档案管理规章制度(试行) .docx

档案管理制度(试行) 信贷档案管理办法（试行） 第一章总则 第一条为规范xxx公司（以下简称公司）信贷档案管理，根据有关管理制度，结合公司实际，制定本办法。 第二条本办法适用于公司办理信贷业务和从事信贷管理活动的各分支机构及其信贷工作人员。 第三条档案管理实行统一领导、分级管理的原则。公司风险管理部门负责信贷档案制度建设与检查落实工作。公司有关部门、公司、部门应根据自身职责负责做好信贷档案的收集、立卷、移交、归档、调阅、保管及销毁工作，并做到科学管理、有效利用，严防毁损散失，确保信贷档案的完整与安全。 第四条信贷业务档案是指公司各机构在受理、调查、审查、审批、发放和贷后管理过程中形成的具有法律意义的或具有史料价值及调研价值的各类文件。 第五条信贷管理档案是公司各机构在实现信贷经营管理目标、履行管理职责过程中，形成的记录和反映管理状况的文件、会议记录、监测台帐、报表等资料。其中，有特别管理意图和管理需要的信贷管理档案称为特别档案。 第六条信贷档案管理应当遵循以下原则： （一）真实性原则。信贷档案材料原则上应为正本、原稿，不得另行编写与修改。对只能收集复印件的重要档案，收集人员与原件核对后，在加盖客户公章的复印件上注明“与原件核对一致”并签章确认。如：企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法人代表身份证明等； （二）完整性原则。完整记录信贷业务流程，有利于明确信贷经营责任和信贷管理责任； （三）及时性原则。整个信贷管理流程中形成的档案须按要求及时更新，按时归档; （四）保密性原则。任何人对涉及国家机密、公司和客户商业机密的信贷档案均须严格执行保密制度。 第二章信贷档案管理机构、人员及职责 第七条公司、公司分管信贷工作的负责人、信贷业务前后台负责人、部门主任应对辖内机构或其职责范围内的信贷档案管理工作负责。其主要职责是组织实施，督导落实档案管理工作。 第八条公司信贷档案管理的部门及其职责分别是： （一）公司风险管理部是公司信贷档案管理牵头部门，负责信贷档案管理的指导、检查、评价以及公司权限内的资产风险分类等信贷档案的管理。 （二）公司授信审批部，负责公司授信业务有关审查、审批资料及相关信贷档案的管理。 （三）公司资产保全部，负责公司权限内法律诉讼、抵债资产接收处置、呆账核销等审查、审批资料及相关信贷档案的管理。第九条公司信贷档案管理的部门（机构）及职责分别是： （一）风险管理部，负责公司范围内信贷档案管理的指导、检查、评价，负责公司权限内的信贷管理档案的管理。 （二）公司业务部，负责本部门承担授信调查的公司类信贷业务档案的管理。 （三）农业及个人业务部，负责本部门承担授信调查的农业及个人类信贷业务档案的管理。 （四）部门，负责本机构承担授信调查的信贷业务档案的管理。第十条各级机构和部门应落实信贷档案管理岗位人员，作为信贷档案管理的直接责任人，负责信贷档案资料的汇集、分类、整理、装订和保管。 信贷档案管理人员应遵循档案资料交接、原始资料帐册化、查阅档案登记、移交档案监交、档案完整性的规定。 第十一条其他信贷工作人员根据承担的授信工作职责，依照公司信贷管理的有关规定采集、确认并完整移交信贷资料。 第三章信贷档案分类 第十二条信贷档案分为信贷业务档案、信贷管理档案和信贷特别档案。 农户小额信用贷款档案按xxx公司农户小额信用贷款管理办法进行管理。 第十三条信贷业务档案包括但不限于以下资料： （一）客户依法设立的文件、注册登记文件、章程、法人代表证明文件（含身份证）、住所、联系电话、注册资金、资产负债状况和在金融机构负债结构情况； （二）信贷业务申请书； （三）调查核实论证中形成的报告和意见； （四）评定信用等级资料和结果； （五）审查中形成的材料和意见； （六）贷审会会议记录和表决情况、审批意见； （七）借款合同、担保合同及其附件、补充协议、委托书、借据、展期还款协议书、贷款催收通知书等文件资料； （八）担保登记资料； （九）贷款责任人落实情况； （十）客户报送的财务报表、有关业务衔接文件、函件及有关情况反映； （十一）信贷业务监管过程中形成的企业生产经营、财务变动情况、分析、监测报告、反映企业经营状况的报表以及贷款风险评价资料； （十二）抵（质）押物变动情况或保证人生产经营及管理情况； （十三）不良贷款认定和贷款核销过程中形成的记录和书面文件资料； （十四）不良贷款清收中形成的诉讼文书； （十五）其他认为需要列入档案的资料。