项目文件管理、项目档案管理；增加了项目电子文件归档与电子档案的管理；增加了项目电子文件归档与电子档案的管理；增加调整了附录的内容增加调整了附录的内容。3 3章节结构4 4 1.范围 2.规范性引用文件 3.术语和定义 4.总则 5.项目档案工作组织及职责任务 6.制度规范建设 7.项目文件管理 8.项目档案管理 9.项目电子文件归档与电子档案管理 10.项目档案移交 附录附录A 附录附录B建设项目文件归档范围和档案保管期限表建设项目文件归档范围和档案保管期限表 竣工图章、竣工图审核章式样竣工图章、竣工图审核章式样1 1范围范围5 5本标准适用于新建、改建、扩建和技术改造等建设本标准适用于新建、改建、扩建和技术改造等建设项目。项目。主要指导建设单位（行业、类型，土建、设备、信主要指导建设单位（行业、类型，土建、设备、信 息化工程）息化工程）2规范性引用文件6 6GB/T 10609.3 技术制图复制图的折叠方法技术制图复制图的折叠方法GB/T 11821GB/T 11822GB/T 18894照片档案管理规范照片档案管理规范 科学技术档案案科学技术档案案卷构成的一般要求卷构成的一般要求 电子文件归档电子文件归档与电子档案管理规范与电子档案管理规范DA/T 12DA/T 15DA/T 31DA/T 32DA/T 38DA/T 50全宗卷规范全宗卷规范 磁性载体档案管理与保护磁性载体档案管理与保护规范规范 纸质档案数字化技术规范纸质档案数字化技术规范 公务电公务电子邮件归档与管理规则子邮件归档与管理规则 电子文件归档电子文件归档光盘技术要求和应用规范光盘技术要求和应用规范 数码照片归数码照片归档与管理规范档与管理规范3术语和定义（共17个）7 7建设项目；单位工程；分部工程；建设单位；建设项目；单位工程；分部工程；建设单位；参参建单位；项目文件；前期文件；施工文件；建单位；项目文件；前期文件；施工文件；竣工竣工图；监理文件；竣工验收文件；图；监理文件；竣工验收文件；项目电子文件；项目电子文件；项目文件归档；项目档案；项目电项目文件归档；项目档案；项目电子档案；项目档案移交；项目档案管理卷。子档案；项目档案移交；项目档案管理卷。项目文件：项目文件：在项目建设全过程中形成的文字、图在项目建设全过程中形成的文字、图表、音像、表、音像、实物等形式的文件材料。实物等形式的文件材料。3术语和定义8 8 项目文件归档项目文件归档 ：指项目建设单位工程管理相关部指项目建设单位工程管理相关部门及参建单位将门及参建单位将 办理完毕且具有保存价值的项目办理完毕且具有保存价值的项目文件文件经系统整理交经系统整理交建设单位档案管理机构的过程建设单位档案管理机构的过程。项目档案移交：项目档案移交：指项目指项目建设单位建设单位根据合同、协议根据合同、协议或规定将有关项或规定将有关项 目档案目档案交运行管理单位、项目主交运行管理单位、项目主管部门或有关档案管部门或有关档案管理机构的过程管理机构的过程。项目档案管理卷：项目档案管理卷：指档案管理机构在管理某一项指档案管理机构在管理某一项目过程中形成的，包目过程中形成的，包 括项目概况、标段划分、参括项目概况、标段划分、参建单位归档情况说明、建单位归档情况说明、档案收集整理情况说明、交接清册等档案收集整理情况说明、交接清册等说明项目档案说明项目档案 管理情况的有关材料组成的专门案卷管理情况的有关材料组成的专门案卷。章节结构9 9 1.范围 2.规范性引用文件 3.术语和定义 4.总则 5.项目档案工作组织及职责任务 6.制度规范建设 7.项目文件管理 8.项目档案管理 9.项目电子文件归档与电子档案管理 10.项目档案移交 附录附录A 附录附录B建设项目文件归档范围和档案保管期限表建设项目文件归档范围和档案保管期限表 竣工图章、竣工图审核章式样竣工图章、竣工图审核章式样4.总则1010建设单位对项目档案工作建设单位对项目档案工作负总责负总责，实行统一管理、统，实行统一管理、统 一制度、统一标准。业务上一制度、统一标准。业务上接受接受档案行政管理部门和档案行政管理部门和 上级主管部门的上级主管部门的监督和指导监督和指导。建设单位与参建单位应加强项目档案管理，配备项目建设单位与参建单位应加强项目档案管理，配备项目档案工作所需人员、经费、设施设备等各项档案工作所需人员、经费、设施设备等各项管理资源管理资源。项目档案工作应项目档案工作应融入融入项目建设，与项目建设管理项目建设，与项目建设管理同步，同步，纳入纳入项目建设计划、项目管理程序、合同管理和岗位项目建设计划、项目管理程序、合同管理和岗位 责责任制。任制。