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美式论文、报告写作技巧

编者按：美式教育的特点即是课程内容强调学生参与及创新运用，因此，报告便成了常见的考核学生学习成果的方式，比如实验报告、学期报告、专题报告、研究报告及论文（含毕业论文）等。研究生presentation 及 seminar 的机会更是占很大的比重，有些甚至占学期成绩很大比例。如何完成报告、论文同时得到良好的成绩，是本文提供给有志留学的有心人参考的目的。

美国大学生由於自小已养成自动寻找答案习惯，在启发式的教育环境下，写报告、论文对他们来说比较不陌生，虽然专业知识上美国学生不见得比外籍学生强，但是表达能力由於自小培养，加上英语能力的优势，常比外籍学生在报告、论文方面有较隹的利基。反之中国学生比较缺乏报告写作的训练，因此如果在留学过程中无法适应美式教育会比较辛苦，其实论文、报告的写作要领其实不难，只要把握技巧就可水到渠成。

通常论文由篇首(Preliminaries)，本文(Texts)以及参考资料(References)三部分构成；而这三大部分各自内容如下：

(一) 篇首：

封面(Title)
序言(Preface)
谢词(Acknowledge)
提要(Summary)
目录(Tables and Appendixes)

(二) 本文：

引言(Introduction)
主体，含篇(Part)、章(Chapter)、节(Section) 、以及注释 (Footnotes)

(三)参考资料：

参考书目(References or Bibliography)
附录资料(Appendix)。

进行论文或报告写作之前，先要确定想要表达的主题，主题确定后，将其具体表达，即为题目。题目可以提供研究者：
一.研究的方向
二.研究的范围
三.资料搜集的范围
四.预期研究成果

通常在确定题目之後就开始找资料从事研究，建议在找资料之前最好去问教授有哪些参考资料来源可供参考引用。构思为确定写作大纲或 Proposal 的先前步骤， 大纲是论文、报告的骨干， Proposal 是研究的架构、流程及范围的说明书。如何构思大纲或Proposal为论文、报告写作前的必要准备工作。好的论文或研究报告，要基于在完整、详实的资料上，而参考资料除了和教授商借之外，最主要的来源就是图书馆了，一般参考资料来源可分成教科书或手册、政府机构的报告、科技或商业方面的杂志，及会议性质的资料。此外现代的电脑资料库也可帮助收集资料，在国外可利用学校的电脑连线资料库寻找自己需要的资料。当一切准备就绪，即可开始着手写报告，一般报告还分大报告如期末、专题等报告，及小报告如 Seminar 式的报告。

就算是小报告，也至少应含

(一)TITLE PAGES ：包含主题名称、作者、日期
(二)Summary： 即主要的结论
(三)Introduction：包括理论背景及内容
(四)Technical Sections：是论文的主体，为最重要的部份应再细分为 几个片断。
(五)Conclusions：即扼要的结论
(六)Appendixes：复杂公式的导引及叁考资料和电脑程式的报表可附加在 此项

美式报告的撰写通常要打字，两行式，行间若有未拼完的字要以音节来连接。写报告通常需要用到电脑，如有计算数字统计图表的需求，也常会用到程式软体如PASCAL、LOTUS，统计分析软体如SAS，也是不可或缺的，电脑绘图在今日已成为工商界及学术界的重要工具，文书处理更是最基本的要求，因此Word for Window、Powerpoint、Excel便成了颇受欢迎的工具。此外在英文语法、文法上的润饰与修改，如能请老美帮忙会比较好。

