数字转型背景下档案管理信息化建设.pdf

信息与电脑2023年第10 期Information&Computer软件开发与应用数字转型背景下档案管理信息化建设乔美玲（陕西财经职业技术学院，陕西咸阳摘要：在互联网技术深入应用于我国社会各个领域的背景下，数字化建设已经成为社会发展的重要趋势之一。随着时代的变化，无论是在政府档案管理中，还是在公司信息管理工作中，档案信息的数量都在快速增加，使得传统纸质档案管理面临着巨大的挑战。随着传统纸质档案管理工作量不断增加，占用空间不断扩大，工作人员的工作压力越来越大。在计算机技术和数据技术的支持下，数字档案开始逐渐应用于档案管理过程。文章从新时代条件下对档案管理信息化建设提出的挑战入手，详细分析了进行档案管理信息化建设在当今时代的重要意义，明确了数字转型背景下档案管理信息化建设的主体思路和整体结构，探讨了当前档案管理信息化建设存在的主要问题，并提出了在数字转型背景下提升档案管理信息化建设质量的创新策略。关键词：数字化转型；信息化建设；档案管理；系统管理；数字档案中图分类号：TP311Informationization Construction of Archive Management Under the Background712000)文献标识码：A文章编号：10 0 3-97 6 7（2 0 2 3）10-131-0 4of Digital TransformationQIAO Meiling(Shaanxi Technical College of Finance and Economics,Xianyang Shaanxi 712000,China)Abstract:With the deep application of internet technology in various fields of society in China,digital constructionhas become one of the important trends in social development.With the changes of the times,both in government archivesmanagement and company information management,the amount of archive information is rapidly increasing.Traditionalpaper archives management faces important challenges,with increasing workload,occupying more space,and increasing workpressure on staff.With the support of computer technology and data technology,digital archives have gradually been appliedin the process of archive management,which is also an important symbol of the informationization construction of archivemanagement.This article starts with the challenges posed to the informationization construction of archive management in thenew era,analyzes in detail the important significance of informationization construction of archive management in the currentera,clarifies the main ideas and overall structure of informationization construction of archive management in the context ofdigital transformation,and explores the main problems in the current informationization construction