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集团公司综合办公室各岗位职能、职责要求、权限.docx

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1、集团公司综合办公室各岗位职能、职责、权限 集团公司综合办公室各岗位职责、责任及权限 一综合办公室主任岗位职责、责任及权限 一综合办公室主任岗位职责 1.在事业部总经理的领导下,组织完成办公室职责范围内的各项工作任务; 2.根据制度规定和总经理指示,安排事业部例行办公会及其他有关会议,并对会上决议进行及时传达、督促落实,并将落实情况及时反馈给总裁。 3.贯彻落实办公室岗位责任制和工作标准,密切各部门工作关系,加强协作配合做好衔接协调工作; 4.负责本企业介绍信、公章、证照和领导印章的办理、保管、使用管理; 5.负责公司档案管理制度、流程的健全,监督、检查、落实所有纸质档案、电子图片等影像资料的归

2、档和保管工作; 6.负责组织公司通用管理标准及规章制度的拟定、修改和编写工作;协助参与管理制度的培训工作; 7.负责组织办公用品、用具、设备设施的的采购、供应工作,做好物品进、出、存统计核算工作; 8.负责公司行政办公类资产的购置、登记、维护、转移、报废等管理工作; 9.车辆、驾驶员管理,维修、加油、审验安排等; 10.考察、选定三方物流,建立稳固的合作机制,为营销提供物流保障。 11.有权向直属领导提议下属人选,并对其工作进行评价考核; 12.参与公司发展规划、年度经营计划的编制和公司重大决策事项的讨论; 13.组织汇总年度料、草拟年度总结、工作计划和其它综合性文稿。及时编写总裁的发言稿和其

3、他以企业名义发言的文稿审核工作,严格按行公文程序办理,保证文稿质量; 14.建立各种企业文化宣传渠道,加强宣传工作管理和信息管理工作,协助人力资源部进行企业文化培训; 15.掌握公司主要活动情况,为领导决策提供意见和建议,负责编写公司年度大事记; 16.负责负责企业参与的重大活动、会议的联络、协调工作,来宾的接待安排; 17.负责组织全公司员工大会的工作,开展年度总结评比和表彰工作; 18.负责组织娱乐文化活动、公益活动,活跃和提高员工工作热情; 19.协调处理公司与上级主管部门、政府等有关部门的外事联系; 20.完成公司领导交办的其它工作任务。 二综合办公室主任岗位责任 1.对公司制度执行、

4、安全管理、行政经费预算控制、文书档案、保密等负领导责任; 2.向总经理汇报工作计划、进度、任务执行情况的责任; 3.组织规划,调动团队成员的工作积极性的责任; 4.合理控制行政日常成本和经营所需人工之直接、间接成本责任; 5.对公司规章制度的建立健全及办公文件实施有效管理负责; 6.对公司的文件和规定上传和下达,并检查落实负责; 7.对与政府相关部门的外联及时、高效、有效负责; 8.对各部门提供服务的及时性、高质量负责; 9.对总经理交办的各项工作任务的完成负责; 10.对协调公司各部门关系,促进公司高效运转负责; 11.负责公司资产的管理,对公司固定资产、低值易耗品的购买、使用登记、盘点等制

5、度落实负责; 14.对公司印章和介绍信的管理、印章和介绍信的使用规定的执行负责; 15.对公司车辆的管理、车辆档案建立、车辆的维修、保养、定期检查车辆使用等负责; 16.根据总经理的指示,积极组织好公司的活动 17、负责公司对外围环境卫生的管理 17.对公司的接待、各类活动的组织负责; 18.对总经理授权下配合其他部门完成特定工作的责任; 19.对职责范围内的其它工作负责。 三综合办公室主任岗位权限1.文件起草负权; 2.部门工作计划的制定及执行权; 3.对监督检查中存在的隐患负有责令整改权; 4.对公司所有综合性、专题性会议予有监督、跟进会议决定事项的落实情况的权利; 5.有权监督检查各各部

6、门日常制度的执行,并对违反制度的个人或员工作出处罚; 6.对公司部门经理级以下人员有行政处罚权,对经理级以上人员有建议处罚权; 7.对直接下属人员有考核权、指导权、分配权、奖惩权、任用权、解聘权; 8.对低值易耗品、办公设备采购的计划权、审查权; 9.对公司行政类相关文件的审查权; 10.部门费用的审批决定权和其它总经理授权范围内的费用审批权; 11.总经理赋予的其他权利。 二行政文员岗位职责、责任及权限一行政文员岗位职责 1.负责做好公司内部日常会议的通知安排、会议记录等; 2.事业部内外文件的发放、登记、传递、催办,并按规定向档案管理员递交归档文件和资料; 3.负责事业部行政办公类资产的登

