人事档案管理规章制度 (17).docx

人事档案管理制度 人事档案管理制度 1.目的 将企业人事档案管理工作制度化，规范化 维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏。 便于相关人事档案材料的借阅和使用。 2.适用范围 适合公司总部及全国各办事处及分支机构 3.人事档案分类 员工人事档案分为以下四大类： 3.1入职档案 3.1.1个人简历、员工登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语等级 证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。 3.1.2劳动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。 3.2培训档案 新员工入职培训试卷、培训心得。 参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。 培训服务协议。 3.3职位档案 职位说明书、职务说明书、职务任命书。 职务变动申请、职位职务变更记录。 3.4薪酬考核档案 试用期考核表、员工试用期总结表。 季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。 工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。 3.5其他档案 个人党、团相关资料。 各类奖励、处罚记录。 离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等、 其他补充协议。 4.人事档案的归档 归档的程序如下： 首先对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。 按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。 在目录上补登材料名称及有关内容。 将新材料放入档案。 5.人事档案的核查核对 检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。 检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对： 突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。 对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。 发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 6.人事档案的转递 档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递程序如下： 取出应转走的档案。 在档案底账上注销。 填写转递人事档案材料的通知单。 按发文要求包装、密封。 在转递中应遵循保密原则，一般通过内部人员转递，不能交本人自带。 另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。 7.人事档案利用的方式 人事档案的利用有多种方式： 7.1查阅 设立档案查阅资料室以供利用查阅。相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看，无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。 7.2借出使用 相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方式。借阅人必须履行严格的借阅手续，基础时间不能超过一周，需要在“借阅登记表”上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。 7.3出具证明材料 一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要档案管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查，经主管部门审批，加盖公章后方能生效。 8.