社会组织人事档案管理规章制度.docx

社会组织人事档案管理制度 一、人事档案管理的基本要求 1、社会组织人力资源部负责人事档案工作的归口管理，指导监督各分支机构、直属部门的人事档案管理工作； 2、人事档案管理实行社会组织领导下的分级管理负责制； 3、人事档案管理必须严格确保材料保密。社会组织人力资源部负责社会组织各级干部的各级分支机构负责人、人力资源部负责人、稽核审计部负责人的人事档案管理工作； 4、各分支机构人力资源部负责本机构部门以下人员的人事档案管理； 5、同级组织部门有权查阅本级人事档案； 6、各单位专职档案管理人员的本人档案由同级组织部门与人力资源部门交叉管理，其他人员不得代管。 二、确定两级档案管理制度 1、一级档案管理为本办法所指人事档案，是职工入社会组织随转的人事档案材料； 2、二级档案为职工入社会组织以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及职工基本情况复印件备查资料。 三、人事档案分类 第一类：履历材料；第二类：自传材料； 第三类：鉴定、考核、考察材料；第四类：学历和评聘材料；第五类：政治历史情况的审查材料；第六类：政治面貌材料；第七类：奖励材料；第八类：处分材料； 第九类：录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料； 第十类。其他可供组织上参考的材料。 四、一般文档管理 1、人力资源部文件： a.人力资源本部正式形成发出的文件、传真、通知等，除保密薪资文件外，均应保存一份原件或复印件归档，年终按内容类型、依成文时间编号装订成册； b.人力资源工作中形成的台账、报告，以及搜集到的业务资料等，由各处归口管理，各经办人保存。年终根据内容价值酌情归档； c.薪资福利类保密文件由薪酬福利部门自行建档保存。 2、社会组织内部文件： 包括发文、所属分支机构的请示和报告（除保密的薪资内容），平时收文即入活页册保存，年终编排目录，装订成册归档。 3、外部文件。包括国家和各级政府有关部门（劳动人事部门）的发文，社会公开资讯等，应作为公开业务资料共享。 五、职工人事档案管理 1、人力资源部负责管理（建立、接转、保存、整理）本机构内职工的人事档案； 2、人力资源部一般情况在职工试用期满，向其人事档案关系所在单位开出“调函”，交职工或其委托人，在规定时间内将档案转入社会组织。档案管理人员应在接到调入档案时当场拆封核查，如有缺漏或疑点，应将档案密封交职工本人退回原单位补齐或做出书面解释； 3、职工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在“终止/解除劳动关系手续清单”上签字，确认无遗留问题；职工出具调入单位的调函后，人力资源部核对档案材料，密封人事档案，连同开具的“档案材料转移单”、或“干部介绍信”、“调出人员工资转移单”及其它有关材料，转至调入单位； 4、人事档案管理，应严格执行国家和社会组织有关规定。查阅职工人事档案应经人力资源部长批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。 六、职工管理档案的管理 1、“职工管理档案”是社会组织为每个员工建立的内容管理档案。包括该职工的有关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。建立此档案在于方便内部管理； 2、职工管理档案自职工到岗之日建立，每人一份，按部门归类。职工终止/解除劳动关系时，应归进职工人事档案的材料归入人事档案，职工管理档案封存； 3、职工管理档案中保存应聘录用、劳动合同、薪酬福利（休假、医疗、工伤、教育培训等）、奖惩、考核、体检等所有材料的原件，人力资源部指派专人负责管理； 4、职工管理档案中不应包含秘密内容，人力资源部职工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关职工的管理档案。任何人员不得私自更改管理档案内容； 5、职工管理档案仅供社会组织内部使用。 第二篇：社会组织会计档案管理制度xxx单位会计档案管理制度 第一条 为加强会计档案管理，确保会计档案的安全、完整，使会计资料更好地为xxx的经济活动服务，根据中华人民共和国会计法和中华人民共和国档案法及财政部会计档案管理办法的规定，结合xxx实际情况，制订本制度。 第二条 xxx理事会和xxx财务部共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。会计档案的具体管理工作由xxx财务部负责，并指定专人负责保管。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。档案管理部门应当建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。 第三条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案，是记录和反映xxx经济业务的重要史料和证据。具体分类： 一、会计凭证类。原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证及附件。 二、会计账簿类。总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿和其他会计账簿。 