室外步行街入伙方案(420)定稿.doc

宜昌万达广场东西金街外铺
入伙工作方案

宜昌万达广场商业管理有限公司
宜昌万达广场投资有限公司
2010-4-15
目 录

目 录 ..................................................................2
基础信息 ................................................................3
宜昌万达广场入伙方案 .................................................. 4
一、 入伙重点环节要求 ................................................. 4
二、 看房现场布置 ..................................................... 4
三、 入伙地点 ......................................................... 5
四、 入伙时间安排 ..................................................... 5
五、 物业跟进商铺工程及现场布置倒排计划 ................................ 6
六、 工作目标 ......................................................... 6
七、 现场平面布置 ..................................................... 6
八、 入伙流程 .......................................................... 7
九、 交房领导小组 ..................................................... 8
十、 入伙工作组设置 ................................................... 9
十一、 入伙前培训、演练计划 ..............................................10
十二、 入伙物料清单 ..................................................... 11
十三、 入伙资料清单 .....................................................14
十四、入伙存在的风险及解决措施 ........................................ 15
附 件 ................................................................ 16
附件一：统一说辞........................................................ 16
附件二：入伙资料表格汇总.................. .............................. 17

基础信息
宜昌万达广场室外步行街夷陵大道一侧外铺的基础信息
² 此次纳入开业范围的商铺为294户，面积22710.94平方米，分别为：
东区靠夷陵大道一侧外铺共226户，面积14600平米；
西区靠夷陵大道一侧外铺共68户，面积8110.94平米；
² 至2010年4月15日止，以上商铺的销售情况为：
已售出194户，未售商铺100户；
² 室外步行街工程进度安排：
1) 外商铺扶梯安装：4月15日进场，6月15日完成安装，7月1日达到使用条件，9月30日前通过技术监督局验收；
2) 外商铺公共区域装修：5月15日进场，7月15日完成装修；
3) 供电：8月30日正式供电，9月10日达到正式使用条件；
4) 装修用电：250-500KVA的容量满足30-50户同时装修的条件；
5) 广告灯箱、泛光照明：9月1日前完成整改，通过验收；
6) 道路绿化移植：9月1日前完成；
7) 室外导向标示、庭院照明：10月1日前完成；

宜昌万达广场入伙方案
一、 入伙重点环节要求：
² 入伙工作人员培训到位，各岗位入伙工作流程完善，入伙时各项工作安排有序，服务体现出热情、周到，入伙现场和看房现场整洁、干净；
² 程序：通过《收楼手续办理流程表》贯穿整个交房流程，引导业主办理完所有交房流程。需业主签署《房屋交接单》、《业主钥匙交付确认书》等相关的法定文件，并有针对性的收回原来已发放出去的《业主钥匙托管书》；
² 现场条件：看房现场要求精细化清洁开荒，工地道路硬化和施工现场隔离等工作；
² 租赁服务中心工作人员详细的向业主提供服务式招商内容介绍，并做好业主的基础信息登记工作。

二、 交房状态：
室内标准：
n 商铺室内是毛坯状态，入户门窗完工，室内无任何建筑材料设备或杂物；
n 室内楼板、墙壁、地面、楼梯完好，商铺内整洁无异味；
n 室内预留天然气、排烟、暖通、下水、有线、网线、临时电接口，消防设施完好；
室外环境标准：
n 东西区商铺人行道整洁、地砖完好；
n 商铺外立面钢化玻璃完好、广告墙面完好；
n 入伙办理现场进行美化；
n 看房陪同人员需对业主提出的工程遗漏问题进行记录，待每日入伙完成后统一归档移交项目工程部门进行整改。

三、 入伙地点安排：
宜昌万达广场夷陵大道一侧对面--南北天城商铺A17号。

四、 入伙时间安排：
根据项目公司最终确定的交房时间，计划分批次办理入伙手续：
Ø 5月1日-6月30日 第一批入伙（夷陵大道临街东西区一层商铺）
Ø 6月1日-7日30日 第二批入伙（自营商铺，已确定经营方面的商铺）
Ø 6月1日-9日30日 第三批入伙（需要服务式招商引导的商铺剩余商铺）