7、记、维护、转移、报废等管理,建立固定资产台账,每季度做一次固定资产清查; 4.负责公司的相关证照、资质等的办理、变更、审验工作; 5.负责公司电话、网络的缴费、系统维护的协调等日常管理,保障线路畅通; 6.负责办公设备、设施的使用调配、维修协调等,提高使用效率,提倡节俭; 7.负责公司车辆上户、审验、保险缴纳、油卡充值、维修保养、油耗核算管理,每月提交车辆情况报表(车辆费用、油耗、维修保养、保险理赔登记); 8.负责员工工作服的订购、补充、费用扣缴等工作; 9.综合办有关财务借支、报销工作; 10.协助综合办主任做好外部客情关系协调和联络工作; 11.接受综合办主任工作安排并做好其他临时工作。

8、二行政文员岗位责任 1.对各类行政文件的转发传递、文件打印工作负责; 2.对上级及有关部门的通知事项和会议安排的及时传达负责; 3.对行政办公类资产的管理负责; 4.对公司相关证照的有效性负责; 5.对公司电话、网络的正常运行负相应责任; 6.对办公实施、办公设备的正常运行负相应责任; 7.对公司车辆的证照的有效性负责; 8.对公司车辆的正常运行负相应责任; 9.对本部门财务借支、费用核销负责; 10.对职责范围内的其它工作负责。三行政文员岗位权限 1.要求各部门经理配合工作的权力; 2.监督各项办公用品使用的权力; 3.行政办公用品采购和管理的建议权; 4.行政办公用品的使用监督权; 5.固

9、定资产管理权; 6.对不按规定使用办公耗材、办公设备、办公实施的员工提出处罚的建议权; 7.对驾驶人员车辆管理规定执行的监督权、处罚建议权。 8.主任赋予的其他权利。 三前台文员岗位职责、责任及权限 一前台文员岗位职责 1.负责前台总机电话的接听和转接,做好来电咨询工作,重要事项认真记录并传达给相关人员,不遗漏、延误; 2.负责来访客户的接待、基本咨询和引见,严格执行公司的接待服务规范,保持良好的礼节礼貌; 3.负责办公区6s管理的检查和考核记录,出具周、月度、季度6s考核评分表; 4.负责公司前台、会议室的环境卫生管理,保持整洁干净,及会议室的使用管理; 5.日常办公用品入库、发放、库存管理

10、,建立台账,每月清点、制作汇总表,年终盘查; 6.负责来信、来函、书、报的订阅、签收、分送管理,以及公司图书库管理; 7.负责事业部图章、证照的保管、使用登记管理; 8.负责公司办公区日常安全,下班前检查水、电、门窗等的关闭情况; 9.负责事业部人员票务预订、住宿、餐饮预订及相关合作单位的联络; 10.接受综合办主任工作安排并协助行政文员作好其他工作。二前台文员岗位责任 1.对公司内外来访人员的接待工作负责; 2.对公司内外来电的结转负责; 3.对公司前台的环境卫生负直接责任; 4.对公司信函、报刊、邮件(包)收取、分发负责; 5.对擅自放进不明身份人员进入办公区,造成公司损失负责; 6.办公

11、区6s管理的检查、监督负责; 7.对职责范围内的其它工作负责。三前台文员岗位权限 1.对不经允许进入办公区的来客有拒绝的权利; 2.审核邮寄件的发送权; 3.对收件人不明确的邮件可代收权; 4.部门制度建立的参与权; 5.对违反6s管理规范的员工处罚的建议权; 6.对不符合要求的图章、证照使用的拒绝权; 7.对来电、来客的询问权; 8.主任赋予的其他权利。 四档案管理员岗位职责、责任及权限 一档案管理员岗位职责 1.贯彻和执行国家、上级主管部门、公司有关档案管理制度,积极参加和学习业务培训,不断提高档案管理水平,使档案管理规范化、标准化、系统化; 2.负责综合办文件、通知、资料的收集和整理,及

12、时归档; 3.负责公司日常工作、会议、活动时的录音和拍摄,及时收集初始资料,并归纳和整理,形成档案; 4.负责公司外部网络、媒体等与公司业务、品牌相关资料、图片、影像资料的采集和整理,形成档案; 5.跟踪和记录各部门档案的形成过程,负责将分散在各个部门和个人手中的文件、资料的收集,办理文件资料移交手续,经过整理、立卷、归档保存; 6.将收集的资料进行系统整理、编排、立卷,加工、装订、分类存放,并编写档案目录,及时更新电子档案系统,对档案的收进、移出、使用、借阅、销毁均须有完整的登记手续,及时提交月度、半年度的档案汇总目录和统计报表; 7.按时向企业内刊编辑部门提供月度事件、活动的文字和图片影响

13、资料及稿件; 8.严格执行档案管理制度,负起档案保管的安全和保密责任; 9.对档案室的安全管理负责,做好档案室的使用管理; 10.接受综合办主任工作安排并协助行政文员作好其他工作。二档案管理员岗位责任 1.负责资料归档、文书档案及人事档案归档、保密工作; 2.对档案制度建设负责负相应责任; 3.对接收档案的完整性和保存的完好性负责; 4.对外借档案材料的及时催还负责; 5.对档案的借阅(调)归还负责; 6.对职责范围内的其它工负责。三档案管理员岗位权限 1.对各部门资料及相关审批表的索取权; 2.有权拒绝无手续借阅涉密文件权; 3.有各类档案资料的收集、登记、整理、保管和统计权; 4.对各部门

