档案管理、办公场地申请规章制度细则条例.docx

档案管理、办公场地申请制度条例 人事档案管理条例 第一条为了实现人事档案整理工作的规范化，便于档案的保管和利用，根据干部档案工作条例（以下简称条例）及有关规定，特制订本细则。 第二条人事档案的整理工作，是档案建设的基础工作之一。它是将收集起来的每个教工的档案材料，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充的工作。 第三条人事档案管理部门，均应按本细则和有关规定的要求，对所管理的人事档案进行认真的整理。 第四条整理人事档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。 第五条整理人事档案，事先要收集好人事档案材料，并备齐卷皮、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机、缝纫机等必需的物品和设备。 第六条整理人事档案的人员，必须努力学习党的人事工作方针、政策和档案工作的专业知识，熟悉整理人事档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能，认真负责地做好整理工作。 第七条人事档案材料的鉴别工作，是档案管理部门对收集起来准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定其是否归入人事档案的工作。 第八条鉴别归档材料，必须根据中央有关文件的精神，以条例和关于干部档案材料收集、归档的暂行规定等有关规定为依据，严肃认真地进行。 1/46 第九条鉴别工作应坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，确定材料是否归入档案。 第十条鉴别归档材料的具体做法： （一）判定材料是否属于本校的材料及应归入人事档案的内容。发现有同名异人、张冠李戴的，或不属于人事档案内容和重复多余的材料，应清理出来。对其中有保存价值的文件、资料，可交文书档案或转有关部门保存。不属于人事档案内容，比较重要的证件、文章等，组织不需要保存的，退给本人。无保存价值又不宜退回本人的，应登记报主管领导批准销毁; （二）审查材料是否齐全、完整。政审材料一般应具备审查结论、调查报告、上级批复、主要证明材料、本人的交待等。处分材料一般应具备处分决定（包括免予处分的决定）、调查报告、上级批复、个人检讨或对处分的意见等。上述材料，属于成套的，必须齐全;每份归档材料，必须完整。对头尾不清、来源和时间不明的材料，要查清注明后再归档，凡是查不清楚或对象不明确的材料，不能归档; （三）审查材料是否手续完备。凡规定需由组织盖章的，要有组织盖章。审查结论，处分决定、组织鉴定、民-主评议和组织考核中形成的综合材料，应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。任免呈报表;须注明任免职务的批准机关、批注时间和文号。出国、出境审批表，须注明出去的任务、目的及出去与返回的时间。凡不符合归档要求，手续不完备的档案材料，须补办完手续后再归档; （四）鉴别中发现涉及干部政治历史问题或其它重要问题，需要查清而未查清的材料及未办理完毕的材料，不能归入人事档案，应交有关组织处理; 2/46 （五）鉴别时，发现档案中缺少的有关材料，要及时进行登记并收集补充。第十一条对归档的材料必须按照干部档案工作条例中关于正、副本十类内容的划分进行分类。 第十二条人事档案正本，由历史地、全面地反映干部情况的材料构成。其内容分类： 第一类履历材料 干部履历表（书）、简历表，干部、职工、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表，干部简要情况表，干部信息管理登记表，以“简历”为标题的个人材料（主要介绍不同时间学习，工作的地点、单位、任职情况），更改姓名、籍贯的证明材料等。干部履历表和简历表有鉴定的，以履历为主，归第一类。 第二类自传及属于自传性质的材料 自传（自己写的个人经历），个人撰写的简历材料（主要内容为：个人简历、家庭情况及社会关系）等。带自传的履历材料或简历表，以自传为主，归第二类。 第三类鉴定（含自我鉴定），考察、考核材料 1、考核材料。