市县档案馆现代化建设面临的瓶颈和对策——以陕西省韩城市档案馆为例.pdf

2023.4习近平总书记指出，档案工作要走向依法管理、走向开放、走向现代化。党的二十大擘画了以中国式现代化推进中华民族伟大复兴的宏伟蓝图，档案工作是基础性支撑事业，是现代化建设不可或缺的组成部分，建设档案强国离不开市县基层档案馆现代化。一、基本情况近年来，韩城市档案馆抓住以档案数字化信息化为核心的现代化建设，档案事业飞速发展，现代化步伐明显加快。2005年韩城市档案馆信息化工作正式启动，2011年建成包括档案著录、扫描、存储、备份为一体的数据化管理系统，实现档案全程数字化检索、查询。2013 年争取国家“十二五”中西部地区县级综合档案馆建设规划 建设项目支持，2017年建成韩城市档案馆现代化新馆，先后投资建立局域网，接入政务网，配备未思综合档案管理系统、服务器、防火墙等设施设备，韩城市档案馆信息化建设软硬件设施逐步完备。成立档案信息化科，专门承担档案数字化信息化工作，2019年全面启动传统载体档案数字化信息化工作，落实3名工作人员常年开展馆藏档案数字化转化工作，优先对馆藏利用率较高的案卷进行著录，逐步建立档案数据库。韩城市档案馆紧紧围绕全市中心工作，积极发挥自身职能和优势，做好服务现代化建设、服务人民群众的工作。发挥爱国主义教育基地功能，发掘利用馆藏红色档案价值，建立红色档案专题数据库，传承红色基因，服务新时代经济社会发展。先后为八路军东渡出师抗日纪念活动、薛峰水库建设50周年等活动，提供照片、资料600余页。服务全市重点工作重大事项，抽调专门力量做好脱贫攻坚、疫情防控两类档案收集工作，督促整理形成两类专题档案数据库。积极发挥档案数字资源作用，服务人民群众，接待查档服务利用年均突破 7000 余人次，群众满意度达到98%以上。同时立足实际工作需要，科学筹划，制定完善档案数字化转化工作标准规范，引导立档单位不断加快档案数字化信息化建设，先后制定下发 关于档案移交接收工作的通知 韩城市纸质文书档案数字化加工标准 韩城市文书类数字化档案著录与数据格式规范，明确立档单位向档案馆移交档案工作标准要求，推行移交工作“双套制”（纸质档案和数字化档案数据一并移交进馆），规范档案数字化加工工作流程标准，组织对立档单位文书人员开展业务培训，定期指导，为机关单位自行开展档案数字化加工创造条件。二、目前面临的问题1.信息化专业技术人才缺乏档案工作人员年龄结构偏大，档案数字化、信息化专业知识匮乏是较为普遍的行业现象，专业的档案人才、计算机人才更是寥寥无几。如韩城市档案馆目前在岗17人，平均年龄46岁，这几年仅补充了1名年轻干部，5年内还将有5人退休，力量逐年减弱，后续专业人员补入不畅。2.电子档案数据无法保障信息化是档案现代化建设的重点，目前传统载体数字化转化、电子档案接收等相关工作进展缓慢，尚不具备产生接收电子文件的平台。如目前韩城的电子政务内网，只是传统的纸质文件扫描件上传接收、归档，不具备电子公文的传递、存储、归档功能，无法与档案系统对接，全市部门、镇办等立档单位无纸化办公还未实现。3.依法治理力度仍需加强当前基层档案人员多为兼职，流动频繁，档案管理力量薄弱。部门、镇办的档案基本能按时规整，有专门的档案室，但传统载体档案数字化还未普遍开展，村、社区档案工作责任制落实还不到位，档案人员业务素质还有待进一步提高。三、对策建议档案现代化是档案工作创新发展高质量发展的目标，需要各方面的共同努力，补短板、强弱项，整体推进。1.持续开展培训，积极引进专业人才利用国家档案局、省档案局、市档案局业务培训平台，定期开展业务培训，重点抓好部门、镇办文书档案人员的业务培训、计算机知识和信息化技能培训，培养复合型档案管理人员。不断加强和完善专业人才培养和激励机制，落实档案人员职称待遇，逐步建立档案人才储备库，为推动档案事业科学发展提供人才保障。2.争取多方支持，保持馆室步调一致建立档案馆与各立档单位档案资源共享、电子文件管理、纸质档案数字化数据或电子档案在线移交和接收。积极争取各级党委政府支持，加大人员配备和经费投入力度，开展档案数字化外包，提高传统档案数字化率。同时建设档案强国离不开市县基层档案馆建设，其实现现代化至关重要。本文以陕西省韩城市档案馆为例，针对问题进行研究，并提出相应的对策市县档案馆现代化建设面临的瓶颈和对策以陕西省韩城市档案馆为例文/张晓敏（下转53页）业务分享542023.4业务分享续必须履行，减少档案转移环节的随意性。每一次干部人事档案转移都是一个考验，接收档案时档案管理人员要及时、认真审核档案资料，对于缺失的或者有异议的，应及时通知转出单位或者干部本人予以说明、补正。如果档案管理人员审核不细致，可能会出现档案材料缺失的问题。