物资采购管理规定修订版.doc

物资采购管理规定为加强和规范物资采购、材料出入库管理，杜绝浪费现象发生，降低工程成本，确保企业利益，根据建设工程项目管理规范（GB/T50326-2006）等有关规定，结合公司的实际情况，制定本制度。一般采购流程提出材料需求计划： 详细、规范填写物资需求计划单，说明物资、材料的品名、规格、质量要求、数量、交货日期（进场时间）以及采购原因，递交相应主管部门和责任人，以便对需求计划进行前期审核、评估，避免错误或不必要的采购给公司造成积压浪费。工程开工前，项目部应提前15天提交单位工程“材料需求总计划”（特殊情况可按工程分部分项编制）和“业主供料计划”。工程开工后，项目部（车间）要根据施工进度，每月25日前提交次月“材料需求月计划”。采购订单： 物资需求计划单经批准后，填写物资采购订货单。该订货单按规定程序进行审查和批准后方能组织实施。订货单上必须注明物资需求计划单号，并且随附相关业已批准的物资需求计划单，若采购订货单没有附上相关物资需求计划单，说明该采购计划未进行前期评估审核，则不允许主管人员签批该订货单供应商选择： 物资采购订货单经批准后，方可进入实质性采购阶段，除采购计划上注明有明确的产品、型号、规格、价格、牌号和生产厂家的情况以外（此种情况必须在物资需求计划单上说明原因），采购人员必须在保证质量的前提下，“货比三家”，择优选购；不采购质次价高、假冒伪劣产品；不发生“关系采购、人情采购”。大型设备或大宗材料的采购则采购人员必须严格按规定进行物资采购招标、评标，得标者方能与之签订供货合同或委托加工订货。任何部门或主管人员不得有私自指定厂家、暗箱操作、泄漏机密、超计划订货、超审核价格订货、预付款超标等损害企业利益的行为。合同监督： 在订货合同履行过程中，采购人员或相关责任部门必须对供应商进行合同履行情况监督，对重要采购计划的供应情况要定期造访供应商进行现场考察，以确保合同能按时、保质完成。不发生对企业造成不良影响和经济损失的事件，不发生因供应责任而影响工程进度的事件。货款支付： 严格按照合同条款以及公司财务规定办理合同价款的支付，不允许发生借用账户、垫付支票、挪用公款等问题。运输： 按照合同条款，确定自行组织运输、还是由供应商组织运输并现场交货。有条件的情况下，一律要求供应商负责运输，以节省公司运输费用。入库： 采购物资抵达合同指定交货地后，按规定办理入库手续（现场移交手续）。应确认、注明物资入库时间、数量、批次，并由库管人员保存原始入库单据，以便日后能够追溯。领料： 施工部门或人员领用材料时，必须出具已经由施工单位责任主管人员签字的领料单，否则不允许材料出库。采购及物流过程中各部门分工及管理职责填制物资材料需求计划单、物资材料采购单： 项目经理组织项目技术人员编制提交材料需用计划单、以及物资材料采购单，所有单据均须经项目技术负责人审核签字，最后报请项目经理签批。甲供材料计划还须报送建设单位主管领导签字盖章。不得出现“越级采购、越权采购”的现象。（建议所有单据一式两份或三份，项目单位留存一份，另一份由签字主管人员留存，以便追溯责任）。采购计划实施：根据具体情况，决定物资材料由项目单位自行采购，还是交由公司采购部门进行采购。对授权项目部自行采购的材料，由项目材料员按照计划和相关规定限量采购供应。项目材料人员要把好材料进出场验收和领用签收关。 项目部要建立实施材料使用监督制度，对分包方是否合理用料、领发料手续、堆放保管、节超情况等进行监督检查，及时发现问题并加以解决，使材料成本始终处于可控状态。钢材、木材、水泥、预拌混凝土（商品砼）等主要建筑材料和主要安装材料，由公司集中采购、重点控制；砂石等地方材料及辅助材料等可授权项目部自行采购，公司监控。用于公司内部维修工程所用的材料由公司统一采购供应。处罚规定项目材料需求计划制订不及时或不准确或未按规定审签的，每次罚项目部10002000元。出现采购无计划或超计划和材料浪费严重（实际用量超出结算用量，并找不出有原因）等现象的，每次罚项目部2000元。本制度自发布之日起施行。 烟台东源电力建筑安装有限责任公司 二一年三月五日