of archive management,And proposed innovative strategies to improve the quality of archive management informationization construction in the contextof digital transformation.Keywords:digital transformation;information construction;archives management;system management;digital archives0引对档案管理工作来说，信息化建设和数字档案的应用是一种必然趋势。当前，人们生活、生产产生的数据收稿日期：2 0 2 3-0 4-0 2作者简介：乔美玲（198 0 一），女，陕西蒲城人，硕士研究生，助理馆员。研究方向：档案学基础理论。和档案信息不断增多，给档案管理工作带来了极大的压力。档案管理信息化建设在当下是一项具有重要实际意义的研究课题，其中如何在数字档案逐渐发展的背景下，131信息与电脑软件开发与应用Information&Computer2023年第10 期建立科学完善的信息化档案管理系统是一个重要的工作。随着大数据技术的发展和应用，档案管理信息化数字化建设迎来了全新机遇和挑战。1新时代条件下对档案管理信息化建设提出的挑战信息技术的发展，给档案管理工作带来了前所未有的机遇，档案管理工作的质量和效率得到了大幅提升。但是，机遇和挑战是并存的，档案管理工作既然享受着互联网带来的便利，就需要根据时代的变化进行自身的信息化建设-2 1。依据我国当前档案管理工作发展情况来看，档案管理信息化建设仍然面临着巨大的挑战。从档案管理信息化建设思路来看，互联网时代的到来和大数据技术在当今社会的广泛应用，使档案管理信息化建设必须改变过去传统发展思维，采用多元化数字发展思维，充分利用当前的数字资源，保证档案管理信息化建设能够符合新时代的发展要求。当代社会，人们更加关注信息安全，而档案管理信息化的一个重要缺陷在于档案的安全性受到了现代技术的威胁。此外，国家法律法规对于档案管理的整体法律法规较为严格，档案调动和管理程序较复杂。这两个问题是当前档案管理信息化建设面临的主要挑战。2进行档案管理信息化建设在当今时代的重要意义档案管理信息化建设在当今时代的意义主要包括两个方面。一方面，对于档案管理机构来说，虽然传统的档案管理方式保存的时间更长，对档案的安全性有更好的保障，但是纸质档案的调动十分困难。在此基础上，档案管理机构引入现代化设备，利用现代技术构建新兴的档案管理信息系统，能够极大程度减轻档案管理机构的工作压力，减少工作量，给档案管理提供更加方便的工作路径。另一方面，对于档案使用人员来说，在传统档案管理模式下，档案管理受到各个部门的限制，如果要进行档案的调取和挪动，必须经过多个部门的认定，提供大量的证明文件，给一些时间紧且调取要求较高的用户带来了一定的影响。在档案管理信息系统的支持下，只需要进行数字化的认定和网上证明就能够实现档案的调动，大大方便了用户。3数字转型背景下档案管理信息化建设的主体思路与结构3.1档案管理信息化建设的主体思路当下，档案管理信息化建设的主体思路主要可以从3个方面开展。首先，必须关注档案管理过程中对于数字档案的数据搜集和分析。档案信息化建设是建立在信息数据化的基础上的，因此如何提升数据搜集的效率和分析的质量是一项重要的工作。在档案管理信息化建设中，数字档案信息的数据搜集和分析整理包括使用大数据技术搜集各个方面的数字档案信息、系统地进行转换和分析、归纳整理，因此必须改变传统发展观念，加强对档案管理的数据搜集和分析。其次，档案管理信息化的建设离不开完善的管理制度。在新时代背景要求下，传统的档案管理制度已经不适用于信息化程度较高的当代档案管理模式，新的档案管理制度必须考虑如何在互联网时代下管控数字档案，从而确保数字档案的安全。最后，优秀人才是支持档案管理信息化建设的重要力量。传统的档案管理人才缺乏计算机操作能力，是影响信息化建设的重要问题。因此，注重新型人才的引进，同时加强传统模式下档案管理人才的培训，是档案管理工作信息化建设的一项重要的发展思路。3.2档案管理信息化建设的整体结构结合我国档案管理机构发展的普遍趋势，根据当前普遍的档案管理信息化系统的构建模式分析，档案管理信息化系统建设的整体结构主要可以分为表示层、逻辑层、功能模块、数据层共4个层级3。