各资料具体内容应当遵循该类业务管理规定。公司可根据授权管理需要，将信贷业务档案中的信贷客户基本信息档案、客户评级档案、授信业务档案、贷款业务档案、票据业务档案、不良贷款档案、法律事务档案由公司或部门分别管理，具体要求由公司确定。 第十四条信贷管理档案包括公司信贷管理档案、公司信贷管理档案、部门信贷管理档案以及部门信贷管理档案。 第十五条信贷管理档案包括以下资料及内容： （一）记录和反映公司实现信贷经营管理目标、履行管理职责的文件、会议记录、监测台帐、统计报表、调查分析材料； （二）公司信贷业务上报提请审批的请示、审批表、审查、复查、审批会议记录、表决情况、批复等资料； （三）信贷检查、督促、考核工作记录和报告批示、奖励处罚决定等资料； （四）其他需要纳入信贷管理档案的文件资料。 第四章信贷资料的采集、移交、汇总和整理 第十六条信贷资料的采集贯穿信贷业务和信贷管理工作全过程。各信贷岗位都应按规定要求收集信贷资料。 第十七条每一工作岗位工作完结后应当及时向下一岗位完整地移交信贷资料。抵押物他项权证、产权证明书、保险单、质押权利的证明、有价单证等重要物品原件应于收妥当日移交会出岗位视同有价单证入库入柜管理。 第十八条信贷档案的移交应当进行签收登记。 第十九条信贷档案管理岗位人员应按规定汇总审核、分类整理各岗位移交的信贷档案资料。若发现不完整或缺漏的，应当向有关岗位人员催索，有关人员应及时补交，无法补交的，应作好记录并双方确认，涉及影响业务合法有效的资料，应及时报告有关领导。 第五章信贷档案的立卷归档 第二十条信贷档案由相应的机构或部门负责立卷、归档。统一印制成册的审贷会记录，应当先行编码，依照时间先后叙时记录，直接作为档案进行管理。 第二十一条信贷档案的立卷应当达到以下要求： （一）信贷管理档案按类别分类立卷，有文号的按文号顺序排列，没有文号的，按时间先后叙时排列； （二）公司类信贷业务档案按客户立卷，流动资金贷款一户一档，项目贷款按项目一项一档； （三）个人信贷业务档案根据资料的数量可以多户一卷； （四）档案案卷内首页必须设置卷内目录表，且卷内目录标题对应页码应当与档案资料一致； （五）档案案卷卷尾须设置备考表，用以记载该档案案卷在管理中的特别事项。 第二十二条各机构或部门应当统一信贷档案的封面、卷脊记载内容、格式和档案案卷编码规则。 第二十三条信贷档案实行一年一装订，装订要求牢固、整齐、美观、便于查阅。 第二十四条装订前，应在卷内每一页资料右上角打印顺序码。第二十五条信贷档案归档，应当建立信贷档案总目录，登记信贷档案归档情况。 第六章特别档案的管理 第二十六条特别档案是指有特别管理意图和管理需要的信贷管理档案，包括： （一）已核销的资产档案； （二）票据置换贷款档案； （三）农商行改制置换不良贷款档案； （四）淹没再贷款置换三峡淹没贷款档案； （五）抵债资产档案； （六）诉讼档案； （七）其他重大的需要特别管理的信贷档案。 第二十七条已核销的信贷资产档案、抵债资产档案均应按年专门建档，专门立卷管理。 第二十八条已核销的信贷资产档案包括以下内容： （一）逐户逐笔经批准核销的信贷资产明细清单； （二）申请核销和核查、审批的全部文件； （三）有关责任人落实和追究情况； （四）被核销资产的业务档案资料或与信贷业务档案案卷的对应关系； （五）追收、保全及其他和收回情况； （六）其他需要列入的资料。 第二十九条入档核销的信贷资产明细清单包括以下内容： （一）债务人名称、住所、法人代表； （二）核销贷款本金； （三）债权原约定期限； （四）申请人、批准人； （五）对应的业务档案资料（随卷或对应卷号）。 第三十条各类置换资产档案要件与内容，参照本办法第二十八条、第二十九条规定办理。 第三十一条抵债资产档案包括以下内容： （一）抵债资产的管理监测台帐； （二）取得抵债的文件； （三）申报和批准文件； （四）原债权的业务档案或与信贷业务档案案卷的对应关系； （五）抵债资产权属变动和管理过程中形成的有关文件资料； （六）处置过程中形成的有关档案资料； （七）其他需要列入的资料。 