时间管理工具箱.doc

行动1：时间管理能力测试

请为每一项选择最适合你的修饰语：是“总是”，还是“经常”，或是“很少”？
总是 经常 很少

1 我觉得我可以工作得更努力
2 我可以告诉你上个星期我工作了多少个小时
3 我把事情留到最后一分钟才做
4 对我来说，开始一项工作很难
5 我对下一步要做什么不很确定
6 我要开始做某件事之前，要拖延很长时间
7 我不知道我做的是否足够多
8 我在不同的任务之间频繁地换来换去
9 我在某些地方的工作效率比在其他地方的高
10 我在某些时间的工作效率比在其他时间的高
11 我工作起来没有规律，往往在某件事上花费很多时间后又置之不理
12 我不可能完成我想做的全部事情
13 我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情
14 到这门课程结束之前，我不敢肯定自己是否会一直执行任务并坚持到底
15 我工作时没有任何计划
行动2：如何制订一份合理实用的计划表？
请将这份事件清单中的各种事件划分不同的优先级，按优先级把它们重新排序，然后根据这些事件，制订一个周末的时间安排表。
假设现在是星期一的晚上，你要计划未来五天的日程，面前是这五天要做的事情：
1．你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生。
2．星期六是一个好朋友的生日--你还没有买礼物和生日卡。
3．你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话。
4．有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试（19 点以前），估计要花1小时。
5．明晚8点有个1小时长的电视节目，与你的工作有密切关系。
6．明晚有一场演唱会。
7．你在图书馆借的书明天到期。
8．外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李。
9．你要在星期五交计划书之前把它复印一份。
10．明天下午2点到4点有一个会议。
11．你欠某人200元钱，他明天也将参加那个会议。
12．你明天早上从9点到11点要听一场讲座。
13．你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面。
14．你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗。
15．你想好好洗个澡。
16．你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会，预计1小时。
17．你身上只有5块钱，需要取钱。
18．大家明天晚上聚餐。
19．你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录。
20．这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2小时。
21．你收到一个朋友的信1个月了，没有回信，也没有打电话给他。
22．星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费15个小时，而且只能用业余时间。
23．你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有。
24．下个星期二，你要参加一次业务考试。

时间表可以参照下页的格式：
时间 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六
每天上班时间为8 点-18 点（含往来交通时间，中午有1小时休息）
08.00
08.30
09.00
09.30
10.00
10.30
11.00
11.30
12.00
12.30
13.00
13.30
14.00
14.30
15.00
15.30
16.00
16.30
17.00
17.30
18.00
18.30
19.00
19.30
20.00
20.30
21.00
21.30
22.00
22.30
23.00

请把你的回答写在下面：
· 哪些事情被放弃不做？为什么？

· 哪件事情有最高的优先级？为什么？

· 你会高兴地执行这个计划吗？ 为什么?

行动3 时间管理树型图
拿出一张白纸，画出一棵树，如下：
在树根处写上你认为最重要的价值，在树干处写上你的目标，在几个主枝中写上你的主要任务，在叶子和细枝旁写上各种次要任务，完成这幅图。
你可以按照下面的步骤进行：
1．树根。写上你认为最重要的价值。如果你对这一点比较模糊，不能清楚地说出自己最想要的是什么，请试一试这个办法——
重新拿一张纸，写下所有想要的东西，如健康、金钱、幸福的家庭、爱情、事业、自由自在、旅行、安定…… 写完之后，划去你认为最不重要的一项，再在剩下的项目中划去一个最不重要的，一直划下去，直到只剩下一项，它就是你最重视的东西。
2．树干。写上你的人生目标。注意，你的人生目标应与你的价值观是一致的，如果不一致，你写下的树根确实是你最珍视的东西吗？或者，你写下的人生目标真的是你最大的希望吗？
3．主枝。写上几个主要任务。这些主要任务应是直接为你的目标服务的，实现这些任务有助于达到目标。如果不是这样，请思考是否有必要在这个任务上面投入时间和精力。
4．树叶。写上次要任务。有些次要任务是实现主要任务的手段，有些次要任务用来维持现在的生活。次要任务是不可缺少的，没有树叶的树无法生长，但它们不应占据你的主要精力。
行动4：
1．请按照紧急与重要性组合分类对行动2重新排序

行动5：
下面是一份用于每日计划的表格，每天在固定的时段（如睡觉前）填写，第二天用这份表格提示自己。运用计划的循环，坚持一个星期，提高管理时间的能力。今天要做的事
日期：____________________
必须做的事情
1．
2．
3．
4．
5．
应该做的事情
1．
2．
3．
4．
5．
可以做的事情
1．
2．
3．
4．
5．

行动6：时间效率自评
记录你的模式准备合适的工具，如笔、空白时间表（最好以一刻钟或半小时为一刻）、计时器，详细记录自己的活动情况，坚持一周。如果全天记录有困难，可以分段记录，比如今天记录整个上午的情况，明天记录下午和晚上的情况，后天记录上午和中午的情况，等等，然后把它们综合起来。
记录中要包括以下几点：
活动的开始时间、结束时间、地点、自我感觉效率、是否按计划完成（或者：是否是计划安排的事情）、中途中断的次数、原因和长短。下面是一份记录的空白样表：
______年___月___日星期__
项目 地点 效率自评 计划 中断说明
6:30
7:00
7:30
8:00
8:30
9:00
9:30
10:00
10:30
11:00
11:30
12:00
12:30
13:00
13:30
14:00
14:30
15:00
15:30
16:00
16:30
17:00
17:30
18:00
18:30
19:00
19:30
20:00
20:30
21:00
21:30
22:00
22:30
23:00
23:30

填定说明：
项目：这段时间所做事情的说明；
地点：进行活动的地点；
效率自评：对完成效率的自我评价，可以用ABC 或123 为标记，如果效率有较大波动，则标出来，如A-B（由高效率变为中等效率），或1-3-2（由高效率变为低效率再变为中等效率）。
计划：用百分数表示计划的完成比例，100%表示完成这段时间应做的事情，50%表示只做完了一半，N/A 表示这件事是计划以外的事情。
中断说明：注明中途中断的次数、原因、持续时间。
你的时间的主人是谁？是家人？上司？电视？手表？你的胃？或者你的意志？
在你没有仔细规划自己的时间以前，你的时间是“公共资源”，任何人、任何事都可以随意占用，而你甚至没有感觉。不管是否得到合理使用，时间都在无可挽留地流入记忆之川。