公司采购手册.doc

公司采购手册
第一章 总则
第一条：为进一步规范西源化工有限责任公司物资采购程序，加强内部控制，明确经济责任，确保生产经营持续稳定，依据法律法规、西源化工有限责任公司章程制定本制度。
第二条：公司日常生产经营所需的原料及主要材料，辅助材料，包装物，低值易耗品等均属于本制度规范范围。
第三条：费用报销及在外购物直接付款的零星物资采购不适用本制度。
第四条：公司固定资产的购置适用本制度。
第五条：本制度于公布之日起开始执行。
第二章 第一节 物资采购管理规定
第一条：采购人员都必须遵守公司规章制度的规定，按照规定的程序和标准采购，任何人不得私自订购和盲目进货。禁止采购人员收受回扣，如有收受回扣，一经查证，除全额追缴回扣款项外，将视情节轻重进行严肃处理。
第二条：各物资需求使用单位应根据生产经营管理需要，本着“节约、降本”的原则提报物资需求（采购）计划，对任何乱报计划、铺张浪费甚至违规违纪提报物资需求（采购）计划的行为进行严肃处理。
所有负责物资采购的人员必须充分掌握市场信息，及时预测市场供应变化，确保质量过关，价格低廉，供货及时。物资采购部门必须按照“质量第一”和“公开、公正、公平”的原则，以“降低成本、保障生产经营”为目的，切实做好物资的采购供应工作。

第三条：原料及主要材料、辅助材料包装物修理用配件由采购供应部负责采购，后勤用物资及办公用品由后勤部负责采购。特殊情况下，经董事长或总经理批准，可以指定专人进行专项物资的采购。凡采购单价在_____万元以上的大型设备、_____万元以上的成套设备、_____万元以上的大宗物资，必须采取公开招标的采购方式，由招标小组（采购领导小组）确定相关事项。
第四条：物资需求使用单位必须在《西源化工有限责任公司物资需求（采购）计划（审批）单》或《紧急物资需求（采购）计划（审批）单》上将所需物资的相关要求说明，特别是品种、规格、型号、供货日期以及对采购物资的其它特殊要求信息的传递。
第五条：实行比价采购制度，供应部要严格遵守《供货商评价制度》，通过“同等条件，质优优选、价低优选、近处单位优选、老供货单位优选、直接生产单位优选、信誉好单位优选”的方式，综合考虑“质量、价格、交货期、售后服务”四个方面的内容，在“重质量、遵合同、守信用、看服务”的前提下，做好物资供应商的考察选择工作。公司主要采购物资必须保证各有3-5家“资质完备、质量可靠、诚信度高、服务周道”的备选供货商。
第六条：物资需求使用单位也要及时掌握所需物资的市场信息情况，在《西源化工有限责任公司物资需求（采购）计划（审批）单》或《紧急物资需求（采购）计划（审批）单》上将所需物资的估计单价和金额情况列明。对于采购单位提出的供货商、供货价格有疑义的物资需求使用单位，应在召开的物资采购领导小组会议上提出，并由会议做出决定。
　　第七条：推行合同管理制度，物资采购原则上要与供货方签订合同，详细注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任、明确约定售后服务。否则，造成的损失由采购人员负责。
第八条：若厂商报价的采购物资规格与《西源化工有限责任公司物资采购计划（审批）单》所列的规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应列出资料在《西源化工有限责任公司物资采购计划（审批）单》上，经主管审核后，物资需求使用单位或物资主管部门签字同意后方可采购。
第九条：若因缺货等原因无法按需货日期完成物资采购，采购部门应及时通知物资需求使用单位，双方积极协商处理好有关事宜。
第十条：物资需求使用单位需要对所需物资的规格或数量进行变更时，必须立即通知供应部，双方协商积极配合处理好有关事宜。
第十一条：采购物资在投用前需厂家进行现场指导的，由物资供应部门负责联系。对于在使用过程中（保质期内、正常使用条件下）出现的质量问题，由物资供应部门在规定时间内协调解决
　 第十二条：物资采购付款原则上采取先入账后付款的制度，特殊情况下需预付款的单位，经董事长或总经理批准，可以办理采购预付款手续。
第十三条：实行采购质量责任制。采购人员对所采购物品的质量负有全面责任。如因失职而采购伪劣产品，采购人员应负经济责任。
第二节 物资验收入库、出库规定
第一条：采购物资到厂后，必须严格按照《西源化工有限责任公司物资采购计划（审批）单》中标准验收，需要检验或校正的，按照《西源化工有限责任公司采购物资检验、验证规范》进行检验、校正，并及时填写各类入库单，经检验或验证人员签字后物资登记入库。有条件的可打印电子入库单，入库信息录入电脑。
第二条：对于经检验或验证不合格的采购物资，采购部门必须与供货商进行协商，采取退货、换货或索赔措施。
第三条：各类物资主管部门要对所有采购物资的质量标准和检验验证方式方法进行规范和明确。本公司以《西源化工有限责任公司采购物资检验、验证规范》为准。
第四条：采购经办人要认真填写采购物资发票入账单，详细填写所购物资名称、数量、金额、供货单位等要素。由经办人填制发票入账单保管员根据收货情况签字确认部门经理审核会计审核发票合法性总经理签字准予入账财务挂账作为日后结算的依据。
第五条：各需求单位在物资验收合格后按需求单位使用情况由库房保管员办理出库手续。　　
第三章 程序
（一）物资需求计划及发放程序
1、需求使用单位根据生产经营管理需求填写《西源化工有限责任公司物资需求（采购）计划（审批）单》。对于确实急需不能列入《西源化工有限责任公司物资需求（采购）计划（审批）单》的物资，物资需求使用单位可随时及时填写《物资紧急需求计划》。
2、《物资需求计划》或《物资紧急需求计划》经本单位负责人审核，所需物资主管部门的审查，公司分管领导批准后，提报至物资采购部门。
3、供应部根据所需物资的库存情况出库发放物资。 （1）库存数量充足的，先行部分发放或随时发放。 （2）库存数量不足的，执行《物资采购审批程序》后发放。 （3）库存数量充足但发放后库存数量不符合《物资基准库存量明细》规定的库存基准量的，先行全部或部分发放后执行《物资采购审批程序》。
（二）物资采购审批程序
供应部根据按照《物资需求及发放程序》汇总的《物资需求（采购）计划》或《物资紧急需求（采购）计划》，结合《物资基准库存量明细》和目前物资库存情况，确定应采购物资的品名、数量和拟采取的采购方式，填写《物资采购审批表》，经供应部经理审查，经营副经理审核，总经理批准后实施《物资采购实施程序》。
（三）物资采购实施程序
1、物资采购部门采购人员接到经批准的《物资采购审批表》，先核对采购内容，查阅《物资供应商登记台帐》和其他有关资料后，根据采购物资的缓急程度，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经批准的紧急特殊情况外，必须精选三家以上的供应商进行询价。
2、对于厂商的报价资料进行整理后，采购经办人员应深入分析，拟订议价方式及各种有利条件，和经批准的采购方式向厂商议价。
3、采购经办人员询价、议价以及对有关物资的质量（必要时对采购物资的质量规格进行检验或验证）付款方式等内容洽谈完成后填写《采购物资询议价报告表》，经供应部经理审核后，进行采购。并及时与供应商签定《购货合同》，按合同审批程序各级审批后再进行采购。
（四）采购物资付款工作程序
采购付款实施审批制度：
1、采取预付款方式的采购物资，由采购人员凭《采购合同》或《采购物资询议价报告表》，填写《借款单》，经总会计师审核，总经理批准后办理预付款手续。
2、采取除预付款方式之外的方式付款的采购物资，在采购物资到厂入库后，由采购人员凭《采购合同》或《采购物资询议价报告表》，《物资入库验收单》，以及购货发票根据公司财务报销的有关规定经总会计师审核，总经理批准后办理报销付款手续。 　
3、所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应《西源化工有限责任公司物资需求（采购）计划（审批）单》或《紧急物资需求（采购）计划单》上注明相关事项。
4、采购物资付款规定 下列情况财务科应拒绝支付采购款项： （1）、与《采购合同》或《采购物资询议价报告表》规定的付款方式或付款金额不一致的款项。（2）、物资主管部门和物资使用单位未在《物资入库验收单》上签字的款项。 （3）《物资入库验收单》中列出的采购物资的数量、品种与《采购合同》或《采购物资询议价报告表》不符的款项。