建设单位及各参建单位应加强项目文件过程管理，通建设单位及各参建单位应加强项目文件过程管理，通 过过节点控制节点控制强化项目文件管理，实现从项目文件形成、强化项目文件管理，实现从项目文件形成、流转到归档管理的流转到归档管理的全过程控制全过程控制。项目档案应项目档案应完整、准确、系统、规范和安全完整、准确、系统、规范和安全,满足项满足项目目 建设、管理、监督、运行和维护等活动在建设、管理、监督、运行和维护等活动在证据、责证据、责任任 和信息和信息等方面的需要。等方面的需要。1.范围范围 2.规范性引用文件规范性引用文件 3.术语和定义术语和定义 4.总则总则 5.项目档案工作组织及职责项目档案工作组织及职责 6.制度规范建设制度规范建设 7.项目文件管理项目文件管理 8.项目档案管理项目档案管理 9.项目电子文件与项目电子档案管理项目电子文件与项目电子档案管理 10.项目档案移交项目档案移交11115.项目档案工作组织及职责任务（新增）1212项目档案工作组织：项目档案工作组织：建设单位建设单位应明确项目档案工作的分管领导应明确项目档案工作的分管领导,应设应设立或立或 明确与项目建设管理相适应的明确与项目建设管理相适应的档案管理机构档案管理机构，并配，并配备满足备满足 项目档案工作需要的档案项目档案工作需要的档案人员，在项目建设期间人员，在项目建设期间应保持档应保持档 案人员的稳定。案人员的稳定。档案人员档案人员应具备档案专业知识和技能，掌握一定的项应具备档案专业知识和技能，掌握一定的项目管理和相关工程技术专业知识，经过项目档案管理培训。目管理和相关工程技术专业知识，经过项目档案管理培训。建建设设单单位位工工程程管管理理相相关关部部门门、各各参参建建单单位位应应配配备备专专人人 或或指指定定人人员员负负责责项项目目文文件件管管理理工工作作,并并保保持持人人员员的的稳稳定定，在在 项目建设期间项目建设期间不得随意更换不得随意更换。建建设设单单位位应应建建立立以以档档案案管管理理机机构构为为核核心心，工工程程管管理理相相关关部部 门门和和参参建建单单位位参参与与的的项项目目档档案案管管理理工工作作网网络络，并并建建立立沟沟通通 协调机制协调机制。建设单位职责任务：1313贯贯彻彻执执行行国国家家有有关关项项目目档档案案工工作作的的法法律律、法法规规和和标标准准规规范范，制制定定项项目目档档案案管管理理各各项项制制度度、规规范范、程程序序，并并组组织织协协调调工工程程管管 理相关部门和参建单位实施。理相关部门和参建单位实施。与参建单位签订与参建单位签订合同、协议合同、协议时应设立专门章节或条款，明确时应设立专门章节或条款，明确 项目文件管理责任，包括项目文件形成的质量要求、归档范围、项目文件管理责任，包括项目文件形成的质量要求、归档范围、整理标准、归档时间、归档套数、介质、格式、费用及违约责整理标准、归档时间、归档套数、介质、格式、费用及违约责 任等内容。任等内容。监理合同监理合同条款还应明确监理单位对所监理项目的文条款还应明确监理单位对所监理项目的文 件和档案的检查、审查责任。件和档案的检查、审查责任。对对参参建建单单位位进进行行合合同同履履约约考考核核时时，应应对对项项目目文文件件管管理理条条款款 的的履履行行情情况况做做出出评评价价。合合同同款款支支付付审审批批时时应应审审查查项项目目文文件件的的归归 档档情情况况，并并将将项项目目文文件件是是否否按按要要求求管管理理和和归归档档作作为为合合同同款款支支付付 的前提条件。的前提条件。项目开工前制定项目开工前制定档案工作方案，档案工作方案，对参建单位进行项目文件和对参建单位进行项目文件和项目档案管理项目档案管理交底交底。建立项目文件管理和归档建立项目文件管理和归档考核机制考核机制，对项目文件的形成、积，对项目文件的形成、积 累和归档情况等进行考核。累和归档情况等进行考核。将项目将项目档案信息化纳入档案信息化纳入项目管理信息化建设，统筹规划，同项目管理信息化建设，统筹规划，同步实施。步实施。按档案行政管理部门和主管部门相关规定，进行项目档案管按档案行政管理部门和主管部门相关规定，进行项目档案管理理登记登记，做好项目档案验收的准备和整改工作。，做好项目档案验收的准备和整改工作。建设单位建设单位档案管理机构档案管理机构职责任务职责任务监督、指导监督、指导本单位工程管理相关部门及参建单位的本单位工程管理相关部门及参建单位的 项目文件收集、整理和归档工作，项目文件收集、整理和归档工作，审查审查参建单位制定的针参建单位制定的针 对该项目的文件管理和归档制度、规范。对该项目的文件管理和归档制度、规范。组织项目管理相关人员和档案人员档案组织项目管理相关人员和档案人员档案业务培训业务培训。