这4个层级分别承担着不同的职责，如图1所示。表示层浏览器逻辑层控制组件功能模块文件查询文件管理文件审核用户管理数据层数据库图1档案管理信息化系统整体结构这4个层级的内部层级是数据层，数据层基于档案数字数据库构建，主要用于给整个系统提供数据支持，保证数据的根本安全。所有的档案数据都存储在数据库中，因此数据层也是整个系统的根本。档案管理信息系统的功能模块包括文件查询、文件管理、文件审核以及用户管理，是依靠数据库技术建立起来的档案管理信息系统的中心内容，也是满足用户和管理者的主要层级。功能模块的上一层为逻辑层，逻辑层的职责是承担整个系统的运行和功能的发挥的底层运行逻辑，包括控服务引擎数据加密132信息与电脑2023年第10 期Information&Computer制组件、服务引擎和数据加密。所有功能的实现都要依靠逻辑层进行判断，以保证用户和管理者发出的指令是符合档案管理系统的整体要求且合法合规性。最后一层是以浏览器为主要形式的表现层，可给用户呈现完整的系统界面和操作界面的层级，是整个系统操作的开关。这4个层级是档案管理信息化系统建设的整体模块，也是当前各个档案管理机构信息化建设最普遍使用的模式。4当前档案管理信息化建设存在的主要问题档案管理信息化建设的根本目的是更好地使用数字档案信息，让数字档案信息的利用更加有效率，更加便捷，但是当前档案管理信息化建设的共享机制尚不完善，体制相对不够健全，影响了档案管理信息化建设工作的开展。在人才培养上，档案管理信息化建设工作需要更多的复合型人才支撑数字档案管理工作的进行。传统的理论人才已经不能满足当前时代数字档案资源整合工作的要求，因此需要大力培养并引进新型人才4-5。5在数字转型背景下提升档案管理信息化建设质量的创新策略5.1根据当前档案管理工作发展的实际趋势，明确档案管理信息系统的功能传统档案管理工作开展信息化建设的过程中受到阻碍的一个重要的原因是没有明确信息管理系统的功能，导致在操作和职能的发挥上都存在一定的问题。在这样的背景下，如果想进一步在数字转型背景下提升档案管理信息化建设质量，就必须根据当前档案管理工作发展的实际趋势，明确档案管理信息系统的整体功能。根据档案信息管理系统功能层的分类，主要在文件查询、文件管理、文件审核和用户管理上进行明确和细化，如图2 所示。档案信息管理系统功能模块文文件文件查管询理条创编导打下载录件建辑人印录查查文文文文下管查文反统用信修询询件件件件载理阅件馈计户息改一个稳定的三角关系。首先，对于用户来说，档案管理图2档案信息管理系统功能模块划分功能的细分能够帮助用户和系统管理者明确系统的使用策略，提升管理的质量和效率。其中，文件查询作为系统的最基础功能，包括目录查询和条件查询两种形软件开发与应用式。文件查询功能能够帮助用户在不清楚详细名称信息的条件下进行小范围的筛选，提升用户的便捷性。文件管理功能作为整个档案管理信息系统功能模块的核心，包含创建文件、编辑文件、导入文件、打印文件、文件目录下载、文件下载管理以及日志查询功能。其中，日志查询功能在一定程度上给文件调动的安全性提供了保障，不仅能够记录文件的类型和状态，还能够记录操作人员，保证的操作的规范性。文件审核被细分为未审核文件、信息反馈和反馈信息统计，用于保证文件调动的合法合规性。用户管理主要包括创建用户、用户信息和修改密码，保证了不同用户使用统一系统的独立性。5.2以人才发展与培养为动力，引进和培养优秀的数字档案资源管理人才在当前档案管理工作信息化建设的大趋势下，传统档案管理人才队伍已经不能适应现代发展的需求，必须进行一定的优化，打造更加优质的现代化工作队伍。优秀人才是档案管理信息化建设工作发展的重要力量，传统档案管理工作需要具有扎实理论基础，能够对档案的存放、调取，有充足的经验和规划的人才。随着数字档案的广泛使用，工作人员不仅要具备档案管理的相应理论基础，还要具备计算机操作技术、大数据程序使用、数字化档案管理等实践技能。只有将理论知识与实践能力充分结合，才能在当前时代的浪潮中做好数字档案管理工作。在人才的引进方面，数字档案资源整合机构要建立与高校之间的沟通和链接，充分利用高校的人才培养优势，引进优秀的复合型人才，为档案管理信息化建设工作注人强大的动力。在人才的培养方面，要充分把握人才实际需求和发展现状，加强现有人才的培训，更新当前人才结构，提升数字档案管理人员的综合素质。5.3从系统操作人手，进一步明确当前档案管理信息系统内部数据关系文件档案管理信息系统作为当前新型的档案管理模式，用户审管核理立审信反创用密内部不同模块之间的数据关系。