办公礼仪原则范文.doc

办公礼仪原那么范文
　　办公室是我们上班办公的场所，所以我们要特别注意我们的个人表现因为它可以表达一个人的素养，才能获得双赢。下面就为大家了关于办公的原那么，希望能够帮到你哦!
　　1、接听 前
　　⑴、准备笔和纸：如果大家没有准备好笔和纸，那么当对方需要留言时，就不得不要求对方稍等一下，让宾客在等待，这是很不礼貌的。所以，在接听 前。要准备好笔和纸。
　　⑵、停止一切不必要的动作：不要让对方感觉到你在处理一些与 无关的事情，对方会感到你在分心，这也是不礼貌的表现。
　　⑶、带着微笑迅速接起 ：让对方也能在 中感受到你的热情。
　　2、接听
　　⑴需要注意以下几点：
　　①、注意接听 的语调，让对方感觉到你是非常乐意帮助他的，在你的声音当中能听出你是在微笑;
　　②、注意语调的速度;
　　③、注意接听 的措辞，不礼貌的语言方式会让对方感到不受欢送;
　　④、注意双方接听 的环境;
　　⑤、注意当 线路发生故障时，必须向对方确认原因;
　　⑥、注意打 双方的态度。
　　⑦、当听到对方的谈话很长时，也必须有所反映，如使用“是的、好的”等来表示你在听。
　　⑵、主动问候，报部门介绍自己;
　　⑶、如果想知道对方是谁，不要唐突的问“你是谁”，可以说“请问您哪位”或者可以礼貌的问，“对不起，可以知道应如何称呼您吗?”;
　　3、感谢对方来电，并礼貌地结束 ：在 结束时，应用积极的态度，同时要使用对方的名字来感谢对方。
　　根本礼仪
　　(一)重要的第一声
　　当打 给某单位，假设一接通，就能听到对方亲切、优美的招呼声，心里一定会很愉快，使双方对话能顺利展开，对该单位有了较好的印象。在 中只要稍微注意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的印象。同样说：“你好，这里是XX公司”。但声音清晰、悦耳、吐字清脆，给对方留下好的印象，对方对其所在单位也会有好印象。因此要记住，接 时，应有“代表单位形象”的意识。
　　(二)要有喜悦的心情
　　打 时要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象，由于面部表情会影响声音的变化，所以即使在 中，也要抱着“对方看着”的心态去应对。
　　(三)清晰明朗的声音
　　打 过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够“听”得出来。如果你打 的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的，假设坐姿端正，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。因此打 时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。
　　(四)迅速准确的接听
　　现代工作人员业务繁忙，桌上往往会有两三部 ，听到 铃声，应准确迅速地拿起听筒，最好在三声之内接听。 铃声响一声大约3秒种，假设长时间无人接 ，或让对方久等是很不礼貌的，对方在等待时心里会十分急躁，你的单位会给他留下印象。即便 离自己很远，听到 铃声后，附近没有其他人，应该用最快的速度拿起听筒，这样的态度是每个人都应该拥有的，这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。如果 铃响了五声才拿起话筒，应该先向对方抱歉，假设 响了许久，接起 只是“喂”了一声，对方会十分不满，会给对方留下恶劣的印象。
　　(五)认真清楚的记录
　　随时牢记5WIH技巧，所谓5W1H是指①When何时②Who何人③Where何地④What何事⑤Why为什么⑥HOW如何进行。在工作中这些资料都是十分重要的。对打 ，接 具有相同的重要性。 记录既要简洁又要完备，有赖于5WIH技巧。
　　(六)了解来 的目的
　　上班时间打来的 几乎都与工作有关，公司的每个 都十分重要，不可敷衍，即使对方要找的人不在，切忌只说“不在”就把 挂了。接 时也要尽可能问清事由，防止误事。首先应了解对方来电的目的，如自己无法处理，也应认真记录下来，委婉地探求对方来电目的，就可不误事而且赢得对方的好感。
　　(七)挂 前的礼貌
　　要结束 交谈时，一般应当由打 的一方提出，然后彼此客气地道别，说一声“再见”，再挂 ，不可只管自己讲完就挂断 。
　　打 礼仪
　　打 时，需注意以下几点：
　　1、要选好时间。打 时，如非重要事情，尽量避开受话人休息、用餐的时间，而且最好别在节假日打搅对方。
　　2、要掌握通话时间。打 前，最好先想好要讲的内容，以便节约通话时间，不要现想现说，“煲 粥”，通常一次通话不应长于3分钟，即“3分钟原那么”。
　　3、要态度友好。通话时不要大喊大叫，震耳欲聋。
　　4、要用语标准。通话之初，应先做，不要让对方“猜一猜”。请受话人找人或代转时，应说“劳驾”或“麻烦您”，不要认为这是理所应当的。
　　打 的一些技巧
　　1、注意自己的声音与心态。
只靠声音传达消息，因此开口的第一句话，以及语调、语气都相当重要。如果心无诚意，对方多少也能听出来。接到 应该专心聆听，且把要点记下，切莫一边听一边做其他工作。
　　2、通话以简洁为主。
　　每一句话都要有适当的问隔，并且主旨明确，不要拖泥带水，说了半天也没有直入核心。养成在打 之前，先写下要点的习惯，就不会有这种现象。
　　3、避开 的顶峰时段。
　　假设在对方的公司最忙碌的时段打 给对方，会经常由于“通话中”而无法通话。因此，必须有一套避开 顶峰时段的方法。
　　一般公司的顶峰时段是这样的。上班后的一二小时内。午间休息后的一二小时内。即将下班的时间。无论如何，在打通的时候别忘了说一句;“对不起，在您工作忙碌的时候打搅了您……”。
禁忌用语
　　在接 时切忌使用“说!”“讲!”。
　　说讲是一种式的方式，即难让人承受，又不礼貌。有的人在接听 时，一接起 马上说：“说”或“讲”，或者多加一两个字“听到，说!”