论文、报告完成后有时会需要做解说(Presentation)，用英文来讲演对中国人来说算是一大挑战，通常课堂讲演时间为十五分钟到三十分钟，若是论文囗试则至少一小时。投影机及麦克风的使用对讲演的效果有很大帮助，正式讲演前多预习几次，时间宜控制适中，上台时忌讳低头拿着报告照念，需留意听众的反应，切中主题，避免太多数字的导引。
（五）.        出国英语考试
1.        GRE
      GRE这个东西，永远都有东西要看，永远都复习不完。所以，就给自己限定4～6个月，集中准备，速战速决。GRE的确是必须的，但绝对不是申请的关键，只要自己努力去拿一个够用的成绩就行了，没有必要一味求高分。
      各个大学对GRE成绩要求不同，不可一概而论，需要逐个看目标大学和系里的网站。例如，MIT的ECE，就不关心申请者的GRE成绩 ，而GIT的ECE就很在乎 。虽然有些大学的理工科专业会对GRE做硬性要求，但笔者所见，大都是要求数学和作文分数。
      类反方面，投入和产出基本成正比 ，提高相对容易。不要被“GRE就是背单词”之类的外行语言误导。不背单词肯定不行，但是只背单词远远不够。其实单词也可以结合做题来巩固，而不应该天天抱着一本红宝书死背。
      阅读是最难以短期提高的部分。假如大四下学期和研一看英文论文很多，研二上学期也考过了TOEFL，那么到研二下学期开始准备GRE考试的时候，阅读方面的情况应该会好很多。不要指望背单词可以提高阅读。考卷上的阅读文章可以千变万化，随便出一个术语考生就不认识。阅读本来就不是考单词的，而是考信息的快速获取和推理。
      我的GRE是自学的。网上也有新东方网络课堂的Flash视频可以下载。仔细听过网络课堂，感觉上课时间有限，老师也就是点到为止，所以我认为新东方班不必要上。那些题型都很固定了，新东方出的书也讲的很清楚很详细了，自学足矣。TOEFL也是如此。
2.        TOEFL  iBT
      据我自己的观察，身边的很多人往往TOEFL阅读和写作还不错，听力口语不行。听力其实是最重要的部分。TOEFL iBT把听力、口语、写作三者结合在一起。假如听不懂，又如何能通过说和写复述出来呢？ 
      其次，口语可以使用一句一句复述听力材料的方式练习。虽然需要极大耐心，但是提高明显。口语部分其实也是按照信息点给分。不要强求自己语音语调优美，而是要必须清楚地涵盖到各个信息点。毕竟语言首先不是为了优美，而是为了交流。听听力材料的时候，用笔只记下关键词，然后在复述的时候，临时组织语言，把关键词连贯起来即可。另外，建议把自己的生活环境全换成英文，比如电脑操作系统、手机等等，潜移默化提高英语。
不要浮躁，最笨的方法其实才是最快的捷径。提高语言这东西，没什么巧办法，就是靠反复熟练而已。
五.        确定申请的研究方向、导师、和大学
1.        选择研究方向
      对于国内的硕士生来说，假如本科和硕士期间能按照第4章所建议的那样做得很好，那么在正式出国申请之前选择研究方向时，就自然不会存在什么障碍了。
      本科生大多没有正规的科研经历。即使参加了一些科研和竞赛活动，可能依旧不明确自己应该申请什么方向。对于电子和计算机领域，各个具体的研究方向，本质都是一样的，无非就是将数学，物理、或者二者的结合应用于某个具体问题。所以，假如数学或物理基础很好，那么在电子和计算机领域内不论选择什么方向，都可以做出成就。所以本科生只要根据自己的兴趣和背景，选择自己感兴趣的研究方向就可以了，不要过于担心自己将来会做不出成果。选择的方向最好只有一个，这样就不必为不同研究领域的导师准备不同的申请材料，减小了工作量。
2.        选择和联系导师
      假如没有时间看目标教授的论文，至少要好好看看该教授的网页上是否有适合自己的研究方向。假如在其网页上写了perspective students或者相关事项，就是说他/她很可能想招生，那么就要看清楚他的招生要求，看他网站上列出的以往学生的背景，然后评估自己成功的可能性。