三、财务报告类。月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告，各类财务审计报告。 四、涉税类。纳税申报表、税务稽查文书、税务业务办理文书回执、其他涉税资料。 五、其他类。银行存款余额调节表、银行对账单、银企流水对账表、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册和会计档案销毁清册。 第四条 每年形成的会计档案，由xxx财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。 一、会计年度终了，将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。各类资料整理具体要求： （一）会计凭证。 1、按月立卷。每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。 2、分散装订。根据凭证号的顺序多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。 3、装订封面的所有内容要填写齐全，包括。单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。 （二）会计账簿。 各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。 1、会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容。 2、会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。 3、活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。 4、会计账簿的装订顺序。会计账簿装订封面账簿启用表账户目录按本账簿页数顺序装订账页会计账簿装订封底。 5、装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。 6、账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。 7、装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。 8、会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、明细分类账、辅助台账。 （三）会计报表。 会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。 （四）电子会计档案。 1、建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。 2、按月备份。每月末将财务服务器自动储存数据分别备份在管理员电脑硬盘和独立硬盘中，原则上是月度备份不少于两份。 3、按年刻录光盘。年终60日内，在光盘上刻录上年备份数据后统一归档保管。 4、单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。 5、形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。 二、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部指定保管人保管一年（且出纳人员不得兼管会计档案）。期满30日内，由财务部指定保管人员编制移交清册，移交xxx行政部统一保管。 三、移交档案管理部门保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案管理部门应当会同财务部和经办人员共同拆封整理，以分清责任。 第五条 xxx财务部和分管档案部门保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经xxx理事长或法人指派人员（另设置）批准后，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。 一、由档案管理部门建立健全会计档案查阅、复制、登记制度并参照xxx档案管理办法办理审批手续。 二、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。 三、会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。 第六条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类档案的保管按照国家相关规定期限执行。 第七条 保管期满的会计档案，除本第七条规定的情形外，可以按照以下程序销毁： 一、xxx理事会会同xxx财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。 二、xxx理事长或者负责人在会计档案销毁清册上签署意见。 三、销毁会计档案时，由理事长或负责人指派人员汇同档案管理部门和财务部共同派员监销。 四、监销人在销毁会计档案前，按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告xxx理事长或者负责人。 