办公室合同管理员岗位责任制.doc

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首钢矿业物资公司
办公室合同管理员岗位责任制

编号： SGKYGL——0110—2006

直接主管：办公室主任

生效日期： 2006年6月1日

编写：合同管理员 日期：2006年5月31日

审批：办公室主任 日期：2006年5月31日

发放编号：10

合同管理员岗位责任制
基 本 概 况
工作概要
在办公室主任的领导下，负责物资公司合同审查、科技档案管理工作。
引用文件
合同法、科技档案专业相关规章制度。
素 质 要 求
1、具有大专以上文化程度或初级以上职称；
2、取得国家级计算机一级B以上证书，具有办公所需熟练操作技能；
3、熟知本岗位专业管理制度；
4、掌握现代企业管理知识，具有一定文字分析能力和实际工作经验。
岗 位 责 任 与 标 准
1、负责经济合同管理工作，对合同签订、变更、履行加强管理，对重大合同进行审查，针对问题提出修改意见。
2、按照本国家法律法规及法律专业制度要求对经济合同的签订、履行情况进行监督、检查，发现的问题及时提出整改要求，确保合同签订依法依规进行，确保无管理失误和管理漏洞。
3、负责合同专用章的管理工作。做好合同专用章的保管、使用和登记。严格执行印章管理制度，用印履行审批手续，有据率达100%；）负责印章的收回、启用、废止工作，确保印章的启用、废止满足企业管理要求，符合公司专业制度规定。
4、负责合同归档管理工作。做到归档及时、原始资料不丢失，保存完整。
5、负责合同业务人员授权管理，严格按授权范围进行审查，确保不发生未经授权代理现象。
6、负责科技档案、实物档案、音像档案管理，对相关档案的收集、整理、分类、归档、组卷、保管、提供利用工作，做到保管安全、按程序提供利用，收集、整理工作符合归档文件整理标准。
7、负责参与修订完善专业管理制度。根据国家法律、法规的变化，及时修订完善专业管理制度，符合国家有关法律法规要求，可操作性和适用性强。
8、负责建立、健全专业要求的台帐、记录。
9、“完成三化一加强”的有关工作及基础、数据管理工作，达到制度化、规范化、标准化。
10、认真遵守企业规章制度、标准及相关规定，提高整体执行力。
11、按时、按质、按量完成领导交办任务。
12、加强岗位互相协作，确保各项专业工作的顺利开展。
13、严格执行“物资公司工作人员廉洁自律二十五不准”及首钢、矿业有关廉洁自律规定，不发生违法违规问题。

例行工作
1、每日对合同进行审查。
2、每月4日完成法律专业报表工作。
3、每月中旬完成合同专用章使用登记台帐工作。
4、每月月末完成合同的组卷工作。
5、每月月末完成印花税表工作。
6、每年2月完成档案年度报表。
7、日常科技档案的借阅利用，执行专业制度，并履行有关借阅手续。
8、发生时负责音像、实物档案的接收、整理、编目、归档、保管、提供利用工作，并建立卷内目录。
9、发生时参加档案、法律等专业会

工 作 程 序
1、合同管理
(1)负责买卖合同的全面管理，对签订合同的合法性进行审查、把关，确保合同条款完整，字意表述清楚，确保签订合同的合格率、合法性达到100%。
(2)负责对合同的签订、履行、债权、债务情况进行统计，并掌握合同的履约动态，确保合同按期履行，不发生经济诉讼案件。
(3)按公司现行印章管理制度执行，外出签订合同需带合同章的，经主管科长审定、主管领导审核签字后，方可外携。
2、科技档案管理
（1）负责图纸资料的管理工作，对图纸资料进行收集、平时立卷、组卷、归档，搞好档案的整理、内容把关，按规范编号，符合有关规定要求。
（2）负责底图档案的收集、保管、提供利用工作，收集和利用归还后认真清点，确保底图资料的完好及完整。
（3）负责做好档案库房的管理工作，严格执行库房管理制度、安全防火制度。
（4）负责文件秘级的确定工作，符合有关规定。
（5）认真遵守企业规章制度、标准及相关规定，提高执行力。
（6）按时、保质、保量地完成领导、上级专业交办的各项工作，落实安全生产责任制，模范带头作好本职工作。