　　这种行为在公司、企业内部也许还可以理解，由于某种原因工作繁忙，时间紧张，没有太多的时间应对 ，希望对方直截了当，别浪费时间。但这种硬邦邦的 接听方式显得过于粗鲁无礼，有一种盛气凌人的气势，好似是摆架子。给人的感觉是“有什么话快说，老子没空和你在 里啰嗦!
　　一要整洁
　　整洁是着装的根本要求。这并不是要求衣着华美鲜亮，一味地追求品牌，而是要做到干净平整，朴素大方。保持着装整洁，主要是靠“四勤”：
　　一是勤换。衣服常换常新，适时更换，不仅自己感觉更有精神、更加自信，而且能让别人产生一种视觉上的变化，给人一种向上的感觉。
　　二是勤洗。干净是对着装最起码的要求。有的秘书人员认为自己做的都是台下幕后的工作，衣服脏那么一点无伤大雅，其实这是不对的。脏兮兮的衣服不仅暴露了自己的懒惰，也会“污染”别人的视觉，让人觉得不舒服，是对身边人的不尊重。
　　三是勤熨。“人老怕皱，衣服怕褶。”衣物不怕旧，就怕不保养，要坚持做到衬衣熨烫平整，裤子熨出裤缝，始终保持笔挺有型。
　　四是勤检查。每天出门前要对自己的着装进行认真的检查，衣扣、裤扣是否扣好，裤带、鞋带是否系好，衣服上是否有污点、脏物等，发现问题及时处理。
　　二要合体
　　合体就是追求着装与人体特点的统一。服装只有与人体相适合，衣服的色彩、式样、比例等均相宜于人体的“高、矮、胖、瘦”，才能显得而协调。因此，过肥或过紧的衬衫，过大或过小的裤腿，过高的“高跟鞋”以及不得当的颜色搭配等，都会影响人的形象。特别是一些长期加班加点从事文字工作的秘书，为图省事，有时穿着休闲衫、运动短裤和拖鞋，往返于机关之间，看似方便了自己，实那么给领导留下了邋遢的印象。
　　还要注重服装和人体的互补，巧妙利用服装的特点，弥补自己形体上的缺点。在这方面假设不注意，那么有可能使自己的缺点更为明显，让人感觉很不协调。如身材较瘦，就不宜选用直条纹的服装，这样会使人显得薄弱;身材较胖，就不宜选用横条纹的服装，这样会使人显得笨重。
　　三要标准
　　不以规矩，不成方圆。礼仪最重要的一个特点就是讲究标准。具体到着装，遵循那些约定俗成的规矩和惯例也非常重要。
　　如男性秘书人员在穿西服时，必须把握“三个三”的要求。一是“三色原那么”，即身上服装的颜色搭配不能超过三色，包括外套、衬衣、领带、皮鞋和袜子;二是“三一定律”，即腰带、皮鞋、袜子要保持一色(通常以黑色为佳)，如带有包，颜色也应一致;三是“三大禁忌”，即西装袖口的商标不能不拆，在非常正式的场合没穿西装不能打领带，尼龙丝袜不能穿(容易产生异味)、白色袜子不能穿。
　　同时，还要注意着装的严肃性。如穿西装就应该打领带，领带长度以到皮带处为宜，假设穿有马夹或毛衣，领带须放在里面，领带夹一般夹在衬衣的第四、五粒纽扣之间。如果是三粒扣的西装，可以只系第一粒纽扣，也可以系上面两粒纽扣，但切忌只系下面一粒纽扣，而将上面两粒纽扣敞开。
　　四要从上
　　秘书人员的主要任务是为领导效劳，因此也要根据领导的着装来选择自己的着装。
　　一是切忌与领导穿一模一样的服装。这样容易引起别人误会，甚至会引起好事者议论谁穿得好谁穿得坏，谁好看谁难看，使领导和自己都感到为难。
　　二是不能与领导的着装风格反差太大。如领导衣着朴素，你却穿得过于讲究;领导穿着非常正规，你却穿着特别随意，都会让别人瞧着不舒服。
　　三是着装不能过于突出自己。在服装款式、色调、质地上尽量与领导保持协调，服装过于抢眼，就颠倒了“主从关系”，与自己的身份不相符。
　　五要适事
　　适事就是着装要注意不同的活动场合。秘书人员着装不仅是为了好看，而且是为了更好地开展工作。必须针对不同的场合选择不同的着装，如果不懂得变通，就有可能会显得不伦不类，甚至闹出笑话来。
　　如参加会议、陪同领导接待客人等就应该身着正装，如西服、制服等。如果陪同领导下乡，那么以着便装为宜，比方上穿夹克，下穿休闲裤，脚穿运动鞋。这样不仅有利于行走，还能拉近与群众之间的关系，让老百姓产生亲切感。反之，如果西服笔挺、皮鞋锃亮，就会给人以“领导来了”的感觉，让群众感到疏远，不利于了解真实情况，掌握第一手材料。
　　六要适时
　　适时就是追求着装与自然界的和谐。与自然界的种种变化相适应，有春夏秋冬、风雨阴晴的着装。根据四季的变化着装，不仅符合时宜，而且有利于人体。
　　总之，作为秘书人员，在着装上应做到大方优雅、整洁得体，既表达自身气质，也有助于维护单位的形象。