业务档案管理规章制度.docx

业务档案管理制度(9) 江苏昊晟中小企业融资担保有限公司文件 江苏昊晟中小企业融资担保有限公司 业务档案管理制度（试行） 第一章 总 则 第一条为了规范公司业务档案管理、保证业务资料的安全与完整，特制定本制度。 第二条担保业务档案是指公司在在办理担保业务过程中形成的记录并反映担保业务的重要凭据，包括未保项目的客户档案；已保项目（含在保和脱保项目）的文书档案，经济档案和客户档案；反担保标的物权利证书。 第三条业务档案管理的要求是“在流程中完成，在收集中整理，在补充中完备”。 第二章 档案管理 第四条公司档案管理将根据客户档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、销毁、人员交接等流程执行，做到分类科学、流程收集与补充，方便查阅、及时移交，严防毁损散失，确保业务档案完整与安全，确保相关法律手续完备与有效。 第五条业务档案按担保客户或项目建立，做到一户一档，分类编序管理。 第六条档案管理责任部门。风险控制部是公司业务档 第1页共5页 江苏昊晟中小企业融资担保有限公司文件 案管理的责任部门，但不同性质的档案其保管责任分别如下部门： 1、未保项目的客户档案担保业务部； 2、已保项目（含在保和脱保项目）、担保投资项目，业务合作项目等形成的文书档案、经济档案、客户档案风险管理部； 3、反担保标的物权利证书财务部。 第三章 档案分类 第七条公司担保业务档案分为三类： 1、权证类档案：（一类档案）主要包括抵（质）押物的权属证书及相关抵（质）反担保的文件、清单、证明、保险单、评估报告等届时脱保后需还给给客户的档案，存放在财务部门，风险控制部备份清单备查，此类档案一般不准外借，复印。特殊情况（如：诉讼、司法部门需要等）需经总经理批准。 2、重要文件档案：（二类档案）主要包括借款合同、担保合同、委托担保协议、担保协议、公证书、律师见证书、抵（质）保证书、反担保协议等法律诉讼时需要的档案，存放在风险管理部，该类档案未经总经理批准不能对外借阅； 3、备查类档案。（三类档案）主要包括包括客户基本资料、财务报表、审批过程资料、保后检查报告、催收通知书等资料用于查询的档案，经分管副总经理批准可以借阅。 第八条公司内部管理资料列为综合类，内容包括各类业 第2页共5页 江苏昊晟中小企业融资担保有限公司文件 务统计报表，登记表，业务调查报告及有关业务处理意见及会议纪要等等。 第九条客户档案及公司内部管理资料除权证原件由财务主管保存外，其它档案以客户为单位，分区、分类存放在档案柜，存放顺序按档案编号排列： 立卷区：存放在保项目的权证类、重要文件类、备查类档案，属于重点管理的档案；立卷区的档案按债仅银行归类存放； 归档区。主要存放脱保项目的要件类、备查类档案，按企业归类存放。 综合区。存放公司内部管理资料档案。 第四章 归档要求 第十条归档的业务档案必须为原件或与原件核对盖有“与原件核对无误”章的复印件，不允许是传真件，与原文件有关的签报，批示等附件、附属材料均应齐全完整。 第十一条同笔业务的原件及附件形成同档案，应放在一起组卷。 第十二条卷内文件要逐页编号，使用号码机在文件正面右上角、背面左上角边缘按顺序打号，有效页编一个号。 第十三条组卷资料由归档责任人逐件填写一式三份资料目录，连同档案移交管理部门，并履行移交手续。 第十四条资料目录归档责任人、监交人各存一份，案卷组卷一份。 第3页共5页 江苏昊晟中小企业融资担保有限公司文件 第十五条归档时间原则上在业务合同生效后的一周内完成。 第十六条任何部门或个人都不允许保存、销毁应当归档的业务资料原件。 第五章 流程管理 第十七条档案移交。业务发生后，项目业务责任人应在每个业务程序完毕二个工作日内整理好担保业务原始资料，登记业务资料移交清单，经双方签字确认后，将全部资料移交业务档案管理员。业务员可对有关业务资料复印保存。 第十八条立卷。档案管理员对业务员移交的业务档案进行分类整理及立卷，填写立卷档案卷内文件目录，同时建立归档档案保管清册。此项工作要求在三个工作日内完成。 第十九条归档。档案管理员凭业务部门的免除担保责任通知书将已完成担保的客户档案从立卷区抽出，将其转入归档区重新编号保管，同时，建立归档档案保管清册。 第二十条调阅。担保业务档案只能现场调阅，一律不许外借（特殊情况除外），业务人员调阅担保业务档案应填写档案借阅单，属于备查类的档案，由档案所在部门主管审批，属于重要文件类和权证类的档案，需逐级上报总经理或分管副总经理批准同意后，方可查阅。 第二十一条提取：因业务部门需要提取财务部保管的重要权证时，要经风险管理部的确认，报总经理批准同意后领 第4页共5页 江苏昊晟中小企业融资担保有限公司文件 取，事后要及时再存入财务部，并办好交接手续。对已还清贷款，符合脱保条件的权证类档案，由业务发展部申请，风险管理部审核，报分管副总经理审批，方可提取归还客户。 第二十二条保管档案管理人员要对业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，不得违章借出业务档案，要定期检查各类档案的保管情况，做好防虫、防潮、防霉工作，确保档案管理处于良好保管状态。 第二十三条销毁。保管期满的业务档案，要由风险控制部门提出销毁意见，并编造业务档案销毁清册，列明档案的名称、册数、起止年度和档案编号，应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。 风险控制部门和业务发展部门要共同派员监销，并将情况报告公司总经理。 第六章 责 任 第二十四条对损毁、遗擅自销毁、涂改、伪造担保业务档案及相关资料的，视情节轻重给予相关处分。 第七章 附 则 第二十五条本制度由风险控制部门负责解释、补充、修改。 第二十六条本制度自发布之日起执行。 第5页共5页