干部年度考核表，专业技术人员年度考核表，考察材料，现实表现，领导干部年度考核量化测评表，参加形势教育干部实绩考核表，领导干部党风廉政建设情况报告表，后备干部登记表，干部挂职锻炼表，干部挂职推荐意见，干部挂职锻炼总结及鉴定表，民-主评议综合材料。 2、评语鉴定：高等学校招生政治思想品德考查（核）表，报考研究生思想政治情况表，学生操行评语，所有不带学习成绩、考试成绩的鉴定（包括：学生、培训、工作、出国、团员、党员、军人、“三讲”、蹲点干部、少数民 3/46 族干部、知青），各类人员评（鉴评表）等，党员民-主鉴定表，干部年度考核表等。 3、审计报告。任期经济责任审计报告、审计意见的材料、，离任审计表等。 第四类学历、学位、成绩、培训和专业技术等综合材料 1、学历材料。学生登记表（初中、高中），学生成绩登记表，考生报名登记表，新学员审批审批登记表，选拔学生登记表，毕业生登记表，毕业生分配登记表，毕业生登记及鉴定表，毕业论文成绩登记表，学员结业论文登记表，学籍登记表，研究生登记表，推荐上学意见书，同意推荐上学的证明，高考志愿书（申请报考书），退学证明，肄业材料，学生学年小结表，证明毕业时间的材料，中央党校学员登记表，中央党校学员党性锻炼思想小结，中央党校学员学习小结，中央党校学员党性思想考评表，毕业（结业）证复印件，学历证明，学位申请书，干部学历学位认定情况登记表，所有带学习成绩、考试成绩的鉴定，出国留学审查登记表，报考（申请）表，同意参加高考的证明，攻读博士学位专家推荐书，定向（合同）培养高校学生合同书等。 2、专业技术材料：教师登记表，教师资格过渡申请表，教师任职资格申报表，医务人员登记表，医师资格认定申请审核表，技术（兼职）聘书（如经济师、工程师、教授、会计师、指导教师等），专业技术职务聘任合同书，专业技术职务任职资格评审表，科学技术干部业务考绩档案，专业技术职务评审聘任呈报表，关于申请任职资格的报告，申报条件和任职资格检查表，评审专业技术职务任职资格情况简表，科学技术干部技术职称评定表，技术干部定职、升职呈报表，专业技术职务任命书，专业技术职务复查考核表，思想 4/46 政治工作人员专业职务申报表，思想政治工作人员职务任职资格申报表，科学技术成果鉴定证书等。 3、培训材料。党校轮训培训班学员考核表，岗位职务培训，培训学员学习考核登记表，学员考核登记表，干部进修登记表，培训证明，预备役培训，干部理论学习档案卡片等。 4、科研成果。创造发明、著作及有重大影响的论文（如获奖或在全国性报刊上发表的）等目录。 第五类政审材料 个人的说明材料（主要说明家庭情况及社会关系），家庭成员及社会关系登记表，军婚证明，军婚报告及批复，爱人（对象）情况登记表，对其家属、亲友调查情况的证明，招工政治审查表，入伍政治审查表，高等学校考生政治审查表，外出培训人员审查表，学徒审查登记表，公开选拔和竞争上岗任职人员的资格审查表，知识青年上山下乡参加工作期间的表现，知识青年上山下乡证，更改（确认）年龄、工龄（参加工作时间）、民族、国籍、入伍时间的证明，“三龄一历（即年龄、工龄和党龄、学历）”的审核表，干部在制止动-乱、平息反革命暴-乱斗争中的表现情况，在文-化-大-革-命期间的表现情况，家庭成员旁证材料，关于党内职务情况的说明等。 第六类党团材料 入团志愿书，入团申请书，退团申请书，超龄离团登记表，入党志愿书，入党申请书（如有多份仅保留第一份和最后一份，其他材料归入本人档案的散材料中），转正申请书，转正的意见，入党积极分子培训考核表，发展党员计划审核登记表，民-主评议党员登记表，党员“双学”活动登记表，1985年、1990年制的党员重新登记表及申请，确认团龄、党龄的相关材料，加入其他 5/46 党派的申请书、登记表及证明，由单位开具的党、团材料丢失的证明（说明）等。 第七类奖励（包括科技和业务奖励）材料 所有奖励文件、奖状的复印件、先进事迹材料，党员民-主评议登记表（被评为优秀党员的），得奖的著作登记单，奖学金审批表，通报表扬等。 第八类干部违反党纪、政纪、法律法规等材料 纪检监察、公安、检-察-院、法院等行政管理部门对个人的处分决定，上级批复，核定（调查）报告，本人的检查，交待，对处分决定的意见，复查报告、决定、结论，免予、解除，撤销处分的决定、意见、通知，通报批评材料，对个人的治安管理处罚决定书，不起诉决定书，刑事判决书，惩罚性民事判决书，计划生育处罚决定等。 