人事档案利用的手续 在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证 8.1查阅手续 查阅手续包括以下内容。首先，由申请查阅者写出查档申请，在申请中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅部门负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。 8.2外借手续 首先，借档人员写出借档申请，内容与查档报告相似；其次，借档人员（部门）盖章，负责人签字；再次，人事档案部门对其进行审核、批准然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字；最后，归还时，及时在外借登记上注销。 8.3出具证明材料的手续 单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关人员（部门）提出申请，说明要求出具证明材料的理由；其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。 9.人事档案保密规定及保存期限 9.1公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂 改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。 9.2公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工 离职之日起3年后方可销毁。 员工跨部门流动管理规定 1.目的 1.1从公司全局利益角度出发，优化公司岗位配置，为员工发展提供公开、公平、公正的机 会。 1.2为保证员工内部流动的有序性，解决员工流动过程中产生的工作衔接问题，特制订本规 定。 2.适用范围 公司所有胜任工作的员工。 3.员工个人提出调动申请的条件 3.1在同一部门连续工作满3年以上的员工，可直接向所在部门和人力资源部提出申请，部 门应创造条件，支持员工的调动。原则上，部门经理不得限制员工流动。 3.2在同一部门连续工作满2年不满3年的员工，必须征得本部门经理同意后，向人力资源 部提出申请 3.3在同一部门连续工作不满2年的员工，原则上不能因个人原因申请内部流动。 3.4申请流程 3.4.1员工可通过公司内部主页或人力资源部咨询岗位需求信息，填写“跨部门调动申请 表”，本部门总经理签字同意后向人力资源部提交申请。 4.公司业务需要 提出人员调动申请的条件遵循满足公司级业务和员工职业发展需要的原则，公司会进行员工岗位的调整，保证每一年比列的流动。 4.1对于公司级业务需要，如内部招聘大区外派人员、公司投资的合资企业的人员派出或对 新成立的部门的人员支持等，资格条件由牵头部门事先与人力资源部共同协商制订。用人部门需首先以部门文件的形式向人力资源部提出用人申请，并可以从对公司业务负责的角度提出候选人，但不允许直接和其他部门的员工面谈。 人力资源部审核申请并报总裁室审批同意后，和部门共同组织在公司内部进行公开招聘。 4.2对于到岗半年以内的新员工，由于招聘时相互之间了解不充分，导致业务需要和员工本 人能力不匹配，部门和员工协商一致后，可以部门文件的形式向人力资源部提出调整员工岗位的申请。 5.工作交接手续 5.1同意录用：根据以上要求和流程，员工被新部门录用后，人力资源部将结果通知本人和 调出部门，原部门从接到人力资源部通知之日起开始安排工作、相关文件资料、财、物等的交接。 5.2交接时间：调动员工应主动配合原部门进行各项工作的交接，原部门安排交接的期限一 般为30天。特殊情况下最长可延至2个月。 5.3相关手续：交接完毕后，调动者需要到行政部及信息部分别办理固定资产调拨手续、电 子邮箱和通讯信息等的变更手续。 5.4报到：调动者将全部手续办理完毕的“跨部门调动申请表”交到人力资源部后，到新部 门报到。 5.5特别注意：在上述流程办理期间，员工必须继续做好本职工作；对该员工的日常管理及 考核等仍原部门。待人力资源部将员工到新部门报到的信息通过邮件通知员工本人、原部门和新部门后，调动方完成。 6.违规流动的处罚 人力资源部接受来自于各方面对不规范流动的投诉，对于不遵守上述规定流程，给其他部门工作造成不利影响的行为，一经发现，必严肃处理。 6.1对于调动申请未经原部门和人力资源部批准即自行确定接收部门的员工本人，将取消其 调动资格。 6.2对于员工的调动申请未被批准即承诺其他部门的员工调入的部门负责人，将予以通报， 追究其干部管理的责任。 