五、 物业跟进商铺工程及现场布置倒排计划表
时 间
天数
验收内容
责任人
4月21日
1天
商管公司物业经理和项目工程部对接，确定入伙前东西区室内、室外的交付标准
商管物业经理 李 悦
4月22日-28日
8天
组织三方验收，并对未达到入伙条件的遗漏工程问题进行整改
项目工程部 黄华胜商管工程部 周 珑
商管物业经理 李 悦
4月22日-24日
4天
完成工程粗开荒
项目工程部 黄华胜
4月22日-24日
4天
对工程粗开荒进度进行跟踪
商管物业经理 李 悦
4月27日
1天
组织入伙人员进行现场演练
商管物业经理 李 悦
项目营销部 黄文希

六、 工作目标：
² 确保业主均能够顺利收商铺，入伙期不发生集体投诉或被任何新闻媒体曝光的事件；
² 入伙现场整洁有序、各部门配合默契；
² 确保业主的财产安全，不发生治安、刑事案件及意外伤害事故；
² 资料填写、文件签署、费用收取均准确无误，不遗漏、不发生差错；
² 任何存在疑虑或不满意见的业主均能及时得到处理，避免因处理不及时造成矛盾或不满情绪的扩散。

七、 入伙流程
1、 由项目公司销售人员欢迎业主入伙。
2、 接待者介绍物业管理公司、管理处、物业状况、需办理的相关手续。
业主
接待处

1、 验证业主入伙资格。
2、 开发商审核业主相关购房票据，要求未交清房款业主按购房合同付清房款。

地产财务审核处

需验明如下资料：
1、 开发商出具的《业主入伙资格证明》。
2、 业主身份证/护照（原件及复印件）；《入伙通知书》；《宜昌市商品房买卖合同》（原件及复印件）。
3、 业主为法人：需提供《营业执照》副本（原件及复印件）/《法人代表授权委托书》、法人身份证/护照（原件及复印件）；公司印章。
4、 委托代理：委托之书面证明；业主身份证/护照（原件及复印件）；委托人身份证/护照（原件及复印件）。
5、 在《收楼手续办理流程表》的第一栏里面中签章。

验证处

需签订的协议资料：
1、 向业主发放《房屋质量保证书》、《房屋使用说明书》、《业户手册》、《装修手册》。
2、 签订《商铺用电协议书》
3、 需填写的资料：《业主情况登记表》
4、 在《收楼手续办理流程表》第二栏中签章。

签约处

1、 收取6个月物业管理费、水费押金300元、电费押金（按100元/平方米标准）。
2、 所有费用交清后在《收楼手续办理流程表》第三栏中签章。

收费处

1、 以上手续完毕，将钥匙移交给用户，在《收楼手续办理流程表》第四栏中签章。
2、 管理处整理相关资料并存档。
钥匙移交处

业主凭《收楼手续办理流程》与管理人员一起进行房屋验收，填写《房屋验收登记表》并确定水、电表底度。在《收楼手续办理流程表》第四栏签章。

验楼处

合格
对《房屋验收登记表》中业主提出需整改项目，由管理处联系开发商、施工单位进行修缮。
不合格
八、
八、 交房领导小组：
成立入伙工作领导小组
Ø 组长：项目公司总经理 王波
Ø 副组长： 项目公司副总经理曾军、崔金兆、李戈、周大东、吴宁
商管公司总经理 李嘉 副总经理 唐渝 唐建文
Ø 商铺销售事宜负责人： 项目公司 营销中心 张淑云 温波
Ø 商铺工程事宜负责人： 项目公司 工程部 李 飚
Ø 规划设计事宜负责人： 项目公司 设计部 董志军
Ø 物业服务事宜负责人： 商管公司 唐渝
Ø 装修工程事宜负责人： 商管公司 唐建文
Ø 入伙流程办理负责人： 商管公司 李悦
Ø 服务式招商负责人： 商管公司 段巍
Ø 外聘律师： 项目公司常聘律师

九、 入伙工作组设置：
名 称
组 长
小组成员
人数
职 责
项目公司通知组
付晖
销售中心人员
2人
以电话方式通知客户前来办理入伙手续
物业公司通知组
黄宴
租赁服务中心
2人
对已办理形式入伙的业主通知其
前来办理入伙手续
接待组
黄文希
张淑云

黄文希、温波、向学琴、姜岚、
陈晓培

6人
1. 礼貌接待，核实购房人身份，确认所携带资料的完整性
2. 产证代办费、契税、印花税、面积补差等相关费用的审核，请购买人付清相关款项
3. 签署《钥匙交付确认书》《房屋交接确认单》
4. 引导业主至商管公司手续办理处
项目公司收费组
钱兆万
姚舟
2人
房屋面积补差
物业公司接待、签约组
黄晏
王丹芸、曹阿好
3人
1、 向业主发放《房屋质量保证书》、《房屋使用说明书》、《业户手册》、《装修手册》。
2、 签订《商铺用电协议书》
3、 需填写的资料：《业主情况登记表》
物业公司收费组
熊勇
冯祥维
2人
1、 收取6个月物业管理费
2、 水费押金300元
3、 电费押金（按100元/平方米标准）。
招商租赁服务组
段巍