第九类工资、任免、身份等方面的材料 1、干部工资、定级、待遇材料。工资档案，工资审批表，晋升工资文件，浮动工资表，带工资的任免表，转正定级登记表（含无工资额的），因受奖励晋升工资相关表格，工资关系转移介绍信，职工考核升级审批表，工作变动登记表，各类津贴呈报审批表，待遇问题的审批表等。 2、干部任免材料：任职任免文，任免表，战士提升职务，级别报告表，干部提升晋级报告表，军官任免晋衔报告表（职务军衔或警衔同时变动的任免表），工资待遇不变晋升职务，干部职务任（免）归档材料，选为与其主要工作相关的各委员会委员的登记表（如：共青团、政协、纪委等），对总会计师，总经济师等的任免表等。考察材料、现实表现也可放在任免表的后面形成一系列的材料。 3、干部因公出国（境）材料 6/46 因公出国人员审批表，因公出国人员备案表，初次出国人员审查表等。审查表与备案表只存备案表。 4、招工、军警、代表等材料： （1）招工材料。招收（新）工人登记表，就业人员审批表，招收新工人审批表，招收工人审查登记表，选调生录用审批表，职工子女申请安排工作登记表，学徒工审查登记表，毕业生选留推荐表、同意推荐招工的证明，转干审批表，“吸收录用”干部审批表（登记表），吸收录用教师表，高、初中毕业生和城镇青年安置表，选拔录用干部审批表，“以工代干”人员转干审批表，组织对组织初具的证明由于其家庭原因请求安排工作的情况说明或证明等。 （2）军警材料。入伍登记表，应征公民兵役役登记表，军（警）官文职干部转服预备役报告表，退伍军人登记表，军官转业审批报告表，评定授予军官军衔报告表，法官、检察官、警官等级变动审批（评定）表，转业干部推荐表，军用汽车驾驶执照申请表，车辆驾驶员年度审验表（军人）等。 （3）代表材料：各类代表大会代表登记表，当选与非主要工作（兼职工作）相关的各类组织委员的登记表（如：书画协会，青年联合会等）等。 （4）其它。公务员过渡审批表，公务员重新登记表（公务员法颁布后制定的），参照机关工作人员管理审批表，兼职聘书（职务），调动工作审批表，辞职申请书报告及审批表，任职责任合同书，劳动合同书或协议书等。 第十类其他可供组织参考有保存价值的材料 体检表（有残疾），残疾等级材料，各类通知书，家属随军登记（报告）表，领导干部收入申报表，干部住房情况表，干部挂职锻炼总结或小结，学习小结，自愿生一个孩子申请，独生子女证申请登记表，各类函件（如：调动工作介绍信、报名介绍信），结婚报告（非军人），共同培养协议书，工会入会申请， 7/46 工会会员登记表，报到证，申请下基层的申请书，合同（协议）书，人事争议仲裁裁决书，伤残，工伤等级诊断书及有关材料，干部逝世后报纸报道的消息或讣告，悼词（生平），非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等。 不能装入干部档案的材料。工作总结，生活小结，思想汇报，接转材料交接单，工作证复印件，档案整理复制责任卡，入党誓词，常住人员登记表（户口本复印件），论文，各类试卷，学生证等。 可不装入干部档案的材料。档案备考表（和文-革有关的说明须归入档案），述职报告（如有年度考核表配套的需归入档案），附有索取证明材料的函（如无索取证明材料的归入档案）。 第十三条人事档案副本内容，是由正本中以下类别主要材料的重复件或复制件构成： 第一类的近期履历材料。 第三类的主要鉴定，教工考核材料。 第四类的学历、学位，评聘专业技术职务的材料。 第五类的政治历史情况的审查结论（包括甄别、复查结论）材料。第七类的奖励材料。 第八类的处分决定（包括甄别、复查结论）材料。第九类的任免呈报表和工资、待遇的审批材料。其它类别多余的重要材料，也可归入副本。 第十四条内容交叉的材料，可根据材料的主要内容或用途确定类别。 （一）带自传的履历或简历表，以自传为主，归第二类。 （二）履历表和简历表有鉴定的，以履历为主，归第一类。 8/46 （三）有任免职务内容的登记表、任免呈报表所附的考察材料或主要表现情况的综合材料、提升工资级别的评级、评定军衔的鉴定表等材料，以其主要用途为主，归第九类。 （四）政治历史问题与违纪错误混同一起给予处分的结论、调查报告、处分决定等材料，一律归第八类;凡未给予处分，以政治历史问题为主的，归第五类，以违纪错误为主的归第八类。 