6.3对于不办理交接手续自行到新部门上班的员工，在原部门的脱岗时间按旷工处理。 7.内部岗位调整 员工在部门内部的岗位调整由部门根据业务的需要来确认，部门需将完成的“部门内部岗位调动申请表”交到人力资源备案。岗位调整时间以将表交到人力资源部的时间为准。 员工辞职管理规定及流程 1.目的 规范员工的辞职管理，使之符合国家的法律法规以及公司的规章制度。 2.名词解释 辞职。员工本人提出与公司解除或终止劳动关系的行为。 3.适用范围 全体员工 4.办理流程 4.1员工申请 有辞职意向的员工须提前30天提交辞职申请（试用期的员工须提前3天）；与公司签署了服务协议的员工，按公司规定履行。 4.2上机审批 4.2.1直接上级在收到员工辞职申请的5个工作日内与员工进行沟通，部门经理在收到上级 意见的5个工作日内与员工进行沟通。 4.2.2时间要求：签批的日期必须在员工离职日期的前5天，同意离职的日期最长不嫩超过 员工提出辞职申请日期后的30天。 4.2.3延期说明：若确因工作需要员工的离职日期需超过30天的，须与员工协商一致后， 填写员工的离职日期，并说明延迟原因。 4.2.4审计：若因工作需要需对离职员工进行审计的，部门经理可向审计部提出审计需求， 并按“干部离任审计办法”办理审计手续后，再按本规定办理离职手续，若审计未结束，员工须推迟相应离职日期。 4.3员工确认 员工在收到部门经理审批通过的辞职申请后，核准确认相关信息；员工的辞职申请获得批准后，需按公司要求在离职前办理工作交接及离职手续；员工的直接上级配合员工进行工作交接，并保证工作交接的效果。 4.4人力资源面谈 4.4.1在部门经理签批通过员工的辞职申请后，人力资源部需主动与员工取得联系，核准员 工的离职信息（特别是服务协议部门），并进行离职面谈。 4.4.2时间要求：人力资源部须于员工离职前面谈完毕，并在员工辞职申请表上签字；负责 面谈的人力资源部工作人员在面谈完毕后5个工作日内须填写面谈记录表。 4.4.3职责划分：员工离职由所在系统/分区的人力资源专岗负责离职面谈，经理离职由系统 /区域总部的人力资源总监负责离职面谈，总监级（含）以上干部离职由人力资源部负责干部管理的总监进行离职面谈。 4.5员工离职手续办理 员工于离职日期前3个工作日，凭辞职申请表到人力资源部/分区人力资源专岗处领取“员工离职手续办理单”，开始办理离职手续。离职手续须在员工离职之日办理完毕，离职手续包括但不限于以下方面： 4.5.1由直接上级确认工作交接是否完成。 4.5.2归还公司物品（包括固定资产、借用物品、部门资产等）。 4.5.3结算财务（包括借款、报销等）。 4.5.4履行相关协议，服务期限未满的员工，须按协议约定向公司交纳违约金：签订了“应 届毕业生接收协议”且服务期未满，因公司办理解决户口、两地分居等原因而签订的服务协议未到期限，公司出资外派培训、出国等原因而签订的服务协议未到期限。 4.5.5办理人事相关手续：办理档案/户口的转移，办理相关证件的转移或清理，交还ic卡， 办理解除劳动关系等手续。 4.6员工的离职手续未能按规定办理的处理方法 4.6.1直接上级代办：如员工在离职日期后2个工作日内仍没有办理完离职手续，由离职员 工的直接上级代为办理。公司有权追究员工未按规定办理离职手续而给公司带来损失的责任。 4.6.2代办“员工离职手续办理单”的期限和流程： 4.6.2.1没有未结清的项目，务必在该员工离职后10个工作日内办理完毕。 4.6.2.2有资产和物品的项目未结清，按照以下流程办理： 部门追缴。员工所在部门在员工离职后10个工作日内追缴。如追缴未果，报人力资源部核减工资。核减后的损失在1000元（含）以下，由本部门自行承担；超过1000元由本部门提交情况报告给行政后勤部保卫处继续追缴，并抄送人力资源部备案。 行政后勤部保卫处追缴。部门协助行政后勤部保卫处在提交情况报告后20个工作日内追缴，追缴回来后由本部门将“员工离职手续办理单”办理完毕。如未追缴回来，部门会同行政后勤部保卫处提交追缴报告给法务部、审计部和未结清项目相关的部门，并抄送人力资源部备案。 会签处理意见。部门召集法务部、审计部和未结清项目相关部门组成鉴定小组，根据行政后勤部保卫处的报告，在10个工作日内会签处理意见。如核减工资后的损失在5000元（含）以下，本部门按照处理意见办理；如核减工作后的损失在5000元以上的需报送本部门和主管财务的副总裁共同审批，本部门按照审批意见办理。 