第八条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 第九条 使用电子计算机进行会计核算，应当保存打印出的纸质会计档案。使用磁盘、光盘等磁性介质保存会计档案，应专柜保管。 第十条 xxx应交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的部门，按规编制完会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号，应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的部门负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。 第十一条 预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。 第十二条 未按本制度规定妥善保管、归档会计档案，造成会计档案资料损毁、灭失，给xxx造成经济损失的，承担赔偿责任及相应法律责任。 第十三条 本办法由xxx财务部负责解释和修订，自xxx发布之日起实施。 第三篇：人事档案管理制度人事档案管理制度 一、公司管理的人事档案指公司内部人事档案。公司建立的人事档案包括以下内容： 1.履历表 2.身份证复印件，户口本复印件 3.学历证明复印件，职称证书复印件 4.外地户口提供所在单位当地暂住证 5.员工入职审批表 6.员工转正审批表 7.公司考核材料 8.公司对员工本人的奖励、处罚、任免情况材料 9.公司认为需存档的其它材料。 二、正式员工应将个人国家公职档案存入公司所立集体存档户。员工国家公职档案存入公司集体存档户时应提供以下资料： 1.行政关系介绍信 2.工资转移介绍信 3.履历表须填至调出之年月 4.鉴定材料 5.已婚，请提供婚姻证明 6.转正、定级审批表 7.职称审批表 8.干部录用表 9.招工审批表 10.外地户口提供单位所在地暂住证 三、档案管理方式 1.公司内部人事档案由公司人事部专人保管； 2.档案管理人员保证所建档案的完整、清洁，对所建档案及时编号，保护档案安全，不得擅自转移、分散和销毁，并不断研究和改进管理方法，逐步实现档案管理工作的科学化、规范化； 3.档案管理人员要严守保密制度，不得向他人泄露档案内容； 4.查阅人事档案须经公司人事部负责人批准。 四、员工如有个人资料发生变更，包括其地址、婚姻状况、出生子女情况及银行帐户名称，应于5个工作日内以书面形式通知公司人事部进行变更。 五、凡需要公司开具的有关人事证明（工作证明、收入证明等），员工必须到公司人事部审批，报总经理核准后方可办理。公司有权决定是否出具证明。 XX省和远科技有限公司年月日 第四篇：人事档案管理制度人事档案管理制度 一、干部人事档案收集 1、严格按照中共中央组织部“关于印发干部人事档案材料收集归档规定的通知”（组通字199614号）规定的范围收集干部人事档案材料，及时将全面反映干部德、能、勤、绩的材料收集归档，充实档案内容。 2、干部人事档案管理部门，应掌握形成干部人事档案材料的信息，建立联系制度，及时向有关部门收集新形成的干部人事档案材料。 3、干部人事档案管理部门，发现有关部门送交归档的材料不符合要求时，应及时通知形成材料的部门补送或补办手续。形成干部人事档案材料的部门，有责任按规定认真办理。 二、干部人事档案查（借）阅 1、查阅干部人事档案者，必须是中共党员，并持有市委组织部统一印制且手续完备的查阅干部人事档案审批表方可查阅。其他如持“调查证明材料介绍信”或“行政介绍信”要求查阅干部人事档案的，一律不予提供查阅。 2、干部人事档案是党和国家的机密，查阅者必须严格遵守保密制度和阅档规定。干部人事档案应妥善保管，不得遗失，不得转借他人。档案内容应严格保密。不得在案卷内涂抹、勾画及乱加批注。卷内材料不得拆散，不得任意增删，未经同意不得复制。违者视情节轻重予以批评教育直至纪律处分，假公济私者按违反中华人民共和国档案法处理。 3、外省市单位欲查阅干部人事档案，应事先联系，征得同意后，按干部人事档案管理权限，凭查阅干部人事档案审批表前来查阅。如干部人事档案部分内容反映被了解人的情况，则提供有关部分。 4、公安、安全、检察部门、公证处等需查阅干部人事档案，也应持查阅干部人事档案审批表。因需要而摘录档案内容的，须征得档案管理人员同意。对其摘录部分，由档案管理人员与原文核对无误后，写明材料出处及日期，加盖部门公章。对摘录复制的材料除必须留作证据外，一律由查阅单位负责销毁。 5、查阅干部人事档案，应在阅档室内或指定地点查阅。干部人事档案一般不外借，确因工作需要将档案借出使用，查阅单位应在审批表上说明理由，经档案管理人员同意井严格履行登记手续方可借阅，限期（两周内）归还，逾期须办理续借手续。 6、任何个人不得查阅或借阅本人及其亲属的干部人事档案。 三、干部人事档案鉴别归档 1、归档的材料必须是正式材料。材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。 2、归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。 3、干部人事档案材料的载体应是（1926.5厘米）规格的办公用纸，材料左边应留出22.5厘米装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。 