      对于电子和计算机专业学生来说，搜索自己研究领域的国外教授，除了用Google和查看大学网站，还有一个方法就是利用IEEE Library (IEL)。如4.4.5节所述， IEEE论文大致分为Conference和Journal两种。Conference是年会交流性质的，容易发表。而Journal是正式的研究成果，需要严格评审，难以发表。一个教授若真的有所成就，必然在IEEE发表过Journal论文。而且由于其发表难度，IEEE Library里面Journal论文数量相对较少。所以，只关注Journal论文可以减少搜索、下载、和管理论文的工作量。进入IEEE Library之后，在搜索设置里面只勾选IEEE Periodicals、IET Periodicals、AIP/AVS Periodicals 三项，然后输入研究领域的关键字，即可找到该领域的Journal论文。搜索最近十年的就可以了。十年以前的论文，其作者可能早已换了研究方向，或者离开大学去了工业界，而且论文中的研究课题也很旧了。保存论文时，可以把pdf文件命名为“年份+论文题目”的格式，然后分别归类到不同大学的文件夹。假如几个作者来自不同大学，那就按照你申请的偏好同时保存在各个作者各自所属大学的文件夹。这样的一番搜索和下载之后，就可以通过查看各个文件夹里面的论文数量大致了解各个大学在这个领域的科研实力。另外，使用windows的搜索功能，也比较容易通过论文的文件名找到需要的论文，方便了管理。当然整个这一套工作是比较费时的，视情况采用。
      教授招生时，当然希望学生有论文，但是实质上无法要求收下的学生个个如此。本科生大都不会有什么论文。教授也只好看看是不是有进取心和学习认真(从GPA排名等等看出)，看看该学生在竞赛中体现出的潜力是不是符合他的研究需要，看看英语，看看PS以评估其研究经验和对该研究领域的理解。所以，对于本科生，教授往往也就是找找有潜质的好苗子而已。
      在保证质量的前提下，联系尽量多的教授。就像是一堆钥匙去试着开锁，只能逐个试 。联系越多，得到满意offer的可能就越大 。每个教授各自的选择学生标准也是不一样的。也许一个教授给全奖，另一个却不理睬。除了教授本人，没人能评估某个申请者到底希望多大，没人知道该教授到底会如何筛选申请者。只有和教授直接联系，才能知道他到底收不收自己
      联系时注意先后顺序，先联系自己最感兴趣的。切忌同时联系一个系里面的多个人。假如教授对你感兴趣，一般一周以内就会回复邮件。假如没有回复，就说明他对你真的没兴趣。所以等了一周没有消息，那就可以联系同一个系的下一个教授了。
3.        选择大学
      不论综合排名还是专业排名，对以做学术研究为真正目的的申请者而言，都没有直接的指导意义。首先要考虑的是研究方向和导师。给你offer的导师在哪个大学就申请哪个大学，而不要太关心大学排名多少。排名只是反映大学和专业的大致整体情况，而和学生个人的收获和前途没有必然的关系。排名会考虑大学所有研究部门的资金、论文数量、诺贝尔奖数量，甚至学生宿舍的居住条件等等方面。但是一个学生，做的研究就是那么具体特定的一个领域，需要的就是那么些特定的设备，接触的也就是自己导师和相关同学，所以一个大学的排名对学生个人的研究来说，没有很大的直接意义。
      录取结果确定了以后，对于平民家庭的孩子，确定去哪个大学，首要考虑的应该是奖学金。假如两个大学给的奖学金数额差不多，才能考虑教授实力、大学名气等等其他因素。毕竟生存问题是首要的。
      有幸进入名校并且成为大师的弟子，固然是再好不过。但要和来自全世界的申请者竞争，没有过硬的实力，很可能被淹没在上千人的堆积成山的申请材料里面。即使最优秀的中国学生，可能也要部分依靠运气。所以不可强求名校和大师。假如不知道自己离名校和大师有多远，只要去看看名校和大师实验室网站上学生们的个人简历，就可以对比出自己的差距。所以，可以尝试申请，但不要有名校情结，更不要只申请名校，否则失败了很惨。况且，北美算得上档次的正规大学的教育质量，一般都比国内大学要好。只要能拿全奖出来读，既免除了家庭负担，又争得了一个继续深造的机会，就已经是很大的胜利了。不必和他人攀比大学名气，切忌太在乎虚名。学到自己想学的东西，毕业找个好工作才是踏踏实实的态度。另外，假如先过来，到一个非名校读硕士作跳板，毕业时再申请到名校全奖读博士，也同样是很好的规划。总之，不可能事事如意一步到位。假如一时没有太多选择，又不想放弃出国这条路，那也只好先委屈一下。只要不放弃努力，未来总会变得更好。