周欣、李黎、盛杨、覃琴

5人
1、确认业户资料，填写《业户信息登记表》
2、根据业户的需求填写《招商租赁信息表》
看房组
黄华胜
向贵东
王敏、刘强
4人
1. 陪同客户勘察相关物业，并对工程质量问题进行解答和记录。
2. 对房屋质量、水电表起码进行确认，收回《房屋验收登记表》第二联；；
3. 完成当日工作，收集相关表格资料进行存档
后勤组
张淑云

张淑云
1人
负责入伙期间工作人员的用餐、饮水、一次性雨衣等安排
王华
内保
3人
1. 1名安管负责在指定的路口引导业主至停车区，按顺序停车（销售中心门口和路边）；
2. 2名内保负责协助处理紧急事务。
应急小组咨询和处理突发事件
王波
崔金兆、 李戈、李彪、周大东、
杨成仁、付晖、
张淑云、黄文希 李嘉、 唐渝 、唐建文
轮流
处理突发事件

十、 入伙前培训、演练计划：

序号
培训项目
培训对象
讲 授 人
时 间
1
统一说辞
入伙小组全员
各部门
4月26-27日
2
应急预案培训
安保人员
物业公司
4月26-27日
3
入伙演练
入伙小组全员
项目公司和物业公司
4月26日-27日

十一、 入伙物料清单：
1、迎宾物料——现场环境布局及布置建议聘请专业广告公司完成
1) 《房屋交接单》300份
2) 签到表
3) 水笔（黑）
4) 热饮（饮水机、茶叶、速溶咖啡等）800份
5) 资料文件夹
6) 导示牌、小组桌牌
7) 公示
8) 摄像机
9) 一拉宝《入伙流程指引》、《装修流程指引》
注：1）-7）项由项目公司准备，8）、9）项由物业公司准备。
2、文件资料印刷
1) 《房屋交接确认单》
2) 《收楼手续办理流程表》
3) 《业户信息登记表》
4) 《房屋验收登记表》
5) 《业主手册》
6) 《装修手册》
7) 《装修管理协议》
8) 《租赁服务信息登记表》
注：1）-2）项由项目公司准备，3）--9）项由物业公司准备。
3、资料组物料
资料组准备各类专业的相关咨询物料，预备的备份公示文件，详细清单如下：

咨询组
收费组
入伙
咨询
公示
预备公示
U盘
责任人
物管类
交付的标准

3

物管公司资质证明文件

3

1

物业费用的收取标准及水电，燃气费用的单价

3

办理商铺的装修手序的规定及费用

营销类
标准合同及附件

3

1

所有入伙工作人员的通讯录（由营销部提供）

3

1

分批入伙业户名单（商铺号、业主姓名、预约入伙时间、置业顾问）

3

1

测绘类
开发商持有、业主私有、全体业主共有建筑空间及面积说明

3

1

测绘标准

3

1

杂费类
面积实测报告

3

1

费用清单（契税、产证代办、印花税、面积补差等）
2

3

1

契税收费标准、依据及对口单位
2

3
1

1

产证代办费标准、依据及对口单位
2

3
1

1

印花税标准、依据及对口单位
2

3
1

1

水、电、电话、网络开通方法及收费标准
2

3

1

建设项目竣工验收备案表

3
1

1

答客问
营销答客问（入伙流程、杂费类相关说明等）

3

1

物管答客问（物管服务及收费类等）

3

1

工程答客问（施工标准、工艺类等）

3

1

设计答客问（设计规范，设计意图，测绘标准及规范，机电、建材标准、抗震等）

3

1

装修答客问（手续、要求）

预案类
营销预案（说辞统一、提前按揭、非暴力冲突等）

3

1

物管预案（说辞统一、提前看商铺、非暴力冲突等）

3

1

4、项目公司收取部分
Ø 契税3%（购商铺总价的3%）
Ø 商铺产证工本费（550元（登记费）10元/本（多人产权））
Ø 印花税应交购商铺总价的万分之五
Ø 按揭业户他项权证550/本
Ø 代办费不等
Ø 商铺面积补差
Ø 土地证770元/本，土地证契花5元/本
5、物业公司收取部分
西区（物业费） 4元\平方\月
东区一楼（物业费） 8元\平方\月
东区二楼（物业费） 6元\平方\月
东区三楼（物业费） 5元\平方\月
水费押金 300元
电费押金 100元/㎡标准收取（四舍五入到整数）
装修押金 100㎡以内5000元，100㎡以上按照50元/㎡标准收取