第四章 一 释义
1：公司物资采购的分类A类，包括主要原料、公用工程、辅助原料等。 B类，包括设备、润滑油、备品备件、工器具等。 C类，包括化学三剂、分析仪器及试剂等。 除上述物资外，其它物资的采购管理另文规定。
2：与采购物资管理相关联的二级单位的分类（1）、需求使用单位。 （2）、主管部门 。（3）、采购部门。
3：物资需求（采购）计划的分类 （1）常用物资需求计划、（2）紧急物资需求计划。
4：采购的方式分类（1）. 招标采购，（2）固定厂商，长期报价采购，（3）及时询价采购。
5：购物资付款方式分为（1）、预付部分款项。 （2）、货到凭发票报销付款。 （3）、货到后分期付款。 （4）、货到延期付款。 （5）、以上方式的结合。
二 职责
（一）公司供应领导小组负责 1、审议批准《采购物资询议价报告表》。 2、审议决定采取公开招标方式的采购事项。
（二）共应部经理负责1.采购合同的批准、签订。 2、《物资采购审批表》的批准。 3、采购付款的批准。
（三）生产副经理负责 1、A、B、C类物资需求（采购）的批准。 2、公司首次更新或首次采用的生产各类采购物资的技术性能的确定、批准，及其《采购物资推荐厂家审批表》的批准。
（四）经营副经理负责 1、《物资采购审批表》的审核。 2、长期物资供应厂家的选定。 3、物资招标工作的组织。
（五）总会计师负责 采购付款的审核。
（六）综合办公室负责 采购合同的审查。
（七）供应部负责 1、负责填写《物资采购审批表》、《采购物资询议价报告表》。 2、负责采购A、B、C类采购物资。
（八）生产部、设备部负责 1、A、B、C类物资需求（采购）计划的审核。 2、A、B、C类采购物资的入库检验或验证。
（九）各二级单位负责 1、提报物资需求（采购）计划。 2、参加物资领导小组会议，审议采购工作相关事宜。
附表：《西源化工有限责任公司料采购物资检验、验证规范》。