六.        正式申请的注意事项
1.        时间安排
     各种中英文证明，例如成绩单（注意中英文格式要完全一样！），各种奖学金和荣誉等等，都尽量在学校暑假停止工作之前办好。开学后再办当然也可以，但是学校负责出成绩单和证明的部门可能会人满为患。
      从申请当年的暑假到十月底，不仅要完成文书材料（包括简历，PS等等），也要完成选方向、选教授、和教授联系确定是否接收自己、根据联系结果确定申请哪些大学、到目标大学网站仔细查看申请材料的具体要求等等一系列工作。文书材料可以先写一个通用版本，确定申请哪些大学之后，再根据不同大学各自的要求做一些调整。
      了解研究方向和联系教授一定要尽早。是否能被录取和拿到奖学金，基本就取决于教授是不是想招你。假如没有联系到教授或者没有得到教授明确的承诺，就贸然开始申请，结果往往就是白费力气和申请费。只有教授回复确认会收你，你对这个大学的申请才是有意义的，进而可以开始仔细了解这个大学关于材料的具体规定，然后完成网上申请和缴纳申请费，并量体裁衣为这个大学准备申请材料，直到最后寄出。联系教授之后的这一系列繁杂工作都必须赶在deadline之前完成，所以必须尽早联系教授。
      假如很在乎奖学金，但是这个大学根本没有教授承诺给奖学金，那就可以考虑不申请这个大学了。因为，奖学金给谁，一般就是教授说了算。假如教授不想给奖学金，即使学生申请了，一般最多只会给一个录取而已。
2.        中介公司
      对于申请出国读硕博做研究的学生，中介公司不仅没有用，反而可能收了钱却帮倒忙。
      没有人能比你自己更了解自己的研究方向，也没有人能比你自己更对你自己的人生负责。中介公司的操作人员不懂申请者所在的专业性极强的研究领域，又如何能帮申请者联系到合适的国外教授？每个申请者申请十几个大学，各个大学对申请材料的细节要求各不相同，准备起来十分繁杂，需要巨大的耐心细致。但是中介公司的工作人员一个人负责好几个申请者，又如何能保证提供的申请材料没有问题？中介公司为了提高速度和更多赢利，“萝卜快了不洗泥”，可能会把同一个文书模板用在众多申请人身上，一旦被对方大学查出来，就会认为是申请人在抄袭和造假，结果可想而知。
     申请全奖出国读硕博的本质，其实很简单，就像是找工作，只要雇主需要招人，并且这个人的背景最能胜任工作，那么offer就会给这个人。所以，根本不需要刻意的包装和矫揉造作的文书。在国内找工作，没有人需要什么“找工作中介公司”来包装自己、帮自己申请职位。那为什么在出国申请这件事情上，就需要中介公司帮倒忙呢？
      人生路漫漫，比起一生的艰难险阻，申请其实不算什么。作为一个希望学有所成的人，假如这点事情都不能自己完成，又如何面对出国后学业和生活上更大的挑战呢？
3.        简历
      网上对文书写作的介绍很详细，所以不多做讨论，这里只简单提一下简历的注意事项。
      简历要按照西方格式写，例如不能写性别、political信仰、民族等等，不要沿用国内找工作的模板。具体格式，可以参考国外大学实验室网站上教授和学生的简历样式。
      简历的内容不要太“简”。写简历的目的，是为了让教授对申请者的能力有一个迅速全面的了解。假如简历过于简单，就无法充分展现出申请者的能力。例如，在每一个参与过的项目下面，都应该写明自己具体负责的是哪一部分，取得了哪些成果。对于简历内容的延伸说明和补充，可以另外写到个人陈述(PS)里面。
      如果参与了竞赛或科研活动但没有成果，就不要在简历上提此事了。否则，看简历的人就会问，为什么参与了却没有成果？这岂不正好说明了这个学生没有能力？ 
      假如自己出身“211”或者“985”院校，那么一定要标注在简历上。据说国外教授会参考这个来评判申请者的大学背景。