比如今年4月份，张某某因为工作调动，需要将干部人事档案从西安市市政设施管理中心转递到临潼区某个街道办事处，因为入党材料预备党员培养教育考察登记表缺失，对方单位不予以接收。后来几经辗转，跟张某某所在毕业院校以及上一家工作单位联系，最终问题得以解决。但这也给干部人事档案的管理工作敲响警钟，经过的时间越久远，档案材料被补正的难度越大，这要求档案管理人员审核档案时要细致，及时发现问题，及时反馈问题，即时补正材料。同时，在档案转移过程中，要注意对档案资料的保护，散片资料要收集整理好，防止丢失。档案的保管，要注意档案室防潮防水防火防微生物，保存环境应符合档案存放标准。对于存放时间久远的档案资料，尽量减少纸张的磨损，保持档案信息的完整清晰。此外，干部人事档案的借阅、浏览，包括档案内容的摘录，档案信息的使用，都应遵循一定的程序，减少档案管理的随意性，确保档案管理的安全。在干部人事档案日常管理中，只有把工作做细做实，才能充分发挥干部人事档案所具有的提供优秀人才信息资源的价值。有助于组织部门在选拔任用干部时，了解干部的成长情况、能力水平和工作经历，为干部考察提供综合分析研判依据，真正实现“观其卷知其人”。三、不断增强干部人事档案管理人员业务素质，加强队伍建设只有高素质的档案管理人员，才会有高质量的档案管理能力。实践中，规模较大、人数较多的事业单位会配备专门的干部人事档案管理人员。但在规模较小、人数较少的事业单位，工作人员往往身兼数职，并不是专职干人事档案管理工作的。有时，还会面临工作人员工作调动，干部人事档案管理人员补充不及时、工作衔接不畅通的情况。因此，加强干部人事档案管理人员队伍建设，不断提升干部人事档案管理人员的业务素质是十分必要的。首先，干部人事档案的分管领导以及具体负责档案管理工作的工作人员，对该工作应予以充分重视，更新原有的干部人事档案管理工作观念，不断提高政治素养、管理意识和服务意识。其次，要充分提升干部人事档案管理人员的业务能力和职业素养。对现有干部人事档案管理人员和人才，进行定期或不定期的档案管理专业知识和档案管理职业道德培训学习，及时补充和更新知识；邀请相关专家、学者开展讲座，及时了解最新的理论知识，加强与其他单位干部人事档案管理工作的交流与学习，相互借鉴、取长补短；鼓励工作人员在档案日常管理中，自学与干部人事档案管理相关的工作制度与规定，熟知相关的法律法规。最后，干部人事档案记录的是干部一生的经历，时间跨度大，档案管理人员不仅要熟悉掌握最新的档案管理知识和技能，也要对过往特定历史时期的政策、制度和档案管理要求有一定的了解。比如，全国硕士统一招生制度改革前，硕士毕业后只能拿到单证，即硕士学位证书，改革后可以拿到硕士学位证书和毕业证书两个证书，作为档案管理人员这个时间节点要清楚，这样不仅可以避免工作出现差错，也是档案管理人员专业素养的体现。档案管理人员可以通过查阅资料、向经验丰富的前辈请教的方式提升档案管理知识储备。（作者单位：西安市市政设施管理中心）参考文献1 单小娥.大数据时代应创新事业单位干部人事档案管理模式 J.兰台纵横，2022（4）：66-68.2 程晓侠.事业单位干部人事档案管理效率的提升对策 J.兰台纵横，2023（1）：67-69.3 陈明仙.浅谈干部人事档案的管理及高效利用 J .人事管理，2022（11）：155-156.紧紧抓住数字政府建设契机，积极对接，争取党政机关办公系统与档案管理网络的有效衔接，努力实现电子档案的在线接收、管理、存储，同步推进部门、镇办传统纸质档案数字化加工，逐步实现“存量数字化、增量电子化、管理信息化、利用网络化”，积极推进数字档案馆（室）建设。3.强化依法治档，加大基层治理力度档案事业现代化必须依法治理，落实档案工作责任制，将档案工作纳入党委和政府目标考核内容，夯实基层档案管理工作责任。依据国家档案局令第13号 机关档案管理规定 对机关档案工作的要求，积极将“各立档单位设立档案管理岗位、配置信息化基础设施、纸质档案数字化数据向档案馆移交”等具体指标进行量化考核评估，将信息化经费保障、人员保障、考核激励融入“双随机”执法检查，建立刚性约束机制，突出典型实例的挖掘宣传，切实推动基层档案现代化治理。综上所述，档案事业现代化是一个重大的时代课题和复杂的系统工程，不仅需要档案工作机构、立档单位、档案工作者的智慧和力量，更离不开各级党委政府的大力支持，特别是面对新时代新征程档案工作的新要求，更需要巩固基础，补齐短板，集中力量推进以信息化为核心的档案利用服务体系、资源体系建设，才能更好地服务党委政府中心工作，服务经济社会发展，服务人民群众，实现真正意义的现代化。（作者单位：韩城市档案馆）（上接54页）53