十二、 入伙资料清单：
序号
部门
项目
完成时间
1
开发
设计部
《商铺面积实测表》；
2010年4月28日前
2
工程部
《竣工验收备案证》；
2010年4月28日前
3
营
销
部
《入伙通知书》寄发
2010年4月28日前
4
《产权代办协议》
2010年4月28日前
5
《面积误差结算协议》套打完成
2010年4月28日前
6
《房屋交接单》
2010年4月28日前
7
《收楼手续办理流程表》
2010年4月28日前
8
物
业
公
司
《业户情况登记表》
2010年4月28日前
9
《租赁服务信息登记表》
2010年4月28日前
10
《房屋验收登记表》
2010年4月28日前
11
《业主手册》
2010年4月28日前
12
《装修手册》
2010年4月28日前
13
《装修管理协议》
2010年4月28日前

十三、入伙存在的风险及解决措施
问题
解决措施
业户要求退铺、
拒绝收铺
启用法律手段，常聘律师在入伙过程中来协助解决法律问题，加强公安派出所、消协的关系，第一时间掌握业主动向，与媒体、电台、电视台做好横向联系，在入伙过程中给予正面报道。
业户关注交付标准，实际交付未达到交付条件
合同规定2010年10月31日前，现在入伙是很正常的，表明我们工程规划合理，提前入伙也有利广大业主提前进行招商的培育，和更多时间来做装修、开业的准备工作。
天气恶劣或天气突变
准备备用雨伞，工作人员准备一次性雨衣；准备充足的鞋套；准备好“小心地滑”等提示标识。保洁人员及时清扫道路积水，保持入伙地面整洁。给业户准备茶饮。
相关媒体的负面采访
提前适当做好沟通，事后对报道进行把控，封杀负面信息；如果有不明媒体在现场出现进行采访报道，安管员应礼貌的请其出示证件；现场任何人员不接受媒体采访，告知采访人员我司将有新闻发言人与其联系。
突发事件处置
若业户不接受引导，但并没有大声喧哗，鼓动影响其他业户的，引导小组成员就近安排沟通处理。
若业户不接受引导，并且鼓动影响其他业户情况出现时，引导小组成员以领导的身份劝说业户离开现场并与之沟通。
若业户根本就是在滋事，阻挠我司工作正常开展，则由安管员对其进行隔离，并立即通知警察以维护现场秩序为由将业户劝离到特殊接待室地点进行处理。
若出现严重滋事人员，严重干扰我司正常工作的继续进行，在警察在现场的情况下，安管员将其隔离到现场外，在隔离过程中，安排人员进行摄像，同时阻止其他业户围观。
不论任何原因，一旦出现对现场进行破坏的人员，无论警察是否已经到现场，不给予任何在现场沟通的机会，强行将其隔离到现场外，由警察与其进行沟通。
如果出现用车辆堵道的情况，立即由警察出面交涉，10分钟内不能说服将车辆开走时，安管人员将车辆抬开，若是比较重的车型，警察必须做到对其人身控制，强行将钥匙取出，并安排人员将车辆移开，以保证入伙工作正常进行。
附 件
附件一：入伙统一说辞
一、招商服务指引的好处有哪些？
万达集团商管公司在多年的经营管理活动中，积累拥有大量商户资源，与餐饮娱乐、生活配套、精品百货等各类品牌的总部及分销商建立了极其紧密的合作伙伴关系。同时宜昌万达商管公司还拥有着精干的招商团队。对于宜昌万达广场的广大业主，宜昌商管公司将业主的物业当成万达自己的物业来重视，我们为广大业主的商业经营提供免费的招商咨询、引导、规划和辅助。
二、入伙需要准备什么资料？
《入伙通知书》原件，《商品房买卖合同》原件（仅使用一次性付款的业主），全部购房款发票原件；业主的有效身份证原件；委托他人代办时，代理人还需提交其有效身份证件原件及经公证的授权委托书2份，业主及家人一寸照片2张。