第三十二条诉讼档案应当包括以下内容： （一）起诉书； （二）答辩状； （三）律师代理合同，代理词； （四）判决书或调解书（和解协议）、裁定书； （五）关于起诉、应诉和诉讼中的论证决策的会议记录、决定； （六）执行中的法律文书； （七）诉讼得失分析报告； （八）其他需要作为诉讼档案的内容。 诉讼档案的判决书（调解书、和解协议）与抵债资产取得档案划分发生冲突的，归入其中之一档案，另一档案目录中须记载对应档案卷号页码。 第三十三条其他重大需要特别管理的信贷档案由公司确定，统一管理。 第七章信贷档案的保管、调阅 第三十四条贷款档案的保管期限分为三年、五年、十年、长期四类。 第三十五条信贷业务档案保管期划分如下： （一）短期信贷业务本息已结清的，保管期限为三年； （二）项目贷款业务本息已结清的，保管期限为三年； （三）未结清本息的信贷档案保管期限为长期； （四）具有重要研究价值的档案，为长期保管。信贷业务档案保管期限的起算时间自该档案卷内全部信贷业务本息均结清的次年起算。 第三十六条信贷管理档案资料的保管期划分如下： （一）普通的信息、情况通报和临时的统计分析资料的保管期限为五年； （二）信贷综合统计分析资料和具有一定核查及研究价值的信贷档案，保管期限为十年； （三）上级文件、审贷会议记录、贷款审批决定、信贷政策措施、信贷检查处罚、重要的管理文件，保管期限为长期； （四）特别档案保管期限为长期。信贷管理档案的保管期限自该档案卷装订之日起计算。第三十七条信贷档案存放应当符合以下要求： （一）配备专用保管柜，有条件的应设置信贷档案室； （二）保管柜内档案存放按年分类排列； （三）安全、保密，方便查阅。 第三十八条信贷档案员应当勤勉工作，定期检查信贷档案完整性，及时对破损、变质档案进行复制、修复或其他保全性技术处理，防止虫蛀、鼠咬、霉烂、毁损、散失和泄密。 第三十九条本机构内部员工因工作需要调阅信贷档案，应由调阅人提出申请，由档案管理部门负责人批准后方可调阅。第四十条有权管理监督检查单位因履行职务需要查阅信贷档案时，应持有效身份证件和工作文件，经档案管理部门负责人批准，在专人陪同下查阅。如需复印，经批准后由档案保管员为其复印。 第四十一条借款合同、担保合同、债权凭证、担保证明文件、担保登记文件等信贷资料和其他信贷档案原则上也不得出借，但因特殊原因确需出借的，借用人除按规定登记外，还须填写信贷档案出借单，经信贷档案管理部门负责人签字批准，留下备份或复印件后由信贷档案管理人员凭单出借。借用人限于与履行职务相关的公司工作人员。 第四十二条信贷档案借用人或查阅人在借用或查阅期间，应保证档案的安全性和完整性。归还时档案管理员应对照出借前留存的备份或复印件逐一清点归档，在确认归还的档案无误后，按规定登记确认。一经确认档案管理人员就须对档案的真实性和完整性负责。 第八章信贷档案的移交和销毁 第四十三条信贷档案移交应当遵循以下规定： （一）信贷档案管理人员因工作变动，应移交其管理的信贷档案； （二）移交档案时，应抄列清册，在移交人、接收人和监交人同时在场的情况下，清点核对一致后签字交接； （三）监交人由信贷档案管理机构或部门负责人担任； （四）信贷档案移交清册作为重要信贷档案资料装订在本年度信贷管理档案卷内； （五）机构分立、原机构存续的，信贷档案由原机构保管；原机构解散的，信贷档案应经分立各方协商后由其中一方代管。 （六）机构合并，信贷档案应由合并后的部门保管。第四十四条信贷档案保管期限届满，确无保存必要的，可依照下列程序销毁： （一）由公司信贷管理部门负责人、部门负责人、公司稽核人员和档案管理员组成鉴定小组，逐卷鉴定，确定存毁； （二）对拟销毁的档案要清点核对，登记造册； （三）公司负责人在信贷档案销毁清册上签署销毁意见； （四）公司信贷管理部门、稽核部门、保卫部门、部门共同派人现场监销，并在销毁清册上签字确认。 第九章检查考核和责任 第四十五条公司应定期对信贷档案管理工进行检查、考核。实施信贷检查时，应对信贷档案管理状况做出评价。第四十六条违反档案管理规定，损毁、遗失、擅自销毁信贷档案造成档案不全的；涂改、拆取、伪造信贷档案的；擅自对外公开信贷档案和相关材料的以及档案管理人员玩忽职守造成档案缺失的；因档案管理问题造成公司债权损失的，按员工违反规章制度处罚办法追究有关责任人责任。 第十章附则 第四十七条本办法由xxx公司负责解释、修第四十八条本办法自印发之日起施行。附件：xxx公司信贷档案模板 改。 2009年10月