岗 位 协 作 关 系

合同招标管理员
财务科专业员
物资公司采购员

档案查询人员

说明：1、向采购员了解合同履行情况，指导采购员处理合同事务；
2、向财务科专业员提供印花税报表。
3、为档案查询人员提供档案查询服务
考 核 与 奖 励
1、本标准由办公室主任考核。
2、违反企业规章制度，按违规违制处理，并按有关规定落实考核。
3、未完成岗位责任或标准未达到，每有一项扣1－3分；对工作造成影响加重考核。
4、专业管理工作发生失误每有一项扣3-5分；对工作造成影响加重考核。
5、例行工作、专业基础工作、向相关专业提供信息等未完成或质量未达到要求，每有一项扣1－3分；对工作造成影响加重考核。
6、领导交办工作，未按时限、质量要求完成，每有一项扣1-3分，造成影响加重考核。
7、专业管理工作完成出色，受到上级部门表扬，加1-3分；运用先进管理理念或管理方法，提出改进工作意见或合理化建议，取得明显成效加3-5分；效果显著，实行重奖。

相关说明：
1、本岗位责任及相关内容发生变化时，按程序要求及时组织修订、完善。
2、本岗位负责的专业制度及基础管理工作列表附后。

附件：
本岗位负责的专业管理制度

序号
制度名称
文号
1
《首钢矿业公司物资采购管理办法》
首矿发（2004）188号
2
《首钢矿业公司法律专业管理办法》
首矿发[1999] 158号
3
《首钢矿业公司招标投标管理办法》

4
《物资采购管理流程（试行）》
首矿物发[2006]32号

5
《物资公司工作人员廉洁自律二十五不准》

6
首钢矿业公司法律专业管理办法
首矿发[1999]158号
7
首钢总公司合同管理制度(试行)
首发[1999]395号
8
矿业公司关于加强档案管理工作的通知
首矿办发[2000]13号
9
首钢矿业公司办公室关于转发首钢总公司档案处《关于印发〈档案管理岗位人员变动交接工作细则〉的通知》的通知
首矿办发[2001] 10号
10
首钢矿业公司办公室关于印发《首钢矿业公司归档文件整理标准》的通知
首矿办发[2002] 1号
11
首钢矿业公司办公室关于转发“首钢总公司档案处关于印发《首钢设备档案整理规范》的通知”的通知
首矿办发[2003] 5 号
12
首钢矿业公司办公室关于转发“首钢总公司档案处关于印发《首钢产品档案整理规范》的通知”的通知
首矿办发[2003] 4 号
13
首钢矿业公司关于加强合同管理的补充规定
首矿发[2003]70号
14
关于转发“首钢总公司档案处关于印发《首钢档案信息开发成果管理规范》的通知”的通知
首矿办发[2003]19号
15
矿业公司档案管理工作细则
首矿办发[2003]21号
16
首钢矿业公司关于转发《首钢总公司关于转发〈北京市城市建设档案管理办法〉的通知》的通知
首矿发[2003]158号
17
矿业公司机关文件、科技资料归档工作管理规范
首矿发[2003]172号
18
关于加强诉讼管理的补充通知
首矿发[2004]10号
19
首钢建设项目档案管理手册

20
首钢矿业公司办公室关于印发《首钢矿业公司电子文件归档与管理暂行规定》的通知
首矿办发[2005]6号
21
关于进一步强化在施工程施工及 竣工质量验收资料管理的通知
首矿质监发[2005]04号
22
关于颁发《首钢矿业公司档案专业管理办法（试行）》的通知
首矿发[2005]119号
23
档案利用制度

24
档案保密制度

档案库房防火制度

档案库房管理制度

首钢保密工作制度

本岗位负责的基础工作

序号
名 称
完成时限
1
《委托授权登记台账》
随时
2
《合同专用章使用登记台账》
随时
9
《科技档案库房温湿度记录》
发生时
10
《科技档案库房七防检查登记台帐》
发生时
11
《图纸资料借阅登记》
发生时

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