第十五条每类人事档案材料，都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序，并在每份材料的右上角编上类号和顺序号，在其右下角编写页数。 第十六条档案材料排序的基本方式： 第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第九类、第十类等七类材料按时间先后顺序排列。 第五类材料。若形成一系列有结论性的证明材料的排列顺序为结论或上级批复在前，其余材料按时间先后排列在后;若为单独的证明说明材料则按时间先后排列。 第六类材料。首先是入团志愿书、入团申请书;其次是入党志愿书、入党申请书;党员登记表可按时间先后依次排序。 第八类材料。上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人的检查或交待材料等，其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。 第十七条每卷人事档案必须有详细的档案材料目录。目录是整本干部人事档案材料的索引，有了目录就方便了干部人事档案内容的查阅，起到了提纲挈领的作用。 9/46 （一）按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项地进行填写。每大类的第一行填写大类号及其名称，大类号用汉字一至十表示。第二行开始按照各类别归档材料排列顺序逐份用阿拉伯数字 1、 2、 3、4填写; （二）根据材料题目填写“材料名称”。无题目的材料，应拟定题目。材料的题目过长，可适当简化。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目或在目录上加以注明; （三）“材料形成时间”，一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间; （四）填写“材料份数”，以每份完整的材料为一份（包括附件），一般均为一份;材料页数的计算，采用图书编页法，每面为一页，印有页码的材料、表格，应如数填写; （五）内容排布： 共十大类，每大类与大类之间间隔为四行;各大类材料中，若无该类档案材料，其大类标题仍然保留，注意空足四行，再进入下一大类材料的输入;第九类“工资任免等材料”分四小类，每小类与小类之间间隔为三行;第九类“工资任免等材料”中，若无哪小类材料，其标题不保留，注意空足三行，再进入下一小类材料的输入;目录输入完毕后，将最后一页空表行数补足满页，再进行打印。打印出来的目录要工整、正确、清楚、美观，不得有过于明显的印黑、涂抹和皱褶。 10/46 第十八条档案材料载体变质或字迹退色不清时，须进行抢救。抢救材料，一般可采用修复、打印、抄写、复印等方法。凡打印、抄写的材料，必须认真细致、核对无误，注明复制单位和日期。 第十九条建立档案副本的材料不够时，可选择正本中的材料进行复制，将复制件存副本，其原件必须存入正本。 第二十条为便于装订、保管和利用，延长档案材料的寿命，对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，应进行技术加工。其主要方法： （一）对超出16开（26cm19cm）规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下，可酌情进行裁剪。裁剪档案材料要根据裁纸刀所标横竖坐标裁切，做到横平竖直，统一尺度，前后一致，保证档案材料的规范。裁切不能损坏档案材料内容，档案内容距离裁切右边应有0.8-1.2厘米距离，包边时档案左边应留出2-2.5厘米距离，防止打孔时损坏档案材料。不能紧靠内容裁切或裁掉表格外框（包括表框外的字和与档案材料内容无关的字迹）。裁切筒子纸要根据内容折叠整齐，不能裁断。对于超出16开规格且无法裁切的档案材料，须进行折叠。折叠时，要根据材料的具体情况，采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等办法。一般横边折叠折下边，不折表头，折叠边离裁切边要有1厘米的距离。折叠后的档案材料，要保持整个案卷的平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。 （二）小于16开规格档案材料，要用宣纸裱边（注意宣纸不能太薄）。裱边时横边补上不补下，遇到大量需要裱横边的材料可以隔页裱边，竖边必须补齐。裱边要粘牢，同时不能把下一页粘住。 11/46 （三）对于破损、卷角、折皱的档案材料，要进行裱糊。裱糊用的衬纸，必须采用白纸。浆糊要按照水和浆糊2：1的比例调制，涂抹时注意适量，不能过多或过少。 （四）材料包边不能把档案内容粘住，并把原来的装订孔包在白边里。一般材料纸张厚7页左右包一本，纸张薄的10页左右包一本。包边纸一般为b5复印纸，（也可采用硬度适中的纸）并按照宽5厘米-5.5厘米的标准裁成长条。 （五）编写页码和编号，须擦掉以前的编号，新编号字体要美观整洁，不要过大。页码的位置在档案的右下角，距离下边和右边0.5厘米，编号的位置在档案的右上角，距离上边和右边0.5厘米。 （六）档案上原有的分类角须剪掉并用宣纸补齐，有些不干净的也须剪掉重新补齐。整理时要按照类别插入分类角。分类角贴在白纸的右上方，与纸的右上角完全重叠，贴分类角的纸必须是黄底红字的角标纸。 （七）奖励登记表、学生成绩册、毕业证书、学位证书、奖状等需折叠的材料，裱背后装入档案，粘贴时注意做到便于从左向右翻阅。如果材料过大应折叠，一般为折下边和右边。 （八）铅笔标注在档案上的无关的字迹一律擦除。 （九）整理过程中产生的重复件和多余件，根据类别、时间排序，按标准裁剪和装订后，要在每份材料上注明为重复件或多余件并装入本人档案。 （十）拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品，以防止氧化生锈损毁材料。 （十一）对于裁切后的整卷干部档案要求做到四面整齐。 12/46 第二十一条每个教工的档案材料，必须装订成卷。装订后的档案，目录在卷首，材料排列顺序与目录相符;卷面整洁，全卷整齐、平坦，装订结实实用，具体做法： （一）将目录与材料核对无误; （二）把全卷材料理齐。材料条件好的应做到四面整齐，条件较差的，以装订线一边和下边两面为齐; （三）在材料左侧竖直打上统一装订孔。孔距规格应符合条例附件一的规定; （四）一律使用条例附件一规定的标准人事档案卷皮。档案卷皮须书写档案人的姓名、籍贯、档案号。书写姓名不得用同音字或不规范的简化字。 第二十二条人事档案整理装订成卷后，必须进行认真细致的检查，经验收合格后，方能入库。 第二十三条人事档案整理工作人员必须认真贯彻执行中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守国家秘密法和干部档案工作的有关规定，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。 （一）在整理档案时，严禁吸烟，以确保档案的安全; （二）不得私自涂改、抽取或伪造档案材料; （三）不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导审查批准后分别情况予以处理。 （四）在整理档案过程中，要加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄露人事档案内容。 13/46 整理员工人事档案的方法 整理员工人事档案的方法（第一篇） 人力资源档案工作是我院档案工作的重要组成部分，是人力资源管理工作的重要内容，是书院规范化建设和科学发展的基础性工作。 搞好人力资源档案工作，最终目的是为准确全面地考察了解和高效选拔使用好教育教学、管理和服务等方面的人才，选贤举能，知人善任，建设好职工队伍，优化人力资源配置，为不断提高办学质量和经济效益发挥应有作用。 第一章总则 第一条为了提高书院人力资源档案管理水平，有效地保护和利用好档案，更好地为我院各项工作服务，结合我院实际，参照档案管理的基本要求，特制定本规定。 第二条书院员工人力资源档案由人力资源处集中保管。其任务是：收集、保管、鉴别、整理员工人事档案材料；办理档案的查询、借用；探索建立适合书院院情的人力资源档案管理和使用办法。不断研究档案工作情况，逐步实现人力资源档案管理的规范化。 第三条学习、贯彻执行国家关于员工人事档案工作的法令、政策和规定，结合我院的实际情况，制定员工人事档案工作的规章制度，并负责组织、指导、监督、检查和执行。 