4.6.3如离职员工涉及资产和物品等未结清项目，由于部门未能及时按照上述时间要求和规 定开展相关资产拖欠追缴等原因而发生的相关费用及责任，由离职员工所在部门承担。给公司带来损失的按核定金额由总经理指定的相关责任人承担。 5.各部门相关职责 5.1离职员工所在部门 负责与员工进行沟通。 负责离职员工工作交接，物品清理工作。 负责离职员工因工作原因而发生的借用、贷款、借款等事宜的清账工作。 会同相关部门处理离职员工未归还财务的问题。 负责代办员工离职手续。 5.2部门人力资源相关人员 负责员工离职面谈工作。 篇二：企业人事档案管理制度 企业人事档案管理制度 一、总则 第一条将企业的人事档案管理规范化、制度化，使其更有效的服务于企业，特制定此制度。 第二条人事档案管理的原则为安全、保密、清晰、完整。 第三条企业各分公司和分支机构内部的人事档案管理，必须依照本制度进行。 二、人事档案的管理体制 第一条企业各分公司和分支机构的人力资源部负责其员工的档案管理工作。没有人事部的，由机构负责人指定专人进行保管。分公司经理和机构负责人的档案由企业人力资源总部保管。 第二条企业人员调动时，调动人员的档案由调出部门人力资源部整理好，转交到调入部门人力资源部保存。 第三条企业人员借调时，员工档案仍有原部门进行保存。但借调部门必须存有借调人员档案的复印件，档案的复印件内的材料应与原件保持一致。 三、档案管理的要求 第一条企业须由专门的档案室存放档案，由专门人员负责管理。企业分公司的分支机构有条件的可以建立档案室，没有条件的须购买档案柜存放档案。 第二条正式员工的档案使用档案袋存放。企业统一采用黄褐色牛皮纸档案袋，档案袋的规格为30*24cm，外部有密封线缠绕封口。试用期员工和临时工暂用普通文件夹保存，转为正式员工后，按相关要求存放。 第三条档案袋外皮上必须列明人员姓名、所在部门、档案内容等，以便查找。 四、人事档案的管理规范 第一条档案的分类 （1）试用期员工和临时工档案。主要包括的内容有。员工个人简历，员工等级表，身份证、毕业证和相关证书复印件，试用期劳动合同，入职培训期间的考核表和评价表，申请转正的相关材料等。 （2）正式员工档案。主要包括内容有。员工个人简历，员工等级表，身份证、毕业证和相关证书复印件，劳动合同及相关协议，在岗培训期间的考核表和评价表，季度/年度考核材料，岗位升迁调动材料，奖励惩罚记录，重大科技成果等。 （3）离职员工档案。主要内容包括正式员工档案的所有内容，另外增加离职申请、审核和交接方面的材料，劳动关系解除方面的材料等。 第二条档案的归类 人事档案材料按其名称、内容、属性等不同分别归入相应的类别，若材料内容涉及多种类别时，按其主要内容归入相应类别。 第三条档案的排列 人事档案归类后，相关材料的排列应按照时间顺序依次排列，时间最久的排在最前面，依次类推。这样排列的好处是便于查阅，同时可以反映出员工的职业发展历程。 第四条档案的编号 档案的编号方法很多，如汉语拼音法、姓氏笔画法、单位编号法等，目前企业采用的是汉语拼音法。具体方法如下： （1）档案排列顺序按拼音字母的次序排列，由姓开始，姓第一个字母为a的排在最前列，依次类推；第一个字母相同的，按第二个字母的顺序排列。同姓的按名字的每一个字的拼音顺序进行排列。 （2）重名的人员按入职时间的先后顺序排列，入职时间早的排在前面，入职时间晚的排在后面。 五、人事档案所提供的利用方式 （1）查阅。相关利用人到档案室查阅档案资料时，必须在档案管理人员的要求下进行查阅登记，写明查阅的时间、查阅人、查阅的事由，查阅的内容。 （2）调阅。相关利用者对人事档案的调阅必须进行调阅登记，并取得档案管理部门主管的核准，调阅期限为7天，逾期未还者须办理续借手续，档案管理部门也须及时催还。档案调阅期间不得转借、调换。需复印的，要到档案管理部门登记。 （3）出具证明材料。对于需要复制档案中的相关资料作为证明材料时，必须经过档案管理部门主管审批，并加盖部门公章后才能发出。 （4）其他 六、档案的保存期限与销毁 （1）人事档案须永久性的进行保存。对于离职、辞退、开除的人员，自离开之日起，满一年，经过部门领导的审核后，方可销毁档案。 （2）档案销毁必须填写申请单，报人力资源部审核、批准、备档，人力资源部指定专门人员进行销毁，负责销毁的人员须为两人以上。 七、附则 （1）本制度自公布之日起生效。 （2）本制度具体操作细则由人力资源部负责解释。对于需修改的部分，人力资源部负责修改，报总经理批准后执行。 