参加参加项目建设的重要会议、重大活动、阶段性检查、项目建设的重要会议、重大活动、阶段性检查、验收、竣工验收。验收、竣工验收。负责负责审查审查项目文件归档的项目文件归档的完整性完整性和整理的和整理的规范性规范性和和系系统性统性。负责项目档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、利负责项目档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、利 用和移交工作。用和移交工作。1414建设单位工程管理相关部门职责任务建设单位工程管理相关部门职责任务 对工程技术文件规范性对工程技术文件规范性提出要求提出要求，对勘察、设计、，对勘察、设计、监理、施工、总承包、检测、供货等单位归档文件的监理、施工、总承包、检测、供货等单位归档文件的 完整性、准确性、有效性和规范性完整性、准确性、有效性和规范性进行审查进行审查。对本部门形成的对本部门形成的项目文件项目文件进行收发、登记、积累进行收发、登记、积累和收集、整理、归档。和收集、整理、归档。机构和人员变动时，应及时清点交接项目文件，机构和人员变动时，应及时清点交接项目文件，并办理并办理交接手续交接手续。1515参建单位职责任务1616 建立符合建设单位要求的项目建立符合建设单位要求的项目文件管理制度和规范文件管理制度和规范，报建设单位确认。报建设单位确认。负责所承担项目的文件负责所承担项目的文件收集、整理和归档收集、整理和归档工作。工作。监理单位负责监理单位负责对所监理项目的归档文件的完整性、准对所监理项目的归档文件的完整性、准确性、系统性、有效性和规范性确性、系统性、有效性和规范性进行审查。进行审查。实行总承包的项目，实行总承包的项目，总承包单位总承包单位负责项目总承包范围内负责项目总承包范围内 项目文件的收集、整理和归档工作的组织协调。并参照项目文件的收集、整理和归档工作的组织协调。并参照5.1、5.2.1、5.2.2、5.2.3条规定，建立总承包范围内的项目档案条规定，建立总承包范围内的项目档案 工作组织，工作组织，履行项目档案管理职责任务。履行项目档案管理职责任务。各分包单位负责各分包单位负责 其分包部分文件的收集、整理，提交总承包单位审核，总其分包部分文件的收集、整理，提交总承包单位审核，总 承包单位应签署审查意见。承包单位应签署审查意见。参建单位应配备满足工作需要、符合安全保管要求的参建单位应配备满足工作需要、符合安全保管要求的设施设备，采取措施确保项目设施设备，采取措施确保项目文件的安全文件的安全。1.范围范围 2.规范性引用文件规范性引用文件 3.术语和定义术语和定义 4.总则总则 5.项目档案工作组织及职责项目档案工作组织及职责 6.制度规范建设制度规范建设 7.项目文件管理项目文件管理 8.项目档案管理项目档案管理 9.项目电子文件归档与电子档案管理项目电子文件归档与电子档案管理 10.项目档案移交项目档案移交17176.制度规范建设（新增）1818项目开工前，建设单位应遵循相关法律法规、规章制项目开工前，建设单位应遵循相关法律法规、规章制 度和标准规范，按照职责明确、流程清晰、措施有效、度和标准规范，按照职责明确、流程清晰、措施有效、要求具体的原则，要求具体的原则，建立覆盖项目各类文件、档案的管理建立覆盖项目各类文件、档案的管理 制度和业务规范体系制度和业务规范体系。项目文件项目文件管理业务规范中应包含但不限于下列内容：管理业务规范中应包含但不限于下列内容：a）项项目目文文件件管管理理流流程程、文文件件格格式式、编编号号、归归档档要要求求等等。b）竣竣工工图图的的编编制制单单位位、编编制制要要求求、审审查查流流程程和和责责任任等等。c）照片和音视频文件摄录的责任主体、阶段、节点、）照片和音视频文件摄录的责任主体、阶段、节点、部位、内容、技术参数、归档要求等。部位、内容、技术参数、归档要求等。建设单位建设单位档案管理业务规范档案管理业务规范中应包含但不限于下列内中应包含但不限于下列内 容：容：项目档案管理办法、档案分类、归档范围和档项目档案管理办法、档案分类、归档范围和档 案保管期限表、整理编目细则。案保管期限表、整理编目细则。建设单位应在项目管理相关制度、规范中提出文件归建设单位应在项目管理相关制度、规范中提出文件归档和档案管理的要求。档和档案管理的要求。参建单位项目部应制定参建单位项目部应制定与建设单位相适应的与建设单位相适应的项目文件项目文件 管理制度和业务规范。管理制度和业务规范。建设单位和参建单位应适时对管理制度和业务规范进建设单位和参建单位应适时对管理制度和业务规范进行行修订完善修订完善。1919