局机关电子公文管理规章制度.docx

局机关电子公文管理制度
为更好地适应电子政务与无纸化办公的需求，切实规范电子公文管理的各项工作，确保电子公文传输的安全、准确、高效，特制定本办法。
第一章电子公文管理责任体系
第一条本办法所指电子公文是在“xx市电子政务工作平台”处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。电子公文加盖电子印章后与相同内容的纸质公文具有同等法定效力。
第二条本局电子公文管理由办公室统一扎口。
电子公文签发领导：局长
电子政务分管领导：分管办公室局领导
电子公文收发负责人：办公室相关同志
网络管理员：局负责网络工作人员
第二章电子公文的传输
第三条电子公文的传输指电子公文的生成、发送和接收。
第四条电子公文的生成与发送由办公室专人负责，严格履行审批程序和登记手续。
1、凡各处室需以管理局名义对外正式发文的，应正常履行机关发文的审批流转手续，并向办公室提供最终的公文清样（电子版）。
2、办公室依据公文清样，将文件转换成统一的中文方正ced（chinae-paperbasic的缩写）版式公文格式，加盖电子印章后，通过“xx市电子政务工作平台”进行发送传输。秘密级及以上公文不得以电子公文的形式传输。
3、电子公文正式传输前，须经电子政务分管领导审核批准（附电子公文传输登记审核表）。
4、电子公文发送后24小时内，应对所发公文的接收情况进行查询，对接收单位退回的电子公文应及时签收，发现问题应及时与接收单位联系解决。
第五条电子公文的接收与流转由办公室专人负责。
1、接收电子公文前应对公文的发送单位、公文的完整性和体例格式等审核无误后方可接收，对所有接收到的电子公文都要及时填写接收回执；对紧急公文应及时签收办理，并通过电话与发文方联系确认；对不能正常接收的电子公文，应及时与发送单位联系。
2、接收后的电子公文应严格履行登记手续，并按规定的打印数进行打印、流转。
3、对于可以在局域网上公开流转、传阅的电子公文，尽量在脱密下载后直接转入局域网，以减少打印数量，厉行节约。
第六条电子公文必须存放在专门的服务器或计算机上，并应当做好备份，未经局领导同意，不得修改、删除和打印。
第七条用于处理电子公文的计算机和软盘、u盘、光盘、移动硬盘等存储设备仅限办公室专人管理和维护。
第八条电子公文的归档按照《国家电子文件归档管理试行办法》和《国家电子文件归档与管理规范》执行。
第三章电子印章的管理与使用
第九条本局电子印章由市委办公室、市政府办公室委托电子政务协调小组办公室统一制发，其管理与使用遵守《xx市电子印章管理暂行办法》。
第十条电子印章仅限于电子公文传输使用，其管理参照实物印章的有关规定，严禁空发、空打印红头、印章。
第十一条电子印章仅限于办公室专人通过专用计算机在“xx市电子政务工作平台”上使用。
第十二条电子公文传输工作人员不得向无关人员透露操作程序或提供电子印章、数字证书等相关设备和软件。
第十三条电子印章及其数字证书必须按照保密要求严格使用和管理，因人为因素造成电子印章发生遗失、损坏的要追究责任人责任。电子印章遗失、损坏后应第一时间报告，并及时报电子印章和数字证书管理部门重新制发。
第四章附则
第十四条本办法由局办公室负责解释。
第十五条本办法自颁布之日起正式实施。
第3页 共3页