4、对归档材料应逐份登记.并于一个月内归入本人档案袋（盒）内，每年装订入卷一次。 四、干部人事档案转递 1、建立干部人事档案转递登记簿，凡进出档案须严格手续，逐一登记。 2、转递干部人事档案要通过机要交通或派专人送取，严禁本人携带，对本人携带档案的，档案管理部门应拒绝接收。 3、转出档案必须完整齐全，按规定经过认真的整理并装订成卷，不得扣留部分材料或分批转出，凡整理中剔除的待销毁材料不得随干部人事档案同时转递。 4、转递干部人事档案必须填写印制的干部人事档案转递通知单，严密包封并加盖密封章，以机密件寄出。成批移交档案时，可填写移交名册（一式两份），由接交双方签字盖章。 5、档案管理部门对外单位转入的档案，要认真清点，经核对无误后，应在回执上签名加盖公章后及时退回寄出单位。逾期一个月未收到回执的，档案转出单位应函、电催问，以防丢失。 6、档案管理部门要主动与干部调配、任免单位（部门）配合，使干部人事档案随着人员调动、职务变动或改变主管单位而及时转递。 五、干部人事档案保管保密 1、严格遵守中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守秘密法和干部档案工作条例的规定，不得在口头上、通讯中泄露档案内容和其他有关机密事项。 2、档案库房必须坚固，配制铁质档案柜，库房内保持清洁、安静，定期检查防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温等“六防”设施落实情况，保证档案安全，做到万无一失。 3、对保管的干部人事档案应在干部人事档案名册上逐个进行登记。死亡人员档案分开保管。 4、严禁个人私自保存任何人的档案材料。 5、档案管理人员调动时，必须严格履行交接手续。 6、非档案管理人员不得进入档案库房。 7、档案材料不得擅自转移、分散、销毁和丢失。 8、在工作中形成的废纸需粉碎处理。 六、送交档案材料归档 1、凡干部任免或接到“催调干部人事档案通知单”后，应按规将干部人事档案正本（或副本）及时送交干部人事档案的主管（或协管）部门。 2、送交档案时，应检查核对材料与目录，防止张冠李戴或缺少、材料，凡是干部人事材料不齐全或不清楚，要补齐或弄清楚后，再办理有关手续。 3、送交的档案必须按规定经过整理，对不整理的，可退回原单位重新整理，限期报送。 4、干部人事档案管理部门在收到档案材料后要逐一登汜，并及时办理接收手续。 5、对送交的档案、档案材料，要按中组部干部人事档案材料收集归档规定要求，认真鉴别，严格审查，防止不符合归档要求的材料进入档案。对伪造档案材料、涂改档案内容的，一经发现，要予以清除，并根据情节轻重，对当事人给予党纪政纪处分，构成犯罪的，要依法追究刑事责任。 第五篇：人事档案管理制度公司人事档案管理制度 集团公司人事档案管理制度 第一条为了规范人事档案的管理和利用，为人力资源管理工作提供有效的信息依据，特制订本制度。 第二条集团公司员工档案实行分级管理 由集团公司人力资源中心引进的员工的档案一律由集团人力资源中心统一管理。 （一）原始档案。员工入司时随转的人事档案材料，员工转正后调入公司管理。 （二）新建档案。员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料。 （三）电子档案。员工的姓名、年龄、婚姻状况、身份证号、家庭住址、户籍所在地、毕业学校、学历、专业、职称、工作经历、岗位、职务、合同期限等情况通过电子信息系统的形式所形成的记录。 经集团人力资源中心授权自行招聘的各分（子）公司引进的员工的档案由各分（子）公司人资科管理。 第三条人事档案由各公司、部门总经理分管或指导，该公司、部门人事负责人具体负责操作和管理，并对档案的完整性、真实性和准确性负责。集团公司人力资源中心全权负责对各公司、部门人事档案的监督考核。 二、人事档案的建立 第四条新建人事档案收集范围 由人力资源部门直接形成的材料： （一）各种履历表、登记表、面试评价表、个人经历材料及求职原始材料。求职原始材料包括：报名登记表、照片、面试记录、身份证和毕业证复印件、肝功能、乙肝两对半和胸透检验单（要求员工在进公司之前须到公司指定的医院进行体检，且出具的体检证明须真实有效）等材料。 （二）职务任免申请表、行政职务任免材料、晋升技术职称（学位等）审批材料。 （三）工资调整审批表。 （四）鉴定书、鉴定表以及其它各种鉴定材料。 （五）考核、考勤或其它类材料。 （六）有关培训学习经历及成绩、学历情况等材料。 （七）各种处分、处罚材料和通报批评等材料。 （八）有关接收、调配、解聘等情况记录材料。 （九）各种重要的个人申请、承诺、聘用合同（协议）、保险等材料。 （十）各种岗位责任书、竞聘、施政方案等。 通过其它渠道形成的材料： （一）各类组织成员或代表以及各种先进模范或受奖励材料。 （二）参加各级人大或各类协会代表大会材料。 （三）业务考绩材料、技术方面的贡献材料及各项论文着作篇目等。 （四）出国审批表及在外期间鉴定材料。 （五）参加公司组织的各类体检材料、工伤证明材料。 （六）在原工作单位形成的有关档案材料。 （七）在部队或学校等机关单位形成的有关档案材料。 （八）重要的社会关系、亲属关系的记录材料。 （九）对违纪、违法事件的申诉、申报以及处理情况记录等。 第五条人事档案归档材料要求 归档材料应具备的条件： （一）必须是已经处理完毕，而不是悬而未决或没有最后审定和处理意见的文件。 （二）材料必须以个人为对象。对反映多人有关情况的材料，应当分别制成以个人为单位或反映本人情况的材料，方可归入个人档案。 （三）凡归档材料必须具有凭证性标记，如个人签字或加盖个人印章、单位公章等;对属于归档范围但手续不完备的材料，应先将手续补齐，并在办理完备后再行归档。 （四）档案内容必须实事求是，不能带有虚构、想象、夸张的成份;人物传记、写人物事迹的报告文学、个人回忆录都不得归档。 （五）档案内容应当完整，对头尾不清、来源时间不明的材料，要尽可能查清注明;涉及个人重大问题的材料，如需查清，应转交相关部门处理后，方能归档。确定材料能否归档时，应针对具体问题具体分析，不能一概而论;同时，还应对档案中应当具备而缺少的材料予以登记，并有计划地进行收集补充。 应妥善处理不应归档的材料： （一）经过鉴别，凡应转往有关单位保存或处理的材料，应填制人事档案转递通知单（此指干部或重要人员档案）。 （二）接收单位清点核对后，应按程序办理接收手续。 （三）凡属退还本人的材料、证章等，应开列详细清单，证明材料（物品）名称及份（件）数，经批准后退还本人，并由本人在接收人处签字或加盖个人印章。 （四）对不直接退还本人的材料，可经批准后给予销毁，并应对其本人说明。 （五）销毁人事档案履行一定审批手续，任何个人都不得擅自销毁。 第六条人事档案的整理要求： （一）应遵循完整、真实、精练、实用的原则。 （二）应做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。 （三）人事档案的保管范围与人员管理应相一致。 （四）材料增减时应进行重新整理。 （五）人事档案原件作为正本，对于机密性较高的人事档案，可根据工作需要和人员管理情况建立副本。 第七条人事档案的建立 （一）集团公司总部新进员工由人力资源中心按要求收集整理求职人员原始求职材料，并对于员工在岗位工作期间形成的各类档案资料须及时予以补充完善。 （二）集团公司人力资源中心授权自行招聘的各分（子）公司直接按人事档案建档要求，经该公司人事负责人审核后建立并逐步完善各员工的人事档案。分（子）公司人资科于每月的5日前将员工电子文档花名册上报集团人力资源中心。 （三）员工所在部门人事助理建立本部门员工基础档案，并对员工在职期间相关个人信息资料（身份证号、联系方式、家庭住址、户籍地、学历、职称、岗位）的变更情况的记录于每月5日前以电子文档上报集团人力资源中心。 第八条人事档案的编号 （一）人事档案编号构成。档案代码+四位数字，按顺序编号。 （二）各分（子）公司、部门人事档案代码取正式名称前三个字的汉语拼音第一个字母（大写），如采购管理中心，其人事档案编号为cgg。 （三）员工辞职后的档案编号继续保留，不重复使用。 （四）同一部门员工的档案要求放在一起，每10名员工的人事档案存放在同一个档案袋内，调动或辞职抽出后不添加新的员工档案，若档案袋中员工档案已抽完，此空档案袋继续保留。抽出档案后应该在档案袋上予以标明。 第九条人事档案建立的具体程序 （一）集团人力资源中心以及各分（子）公司人事部门对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求。 （二）按照材料的属性、内容确定其归档的具体顺序。 （三）在档案袋目录上登记材料名称及其相关的内容。 （四）将新的材料存入档案。 第十条员工在职期间形成的培训、奖惩（考核）、晋升等材料的收集、整理与归档。 （一）大学生、聘用人员、科级（含）以上管理人员在职期间所形成的新档案材料，由所在公司、部门每半年整理一次，后备管理干部的材料由其所在公司、部门每月收集整理一次，统一交集团公司人力资源中心存档。 （二）其他员工在职期间所形成的培训、奖惩考核、晋升等人员在职期间所形成的新档案材料由所在公司、部门按季度定期收集、整理，并要求归档。 三、人事档案的转递 第十一条人事档案转递的具体程序 （一）人事负责人依据人力资源调配通知单或调令取出应转走的员工档案材料。 （二）在档案袋的人员编号及姓名后注明抽出的时间、原因（调动、辞职辞退和开除、自离、晋升等）及转入地点。 （三）填写人事档案转递通知单。 （四）将人事档案转递通知单放入员工档案一起，并将档案袋密封后转往相应公司、部门。 （五）收档公司、部门在收到档案，核对无误后，必须在人事档案转递通知单的回执单上签字盖章，且及时反馈到转出公司、部门。 第十二条人事档案材料在转递过程中要严格执行保密制度，按要求装袋密封交接，并在封口处加盖公章，且不能由员工本人带走，携带人员严禁私自拆封偷阅档案。 第十三条员工晋升科级（含）以上级别，转正后一月内由所在公司、部门按转档程序和要求将档案提交集团公司人力资源中心;科级管理干部被免职后，其档案材料由集团公司人力资源中心按照转档程序和要求转往相应公司、部门。 第十四条员工离职后由其所在公司、部门一月之内将其档案抽出，装订成册存档，并妥善保管二年。销毁时须填写档案销毁申请单，经集团公司人力资源中心核准后予以销毁。 四、人事档案的查询、借阅 第十五条档案查询和借阅应按程序办理 （一）档案的查询应先申请，说明查询的对象、理由和范围，所在公司、部门人事负责人批准后，方可登记查阅。不得随意让人查阅员工档案。 （二）外借员工档案须经所在公司、部门总经理批准，并办理借档登记。最长借阅期限为一星期。若需延长，需办理续借手续。 （三）各公司、部门、个人需要出具人事档案证明材料，由所在公司、部门开具介绍信，说明理由，再由集团公司人力资源中心或所在公司人事部按规定予以办理。 （四）人力资源中心或各公司、部门内部查阅、借档和出具证明也应按照程序进行。 五、人事档案的保管 第十六条人事档案保管必须严格遵守保密的原则。 第十七条人事档案管理必须由专人负责，定期检查核对，确保档案完整、准确。 第十八条人事档案存放必须配备专门设备，不得与其它档案混放一起。 第十九条人事档案存放应做到安全、保密、防火、防潮、防盗。 第二十条任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。 六、考核办法 第二十一条凡出现以下情况，将根据情节轻重分别扣除所在公司、部门人事负责人绩效奖金20-50元/次： （一）人事档案不全的。 （二）档案交接不清致使员工档案丢失的。 （三）不遵守人事档案保密制度的。 （四）不履行正当手续将人事档案带出档案保管场所的。 （五）不按规定销毁人事档案的。 公司人事档案管理办法规章制度 一、目的 为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。 二、档案管理内容 1、员工入职档案。个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。 2、员工培训档案。培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。 3、绩效管理档案。将员工绩效考核相关资料按月归类整理。 4、员工离职档案。员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。 三、档案相关规定 1、基础管理 1.1原则。分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。 1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。 1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于入职员工人事档案登记（见附件一）离职员工人事档案登记，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。 1.4当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。 1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。 1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。 1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。 1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。 1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。 2、档案的查、借阅 2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借;非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写查、借阅人事档案单（附件三），经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。 2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。 2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。 2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。 2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在人事档案借阅登记本签字登记。 3、查、借阅档案注意事项 3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。 3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。 3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。 4、档案的销毁 4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。 4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写公司员工人事档案销毁审批登记，经行政人力资源部经理批准后销毁。 4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的公司员工人事档案销毁登记和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。 四、制定、修订、废除与实施 本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。第29页 共29页