整个操作系统以管理职志核息具体操作和管理结构对于当代管理机构来说是一个全新的尝试和变化，要想进一步提升档案管理信息化建设质量，必须从系统操作入手，明确当前档案管理信息系统建户码能的发挥为中心，管理模块、管理员和用户之间形成了信息系统的最关键职能在于档案的管理和调动，以及在需要的时候能够及时查找自身需要的档案，因此在用户方面存在的关系分支主要包括用户的级别、用户名称、（下转第140 页）133信息与电脑软件开发与应用Information&Computer表2 预约功能测试表序号操作流程1读者选完本楼层座位，进行楼层切换前未点击预约21d内，读者预约总时长超过设定总时长3读者连续选择同一座位的不同时段点击预约4读者连续选择同一时段的不同座位点击预约5读者违规超过规定次数，选座后点击预约6读者选择过去的日期或闭馆期间的时段的座位。3平台测试使用开源数据依据预定操作流程分别对用户和管理员角色下的图书馆座位预约平台进行功能测试。测试内容包括用户登录、用户注册、个人界面显示、读者查询违规记录、读者查询个人预约记录、读者问题反馈、管理员查询读者预约信息、管理员查询读者违规记录以及管理员查阅通知等。平台页面展示信息完整，测试结果皆符合预期5。现对本平台预约功能选座进行测试，查看相应逻辑约束是否成功实现，具体测试和流程如表2所示。4结语针对图书馆“找座难”“占座多”等现象，提出一款基于SpringBoot、M y b a t i s、M y SQ L 等技术图书馆座位预约小程序，介绍了平台的模块功能设计、数据库设计及平台实现。经过测试，设想的功能都可在平台中成功实现。除提到的功能，平台还有许多功能能够拓展和完善。例如：测试过程中，本平台在面临大流量访问时，（上接第133页）用户真实姓名和存在的部门以及账户密码。其次，对于管理员来说，保证系统的正常运行和档案调动的合法合规至关重要。最后，在管理模块中，最直接的关系是目录文件，主要包含文件类别、文件名称和档案年份，而目录文件的分支关系又包括目录文件的页数、状态、文件名、档号、文号、责任者、成文日期、保管期限以及题名等。6结语为了进一步将互联网技术以及计算机技术运用于档案管理，实现档案管理数字系统的构建，必须理清当前档案管理工作发展的趋势和特点，并且分析新时代背景下档案管理信息系统建设工作面临的问题，根据时代发展的要求和技术条件调整档案管理信息化建设策略。将互联网技术以及计算机技术运用于档案管理不仅有利于我国档案管理工作的进一步发展，也对现代化大数据数字档案管理系统的建设有重要的意义。2023年第10 期预期结果是否符合预期预约结果不保存，预约失败是提示：您已超时是预约成功是提示：不允许预约同一时段的不同座位是提示：您的信用过低，不允许预约是提示：不在规定时间是查询功能会出现加载或卡顿现象；前端用户界面设计较为简陋；部分功能设计合理性有待提升，可以通过派发问卷形式优化。参考文献1阿拉丁研究院.2 0 2 1年度小程序互联网发展白皮书EB/OL.(2022-01-17)2023-03-10.https:/wWW 0 2 2,2 2(5):6 6-7 1.3宋龙生，倪胜巧.校园失物招领微信小程序的设计与实现.计算机时代,2 0 2 1(10):8 6-8 9.4李可，石兆军，周晓俊，等.基于MD5加密的身份认证系统研究J.网络安全技术与应用,2 0 2 2(7):2 1-2 3.5张昕，林洪芳.基于微信小程序的图书馆座位预约管理平台.电子元器件与信息技术,2 0 2 2,6(12):10 6-10 9.1陈慧，王晓晓，南梦洁，等.档案管理信息化建设过程中的隐性知识分类：以赋能思维为视角J.图书与情报,2 0 19(6):118-12 4.2夏文青.信息化环境中档案管理信息化建设的完善路径研究J.办公室业务,2 0 2 2(15):96-98.3文传玲，张晓宇，周文泓.社交媒体在国家档案管理信息化建设中的应用：基于美国档案与文件署的案例研究J.兰台世界,2 0 2 0(3):2 2-2 6.4肖静萍，朱一丽.面向用户的数字档案资源整合：国外研究及借鉴J.档案学研究，2 0 17(2):98-10 15黄兰.国外数字档案资源整合对我国的启示：以加利福尼亚州档案馆在线项目为例.机电兵船档案,2 0 19(3):96-98.6张俐.以用户为导向的高校数字档案资源服务体系构建研究.资源信息与工程,2 0 2 0,35(6):141-143.参考文献140一