14、的档案工作进行指导、监督和检查权; 5.定期进行档案、资料的安全检查权; 6.档案管理制度建立的参与权; 7.主任赋予的其他权利。 五采购专员岗位职责、责任及权限一采购专员岗位职责 1.参与新包装设计稿、印刷样稿的审核,保证包装材质、质量要求不违反国家相关包装法规要求; 2、负责按已定样稿、质量标准及样稿电子版,协调制作彩喷稿、印刷模版、打样稿;3搜集、分析、汇总及考察评估供应商信息,建立详尽的供应商档案; 4.编制单项材料采购计划并实施采购; 5.签订和送审小额采购合同; 6.对供应商到货情况进行督促落实,对采购品进行检验,确保采购物资质量合格; 7.根据财务预算情况,合理安排督促支付供应商

15、货款; 8.对供应编制单项采购活动的分析总结报告; 9.选定、管理供应商以确定采购的产品符合公司的需要; 10.发展、处理当地供应商关系,如价格谈判、采购环境、产品质量、供应链、数据库等; 11.改进采购的工作流程和标准,尽可能少的流通环节; 12.向管理层提供采购报告; 13.配合其他部门完成特定的工作任务; 14.完成采供部经理、公司领导交办的其他事宜。二采购专员岗位责任1.对公司采购执行等相关事宜的处理、合同签订、费用支付等负责; 2.向主任汇报工作计划、进度、任务执行情况的责任; 3.公司供应商管理责任;4.如因工作失职给公司造成损失,负相应的经济责任及行政责任; 5.制定采购计划的责

16、任; 6.编制采购预算的责任; 7.审查采购申请的责任; 8.收集整理供应商资料、建立供应商管理档案、定期评估供应商的责任; 9.对市场供求信息及价格调查实现优质采购负责; 10.采购成本控制的责任; 11.在主任授权下配合其他部门完成特定工作的责任; 12.相关费用的执行权和其它主任授权范围内的费用执行权。 13.对职责范围内的其它工作负责。三采购专员岗位权限1.本职工作建议权; 2.不符合采购程序要求拒绝权; 3.拒绝超计划采购物资权; 4.供方考核信息调查权与处理建议权; 5.采购物资未经检验制止入库权; 6.按公司规定,在确保公司利益前提下供应商的决定权; 7.对公司经营、部门建设、工

17、作改进的建议权; 8.要求相关部门和人员配合工作的权利; 9.对采购制度建立的参与权、建议权; 10.对不合格供应商有索赔、解除供应商关系的权利; 11.主任赋予的其他权利。 六驾驶员岗位职责、责任及权限一驾驶员岗位职责 1.执行部门计划,每周向部门经理汇报工作; 2.服从安排与调度,准时出车,合理安排、优化线路,安全、高效地完成出车任务; 3.一般情况下,做到专人专车驾驶,车辆转借或使用时,需提前备案; 4.做好车辆的日常清洁和日常维护,确保车辆安全运行,随时保证部门用车; 5.负责按要求的公里数按规定到4s店或修车行对车辆进行维护、保养、维修,并提供详尽有效的支出明细; 6.负责办理车辆的

18、年检手续及其它车务手续; 7.每日做好行车日志记录,做到油耗与行车里程相对应; 8.注重文明礼貌、保持仪表整洁,自觉维护公司形象; 9.保守公司秘密,维护公司利益; 10.完成各级领导临时交办的工作任务。二驾驶员岗位责任 1.公司配送计划执行、车辆维修保养计划执行、出车记录登记、费用核销的责任; 2.向主任汇报工作计划、进度、任务执行情况的责任; 3.车辆安全使用、管理责任; 4.确保乘车人员安全的责任; 5.确保车辆安全形势的责任; 6.对驾驶车辆的遵纪守法负责; 7.驾驶公司领导车辆时,对领导安全、车辆安全、行驶安全、领导去向的保密等负责; 8.接送客户、客人时,对公司秘密、公司声誉负责;

19、 9.发运、配送货物时,对货物安全送达目的地负责; 10.如因工作失职给公司造成损失,负相应的经济责任及行政责任; 11.在主任授权下配合其他部门完成特定工作的责任; 12.对职责范围内的其它工作负责。 三驾驶员岗位权限 1.相关费用的执行权和其它主任授权范围内的费用执行权。 2.行车中出车线路、停泊地点的决定权; 3.对公司经营、部门建设、工作改进、车辆维修的建议权; 4.要求相关部门和人员配合工作的权利; 5.对违规用车有拒绝权; 6.对车辆维修和保养有建议权; 7.对所驾驶车辆的正常损坏有维护保养权; 8.对损害车辆的行为有制止权; 9.对车辆的违规使用纠正和建权; 10.对违规人员、违规物品的拒载权; 11.对违章乘车的纠正权; 12.主人赋予的其他权利。第14页 共14页

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