第四条严格执行员工人事档案使用借阅规定，严格执行保密制度，确保档案的完整、安全。 第二章人事档案归档范围和要求第五条归档范围 14/46 （一）考试录用形成的有关材料。如应聘人员考核登记表、应聘考试材料、入职报到表、合同书等。 （二）在人力资源工作中形成的履历表、简历表和属于自传性质的材料：如学历、教师资格、职称证明书及相关证件复印件等。 （三）鉴定、考核、考察工作中形成的有关材料。如年度考核材料，民主评议的综合材料，组织审定的考察材料等。 （四）认定、评聘专业技术职称工作中形成的有关材料。专业技术职称任职资格申报表、聘任、认定专业技术职务审批表及考核材料、有关证书等。 （五）党、团组织建设工作中形成的有关材料。如中国共产党入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料；民主评议党员材料等；中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表等材料；加入民主党派的有关材料等。 （六）表彰奖励活动中形成的有关材料。如评选、嘉奖、通报表扬先进工作者等形成的表彰材料。 （七）定职、定级材料。 （八）办理工资、待遇等工作中形成的材料。如转正定级、各种工资变动，提职晋级和奖励工资等材料；解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。 （九）参加院内外有关培训进修等的有关材料。 （十）健康检查的有关材料。新录用人员体检表等有关反映身体健康情况的材料。 （十一）、辞退材料、辞职审批材料等其它起重要依据作用的材料。 （十二）、其他有鉴定性、结论性的材料等。第六条收集方法 15/46 （一）为了使员工档案能够适应人力资源管理工作的需要，要经常通过有关部门收集员工任免、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映员工德、能、勤、绩的材料，充实档案的内容。 （二）建立主动送交员工档案材料归档的工作制度，及时地将新形成的员工档案材料送交人力资源部归档。 （三）有计划地布置填写员工履历表、鉴定、自传等，并及时将这些材料补充进员工档案。 （四）人力资源处要严格执行上级有关人事档案收集归档的各项规定，主动和有关部门协调好档案的收集方法和程序，以使员工档案材料及时完成归档。 第七条归档要求 （一）收集的材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实、完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备，需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归档。 （二）不属于归档范围的材料，不得擅自归档。凡销毁材料，必须详细登记，经人力资源处负责人检查，并报请书院主管负责人审查批准。 （三）归档的材料必须是办理完毕的正式材料。聘用录取时的有关个人的证明材料没有原件可用复印件，在院内工作时形成的材料要用原件，一般不得用复印件代替原件存档。材料必须有承办单位或个人署名，有形成材料的日期并注意不归重复材料。 （四）凡规定要同本人见面的材料，一般应有本人的签字，特殊情况下本人见面后未签字的，可由组织注明。 16/46 （五）员工人事档案材料的载体，使用a4规格的办公用纸，文字须是打印或用蓝黑墨水、黑色墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。 （六）各类人事档案材料应在材料形成后尽快归档。第三章人事档案工作岗位职责第八条档案管理 档案管理实行专人责任制，对档案实行严格安全管理。由人力资源处档案专管员负责保管与整理。 第九条负责人力资源处工作的部门领导职责 （一）、组织本部门人员学习档案法规，认真执行集团公司、书院员工人事档案工作规章制度，把档案工作纳入本部门的议事日程。 （二）、与书院各部门相互配合，加强联系，共同做好业务监督指导、检查工作，保证归档档案质量。 （三）、带头落实书院人事档案管理的规章制度，不断推进书院人事档案管理工作的规范化、实用化。 （四）、与书院发展同步，不断创新人力资源档案建设，为书院建好人才资源库。 （五）、关心和支持档案管理人员的工作，明确具体要求，帮助其解决工作中的实际困难，不断提高档案管理水平。 （六）、做好与档案建设与管理相关的其他工作。第十条人事档案管理人员的职责 （一）、自觉执行上级有关人事档案工作的安全保密规定，严格遵守安全保密制度，确保员工人事档案的安全保密。 17/46 （二）、认真执行上级关于人事档案工作的政策和法规，制定和不断完善本书院员工人事档案工作的各项管理制度。 （三）、做好对员工人事档案收集与鉴别、归档与整理、保管与保护、利用等工作。 （四）、认真执行员工档案归档的各项规定，自觉坚持平时立卷，做好文件材料的收集积累、保管、整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整准确。 （五）、归档材料做到案卷目录填写清楚，并做到归档材料合适清楚，准确无误。 （六）、积极主动学习档案工作的有关法规及业务知识，不断提高档案管理工作水平。 （七）、做好员工人事档案的统计工作。做到档案类别、数量清楚。 （八）、始终保持档案室、柜、盒的整洁、完好。第十一条档案整理工作规定 （一）、在整理档案时严禁吸烟，以确保档案安全。 （二）、不得私自涂改、抽取或伪造档案。 （三）、不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导批准后按情况分别予以处理。 （四）、在整理档案过程中，要加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄露员工档案内容。 （五）、加强档案管理，提高档案的保存价值。做到每月归档材料一次。每学期整理档案一次，每学年整理统计一次。按在职和离职员工分类有序彻底整理存放。不得存在有档案未整理的现象。 （六）、做到档案总目录及编号与员工档案实际存放相一致。 18/46 第四章员工人事档案的使用规定第十二条借阅规定 档案查阅原则上实行对上级公开查询，对下级以人力资源处主任签字为准，方可查阅。 （一）凡因需要查阅人事档案的，要经过书院人力资源处负责人批准后，方可查阅。 （二）查阅者必须严格遵守保密制度和阅档规定。 1、查阅人员填写好查阅员工档案审批表及登记表。 2、查阅人员应严格执行保密制度、阅档规定，不准与无关人员议论档案内容。 3、查阅必须爱护档案，严禁在材料上画线、涂改、拆散、抽出、增添、圈画、污损、弯折，保持档案的整洁。 4、未经批准，不得私自摘抄、拍摄复制员工档案材料，如需复制须办理登记手续。复制的材料，必须加盖人力资源部公章方可生效，摘抄材料一般不予盖章。材料由使用单位妥善保存、用毕自行销毁。 5、严禁在阅档室内或阅览档案时吸烟及吃东西。 6、对查阅人员审查阅档材料，一看查档理由是否充分，二看是否有审批人签名及公章。对查阅人员手续不完备的，应做好说明及解释工作，并做好登记手续。 7、接待阅档时，须将案卷先清点后再交给阅档人员，收回时应清点后再入库归位。 第十三条档案转递、留存规定 如有确需向外转递的员工档案，应遵守下列事项： 19/46 1、在院领导批准后，员工档案经复印后应以专员送取或交员工本人自带复印件。并做好详细登记。 2、对辞退、辞职、退休员工的档案，留书院档案室分类保存。第十四条借用规定 （一）员工档案一般不外借。 （二）本书院部门内部需要借用时，必须做好登记；能当天归还还必须做好当天入库归位；借用一般不超过1天，不得擅自转借或送有关单位查阅。 （三）借用手续与查阅规定相同，严格执行查档规定。 （四）每月检查核对一次借用和查档次数，并做好及时入库归位工作。第五章人事档案保密要求 第十五条档案工作人员要认真执行保密法和有关的保密制度，增强保密观念，同一切失密、泄露现象做斗争。 第十六条档案工作人员在保管档案期间不得私自翻阅人事档案，对所了解的档案内容不得向外泄密。 第十七条接收档案要严格办理交接手续，离职后不得泄露任何档案内容。第十八条阅档人员要严格遵守阅档保密制度，不得在公共场所及无关人员面前议论档案内容；不准转借或给无关人员翻阅；不得向无关人员泄露或向外公布档案内容。违反者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。 第十九条如有特殊情况，需要出具的各种证明，经人力资源处主任批准后，由档案管理工作人员填写并加盖人事部门专用章。