三、消防验收手续的办理？
由宜昌万达物业统一办理，主要针对500平方米以下的业主。

四、相关物业服务费和水电气费的咨询
1、物业服务费每月按建筑面积(平方米)收取,：
商铺用水：2.7元/吨
商铺用电:1.1元/度
燃气费: 2.80元/立方
2、为什么要收取水电费押金？
因为水电均由物业公司代收代缴，因此需要收取押金，具体标准是根据商铺单月所需用量科学核算出来的，收取水电费押金，对商铺和物业公司的正常经营都起到了良好的保护作用。

五、装修手续怎样办理，需要哪些手续？
各商铺进行室内装修，必须严格按照《装修手册》中规定的程序办理装修手续。装修公司的资质情况、商铺设计风格、商铺装修方案必须通过物业客户服务中心的书面确认后，方可进行消防申报。必须按消防部门相关程序办理消防手续，经审核合格后方可施工。层高较高的商铺在装修时如需搭建夹层或阁楼，必须经政府相关职能部门如设计、消防、规划等部门审批后方可施工。并且要跟物业公司签订《装修管理协议》，缴纳装修押金，押金退还时间为：在正式入住后的三个月，经物业公司工程部确认后全额退还。
附件二：入伙资料表格汇总
房屋交接单
编号：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 年　　月　　日
业主姓名

第
三
联
：
物
业
管
理
处

留
存
东/西区
楼层
房号
合同号

面积
单价（元/㎡）
总房款
实收款

备注

财务部经办人

日期

营销部经办人

日期

本人同意接收此房屋。签字： 日期
（第一联：营销部 第二联：财务部 第三联：物业管理公司）

宜昌万达广场业主租赁服务信息登记表

商铺号：（ ）区（ ） 号 建筑面积 ： 使用面积：
姓名

性别

日期

联系电话
移动电话： 住宅电话：
联系地址

租赁信息登记
一、您购买的商铺经营方式：
□自营, □联营合作, □投资, □未定,
自营业主的商品类别 ，品牌 ，档次 ；
二、租金要求：
1、 租金意向 元/㎡，押金 ，租期最少（ ）年,
2、 对租金递增率的最低要求：每年递增 （ ）%,
3、 对经营的品牌的要求： □一般品牌 □中档 □高档
4、 对承租户的优惠条件支持：□免租一个月, □免租二个月 , □免租三个月,□免租四个月
5、 其它： ；

管理方面的意见和建议
1、 希望宜昌万达广场提供哪些服务：

2、 您对物业管理工作方面有何要求：

商铺号： 业主签名： 年 月 日

收楼手续办理流程表
宜昌万达广场 区 号商铺
业主/公司名称：
您购买的宜昌万达广场 区 号商铺已验收合格，具备入住条件，请仔细阅读《收楼须知》、《入伙预交费用一览表》，按如下顺序办理收楼手续。
1、 验证处 2、至物业管理处签约处
审验收楼资格 进行签约及资料填写
本人已收到《房屋质量保证书》、《房屋使用说明书》、《业户手册》、《装修手册》。
特此证明。

业主（签章）：
年 月 日
收楼资格审查合格，已付清购房余款，特此证明。

经办人（签章）：
年 月 日

4、办理钥匙领取手续
签订收楼入户声明

3、至物业管理处收费处
交清各项费用

匙钥已领取，收房已完成。

特此证明。
业主（签章）：
年 月 日
各项费用已付清，

特此证明。
经办人（签章）：
年 月 日

房屋交接确认书
序号
项 目
内容
单位
数量
现 况
备 注
符合
不符
修复时限
1
电气
分户配电箱
个

2
消防
喷淋头
个

烟感
个

温感
只

手动报警按钮
个

吸顶式扬声器
个

4
弱电
2对电话进线
根

1路网线
根

户弱电箱
个

5
装 修
地面

玻璃门（含五金）
套

门楣
套

户内楼梯及扶手
套

6
给排水
给水点
处

排水点
处

7
燃气
燃气主管道

8
其它

9
表底
电表读数：
水表读数：
燃气表读数：

接收方 交付方
接收商户铺位号： 工程部检查人：
商户公司全称： 招商营运部检查人：
商户负责人（签字）： 日期：

19

业 户 情 况 登 记 表（存档使用）

记录号：
户主

联络方式

入住时间

使用性质
房型

地址

建筑面积
M2
自用 出租
姓名
与户主关系
籍贯
身份证号码
户口所在
工作单位
常住/暂住

照片及姓名
照片
照片
照片
照片
照片
照片
其 他 情 况