篇三：员工人事档案管理制度 员工人事档案管理制度 第一章总则 第一条为加强和规范员工档案管理，根据中华人民共和国档 案法和劳动部发企业职工档案管理工作规定，结合公司工作实际，特制定本办法。 第二条员工档案建立范围 凡被公司招聘并录用的人员，均应同时拥有个人社会档案和公司 员工内部档案包括电子档案、文本档案各一套。 第二章员工档案种类及运用 第三条个人社会档案：本公司员工的个人社会档案原则上要求 均在XX市各人才中心托管，并随员工工作关系予以转接。 第四条员工内部档案：公司员工内部档案作为个人社会档案的 补充，统一在公司存档由行政人事部管理，以方便行政人事部工作需求，并按年度视情移交归存到个人社会档案。 第五条公司员工内部档案收集的内容： 1、员工应聘登记表、员工入职登记表、身份证及户口本（或暂住证）复印件、最高学历证书和职称证书及职业资格证书复印件。以及其他有关员工职业、技能信息的相关证书、文件复印件。 2、劳动合同、员工转正申请表、职务任免文件、公司内部调令、社会保险转移缴纳证明、年度绩效考核表、工伤事故处理记录、退休、解除劳动合同证明书及其他相关离职手续文件等材料 3、培训合同、培训结业证书、奖惩文件或记录等其他资料。 4、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料以及其他可供组织参考的材料。 第三章员工档案收集程序和归档标准 第六条收集办法： 1、个人社会档案。个人社会档案托管在XX市各人才交流中心的公司的员工，提出归档申请，由行政人事部统一向申请人档案所在人才交流中心移交员工内部档案信息，以形成员工社会档案的有效积累。移交社会档案的材料须加盖公章，并在公司员工内部档案中留存备查。 2、员工内部档案。公司新入职员工一律由行政人事部负责形成公司内部档案。凡本文所列应归档的各类资料，在职能部门内形成材料后的一周内按要求将材料送交行政人事部归档。 第七条归档标准： 1、归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、 真实，文字清楚，对象明确，有承办单位盖章或个人签字、有形成时间的日期。 2、一般要求用原件存档。如用复印件存档的，须加盖行政人事部门专用章后方可入档。 第四章员工档案的借阅 第八条员工档案除总经理和副总经理、行政人事部经理及主管人事的主管外，其余人员不得擅自查阅。如确因工作需要查阅和借用公司员工档案，须填写档案查阅审批表，报公司领导审批。 第九条有关国家机关及相关单位人员若需查阅员工档案，应持单位介绍信和本人工作证并填写档案查阅审批表，由公司领导签字审批后方予查阅。 第十条员工档案原则不予外借，如必须借出使用时，须严格履行登记审批手续。 第十一条查阅档案者必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁在档案卷宗中涂改、圈划或抽取撤换档案材料，不得泄露或擅自扩散档案内容，违者按有关规定追究当事人责任。 第五章档案的转接 第十二条员工社会档案的转接由本人按照相关机构的规定自行办理，原则要求社会档案随劳动关系一并转移。 第十三条员工调动或离职，其内部档案内需要移存至社会档案的资料由行政人事部负责移存。 第六章员工档案的存档期限及销毁要求 第十四条对于正常离职且离职手续齐备的员工内部档案，在公司保存5年（一般员工）10年（中高层管理人员）后酌情销毁。 第十五条对非正常离职或离职手续不齐全的员工内部档案，原则上永久留存，未经公司领导批准不得销毁。 第十六条员工档案编号管理，档案编号为八位数且具有唯一性，其中档案编号前四位数字为入职员工序号，包括前两位公司部门编号和后两位员工编号。档案编号后四位数字表示员工入职的年份和月份。员工档案编号与员工工卡、餐卡、考勤卡以及未来公司增设的各项与员工信息有关的物品保持一致性，以便检索。 第十七条员工档案的销毁由行政人事部门负责，在办理档案销毁审批手续后按照国家相关规定安排专人到专业销毁场所进行销毁。未经鉴定和未经批准，任何人不得擅自销毁员工档案。对故意损坏或擅自销毁者，应视情节给予惩处。 第七章员工档案管理人员的职责 1、忠于职守，严格执行档案法规及企业相关制度，维护员工档案的真实性。 2、按照归档范围认真收集、鉴别和整理员工档案材料，并按规定办理日常的查阅、借用和转递。 3、做好员工档案的保管、保密和保护工作，确保员工档案的完整与安全。 4、做好员工档案工作的基础建设，促进员工档案管理工作的规范化和科学化。 第十八条本办法自印发之日起执行。 行政人事部 2013年1月5日