本人不得翻阅自己的档案。 第二十条非人力资源档案工作人员不得擅自接触人事档案，确保档案安全。第二十一条严格履行员工档案的保管及保密规定，做好以下几点： （一）配置必要的档案存放、保管等设备。 20/46 （二）认真做好防火、盗、潮、虫蛀、晒和高温等六防工作。 （三）每天上、下班要认真对保管柜的安全和保密进行检查，及时做好防范工作。 （四）每季度定期对案卷进行细致的防虫检查，及时做好放防虫药等防虫工作。 （五）建立健全员工档案的花名册，按规定做好保密等工作。 （六）凡是员工及工作人员不准保管和携带本人及其亲属的档案。 （七）每季度必须做好定期对库存的人事档案进行核对检查及统计，并定期做好归档材料的入卷工作，确保有效地保护和利用员工人事档案。 第六章附则 第二十二条本规定今后如与上级规定有抵触，应及时修改补充。随着书院的规范化、现代化建设发展，本规定将不断修订完善。 第二十三条本规定由人力资源处负责解释。整理员工人事档案的方法（第二篇） 干部人事档案的整理是整个干部人事档案工作的重要组成部分，是档案业务建设的基础工作之一。 第一节干部人事档案整理工作概述 一、干部人事档案整理工作的概念 干部人事档案整理工作，就是将收集起来还处于零乱状态的干部人事档案材料和不规范的干部人事档案，按照干部档案工作条例和干部档案整理工作细则的要求，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，使其条理化、系统化、规范化的过程。这是一项技术性的工作，是档案业务 21/46 建设的基础工作之一。广义地讲，整理还包括整理前材料的补充收集和对装订成卷档案内容的不断补充、续订工作。 二、干部人事档案整理要达到的目的及注意事项 （一）整理要达到的目的即完整、精炼、条理、实用。 （二）整理工作注意事项 干部人事档案整理人员必须认真执行档案法、保密法、干部档案工作条例、干部档案整理工作细则等有关法规，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。 1、在整理档案时，严禁吸烟，确保档案的安全。 2、不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。 3、不得擅自处理或销毁档案材料。 4、加强对档案材料的管理，防止丢失档案和材料，不能泄露干部人事档案内容；认真负责，耐心细致，防止折皱或损坏干部人事档案材料。 第二节 干部人事档案材料的分类、排序 一、分类 （一）分类的方法 分类就是判断每一份干部人事档案材料所属类别的工作。由于每份材料的形式和内容千差万别，要准确地使每份材料对号入座，应严格按照规定，遇到政策性强，难以确定的材料时，应及时主动向上级部门请示，积极寻求解决的方法。具体分类可采取以下方法： .按材料的标题分类 22/46 在正常情况下，材料的标题是判断其所属类别的标志，这种命题分类法是最常见的一种，它是建立在材料正规，标题和内容相符的基础上的。不适用于历史上形成的不标准的干部人事档案材料。 .按材料内容分类 由于环境条件的限制，历史上形成的干部人事档案材料在规格的撰制上各地很不一致。有些材料命题一样，但反映的却不是同一个方面的内容；有些材料反映的内容相同，它们的命题却不一样。这样的材料，在分类时必须按照其内容进行认真细致地判断。由几个方面内容构成的材料，以其主要内容来确定其归属类别。 .按照材料的形成与内容的特点分类 干部人事档案材料既有干部个人形成的，也有组织上形成的。既有表格，也有书面文字材料，它们所反映干部情况的角度也不同。这些内容上、形成上的特点也可作为分类的一个线索。譬如，表格一般归第一类和第九类。凡是个人形成的表格一般归第一类（履历部分）；凡是组织上形成的表格一般归第九类（工资、任免等）。主要证明材料放第五类或八类等，但这不是绝对的，要具体情况具体分析。 （二）现行材料的分类及需注意的问题 一九九年，中组部修订下发的干部档案工作条例，将干部人事档案的内容共划分为十个大类，并对常见的干部人事档案材料的属类问题作了原则的划分。根据条例和干部档案整理工作细则的精神，结合当前工作实际，现将各类材料的原则划分说明如下： 23/46 第一类履历表材料：干部履历表（书）、简历表，干部、职工、教师、医务人员、军人、学生